Usługa utrzymania, wsparcia technicznego oraz rozwoju systemu SAP S/4HANA Private Cloud dla Akademii Górniczo Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie – KC-DE-zp.25.458.2026

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowych usług utrzymania, wsparcia technicznego, konserwacji oraz dalszego rozwoju środowiska informatycznego Zamawiającego obejmującego system SAP S/4HANA wraz z komponentami standardowymi oraz rozwiązaniami dedykowanymi, integracjami, raportami, formularzami, interfejsami oraz dedykowanymi aplikacjami zrealizowanymi w technologii SAP wykorzystywanymi przez Zamawiającego.
Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie ciągłości działania Systemu, jego stabilności, bezpieczeństwa, wydajności oraz zgodności z wymaganiami biznesowymi i regulacyjnymi Zamawiającego przez cały okres obowiązywania Umowy.
Usługi obejmują cały zakres funkcjonalny systemu zgonie z opisaną poniżej konfiguracją systemu, architekturą logiczną, zakresem funkcjonalnym, w tym zakresem modułów i wykazem procesów biznesowych, posiadanych przez Zamawiającego.
Wykonawca będzie utrzymywał System w zakresie objętym Umową dot. niniejszego przedmiotu zamówienia.
ZAMÓWIENIE PODSTAWOWE – Część I, :
a) świadczenie usług utrzymania, wsparcia technicznego i opieki serwisowej systemu SAP S/4HANA Private Cloud;
b) świadczenie usług rozwojowych wraz ze szkoleniami dla systemu SAP S/4HANA Private Cloud (Ilość roboczodni: 700).
1 roboczodzień = 8 roboczogodzin
2. ZAMÓWIENIE W RAMACH PRAWA OPCJI – Część II:
a) prace rozwojowe oprogramowania wraz ze szkoleniami (Ilość roboczodni: 500).
1 roboczodzień = 8 roboczogodzin

