Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest usługa rezerwacji, sprzedaży oraz obsługi usług hotelowych (noclegowych) krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza.
1. Zakres przedmiotu zamówienia
1. Wyszukiwanie ofert obiektów hotelowych.
2. Dokonywanie rezerwacji usług hotelowych (noclegów) w Polsce i za granicą.
3. Usługa realizowana będzie przez 36 miesięcy od dnia podpisania lub do wyczerpania maksymalnej wartości umowy.
4. Pośredniczenie w sprzedaży usług hotelowych, w tym dokonywanie płatności.
5. Pośredniczenie w odwoływaniu i zmianach rezerwacji oraz obsługa zwrotów.
6. Przekazywanie Zamawiającemu szczegółowych informacji o rezerwacji, w tym: check-in, check-out, wyżywienie, city tax oraz inne opłaty.
7. Reprezentowanie Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących usług hotelowych.
8. Zapewnienie całodobowej obsługi (24/7), w tym w dni wolne od pracy.
9. Bieżące aktualizowanie dostępnej oferty.
10. Dbanie o interes Zamawiającego, w szczególności informowanie o zdarzeniach mogących mieć wpływ na realizację umowy.
11. Wykonawca zapewni biuro obsługi w Polsce (siedziba lub oddział) czynne min. 5 dni w tygodniu (pon–pt) w godz. 8:00–18:00 oraz infolinię 24/7 umożliwiającą realizację rezerwacji i zmian poza godzinami pracy biura.
12. Przydzielenie opiekuna Klienta oraz co najmniej trzech osób dedykowanych do obsługi Zamawiającego.
13. Udostępnienie systemu rezerwacyjnego online umożliwiającego dokonywanie i modyfikację rezerwacji przez upoważnionych pracowników Zamawiającego.
System musi:
• działać w aktualnych wersjach głównych przeglądarek,
• zawierać pełną ofertę dostępnych hoteli Wykonawcy,
• posiadać filtry (min.: standard, cena, lokalizacja, wyżywienie, internet),
• umożliwiać wyszukiwanie na mapie,
• umożliwiać generowanie voucherów w PL i EN,
• umożliwiać pełną historię zmian rezerwacji (audit trail),
• umożliwiać eksport danych rezerwacji i historii zmian (PDF/XLSX).
14. System musi umożliwiać dostęp do stawek specjalnych Zamawiającego wraz z warunkami anulacji.
15. System musi umożliwiać generowanie raportów (liczba osobonocy, obrót, dane szczegółowe wg hotelu, gościa i okresu).
2. Istotne informacje
1. Szacunkowa liczba rezerwacji: ok. 12600, w tym:
• 8000 zagranicznych
• 4600 krajowych
2. Do dyspozycji Zamawiającego: pokoje 1-, 2-, 3-osobowe w standardach 2–5 gwiazdek.
3. Zarezerwowane usługi muszą spełniać międzynarodowe standardy jakości i bezpieczeństwa.
4. Zakres geograficzny: Polska oraz zagranica, w szczególności UE, Wielka Brytania, USA, Chiny, Japonia, Korea Południowa, kraje skandynawskie.
5. Rezerwacje dla przedstawicieli instytucji kultury – wymagany wysoki standard obsługi.
6. Ilości mają charakter szacunkowy i mogą ulec zmianie w ramach wartości umowy.
7. Wykonawca zapewnia wsparcie w przypadku problemów w miejscu realizacji usługi.
3. Procedura rezerwacji
1. Zamawiający składa zapytania e-mail.
2. Określa wymagania (lokalizacja, budżet, preferencje).
3. Wykonawca przedstawia minimum 3 dostępne propozycje spełniające wymagania (o ile dostępne).
4. Czas odpowiedzi: maksymalnie 1 godzina od otrzymania zapytania (w godzinach operacyjnych; poza nimi – zgodnie z SLA 24/7).
Oferta zawiera:
• informacje o hotelu wraz z adresem i kategorią
• informację o rodzaju pokoju (sgl, dbl, twin, trpl, dla palących / niepalących)
• informację czy w cenę pokoju wliczone jest śniadanie
• informację czy w cenę pokoju wliczone jest korzystanie z internetu
• warunki anulacji
• odległość od podanej przez Zamawiającego lokalizacji.
