Usługa nadzoru autorskiego oprogramowania AMMS i Infomedica

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest zakup, dostawa sprzętów i systemów informatycznych do siedziby Zamawiającego tj.: WSS Nr 4 w Bytomiu, Al. Legionów 10, 41-902 Bytom.
2. Przedmiot realizowany jest w ramach Projektu KPOD.07.03-IP.10-0419/25 pn. Przyspieszenie procesów transformacji cyfrowej ochrony zdrowia poprzez rozwój usług cyfrowych w Wojewódzkim Szpitalu Specjalistycznym nr 4 w Bytomiu” w ramach inwestycji D1.1.2 „Przyspieszenie procesów transformacji cyfrowej ochrony zdrowia poprzez dalszy rozwój usług cyfrowych w ochronie zdrowia”.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa Załącznik Nr 1A – Formularz asortymentowo – cenowy, Załącznik Nr 1B – Opis przedmiotu zamówienia. Informacje w zakresie zasad realizacji dostawy, gwarancji oraz wynagrodzenia zawiera Załącznik Nr 6 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy.
Termin realizacji zamówienia: do 25.05.2026r., usługa będzie wykonywana przez 12 m-cy.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest Przedmiotem zamówienia jest usługa nadzoru autorskiego oprogramowania AMMS i Infomedica dla Wojewódzkiego Szpitala Specjalistycznego Nr 4 w Bytomiu, Al. Legionów 10.
2. Przedmiot realizowany jest w ramach Projektu KPOD.07.03-IP.10-0419/25 pn. Przyspieszenie procesów transformacji cyfrowej ochrony zdrowia poprzez rozwój usług cyfrowych w Wojewódzkim Szpitalu Specjalistycznym nr 4 w Bytomiu” w ramach inwestycji D1.1.2 „Przyspieszenie procesów transformacji cyfrowej ochrony zdrowia poprzez dalszy rozwój usług cyfrowych w ochronie zdrowia”.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa Załącznik Nr 1A – Opis przedmiotu zamówienia. Informacje w zakresie zasad realizacji dostawy, gwarancji oraz wynagrodzenia zawiera Załącznik Nr 6 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy.
Termin realizacji zamówienia: do 25.05.2026r., usługa będzie wykonywana przez 12 m-cy.

Informacje dodatkowe

1. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana (uznana za najkorzystniejszą), zobowiązany jest przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, w wysokości 5% ceny całkowitej podanej
w ofercie.
2.Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
3.Zabezpieczenie może być wnoszone, według wyboru Wykonawcy, w jednej lub w kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
3) gwarancjach bankowych;
4) gwarancjach ubezpieczeniowych;
5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
4. Zamawiający nie wyraża zgody na wniesienie zabezpieczenia w formach, o których mowa w art. 450 ust. 2 ustawy.
5. W przypadku zabezpieczenia należytego wykonania umowy wnoszonego w pieniądzu, należy je wpłacić przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: ING Bank Śląski II/O Bytom 22105012301000002213137819.
6. W trakcie realizacji umowy Wykonawca może dokonać zmiany formy zabezpieczenia na jedną lub kilka form, o których mowa w pkt3. Zmiana formy zabezpieczenia jest dokonywana z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszenia jego wysokości.
7. Zamawiający zwróci zabezpieczenie należytego wykonania umowy w terminie i na warunkach określonych w ustawie oraz w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

1. Zamówienie będzie zrealizowane w terminie do dnia 25.05.2026 r., usługa będzie wykonywana przez 12 m-cy.
2. Powyższy termin może ulec przedłużeniu wyłącznie z przyczyn niezależnych od Zamawiającego jedynie pod warunkiem zmiany przez Instytucję Pośredniczącą/Instytucję Zarządzającą terminu realizacji całego projektu.