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowych usług utrzymania, wsparcia technicznego, konserwacji oraz dalszego rozwoju środowiska informatycznego Zamawiającego obejmującego system SAP S/4HANA wraz z komponentami standardowymi oraz rozwiązaniami dedykowanymi, integracjami, raportami, formularzami, interfejsami oraz dedykowanymi aplikacjami zrealizowanymi w technologii SAP wykorzystywanymi przez Zamawiającego.
Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie ciągłości działania Systemu, jego stabilności, bezpieczeństwa, wydajności oraz zgodności z wymaganiami biznesowymi i regulacyjnymi Zamawiającego przez cały okres obowiązywania Umowy.
Usługi obejmują cały zakres funkcjonalny systemu zgodnie z opisaną konfiguracją systemu, architekturą logiczną, zakresem funkcjonalnym, w tym zakresem modułów i wykazem procesów biznesowych, posiadanych przez Zamawiającego.
Wykonawca będzie utrzymywał System w zakresie objętym Umową dot. niniejszego przedmiotu zamówienia.
ZAMÓWIENIE PODSTAWOWE – Część I, :
a) świadczenie usług utrzymania, wsparcia technicznego i opieki serwisowej systemu SAP S/4HANA Private Cloud;
b) świadczenie usług rozwojowych wraz ze szkoleniami dla systemu SAP S/4HANA Private Cloud (Ilość roboczodni: 700).
1 roboczodzień = 8 roboczogodzin
2. ZAMÓWIENIE W RAMACH PRAWA OPCJI – Część II:
a) prace rozwojowe oprogramowania wraz ze szkoleniami (Ilość roboczodni: 500).
1 roboczodzień = 8 roboczogodzin
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załączniku do SWZ.
Wymagany termin wykonania zamówienia podstawowego oraz zamówienia objętego prawem opcji do 12 miesięcy od daty podpisania umowy.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zdolność techniczna i zawodowa –
Zamawiający uzna wyżej wymieniony warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
1. W okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed dniem upływu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał co najmniej:
a) w zakresie Systemu Informatycznego SAP/S4HANA na uczelni wyższej publicznej lub niepublicznej działającej zgodnie z ustawą o finansach publicznych: jedno wdrożenie lub rozwój i utrzymanie systemu w co najmniej 6 z wymienionych obszarów: FI, FM, GM, RE-FX, PM, HR-PA, HR-PY, VIM, SAC dla co najmniej 4000 użytkowników, o wartości co najmniej 5 000 000,00 zł brutto;
b) w zakresie Systemu SAP/S4HANA w sektorze publicznym: jedno wdrożenie lub rozwój i utrzymanie systemu w co najmniej 6 z wymienionych obszarów: FI, CO, RE-FX, PM, HR-PA, HR-PY, VIM, SAC dla co najmniej 3000 użytkowników, o wartości co najmniej 5 000 000,00 zł brutto
c) w zakresie systemu SAP ERP obejmujące integrację systemu SAP ERP z systemami USOS i POLON: jedno wdrożenie o wartości co najmniej 5 000 000,00 zł brutto;
d) w zakresie obszaru VIM na uczelni wyższej publicznej lub niepublicznej działającej zgodnie z ustawą o finansach publicznych: jedno wdrożenie modułu VIM o wartości co najmniej 500 000,00 zł brutto.
Uwaga: Wykonawca musi spełnić wszystkie powyższe warunki, przy czym jeden projekt może być zakwalifikowany do spełnienia więcej niż jednego warunku.
W przypadku wykazania przez wykonawcę usługi w trakcie realizacji, część zamówienia już faktycznie wykonana musi wypełniać na dzień składania ofert wymogi określone przez zamawiającego.
W przypadku, gdy wartość usługi jest wyrażona w walucie innej niż PLN, w celu oceny spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności zawodowej Zamawiający dokona przeliczenia wskazanej kwoty na PLN według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego obowiązującego w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
2. Wykonawca winien wykazać że dysponuje lub będzie dysponował osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj.:
• Konsultantem FI,
• Konsultantem FI-AA,
• Konsultantem CO,
• Konsultantem FM,
• Konsultantem MM,
• Konsultantem PM,
• Konsultantem SD,
• Konsultantem RE-FX,
• Konsultantem VIM,
• Konsultantem ABAP/Integracja,
• Konsultantem BASIS,
• Konsultantem HR PA,
• Konsultantem HR PY,
• Konsultantem SAC,
• Architekt SAP,
Szczegółowy opis wymagań dotyczących osób zdolnych do wykonania zamówienia jest w SWZ, w opisie warunku zdolność techniczna i zawodowa

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Sytuacja ekonomiczna lub finansowa
Zamawiający uzna wyżej wymieniony warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
a) posiada środki finansowe lub zdolność kredytową na kwotę min. 5 000 000,00 zł brutto.
b) Posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC) w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną co najmniej 5 000 000,00 PLN.

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Wymagane depozyty i gwarancje

Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia wadium w wysokości: 160 000,00 zł (słownie: sto sześćdziesiąt tysięcy złotych 00/100)
Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert.
Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
a) Pieniądzu - przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego:
nr IBAN: PL 96 1240 4722 1111 0000 4858 2922
nr SWIFT: PKO PP LPW
b) gwarancjach bankowych;
c) gwarancjach ubezpieczeniowych
d) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. 2024 poz.419).
Za termin wniesienia wadium w formie pieniężnej uznaje się termin uznania rachunku Zamawiającego.

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je

przelewem do 21 dni od daty otrzymania faktury przez zamawiającego. Zamawiający nie przewiduje zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
Wykonawca, którego oferta uznana jest za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy zobowiązany jest wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 2 % ceny całkowitej podanej w ofercie.