• cenę w PLN – tylko w zakresie rezerwacji miejsc hotelowych na terenie Polski,
• dla rezerwacji zagranicznej cenę w walutach zgodnych z Rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r., dla rezerwacji miejsc hotelowych zmieniającym rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
• informację, czy osoba odbywająca podróż będzie zobowiązana ponieść dodatkowe koszty tymczasowe np. w postaci zwrotnego depozytu, podatku lokalnego informacje o depozytach i opłatach dodatkowych.
5. Wybór Zamawiającego następuje mailowo lub telefonicznie (potwierdzony mailowo).
6. Wykonawca dokonuje rezerwacji niezwłocznie po akceptacji.
7. Wykonawca informuje o wszystkich zmianach rezerwacji.
8. Wykonawca zapewnia najkorzystniejszy ekonomicznie wariant spełniający wymagania Zamawiającego
9. W przypadku braku 3 ofert – Wykonawca przedstawia uzasadnienie i mniejszą liczbę propozycji.
10. W przypadku braku zgodnych ofert – dopuszcza się alternatywy (inny standard/lokalizacja) po akceptacji Zamawiającego.
11. Wykonawca uwzględnia hotele preferowane przez Zamawiającego.
12. Wykonawca umożliwia przejmowanie rezerwacji dokonanych przez Zamawiającego lub inne podmioty.
13. Zamawiający może zmieniać dane gości zgodnie z polityką hotelu.
14. Możliwa rezerwacja wielu pokoi na jedno nazwisko lub nazwę instytucji.
15. Możliwość zmiany dat do 24h przed przyjazdem (zgodnie z polityką hotelu).
16. Wykonawca przesyła potwierdzenia w formie vouchera.
17. Realizacja dodatkowych wymagań hotelowych (jeśli dostępne).
18. Opłata transakcyjna dotyczy jednej rezerwacji.
19. Faktura VAT zawiera dane:
• imię i nazwisko gościa,
• imię i nazwisko osoby zamawiającej
• termin pobytu,
• hotel i lokalizacja,
• cena i rabat,
• opust,
• opłata transakcyjna,
• średni kurs walut (NBP).
20. Zakaz podwójnego przewalutowania – przeliczenie bezpośrednio po średnim kursie NBP z dnia rozpoczęcia usługi.
4. SYSTEM ŚLEDZENIA ZMIAN
System musi zapewniać pełną historię zmian rezerwacji (audit trail), obejmującą:
• datę i godzinę zmiany,
• użytkownika dokonującego zmiany,
• zakres zmiany (data, cena, hotel, dane gościa),
• wartości przed i po zmianie,
• kanał zmiany (system / e-mail / telefon / 24/7),
• brak możliwości nadpisania historii.
Historia musi być dostępna dla Zamawiającego w systemie oraz możl

Opis zamówienia

Załącznik A do SWZ
Opis Przedmiotu Zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa rezerwacji, sprzedaży oraz obsługi usług hotelowych (noclegowych) krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza.
1. Zakres przedmiotu zamówienia
1. Wyszukiwanie ofert obiektów hotelowych.
2. Dokonywanie rezerwacji usług hotelowych (noclegów) w Polsce i za granicą.
3. Usługa realizowana będzie przez 36 miesięcy od dnia podpisania lub do wyczerpania maksymalnej wartości umowy.
4. Pośredniczenie w sprzedaży usług hotelowych, w tym dokonywanie płatności.
5. Pośredniczenie w odwoływaniu i zmianach rezerwacji oraz obsługa zwrotów.
6. Przekazywanie Zamawiającemu szczegółowych informacji o rezerwacji, w tym: check-in, check-out, wyżywienie, city tax oraz inne opłaty.