3. Mając na uwadze art. 436 ust. 1 ustawy Pzp wskazanie końcowej daty wykonania przedmiotu zamówienia wynika z faktu, iż przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach Projektu KPOD.07.03-IP.10-0419/25 pn. Przyspieszenie procesów transformacji cyfrowej ochrony zdrowia poprzez rozwój usług cyfrowych w Wojewódzkim Szpitalu Specjalistycznym nr 4 w Bytomiu” w ramach inwestycji D1.1.2 „Przyspieszenie procesów transformacji cyfrowej ochrony zdrowia poprzez dalszy rozwój usług cyfrowych w ochronie zdrowia”.
4. Szczegółowe zagadnienia dotyczące terminu realizacji umowy uregulowane są w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 6 o SWZ.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), Zamawiający informuje, że:
1) Administratorem danych osobowych jest: Wojewódzki Szpital Specjalistyczny Nr 4 w Bytomiu, Al. Legionów 10, 41-902 Bytom, NIP: 6262510567, REGON: 000296271, KRS: 0000054127 tel.: 32 281 02 71 do 77, e-mail: szpital@szpital4.bytom.pl, adres do korespondencji: jak wyżej.
2) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych: Maciej Zaremba, kontakt: e-mail: iod@szpital4.bytom.pl, tel.: 505 981 042 (lub pisemnie na adres Administratora wskazany powyżej).
3) Cele i podstawa prawna przetwarzania
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) w związku z ustawą z dnia 11 września 2019 r.
– Prawo zamówień publicznych (dalej: „Pzp”) w celu:
a) przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (w tym komunikacji w postępowaniu) oraz jego rozstrzygnięcia,
b) zawarcia i realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego (jeżeli dojdzie do zawarcia umowy),
c) udokumentowania postępowania, wykonywania obowiązków kontrolnych/sprawozdawczych
oraz archiwizacji dokumentacji.
Zamawiający przetwarza dane osobowe zebrane w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący zabezpieczenie przed ich bezprawnym rozpowszechnianiem.
4) Odbiorcy danych
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
a) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania – na podstawie art. 18 oraz art. 74 Pzp (zasada jawności), z uwzględnieniem ograniczeń jawności wynikających z Pzp,
b) podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa (w szczególności organy kontroli, audytu, nadzoru) – w zakresie i na zasadach wynikających z tych przepisów,
c) podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Zamawiającego (w rozumieniu art. 28 RODO) – w szczególności dostawcy i podmioty utrzymujące systemy teleinformatyczne, pocztę elektroniczną, rozwiązania podpisu elektronicznego, hosting, platformy zakupowe, usługi serwisowe – wyłącznie na podstawie stosownych umów i w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług,
d) podmioty świadczące na rzecz Zamawiającego usługi doradcze/prawne/audytowe – w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług i zgodnie z przepisami prawa (o ile mają dostęp do danych w dokumentacji).
5) Platforma e Zamówienia
Jeżeli postępowanie jest prowadzone z wykorzystaniem Platformy e Zamówienia, administratorem danych osobowych użytkowników tej Platformy jest Prezes Urzędu Zamówień Publicznych z siedzibą w Warszawie (ul. Postępu 17A, 02-676 Warszawa).
6) Przekazywanie danych poza EOG
Zamawiający nie przekazuje Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych.
7) Dane z art. 10 RODO oraz ograniczenia udostępniania w Pzp
a) Jeżeli w toku postępowania przetwarzane będą dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO (dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa), Zamawiający udostępnia te dane wyłącznie w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie (art. 18 ust. 6 Pzp).
b) Udostępnianie protokołu i załączników ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, zebranych w toku postępowania (art. 74 ust. 4 Pzp).
c) W przypadku gdy wniesienie żądania ograniczenia przetwarzania spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do protokołu, od dnia zakończenia postępowania Zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki(...)