Informacje dodatkowe

Zamawiający, zgodnie z art. 139 PZP, przewiduje odwróconą kolejność czynności, tj. Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona. Dokumenty składane na wezwanie zamawiającego:
a) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu złożone na formularzu Jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, sporządzone zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającym standardowy formularz Jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (Dz.U. UEL3 z 6.1.2016, str. 16);
b) oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z 16.2.2007 o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. z 2019 r. poz. 369), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę lub ofertę częściową, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty lub oferty częściowej niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej;
c) informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie dotyczącym podstaw wykluczenia wskazanych w art.108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp sporządzona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;
d) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
e)Zaświadczenia właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności
f) Zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności
g) Informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 3 miesiące przed jej złożeniem.
W przypadku wykazania warunku z poz. 8.2.3.a) poprzez zdolność kredytową Zamawiający nie dopuszcza sumowania zdolności kredytowej pochodzącej z informacji uzyskanych z różnych banków (bank lub spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa) wydanych dla jednego podmiotu.
h) Dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia, o wartości nie mniejszej niż 5 mln PLN (suma gwarancyjna ubezpieczenia).
i) Wykazu usług wykonanych, potwierdzających spełnianie warunku udziału w postępowaniu opisanego w pkt 8.1.4.1 SWZ, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy wskazane usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty - oświadczenie wykonawcy.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;
Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, w wykazie należy wskazać usługi, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy. Wzór dokumentu stanowi Załącznik do SWZ.
j) Wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia potwierdzającego spełnianie warunku udziału w postępowaniu opisanego w pkt 8.2.4.2 SWZ, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności oraz informacji o podstawie do dysponowania tymi osobami. Edytowalny wzór stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.
Zamawiający informuje, że Wykonawca może, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia, przedłożyć ważny certyfikat wykonawcy wydany na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych, jeżeli certyfikat ten obejmuje swoim zakresem podstawy wykluczenia wymagane przez Zamawiającego.
Zamawiający żąda, aby wykonawca złożył wraz z ofertą:
1. Wypełniony i podpisany przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy Formularz ofertowy - zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ.
2. W przypadku wadium wnoszonego w innej formie niż pieniężna, oryginał dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez jego wystawcę musi zostać złożony wraz z ofertą.
3. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby lub inny podmiotowy środek dowodowy.
Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.
(jeżeli Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby na podstawie art. 118 ustawy Pzp).
4. Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy.
Upoważnienie osób podpisujących ofertę wynikać musi bezpośrednio z dokumentów dołączonych do oferty. Jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentów rejestrowych (KRS, CEiDG lub innego właściwego rejestru), to do oferty należy dołączyć inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy.
5. Oświadczenie w zakresie podlegania wykluczeniu na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie oraz art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej z dnia 13 kwietnia 2022 r., zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 7 do SWZ.
6. Oświadczenie o posiadaniu certyfikatu wykonawcy zamówień publicznych – dotyczy o ile Wykonawca powołuje się na certyfikat wykonawcy zamówień publicznych wydany zgodnie z ustawą o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych.
Przed podpisaniem umowy Wykonawca:
- przedstawi kopie certyfikatów potwierdzających zdanie z wynikiem pozytywnym Międzynarodowego Egzaminu Certyfikacyjnego SAP przez osoby skierowane do realizacji zamówienia.
- przedstawi polisę ubezpieczenia OC zgodnie z zapisami w § 9 ust.1 umowy.
UWAGA: Zamawiający wymaga odbycia wizji lokalnej przed złożeniem oferty. Szczegółowe informacje dotyczące terminu, miejsca i zasad przeprowadzenia wizji lokalnej zostały określone w SWZ. Złożenie oferty bez odbycia wymaganej wizji lokalnej skutkować będzie odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 18 ustawy Pzp.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołanie wnosi się w terminie:
1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia,
jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia,
jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1.
Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec
treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku
Urzędowym UE lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 4 i 5 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym
powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach
stanowiących podstawę jego wniesienia.
Na orzeczenie KIO oraz postanowienie Prezesa KIO stronom oraz uczestnikom postępowania
odwoławczego przysługuje skarga do Sądu Okręgowego w Warszawie – sądu zamówień publicznych.