Usługa rezerwacji, zakupu i dostawy krajowych i międzynarodowych biletów lotniczych dla Instytutu Adama Mickiewicza

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest usługa rezerwacji, zakupu i dostawy krajowych i międzynarodowych biletów lotniczych dla Instytutu Adama Mickiewicza Szczegółowy opis i zakres przedmiotu zamówienia zawarty jest w Opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do Specyfikacji Warunków Zamówienia oraz w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem umowy jest stałe świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług
w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych (w tym również biletów tzw „tanich przewoźników” oraz biletów grupowych) w połączeniach krajowych oraz na trasach europejskich
i pomiędzy poszczególnymi kontynentami. Rezerwacje i bilety elektroniczne muszą być generowane bezpośrednio z systemu rezerwacyjnego (nie dotyczy biletów tzw „tanich przewoźników”).
2. Przedstawianie Zamawiającemu najkorzystniejszych, dostępnych na rynku, ofert na zakup biletów lotniczych, każdorazowo wraz z podaniem informacji o tym, jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego.
3. Pośrednictwo między IAM a przewoźnikami w sprawach reklamacyjnych.
4. Zapewnienie bieżącego dostarczania dokumentów podróży (biletów lotniczych), oraz faktur do siedziby IAM.
5. Fakturowanie: Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia i doręczenia faktury VAT Zamawiającemu w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze po dokonaniu zakupu biletu. Termin płatności faktury VAT – 21 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego.
6. Zapewnienie stałej możliwości dokonania rezerwacji/jej zmiany lub wykupu biletu/jego zmiany w dni robocze w godzinach 8.00 do 18.00. Wykonawca zobowiązuje się ponadto w ramach zaoferowanej ceny do udostępnienia numeru telefonu alarmowego, czynnego przez 24/dobę, pod którym Zamawiający będzie mógł dokonywać rezerwacji, zmian lub anulacji zakupionego biletu.
7. Przydzielenie do realizacji umowy co najmniej trzech numerów telefonicznych ze stanowiskami rezerwacji.
8. Każdorazowe informowanie Instytutu drogą elektroniczną, na wskazane adresy, nt. dokonywanych rezerwacji biletów, obejmujące: dane rezerwacji, cenę biletu termin wykupu oraz warunki taryfy.
9. Każdorazowo w dniu wykupu biletu do g. 09.00 informowanie drogą elektroniczną wyznaczonego pracownika IAM, że tego dnia upływa termin rezerwacji.
10. Każdorazowe informowanie Instytutu drogą elektroniczną nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołania rejsu.
11. Wykonawca i Zamawiający wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia.
12. Zapewnienie możliwości bezkosztowego zwrotu biletu w dniu jego wykupu do g. 18.00 (nie dotyczy biletów tzw. „tanich przewoźników”).
13. Dostęp do wszystkich taryf publikowanych i niepublikowanych linii lotniczych oraz tzw. "tanich przewoźników".
14. Możliwość współpracy z Partnerami IAM, wskazanymi przy realizacji zakupu biletów dla konkretnych projektów (np. Teatr Wielki – zakup biletów dla aktorów) – płatnikiem pozostaje IAM.
15. W sytuacjach, gdy Instytut uzyska bezpośrednio od przewoźników specjalne zniżki, Agent zastosuje je przy wystawianiu biletów (konieczność stworzenia „profilu klienta”, zawierającego kody otrzymane od linii lotniczych, w których Instytut posiada specjalne zniżki.)
Szacunkowa skala potrzeb IAM na lata 2023 -2027
Bilety lotnicze zagraniczne Ok. 4500 sztuk Główne kierunki: kraje należące do Unii Europejskiej oraz Wielka Brytania, Turcja, Zjednoczone Emiraty Arabskie, Chiny, Japonia, Korea Południowa, USA, Izrael
Bilety lotnicze krajowe ok. 150 sztuk

Kryterium jakości (nazwa)

Termin założenia i przesłania do Zamawiającego rezerwacji lotniczej po otrzymaniu zlecenia, podany w godzinach, nie krótszy niż 0,5 godziny i nie dłuższy niż 3 godziny

Kryterium jakości (nazwa)

Korzystanie przy realizacji przedmiotu zamówienia z jednego z systemów rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych GDS (Global Distribution System) tj. Amadeus lub Sabre lub Galileo lub Worldspan lub Sart lub Travelport