WYMAGANIA W ZAKRESIE ZATRUDNIENIA NA PODSTAWIE STOSUNKU PRACY :
1) Stosownie do treści art. 95 ustawy Pzp Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę lub dalszego Podwykonawcę na podstawie stosunku pracy, osób wykonujących prace, które obejmują następujące rodzaje czynności objęte przedmiotem
zamówienia: tj. serwisantów, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy (tekst jedn. Dz.U.2025r., poz. 277), o ile nie będą one bezpośrednio wykonywane przez daną osobę w
ramach prowadzonej przez nią jednoosobowej działalności gospodarczej. Sposób dokumentowania, weryfikacji, uprawnień w zakresie kontroli zatrudnienia oraz sankcje wynikające z nieprzestrzegania ww. wymogów określa wzór umowy stanowiący załącznik nr 6 SWZ – Wzór umowy.
2) Obowiązek zatrudnienia na podstawie umowy o pracę nie dotyczy sytuacji, w której Wykonawca, Podwykonawca lub dalszy Podwykonawca osobiście wykonuje powyższe czynności, np. osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, wspólnicy spółki cywilnej).
3) Zamawiający nie określa w opisie przedmiotu zamówienia wymagań związanych z realizacją zamówienia, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt. 2 ustawy Pzp.
4) Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez wykonawców, o których mowa w art. 94 PZP

Procedura przyspieszona

Postępowanie prowadzone jest w związku z realizacją projektu pn. „Przyspieszenie procesów transformacji cyfrowej ochrony zdrowia poprzez rozwój usług cyfrowych w Wojewódzkim Szpitalu Specjalistycznym nr 4 w Bytomiu”, współfinansowanego ze środków Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności w ramach inwestycji D1.1.2. Zgodnie z umową o dofinansowanie zawartą w dniu 15 stycznia 2026 r., Zamawiający zobowiązany jest do zakończenia realizacji oraz pełnego rozliczenia projektu do dnia 31 maja 2026 r. Termin ten ma charakter sztywny i nie podlega wydłużeniu. Niedochowanie powyższego terminu skutkowałoby obowiązkiem zwrotu otrzymanych środków wraz z odsetkami, co stanowiłoby istotną szkodę w finansach publicznych. Projekt uzyskał dofinansowanie dopiero w ramach naboru uzupełniającego (kwalifikacja z listy rezerwowej). Moment przyznania wsparcia był zdarzeniem niezależnym od Zamawiającego i niemożliwym do przewidzenia na wcześniejszym etapie. Do czasu zawarcia umowy o dofinansowanie Zamawiający nie posiadał zapewnionych środków finansowych, co wykluczało możliwość wcześniejszego wszczęcia postępowania bez ryzyka naruszenia zasad gospodarowania środkami publicznymi.
Przedmiot zamówienia obejmuje złożone i wieloetapowe dostawy oraz wdrożenia rozwiązań informatycznych, integracje systemowe, migracje danych, testy, szkolenia oraz odbiory końcowe, realizowane w funkcjonującym podmiocie leczniczym, przy zachowaniu ciągłości udzielania świadczeń zdrowotnych. Zakres prac oraz rynkowe terminy dostaw infrastruktury IT powodują, że czas niezbędny do realizacji umowy jest istotny.
Zastosowanie standardowych terminów składania ofert przewidzianych dla trybu przetargu nieograniczonego skutkowałoby dalszym skróceniem okresu realizacji zamówienia i stwarzałoby realne ryzyko niedochowania terminu 31 maja 2026 r., a w konsekwencji utraty dofinansowania.
W ocenie Zamawiającego spełnione zostały łącznie wszystkie przesłanki określone w art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj.: 1. wystąpiła pilna potrzeba udzielenia zamówienia,
2. sytuacja ta nie wynika z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego,
3. nie była możliwa do przewidzenia na wcześniejszym etapie,
4. zachowanie standardowych terminów składania ofert nie jest możliwe bez zagrożenia realizacji projektu w terminie.
Zamawiający nie zastosował trybu niekonkurencyjnego ani nie ograniczył kręgu wykonawców. Skrócenie dotyczy wyłącznie terminu składania ofert i nastąpiło z zachowaniem minimalnych terminów przewidzianych ustawą. Postępowanie prowadzone jest w sposób zapewniający zachowanie zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców oraz przejrzystości.