7. Reprezentowanie Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących usług hotelowych.
8. Zapewnienie całodobowej obsługi (24/7), w tym w dni wolne od pracy.
9. Bieżące aktualizowanie dostępnej oferty.
10. Dbanie o interes Zamawiającego, w szczególności informowanie o zdarzeniach mogących mieć wpływ na realizację umowy.
11. Wykonawca zapewni biuro obsługi w Polsce (siedziba lub oddział) czynne min. 5 dni w tygodniu (pon–pt) w godz. 8:00–18:00 oraz infolinię 24/7 umożliwiającą realizację rezerwacji i zmian poza godzinami pracy biura.
12. Przydzielenie opiekuna Klienta oraz co najmniej trzech osób dedykowanych do obsługi Zamawiającego.
13. Udostępnienie systemu rezerwacyjnego online umożliwiającego dokonywanie i modyfikację rezerwacji przez upoważnionych pracowników Zamawiającego.
System musi:
• działać w aktualnych wersjach głównych przeglądarek,
• zawierać pełną ofertę dostępnych hoteli Wykonawcy,
• posiadać filtry (min.: standard, cena, lokalizacja, wyżywienie, internet),
• umożliwiać wyszukiwanie na mapie,
• umożliwiać generowanie voucherów w PL i EN,
• umożliwiać pełną historię zmian rezerwacji (audit trail),
• umożliwiać eksport danych rezerwacji i historii zmian (PDF/XLSX).
14. System musi umożliwiać dostęp do stawek specjalnych Zamawiającego wraz z warunkami anulacji.
15. System musi umożliwiać generowanie raportów (liczba osobonocy, obrót, dane szczegółowe wg hotelu, gościa i okresu).
2. Istotne informacje
1. Szacunkowa liczba rezerwacji: ok. 12600, w tym:
• 8000 zagranicznych
• 4600 krajowych
2. Do dyspozycji Zamawiającego: pokoje 1-, 2-, 3-osobowe w standardach 2–5 gwiazdek.
3. Zarezerwowane usługi muszą spełniać międzynarodowe standardy jakości i bezpieczeństwa.
4. Zakres geograficzny: Polska oraz zagranica, w szczególności UE, Wielka Brytania, USA, Chiny, Japonia, Korea Południowa, kraje skandynawskie.
5. Rezerwacje dla przedstawicieli instytucji kultury – wymagany wysoki standard obsługi.
6. Ilości mają charakter szacunkowy i mogą ulec zmianie w ramach wartości umowy.
7. Wykonawca zapewnia wsparcie w przypadku problemów w miejscu realizacji usługi.
3. Procedura rezerwacji
1. Zamawiający składa zapytania e-mail.
2. Określa wymagania (lokalizacja, budżet, preferencje).
3. Wykonawca przedstawia minimum 3 dostępne propozycje spełniające wymagania (o ile dostępne).
4. Czas odpowiedzi: maksymalnie 1 godzina od otrzymania zapytania (w godzinach operacyjnych; poza nimi – zgodnie z SLA 24/7).
Oferta zawiera:
• informacje o hotelu wraz z adresem i kategorią
• informację o rodzaju pokoju (sgl, dbl, twin, trpl, dla palących / niepalących)
• informację czy w cenę pokoju wliczone jest śniadanie
• informację czy w cenę pokoju wliczone jest korzystanie z internetu
• warunki anulacji
• odległość od podanej przez Zamawiającego lokalizacji.
• cenę w PLN – tylko w zakresie rezerwacji miejsc hotelowych na terenie Polski,
• dla rezerwacji zagranicznej cenę w walutach zgodnych z Rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r., dla rezerwacji miejsc hotelowych zmieniającym rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
• informację, czy osoba odbywająca podróż będzie zobowiązana ponieść dodatkowe koszty tymczasowe np. w postaci zwrotnego depozytu, podatku lokalnego informacje o depozytach i opłatach dodatkowych.
5. Wybór Zamawiającego następuje mailowo lub telefonicznie (potwierdzony mailowo).
6. Wykonawca dokonuje rezerwacji niezwłocznie po akceptacji.
7. Wykonawca informuje o wszystkich zmianach rezerwacji.
8. Wykonawca zapewnia najkorzystniejszy ekonomicznie wariant spełniający wymagania Zamawiającego
9. W przypadku braku 3 ofert – Wykonawca przedstawia uzasadnienie i mniejszą liczbę propozycji.
10. W przypadku braku zgodnych ofert – dopuszcza się alternatywy (inny standard/lokalizacja) po akceptacji Zamawiającego.
11. Wykonawca uwzględnia hotele preferowane przez Zamawiającego.
12. Wykonawca umożliwia przejmowanie rezerwacji dokonanych przez Zamawiającego lub inne podmioty.
13. Zamawiający może zmieniać dane gości zgodnie z polityką hotelu.
14. Możliwa rezerwacja wielu pokoi na jedno nazwisko lub nazwę instytucji.
15. Możliwość zmiany dat do 24h przed przyjazdem (zgodnie z polityką hotelu).
16. Wykonawca przesyła potwierdzenia w formie vouchera.
17. Realizacja dodatkowych wymagań hotelowych (jeśli dostępne).
18. Opłata transakcyjna dotyczy jednej rezerwacji.
19. Faktura VAT zawiera dane:
• imię i nazwisko gościa,
• imię i nazwisko osoby zamawiającej
• termin pobytu,
• hotel i lokalizacja,
• cena i rabat,
• opust,
• opłata transakcyjna,
• średni kurs walut (NBP).
20. Zakaz podwójnego przewalutowania – przeliczenie bezpośrednio po średnim kursie NBP z dnia rozpoczęcia usługi.
4. SYSTEM ŚLEDZENIA ZMIAN
System musi zapewniać pełną historię zmian rezerwacji (audit trail), obejmującą:
• datę i godzinę zmiany,
• użytkownika dokonującego zmiany,
• zakres zmiany (data, cena, hotel, dane gościa),
• wartości przed i po zmianie,
• kanał zmiany (system / e-mail / telefon / 24/7),
• brak możliwości nadpisania historii.

Informacje dodatkowe

PRZESŁANKI WYKLUCZENIA WYKONAWCÓW
1. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawcę, w stosunku, do którego zachodzi którakolwiek z okoliczności, o których mowa w art. 108 ust. 1
2. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również Wykonawcę, w stosunku, do którego zachodzą okoliczności, o których mowa w:
2.1. art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego ;
2.2. art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.
Ponadto Zamawiający, w ramach weryfikacji przesłanek wykluczenia, o których mowa powyżej, zastrzega możliwość wezwania Wykonawcy do złożenia wyjaśnień.
3. Dodatkowo Zamawiający wykluczy Wykonawcę na podstawie przesłanek wskazanych w art. 109 ust. 1 pkt. 1, 4, 5, 7 – 10 Ustawy PZP:
3.1. Art. 109 ust. 1 pkt 1 który naruszył obowiązki dotyczące płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadku, o którym mowa w art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy PZP, chyba że Wykonawca przed upływem terminu składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności;
3.2. Art. 109 ust. 1 pkt 4 w stosunku, do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury;
3.3. Art. 109 ust. 1 pkt 5 który w sposób zawiniony poważnie naruszył obowiązki zawodowe, co podważa jego uczciwość, w szczególności gdy wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie, co zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych dowodów;
3.4. Art. 109 ust. 1 pkt 7 który, z przyczyn leżących po jego stronie, w znacznym stopniu lub zakresie nie wykonał lub nienależycie wykonał albo długotrwale nienależycie wykonywał istotne zobowiązanie wynikające z wcześniejszej umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy koncesji, co doprowadziło do wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy, odszkodowania, wykonania zastępczego lub realizacji uprawnień z tytułu rękojmi za wady;
3.5. Art. 109 ust. 1 pkt 8 który w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa wprowadził zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji, że nie podlega wykluczeniu, spełnia warunki udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji, co mogło mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia, lub który zataił te informacje lub nie jest w stanie przedstawić wymaganych podmiotowych środków dowodowych;
3.6. Art. 109 ust. 1 pkt.9 który bezprawnie wpływał lub próbował wpływać na czynności zamawiającego lub próbował pozyskać lub pozyskał informacje poufne, mogące dać mu przewagę w postępowaniu o udzielenie zamówienia;
3.7. Art. 109 ust. 1 pkt.10 który w wyniku lekkomyślności lub niedbalstwa przedstawił informacje wprowadzające w błąd, co mogło mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
4. W zależności od zaistniałych podstaw wykluczenia określonych w pkt. 1, 2 i 3 (przesłanki obligatoryjne i fakultatywne), następuje wykluczenie Wykonawcy na odpowiedni okres wskazany w art. 111 ustawy PZP
WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.
2. O udzielenie zamówienia w niniejszym postępowaniu mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
2.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku udziału w postępowaniu w tym zakresie,
2.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunku udziału w postępowaniu w tym zakresie,
2.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie niższą niż 1 000 000,00 zł na jedno i wszystkie zdarzenia w okresie ubezpieczenia.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek ten musi spełnić jeden z takich Wykonawców. Zamawiając dopuszcza wykazanie tego warunku przez sumowanie sum gwarancyjnych ubezpieczeń od odpowiedzialności cywilnej poszczególnych Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
2.4. zdolności technicznej lub zawodowej:
2.4.1. doświadczenie Wykonawcy
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał co najmniej dwie usługi polegające na rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych na terenie Polski oraz poza jej granicami, o wartości nie mniejszej niż 2 500 000,00 zł brutto każda.
Przez jedną usługę Zamawiający rozumie usługę realizowaną na podstawie jednej umowy. Za jedną usługę uznaje się również usługę realizowaną na podstawie umowy ramowej lub kilku zleceń udzielonych przez jednego zamawiającego w ramach jednego stosunku umownego, pod warunkiem że ich łączna wartość wynosi co najmniej 2 500 000,00 zł brutto.
Zamawiający nie dopuszcza sumowania wartości usług realizowanych na podstawie różnych umów w celu wykazania wymaganej wartości jednej usługi.
Jeżeli wartość usługi została wyrażona w walucie obcej, Zamawiający dokona jej przeliczenia na złote według średniego kursu NBP z dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu, a jeżeli w tym dniu kurs nie został ogłoszony – według ostatniego kursu ogłoszonego przed tym dniem.
W przypadku usług nadal wykonywanych Wykonawca może wykazać wyłącznie część usługi już zrealizowanej, pod warunkiem że spełnia ona wymagania określone w niniejszym warunku.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek może zostać spełniony łącznie. W takim przypadku Wykonawcy składają oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy PZP, wskazujące zakres zamówienia realizowany przez poszczególnych Wykonawców. Wykonawca, który wykazuje wymagane doświadczenie, zobowiązany jest do wykonania tej części zamówienia, dla której doświadczenie to jest wymagane, zgodnie z art. 117 ust. 3 ustawy PZP.
2.4.2. Personel Wykonawcy
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca skieruje do realizacji przedmiotu zamówienia co najmniej trzy (3) osoby pełniące funkcję opiekuna Zamawiającego, z których każda posiada co najmniej roczne doświadczenie w obsłudze usług obejmujących rezerwację miejsc hotelowych w kraju i za granicą.
2.4.3. potencjał techniczny
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje internetowym systemem rezerwacji hoteli umożliwiającym upoważnionym pracownikom Zamawiającego dokonywanie, zmianę oraz anulowanie rezerwacji on-line.
System powinien posiadać co najmniej następujące funkcjonalności:
a. poprawne działanie w powszechnie używanych przeglądarkach internetowych;
b. dostęp do ofert wszystkich hoteli dostępnych w bazie Wykonawcy;
c. możliwość filtrowania wyników wyszukiwania co najmniej według: standardu hotelu, ceny, lokalizacji, dostępności śniadania oraz dostępu do Internetu;
d. możliwość wyszukiwania hoteli z wykorzystaniem mapy;
e. prezentowanie informacji o limitach noclegowych wynikających z obowiązujących przepisów dotyczących podróży służbowych pracowników państwowych i samorządowych jednostek sfery budżetowej;
f. możliwość generowania potwierdzeń rezerwacji oraz voucherów w języku polskim i angielskim.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy PZP, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach opisanych w rozdziale XXII SWZ