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

1. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
w okresie ostatnich pięciu lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie, (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje) co najmniej 3 usługi, z których każda obejmowała m.in. rezerwację, zakup i dostarczenie biletów na krajowe i zagraniczne pasażerskie przewozy lotnicze, a wartość każdej z nich wynosiła co najmniej 4 000 000,00 zł brutto (całkowite wynagrodzenie Wykonawcy obejmujące usługę rezerwacji i cenę biletów). W przypadku zamówień, które są w trakcie realizacji, Wykonawca na dzień składania ofert winien wykazać się realizacją umów na kwotę minimum 4 000 000,00 zł brutto każda. Uwaga: jeżeli realizacja umowy rozpoczęła się w okresie wcześniejszym niż pięć lat przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca jest zobowiązany wykazać, iż jej wartość w ostatnich pięciu latach wyniosła nie mniej niż 4 000 000,00 zł. brutto.
W przypadku podania kwot w walutach obcych Zamawiający dokona ich przeliczenia według średniego kursu NBP(tabela A kursów średnich walut obcych), z dnia opublikowania ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (jeżeli ogłoszenie zostanie opublikowane w sobotę, stosuje się kurs z pierwszego dnia roboczego, następującego po tej sobocie). Dni robocze – dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
2. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował następującymi osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia:
co najmniej 4-osobowym zespołem kasjerów lotniczych, gdzie przynajmniej 2 osoby posiadają co najmniej 5-o letnie doświadczenie w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych w systemie GDS a pozostała każda z 2 osób posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych w systemach GDS.
Zgodnie z klauzulą społeczną wszystkie ze wskazanych osób muszą być zatrudnione na podstawie umowy o pracę (stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy).

Warunki realizacji zamówienia

1. Wysokość maksymalnego wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy jest górną granicą zobowiązań, jaką Zamawiający może zaciągnąć na podstawie zawartej umowy. Na całkowitą wartość umowy składają się: koszty rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe wyjazdy oraz opłaty transakcyjne.
2. Wynagrodzenie za realizację przedmiotu umowy będzie płatne na podstawie faktur, stanowiących rozliczenie wynagrodzenia Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia i doręczenia faktury VAT Zamawiającemu w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze po dokonaniu zakupu biletu.
3. Zapłata wynagrodzenia zostanie dokonana przelewem na konto Wykonawcy w terminie do 21 dni
od dnia prawidłowo wystawionej i doręczonej faktury do Zamawiającego.
4. Wykonawca przed zawarciem umowy Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 2% łącznego wynagrodzenia brutto.

1. Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia swojej oferty wadium w wysokości 150 000,00 zł (słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy złotych).
2. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt. Ofertę, a także oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej.
3. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się, z zastrzeżeniem art. 110 ust. 2 ustawy Pzp, Wykonawcę w stosunku do którego zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 108
ust. 1 oraz w art. 109 ust. 1 pkt. 1, 4 i 7 ustawy Pzp.
4. Zamawiający wykluczy Wykonawcę, który podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
5. Z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wyklucza się Wykonawcę na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1).
6. Dokumenty i oświadczenia jakie musi zawierać Oferta
1) Formularz oferty – Załącznik nr 5 do SWZ,
2) Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ),
3) Zobowiązanie podmiotu trzeciego, o którym mowa w pkt 3 lit D Część II SWZ (jeżeli dotyczy – wypełniony i podpisany Załącznik nr 6 do SWZ),
4) Oryginał pełnomocnictwa do złożenia oferty lub kopia pełnomocnictwa potwierdzona przez mocodawcę lub notariusza, o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. Przyjmuje się, że pełnomocnictwo do złożenia oferty upoważnia również do poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii wszystkich dokumentów składanych wraz
z ofertą, chyba że z treści pełnomocnictwa wynika co innego,
5) Oświadczenie czy wybór oferty Wykonawcy będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego – Wykonawca może zamieścić niniejsze oświadczenie w formularzu ofertowym lub też w odrębnym dokumencie,
6) Wykaz przykładowych połaczeń lotniczych – załącznik nr 1a do SWZ,
7) Oświadczenie wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego sięo udzielenie zamówienia na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp,
8) Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego – jeżeli dotyczy.
7. Wykonawca przed podpisaniem umowy przekaże Zamawiającemu polisę OC w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę co najmniej 500 000,00 zł brutto, która będzie stanowić Załącznik nr 3 do umowy oraz certyfikat przynależności do IATA (w przypadku linii będących członkami IATA) lub ważną akredytację IATA uprawniającą do usługi w zakresie agencji sprzedaży biletów lotniczych.
8. Zamawiający, zgodnie z art. 139 ustawy Pzp, najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełnienia warunków udziału w postępowaniu.
9. Zamawiający wymaga, aby zamówienie zostało zrealizowane przez okres 48 miesięcy licząc od dnia podpisania umowy albo do czasu wykorzystania kwoty stanowiącej górną granicę zobowiązań, jaką Zamawiający może zaciągnąć na podstawie zawartej umowy, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej określone w niniejszym dziale przysługują Wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy Pzp oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. Odwołanie przysługuje na:
1) niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu
o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy;
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby. Odwołujący przekazuje kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
5. Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub treści SWZ na stronie internetowej.
6. Odwołanie wnosi się w terminie:
1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1).
7. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 5 i 6 wnosi się w terminie 10 dni
od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia
8. Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.
9. W postępowaniu toczącym się wskutek wniesienia skargi stosuje się odpowiednio przepisy ustawy
z dnia 17.11.1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego o apelacji, jeżeli przepisy niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej.
10. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie - sądu zamówień publicznych, zwanego dalej "sądem zamówień publicznych".
11. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby, w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Izby lub postanowienia Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Pzp, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23.11.2012 r. - Prawo pocztowe jest równoznaczne
z jej wniesieniem.
12. Prezes Izby przekazuje skargę wraz z aktami postępowania odwoławczego do sądu zamówień publicznych w terminie 7 dni od dnia jej otrzymania.