Zastosowanie skróconego terminu składania ofert stanowi środek proporcjonalny, niezbędny dla ochrony interesu publicznego oraz zapewnienia terminowej i efektywnej realizacji projektu finansowanego ze środków Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności.
Przedmiotowe zamówienie stanowi kluczowy element realizacji projektu pn. „Przyspieszenie procesów transformacji cyfrowej ochrony zdrowia poprzez rozwój usług cyfrowych w Wojewódzkim Szpitalu Specjalistycznym nr 4 w Bytomiu”, realizowanego w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, inwestycja D1.1.2 „Przyspieszenie procesów transformacji cyfrowej ochrony zdrowia poprzez dalszy rozwój usług cyfrowych w ochronie zdrowia”. Zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie Zamawiający zobowiązany jest do zakończenia i rozliczenia inwestycji najpóźniej do dnia 31 maja 2026 r. Termin ten ma charakter sztywny i niepodlegający wydłużeniu, a jego niedotrzymanie skutkowałoby powstaniem poważnych konsekwencji finansowych, w tym obowiązkiem zwrotu otrzymanych środków wraz z odsetkami, co prowadziłoby do istotnych strat w finansach publicznych oraz niweczyłoby cele projektu o kluczowym znaczeniu dla systemu ochrony zdrowia. (...) KONTYNUACJA UZUASADNIENIA W INFORMACJI DODATKOWEJ

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana (uznana za najkorzystniejszą), zobowiązany jest przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, w wysokości 5% ceny całkowitej podanej
w ofercie.
2.Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
3.Zabezpieczenie może być wnoszone, według wyboru Wykonawcy, w jednej lub w kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
3) gwarancjach bankowych;
4) gwarancjach ubezpieczeniowych;
5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
4. Zamawiający nie wyraża zgody na wniesienie zabezpieczenia w formach, o których mowa w art. 450 ust. 2 ustawy.
5. W przypadku zabezpieczenia należytego wykonania umowy wnoszonego w pieniądzu, należy je wpłacić przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: ING Bank Śląski II/O Bytom 22105012301000002213137819.
6. W trakcie realizacji umowy Wykonawca może dokonać zmiany formy zabezpieczenia na jedną lub kilka form, o których mowa w pkt3. Zmiana formy zabezpieczenia jest dokonywana z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszenia jego wysokości.
7. Zamawiający zwróci zabezpieczenie należytego wykonania umowy w terminie i na warunkach określonych w ustawie oraz w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy.

Informacje dodatkowe

2.1.6 Podstawy wykluczenia: Uwaga.
Aktywami zarządza likwidator: art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp
Bezpośrednie lub pośrednie zaangażowanie w przygotowanie przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia: art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp
Działalność gospodarcza jest zawieszona: art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp
Inna sytuacja podobna do upadłości wynikająca z prawa krajowego: art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp
Korupcja: art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. c) i pkt 2 ustawy Pzp
Nadużycia: art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. g) i pkt 2 ustawy Pzp
Naruszenie obowiązków w dziedzinie prawa pracy: art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. h) i pkt 2 ustawy Pzp
Niewypłacalność: art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp
Naruszenie obowiązku płatności podatków: art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp
Naruszenie obowiązku opłacenia składek na ubezpieczenie społeczne: art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp
Naruszenie obowiązków określonych w podstawach wykluczenia o charakterze wyłącznie krajowym: art. 108 ust. 1 pkt 1, 2, 4 PZP, art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833 /2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1)
Porozumienia z innymi wykonawcami mające na celu zakłócenie konkurencji: art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp
Praca dzieci i inne formy handlu ludźmi: art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. b) i f) i pkt 2 ustawy Pzp
Pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu: art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. d) i pkt 2 ustawy Pzp
Przestępstwa terrorystyczne lub przestępstwa związane z działalnością terrorystyczną: art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. e) i pkt 2 ustawy Pzp
Udział w organizacji przestępczej: art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. a) i pkt 2 ustawy Pzp
Układ z wierzycielami: art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp
Upadłość: art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp
Poważne wykroczenie zawodowe: art. 109 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp
DALSZA CZĘŚC UZASADNIENIA PROCEDURY PRZYSPIESZONEJ
(..) Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że umowa o dofinansowanie została podpisana 15 stycznia 2026 r., tj. relatywnie późno w stosunku do końcowego terminu realizacji. Opóźniony moment zawarcia umowy wynikał z okoliczności niezależnych od Zamawiającego – pierwotnie projekt nie został zakwalifikowany do dofinansowania w pierwszej turze oceny, natomiast dopiero w ramach naboru uzupełniającego (kwalifikacja z listy rezerwowej) uzyskał pozytywną decyzję o objęciu wsparciem. Na etapie planowania Zamawiający nie miał możliwości przewidzenia, czy oraz kiedy projekt zostanie ostatecznie zakwalifikowany do realizacji, co obiektywnie skróciło okres dostępny na przeprowadzenie postępowania i wykonanie zamówienia.
Przedmiot zamówienia obejmuje dostawy, wdrożenia oraz integracje rozwiązań informatycznych, a także niezbędne prace instalacyjne i konfiguracyjne, służące kompleksowemu unowocześnieniu infrastruktury IT oraz rozwojowi usług cyfrowych w Wojewódzki Szpital Specjalistyczny nr 4 w Bytomiu. Zamówienie ma charakter złożony i wieloetapowy, co wynika w szczególności z następujących okoliczności:
• konieczności wdrożenia rozwiązań w funkcjonującym podmiocie leczniczym, przy jednoczesnym zapewnieniu ciągłości udzielania świadczeń zdrowotnych, co wymaga etapowania prac, uzgodnień i wykonywania części działań w oknach serwisowych oraz w sposób minimalizujący ryzyka dla procesu leczenia;
• zakresu rzeczowego obejmującego wiele współzależnych komponentów, w tym m.in.: rozbudowę systemu elektronicznego podpisu dokumentów, modernizację i rozbudowę systemu PACS (w tym funkcjonalności autoryzacji opisów i monitoringu dawek), wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania procesami sterylizacji narzędzi, integrację systemów laboratoryjnych dostawców zewnętrznych, digitalizację dokumentacji medycznej oraz integracje z rozwiązaniami centralnymi;
• konieczności zapewnienia interoperacyjności i prawidłowej integracji z systemami krajowymi (w szczególności w zakresie wymiany i udostępniania danych medycznych), co wymaga uzgodnień technicznych, testów integracyjnych i walidacji poprawności działania;
• istotnych wymagań w zakresie cyberbezpieczeństwa (m.in. kopie zapasowe, segmentacja sieci, zabezpieczenia stacji roboczych i serwerów, zarządzanie podatnościami, ochrona informacji), w tym obowiązku przeprowadzenia szkoleń personelu, testów oraz audytu końcowego – co wymaga odpowiedniego czasu na wdrożenie, stabilizację środowiska i weryfikację;
• rynkowych terminów dostaw sprzętu i komponentów infrastruktury (serwery, macierze, urządzenia sieciowe, rozwiązania bezpieczeństwa) oraz czasochłonności procesów wdrożeniowych (konfiguracje, migracje, przeniesienie danych, testy akceptacyjne, dokumentacja powdrożeniowa), które w praktyce zajmują znaczną część pozostałego okresu realizacji.
W celu należytego przygotowania postępowania Zamawiający przeprowadził analizy organizacyjne i techniczne oraz uzgodnienia z użytkownikami i służbami IT, w szczególności w zakresie bezpieczeństwa informacji i zapewnienia ciągłości działania infrastruktury. Czynności te były niezbędne dla prawidłowego i zgodnego z przepisami określenia przedmiotu zamówienia oraz zostały wykonane z zachowaniem należytej staranności. Ich czasochłonność wynikała z obiektywnej złożoności inwestycji, a nie z zaniedbań Zamawiającego. W konsekwencji dalszemu skróceniu uległ czas pozostający na realizację zamówienia po jego udzieleniu.
