Usługa kompleksowej obsługi urządzeń drukujących użytkowanych w Sądzie Okręgowym w Łodzi oraz w Sądzie Rejonowym w Brzezinach, Sądzie Rejonowym w Łęczycy, Sądzie Rejonowym w Rawie Mazowieckiej i Sądzie Rejonowym w Łowiczu.

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie kompleksowej obsługi serwisowej urządzeń drukujących użytkowanych w Sądzie Okręgowym w Łodzi i Sądach Rejonowych w następujących lokalizacjach:
• Sąd Okręgowy w Łodzi:
- Pl. Dąbrowskiego 5 w Łodzi, SIEDZIBA GŁÓWNA ZAMAWIAJĄCEGO
- ul. Narutowicza 64 w Łodzi,
- ul. Wydawnicza 10 w Łodzi,
- ul. Łagiewnicka 54/56 w Łodzi (I OZSS Łódź)
- ul. Kopernika 16 w Skierniewicach (II OZSS Skierniewice)
• Sąd Rejonowy w Brzezinach:
- ul. Waryńskiego 32,
- ul. Waryńskiego 34,
• Sąd Rejonowy w Łęczycy:
- ul. M. Konopnickiej 16,
• Sąd Rejonowy w Rawie Mazowieckiej:
- ul. Zamkowa Wola 31,
- ul. Kościuszki 17,
• Sąd Rejonowy w Łowiczu:
• - ul. Kaliska 1/3.
Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę, uruchomienie i utrzymanie systemu kompleksowej obsługi urządzeń drukująco-kopiujących, przeglądy, naprawy i konserwacje, dostawę wraz z instalacją dodatkowych urządzeń drukujących oraz wymianę materiałów eksploatacyjnych w ramach opłaty wyliczonej na podstawie liczby wykonanych wydruków.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik 1.0. do SWZ.