Opisane okoliczności stworzyły obiektywną, niezależną od Zamawiającego oraz niemożliwą do przewidzenia na wcześniejszym etapie pilną potrzebę udzielenia zamówienia, uniemożliwiającą zastosowanie standardowych terminów składania ofert bez ryzyka niedochowania końcowego terminu realizacji i rozliczenia projektu.
W związku z powyższym Zamawiający, działając na podstawie art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, zdecydował o skróceniu terminu składania ofert w trybie przetargu nieograniczonego. Zastosowane skrócenie terminu ma charakter proporcjonalny i stanowi najmniej ingerujący środek, pozwalający na zachowanie otwartego i konkurencyjnego charakteru postępowania, przy jednoczesnym zabezpieczeniu możliwości terminowej realizacji inwestycji.
Skrócenie terminu składania ofert:
• służy ochronie ważnego interesu publicznego, jakim jest zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa udzielania świadczeń zdrowotnych, poprawa dostępności i jakości usług cyfrowych oraz prawidłowe i efektywne wykorzystanie środków publicznych;
• wynika z należycie uzasadnionej pilnej potrzeby, której powstanie było niezależne od Zamawiającego, w szczególności z uwagi na podpisanie umowy o dofinansowanie dopiero w dniu 15 stycznia 2026 r. wskutek zakwalifikowania projektu w naborze uzupełniającym (lista rezerwowa);
• nie narusza zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, gdyż dokumentacja postępowania jest kompletna, jednoznaczna i dostępna w pełni w formie elektronicznej, Zamawiający zapewnia możliwość zadawania pytań, a w przypadku wprowadzenia istotnych zmian do dokumentów – odpowiednie wydłużenie terminu składania ofert.
Zamawiający wskazuje ponadto, że rynek usług wdrożeniowych i dostaw rozwiązań IT dla ochrony zdrowia ma charakter profesjonalny, a wykonawcy działający na tym rynku posiadają doświadczenie i zasoby umożliwiające przygotowanie ofert w skróconym terminie.
Zastosowanie standardowych terminów składania ofert przewidzianych dla trybu przetargu nieograniczonego skutkowałoby dalszym skróceniem okresu przeznaczonego na realizację umowy, co – przy uwzględnieniu konieczności przeprowadzenia dostaw, wdrożeń, integracji, testów, szkoleń oraz odbiorów – w sposób realny zagroziłoby dochowaniu terminu 31 maja 2026 r.
Zamawiający nie zdecydował się na zastosowanie trybów niekonkurencyjnych ani ograniczających krąg wykonawców. Skrócenie dotyczy wyłącznie terminu składania ofert, przy zachowaniu pełnej jawności i konkurencyjności postępowania.
Zamawiający podkreśla, że powstała sytuacja nie jest wynikiem zaniechania ani nienależytego planowania, lecz konsekwencją obiektywnych uwarunkowań związanych z momentem uzyskania dofinansowania oraz sztywnym terminem rozliczenia projektu w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności. Zastosowanie standardowych terminów składania ofert prowadziłoby do realnego zagrożenia dla terminowej realizacji inwestycji, a tym samym dla zachowania przyznanego wsparcia finansowego. Skrócenie terminu stanowi zatem działanie proporcjonalne, racjonalne i ukierunkowane na ochronę interesu publicznego.
Wskazane okoliczności spowodowały powstanie pilnej potrzeby udzielenia zamówienia, niezależnej od Zamawiającego, uniemożliwiającej zastosowanie standardowych terminów składania ofert bez ryzyka niedotrzymania terminu realizacji i rozliczenia projektu. W związku z powyższym Zamawiający, działając na podstawie art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zastosował skrócony termin składania ofert w trybie przetargu nieograniczonego. Skrócenie terminu nastąpiło z zachowaniem minimalnych terminów przewidzianych ustawą, ma charakter proporcjonalny i nie narusza zasad uczciwej konkurencji ani równego traktowania wykonawców.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi
się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej
lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej. Odwołanie wnosi się w
terminie: 1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej
podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków
komunikacji elektronicznej, 2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności
zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w
sposób inny niż określony w pkt 1).