Opis zamówienia

1. Przedmiot zamówienia:
1.1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie kompleksowej obsługi serwisowej urządzeń drukujących użytkowanych w Sądzie Okręgowym w Łodzi i Sądach Rejonowych w następujących lokalizacjach:
• Sąd Okręgowy w Łodzi:
- Pl. Dąbrowskiego 5 w Łodzi, SIEDZIBA GŁÓWNA ZAMAWIAJĄCEGO
- ul. Narutowicza 64 w Łodzi,
- ul. Wydawnicza 10 w Łodzi,
- ul. Łagiewnicka 54/56 w Łodzi (I OZSS Łódź)
- ul. Kopernika 16 w Skierniewicach (II OZSS Skierniewice)
• Sąd Rejonowy w Brzezinach:
- ul. Waryńskiego 32,
- ul. Waryńskiego 34,
• Sąd Rejonowy w Łęczycy:
- ul. M. Konopnickiej 16,
• Sąd Rejonowy w Rawie Mazowieckiej:
- ul. Zamkowa Wola 31,
- ul. Kościuszki 17,
• Sąd Rejonowy w Łowiczu:
• - ul. Kaliska 1/3.
1.2. Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę, uruchomienie i utrzymanie systemu kompleksowej obsługi urządzeń drukująco-kopiujących, przeglądy, naprawy i konserwacje, dostawę wraz z instalacją dodatkowych urządzeń drukujących oraz wymianę materiałów eksploatacyjnych w ramach opłaty wyliczonej na podstawie liczby wykonanych wydruków.
1.3. Wykonawca w ramach realizacji umowy zobowiązany jest do:
a) zapewnienia ciągłości pracy urządzeń drukujących, w tym ich naprawy, konserwacji i przeglądów;
b) udostępnienia i prowadzenia przez Wykonawcę, w oparciu o serwery Zamawiającego, systemu umożliwiającego:
• monitorowanie poprzez system zdalnego monitorowania stanu zużycia materiałów eksploatacyjnych dla poszczególnych objętych umową urządzeń drukujących, z wykorzystaniem oprogramowania zainstalowanego u Zamawiającego, na które Wykonawca udzieli Zamawiającemu prawa użytkownika / administratora na cały okres objęty umową;
• raportowanie ilości wydruków dla poszczególnych objętych umową urządzeń drukujących – za pośrednictwem podsystemu raportowego obejmującego wszystkie urządzenia Zamawiającego objęte niniejszą umową;
1.4. zapewnienia Zamawiającemu poprzez przeglądarkę WWW ciągłego dostępu do serwisu Wykonawcy umożliwiającego podgląd monitorowanych urządzeń oraz generowanych raportów;
1.5. analizowania przez Wykonawcę stanów zużycia materiałów eksploatacyjnych urządzeń drukujących Zamawiającego (w zależności od technologii urządzenia) oraz na tej podstawie płynną ich dostawę (z wyjątkiem papieru);
1.6. odbioru i utylizacji zużytych części i materiałów eksploatacyjnych;
1.7. Powyższe czynności Wykonawca realizować będzie w ramach comiesięcznej opłaty:
a) uwzględniającej koszt wydruku jednej strony A4 - ujednolicony dla wszystkich urządzeń i Zamawiającego, wg poniższego zapisu;
b) obliczonej na podstawie ilości wykonanych wydruków raportowanych do serwisu Wykonawcy.
2. Wymagania ogólne
2.1. Szacowany przez Zamawiającego, wolumen wydruków/kopii we wszystkich lokalizacjach i na wszystkich urządzeniach łącznie, przez cały okres trwania umowy w ramach zamówienia, wynosi 19.620.000 stron przeliczeniowych formatu A4 (545.000 x 36 miesięcy) – obejmującego zarówno wydruki stron A4 i A3, gdzie jedna strona kopii formatu A3 liczona będzie jako dwie kopie formatu A4, natomiast duplexu A4 liczony będzie jako dwie jednostronne kopie A4, a duplex A3 liczony będzie jako cztery jednostronne kopie A4, dane te to liczby szacunkowe potrzebne do obliczenia wartości zamówienia;
2.2. Opis przedmiotu zamówienia - Załącznik 1.0. do SWZ. i wykaz urządzeń drukująco-kopiujących Zamawiającego z podziałem na lokalizacje, stanowią Załącznik 1.1. do OPZ;
2.3. Przedmiotem zamówienia objęte będą urządzenia drukujące posiadane i wskazane przez Zamawiającego oraz nabywane przez Zamawiającego w trakcie trwania umowy ze środków własnych Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji oraz modeli urządzeń drukujących. Wyeksploatowane urządzenia, których koszt naprawy będzie nieopłacalny, zostaną w pierwszej kolejności wymienione w ramach zasobów własnych Zamawiającego;
2.4. Zamawiający wymaga, aby wszystkie urządzenia określone w Załączniku 1.1. do OPZ. – były bezwzględnie włączone do systemu monitorowania. Zamawiający informuje, iż w Załączniku 1.1. do OPZ., oprócz drukarek będących w bieżącym użytkowaniu, znajdują się również drukarki, które mogą być wykorzystywane rotacyjnie w trakcie trwania umowy. Wykonawca w ramach czynności przygotowawczych jest zobowiązany do dokonania, za pomocą systemu, weryfikacji urządzeń drukujących będących tylko w bieżącym użytkowaniu Zamawiającego oraz do zapewnienia materiałów eksploatacyjnych dla tych urządzeń;
2.5 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik 1.0. do SWZ.
3. Wymagania stawiane Wykonawcy
3.1. Wykonawca jest odpowiedzialny za całokształt, w tym za przebieg oraz terminowe wykonywanie zamówienia do czasu wygaśnięcia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego;
3.2. wymagana jest należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy, rozumiana jako staranność profesjonalisty w działalności objętej przedmiotem niniejszego zamówienia;
3.3. ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy;
3.4. Wykonawca określi telefony kontaktowe, adresy e-mail oraz dokona innych ustaleń niezbędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia;
3.5. prace należy prowadzić zgodnie z ogólnymi przepisami BHP, przepisami BHP przy wykonywaniu usługi;
3.6. Wykonawca dołoży szczególnej staranności dla zapewnienia w trakcie realizacji umowy pełnego bezpieczeństwa przebywających w budynku osób trzecich;
3.7. na terenie sądu - wewnątrz budynku panuje bezwzględny ZAKAZ PALENIA TYTONIU.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia wadium w wysokości 40 000,00 zł.
2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy Pzp.
3. Przedłużenie terminu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.
4. Wadium może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:
a. pieniądzu;
b. gwarancjach bankowych;
c. gwarancjach ubezpieczeniowych;
d. poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2020 r. poz. 299).
5. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Zamawiającego.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Odwołanie wnosi się w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie: 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, 2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt. 1 i 2 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie: 1) 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki - ogłoszenia o wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki;