Usługa zarządzania licencjami oprogramowania (SAM)

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest* zakup Usługi zarządzania licencjami producentów oprogramowania IBM, Oracle i Microsoft (dalej także „Usługa Zarządzania Licencjami”).
2. Usługa Zarządzania Licencjami ma zapewnić Zamawiającemu weryfikację zgodności zainstalowanego w infrastrukturze informatycznej Zamawiającego oprogramowania Microsoft, IBM i Oracle w odniesieniu do praw licencyjnych przysługujących NBP.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki i zasady realizacji zamówienia określone są w Projektowanych Postanowieniach Umowy stanowiących Załącznik Nr 5 do Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej SWZ). Projektowane Postanowienia Umowy stanowiące Załącznik Nr 5 do SWZ będą zwane, w dalszej części niniejszego ogłoszenia, także "Umową".
* Pojęcia użyte dużą literą zostały zdefiniowane w Projektowanych Postanowieniach Umowy, stanowiących Załącznik Nr 5 do SWZ.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest* zakup Usługi zarządzania licencjami producentów oprogramowania IBM, Oracle i Microsoft (dalej także „Usługa Zarządzania Licencjami”).
2. Usługa Zarządzania Licencjami ma zapewnić Zamawiającemu weryfikację zgodności zainstalowanego w infrastrukturze informatycznej Zamawiającego oprogramowania Microsoft, IBM i Oracle w odniesieniu do praw licencyjnych przysługujących NBP.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki i zasady realizacji zamówienia określone są w Projektowanych Postanowieniach Umowy stanowiących Załącznik Nr 5 do SWZ.
* Pojęcia użyte dużą literą zostały zdefiniowane w Projektowanych Postanowieniach Umowy, stanowiących Załącznik Nr 5 do SWZ.

Informacje dodatkowe

1. Zamawiający wymaga realizacji zamówienia przez okres* 12 miesięcy (Okres podstawowy), z zastrzeżeniem ust. 2 - 4.
2. W ramach Opcji zamówienia, w związku z art. 441 ustawy, Zamawiający będzie mógł, w formie pisemnej lub w Formie elektronicznej zlecić, a Wykonawca będzie zobowiązany do realizacji Usługi Zarządzania Licencjami przez okres dodatkowych 12 miesięcy (Pierwszy okres opcjonalny), a następnie przez okres kolejnych 12 miesięcy (Drugi okres opcjonalny).
3. Przygotowanie Rekomendacji w zakresie wyboru najkorzystniejszego modelu i scenariusza licencjonowania Microsoft - do dnia 30.10.2026 r.** (w ramach Usługi Zarządzania Licencjami w Okresie podstawowym, z zastrzeżeniem zmniejszającej Opcji zamówienia, o której mowa w Projektowanych Postanowień Umowy stanowiących Załącznik Nr 5 do SWZ).
4. Szczegółowe terminy wykonania poszczególnych świadczeń stanowiących przedmiot zamówienia określają Projektowane Postanowienia Umowy stanowiące Załącznik Nr 5 do SWZ.
*Definicje pojęć użytych wielką literą, znajdują się w Projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik Nr 5 do SWZ.
**Tylko w przypadku, gdy okres od Dnia rozpoczęcia realizacji Umowy do 30.10.2026 r. wynosić będzie nie mniej niż 60 dni. W przypadku, gdy okres od Dnia rozpoczęcia realizacji Umowy do 30.10.2026 r. wynosić będzie mniej niż 60 dni, świadczenia opisane w §1 ust. 2 Projektowanych Postanowień Umowy, w tym przygotowanie Rekomendacji, nie będą realizowane przez Wykonawcę (szczegółowe terminy zawarte są Projektowanych Postanowieniach Umowy stanowiących Załącznik Nr 5 do SWZ.

Opis opcji

Umowa realizowana będzie przez okres 12 miesięcy, począwszy od dnia DD.MM.2026 r., zwanego dalej „Dniem rozpoczęcia realizacji Umowy”, do dnia DD.MM.2027 r.* , który to okres 12 miesięczny zwany będzie dalej łącznie „Okresem podstawowym”, z zastrzeżeniem postanowień ust. 1-4 poniżej, przy czym:
1. W ramach opcji zamówienia, ustalonej przez Strony w związku z art. 31 ust. 2 oraz art. 441 Ustawy, zwanej dalej „Opcją zamówienia”, Zamawiający będzie mógł, w formie pisemnej lub w Formie elektronicznej:
1.1 dokonać zmniejszenia zakresu Przedmiotu Umowy w Okresie podstawowym o zakres świadczeń wymienionych w § 1 ust. 2 Umowy, a Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania Usługi Zarządzania Licencjami z pominięciem tych świadczeń, tj. z pominięciem usług zapewnienia Zamawiającemu doradztwa dla potrzeb planowanego przez Zamawiającego zawarcia umowy Microsoft Enterprise Agreement na kolejny 3 letni okres od 01.05.2027 r. – 30.04.2030 r., w tym przygotowania, nie później niż do dnia 30.10.2026 r., Rekomendacji, o których mowa w § 1 ust. 2 Umowy (dalej: „Zmniejszenie zakresu Przedmiotu Umowy”);
1.2 zlecić Wykonawcy, a Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji Usługi Zarządzania Licencjami:
1.2.1 przez okres dodatkowych 12 miesięcy, tj. od dnia DD.MM.2027 r. do dnia DD.MM.2028 r.** (dalej także „Pierwszy okres opcjonalny”);
1.2.2 przez okres kolejnych 12 miesięcy, tj. od dnia DD.MM.2028 r. do dnia DD.MM.2029 r.*** (dalej także „Drugi okres opcjonalny”).
2. Zamawiający, w ramach Opcji zamówienia, jest uprawniony do Zmniejszenia zakresu Przedmiotu Umowy w przypadku, gdy okres od Dnia rozpoczęcia realizacji Umowy do dnia 30.10.2026 r. wynosić będzie co najmniej 60 dni, przy czym:
2.1 Zmniejszenia zakresu Przedmiotu Umowy w ramach Opcji Zamówienia, o której mowa w ust. 1 pkt 1.1 Zamawiający będzie mógł dokonać, w formie pisemnej albo w Formie elektronicznej, nie później niż w terminie 15 dni od Dnia rozpoczęcia realizacji Umowy,
2.2 w przypadku wykonania Opcji zamówienia co do Zmniejszenia zakresu Przedmiotu Umowy wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu świadczenia Usługi Zarządzania Licencjami w Okresie podstawowym zostanie pomniejszone o wartość tych usług wskazaną w § 4 ust. 1 pkt 1.1. ppkt 1.1.2. Umowy, co Wykonawca akceptuje i na co wyraża zgodę. Jednocześnie, Wykonawca zrzeka się wszelkich roszczeń wobec Zamawiającego jakie mogą powstać w związku z wykonaniem przez Zamawiającego Opcji Zamówienia co do Zmniejszenia zakresu Przedmiotu Umowy, w tym uprawnień do żądania od Zamawiającego zwrotu wydatków poniesionych w celu należytego wykonania tej części Usług Zarządzania Licencjami oraz uprawnień do żądania naprawienia szkody, gdyby na skutek wykonania Opcji Zamówienia co do Zmniejszenia zakresu Przedmiotu Umowy powstała szkoda, za którą Zamawiający mógł ponosić odpowiedzialność.
3. Zamówienie w ramach Opcji zamówienia, o której mowa w ust. 1 pkt 1.2 ppkt 1.2.1-1.2.2, Zamawiający będzie mógł zlecić, stosownie do swojej swobodnej decyzji, w formie pisemnej lub w Formie elektronicznej, nie później niż 1 (jeden) miesiąc przed końcem danego okresu obowiązywania Umowy.
4. Zmniejszenie zakresu Przedmiotu Umowy, a także zlecenie zamówienia na Pierwszy okres opcjonalny oraz Drugi okres opcjonalny, w ramach Opcji zamówienia, nastąpi poprzez złożenie Wykonawcy przez Zamawiającego jednostronnego oświadczenia woli, wyrażonego w formie pisemnej albo w Formie elektronicznej, przekazanego – odpowiednio do formy tego oświadczenia – na adres korespondencyjny albo poczty elektronicznej wskazany w § 10 ust. 5 pkt 5.2. Umowy, o treści przygotowanej przy odpowiednim wykorzystaniu wzoru takiego oświadczenia, który stanowi Załącznik Nr 5 do Umowy, dostosowanego do wykonywanej Opcji zamówienia, której konkretne oświadczenie dotyczy.
*Przewidywany przez Zamawiającego Okres podstawowy obejmuje okres od dnia 26.08.2026 r. do dnia 26.08.2027 r. W przypadku, gdy w wyniku przedłużającej się procedury przeprowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, nie będzie możliwe zawarcie Umowy przed dniem 26.08.2026 r., Umowa zostanie zawarta w późniejszym możliwym terminie z okresem realizacji 12 miesięcy od „Dnia rozpoczęcia realizacji Umowy”, z prawem Opcji zamówienia na kolejne dwa, następujące po sobie, okresy 12-miesięczne. W takim przypadku, „Dniem rozpoczęcia realizacji Umowy” będzie data przypadająca w pierwszym dniu po zawarciu Umowy.
**pierwszy dzień następujący po upływie Okresu podstawowego
***pierwszy dzień następujący po upływie Pierwszego okresu opcjonalnego

Procedura przyspieszona

1. Zamawiający wyznaczył termin składania ofert o 5 dni krótszy, niż określony w art. 138 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, ponieważ składanie ofert odbywa się w całości przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w sposób określony w art. 63 ust. 1 ustawy Pzp. 2. Jednocześnie zamówienie zostało opublikowane we wstępnym ogłoszeniu informacyjnym opublikowanym w Dz.U. S: 14/2026, numer publikacji ogłoszenia: 43231-2026 z dnia 21.01.2026 r. i zostało zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego na co najmniej 35 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed dniem przekazania ogłoszenia o zamówienia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, co stosownie do art. 138 ust. 2 pkt 1 Prawo zamówień publicznych, umożliwia skrócenie terminu składania ofert.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał lub wykonuje co najmniej jedno zamówienia (umowę) obejmujące świadczenie usługi zarządzania licencjami oprogramowania* dla co najmniej 3000 urządzeń (logicznych stacji roboczych i serwerów)**.
* Przez usługę zarządzania licencjami oprogramowania rozumie się usługę świadczoną przez Wykonawcę na rzecz zamawiającego (usługobiorcy) polegającą na weryfikacji zgodności zainstalowanego oprogramowania w infrastrukturze zamawiającego (usługobiorcy) w odniesieniu do przysługujących mu praw licencyjnych i sporządzaniu bilansów licencyjnych dla minimum trzech producentów oprogramowania, tj.: Microsoft, Oracle i IBM.
**W przypadku, gdy Wykonawca będzie się powoływał na zamówienie (umowę) nadal wykonywane, zobligowany jest wykazać, iż na dzień złożenia oferty jest ono należycie wykonane i odebrane przez zamawiającego (usługobiorcę) bez zastrzeżeń co najmniej w zakresie obejmującym weryfikację zgodności zainstalowanego oprogramowania w infrastrukturze zamawiającego (usługobiorcy) w odniesieniu do przysługujących mu praw licencyjnych i sporządzenie bilansów licencyjnych producentów oprogramowania Microsoft, Oracle i IBM.
3. Do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia stosuje się dyspozycję art. 117 ust. 3 ustawy, z uwzględnieniem art. 117 ust. 4 ustawy.
4. Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w odniesieniu do konkretnego zamówienia lub jego części, może polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. W takim przypadku Wykonawca składa wraz z ofertą obowiązanie, o którym mowa w art. 118 ust. 3 i ust. 4 ustawy.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że dysponuje lub realizując zamówienie będzie dysponował co najmniej 3 osobami, które zostaną skierowane do realizacji zamówienia, w tym:
1.1 co najmniej jednym ekspertem, który posiada doświadczenie w zakresie:
- przeprowadzenia analizy produktów Microsoft w środowisku co najmniej 3000 urządzeń (logicznych stacji roboczych i serwerów) i wykonania co najmniej dwóch bilansów licencyjnych Microsoft w tym środowisku*,
* dopuszcza się, aby każdy z dwóch bilansów licencyjnych Microsoft w środowisku co najmniej 3000 urządzeń (logicznych stacji roboczych i serwerów), wykonany był w ramach tego samego zamówienia/przedsięwzięcia;
- odnowienia co najmniej dwóch umów licencyjnych z Microsoft;
1.2 co najmniej jednym ekspertem, który posiada doświadczenie w zakresie przeprowadzenia analizy produktów IBM i wykonania co najmniej dwóch bilansów licencyjnych IBM*;
* dopuszcza się, aby każdy z dwóch bilansów licencyjnych IBM wykonany był w ramach tego samego zamówienia/przedsięwzięcia;
1.3 co najmniej jednym ekspertem, który posiada doświadczenie w zakresie przeprowadzenia analizy produktów Oracle i wykonania co najmniej dwóch bilansów licencyjnych Oracle*;
* dopuszcza się, aby każdy z dwóch bilansów licencyjnych Oracle wykonany był w ramach tego samego zamówienia/przedsięwzięcia.
3. Do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia stosuje się dyspozycję art. 117 ust. 3 ustawy, z uwzględnieniem art. 117 ust. 4 ustawy.
4. Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w odniesieniu do konkretnego zamówienia lub jego części, może polegać na zdolnościach technicznych lub
zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. W takim przypadku Wykonawca składa wraz z ofertą zobowiązanie, o którym mowa w art. 118 ust. 3 i ust. 4 ustawy.

Informacje dodatkowe

1. Zamawiający ustala wadium: 20 000,00 PLN (słownie złotych: dwadzieścia tysięcy i 00/100). Szczegółowe informacje ws. wadium zawarte są w SWZ.
2. W nawiązaniu do terminu, do którego oferta musi pozostać ważna, wskazany w Sekcji 5.1.12. niniejszego ogłoszenia Zamawiający informuje, że Wykonawca jest związany ofertą do dnia 03.11.2026 r.
3. W nawiązaniu do okresu obowiązywania wskazanego w Sekcji 5.1.3. niniejszego ogłoszenia Zamawiający informuje, że szczegółowe terminy wykonania poszczególnych świadczeń stanowiących przedmiot zamówienia określają Projektowane Postanowienia Umowy stanowiące Załącznik Nr 5 do SWZ.
4. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówienia, o których mowa w art. 214 ust.1 pkt 7 ustawy.
5. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie:
5.1. art. 108 ust. 1 oraz 109 ust. 1 pkt. 4, 8 – 10 ustawy;
5.2. art. 7 ust. 1 ustawy z 13.04.2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2025 r. poz. 514);
5.3. art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.
6. Dla potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia Zamawiający zażąda:
6.1. oświadczeń i dokumentów, o których mowa w par. 2 ust. 1 pkt 1 lit. "a" i "b", pkt. 2, pkt. 6 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 23.12.2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy (Dz.U. z 2020 r., poz. 2415 z późn. zm.) zwanego dalej „rozporządzeniem ws. dokumentów”;
6.2. dokumentów i oświadczeń, o których mowa w par. 4 rozporządzenia ws. dokumentów;
6.3. oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 2 ustawy.
7. Dla potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia Zamawiający zażąda oświadczenia, o którym mowa w par. 2 ust. 1 pkt. 7 w zakresie podstaw wykluczeń, o których mowa w lit "a", "b", "c", "d", "i" rozporządzenia ws. dokumentów.
8. Zamawiający w Załączniku Nr 1 do SWZ określił instrukcję obsługi (korzystania) platformy zakupowej NBP na portalu OnePlace w zakresie niezbędnym do używania środków komunikacji elektronicznej pomiędzy Zamawiającym oraz Wykonawcami.
9. Zamawiający przewiduje zastosowanie procedury postępowania, o której mowa w art. 139 ustawy.
10. Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej (informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysłania i odbierania korespondencji elektronicznej, w tym informacje dotyczące wymogu użycia podpisu elektronicznego):
10.1. Komunikacja odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej na Platformie Zakupowej NBP pod adresem https://e-zamowienia.nbp.pl
10.2. Wykonawca na Platformie Zakupowej NBP bez zalogowania może zapoznać się z dokumentacją postępowania oraz zadać pytanie do Zamawiającego.
10.3. Warunkiem przystąpienia do postępowania i złożenia oferty jest posiadanie konta na platformie MarketPlanet. Warunkiem założenia konta jest przesłanie wniosku do operatora platformy MarketPlanet poprzez stronę https://oneplace.marketplanet.pl Proces akceptacji wniosku z poprawnie wprowadzonymi danymi trwa do 24 godzin w dni robocze.
10.4. Złożenie oferty w postępowaniu możliwe jest tylko przez wskazaną Platformę Zakupową NBP.
10.5. Platforma dopuszcza załączanie plików o wielkości do 95 MB.
10.6. Zalecane formaty plików: .pdf, .doc, .xlsx. W przypadku niemożności dołączenia plików w innych formatach zaleca się skompresowanie plików do paczki .zip oraz dołączenie ich do systemu.
10.7. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę: data oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu zegarem Głównego Urzędu Miar.
10.8. W postępowaniu ofertę oraz oświadczenie z art. 125 ust. 1 ustawy składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (tj. w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym).
10.9. Wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej NBP oraz pozostałe szczegółowe informacje w ww. zakresie znajdują się w Załączniku Nr 1 i 2 do SWZ.
10.10. Pozostałe informacje:
a) Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawca przekazuje w pliku wydzielonym i oznaczonym na Platformie Zakupowej NBP jako „niejawny”.
b) W przypadku podpisania pliku podpisem zewnętrznym, konieczne jest wysłanie pary plików: pliku podpisanego i pliku zawierającego podpis.
c) Pierwsza czynność podpisania oferty kwalifikowanym podpisem elektronicznym może wymagać zainstalowania dedykowanego rozszerzenia do aplikacji Szafir oraz oprogramowania Java, oraz konieczności administracyjnego odblokowania systemu na komputerze przez administratorów informatycznych wykonawcy, przy czym wskazane wyżej wymaganie dotyczy tylko tych przypadków, gdy brak jest dedykowanego rozszerzenia do aplikacji Szafir oraz oprogramowania Java.
10.11. W przypadku problemów z obsługą konta w szczególności: z założeniem konta, zalogowaniem się na konto, złożeniem ofert/wniosków, komunikacją z Zamawiającym za pośrednictwem konta wszelkie pytania i prośby o wyjaśnienie prosimy kierować do operatora platformy MarketPlanet za pomocą następujących kanałów komunikacji (od poniedziałku do piątku w godzinach od 9:00 do 17:00): Telefonicznie pod numerem: +48 22 257 22 23 Czat pod adresem: https://oneplace.marketplanet.pl Email: oneplace@marketplanet.pl
11. W Biuletynie Informacji Publicznej NBP jest opublikowana Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w NBP związana z wykonaniem obowiązków wynikających z ustawy z dnia14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Wykonawcy oraz innemu podmiotowi przysługują środki ochrony prawnej opisane w Dziale IX ustawy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy.
2. Odwołanie przysługuje na:
2.1. niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na Projektowane Postanowienie Umowy;
2.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.
3. Odwołanie wnosi się d o Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.
4. Termin na wniesienie odwołania, określają przepisy ustawy właściwe dla zamówień, których wartość jest równa lub przekracza progi unijne.
5. Zgodnie z art. 579 ust. 1 ustawy na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.
6. W postępowaniu toczącym się wskutek wniesienia skargi stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego o apelacji, jeżeli przepisy Działu IX ustawy nie stanowią inaczej.
7. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie – sądu zamówień publicznych, zwanego dalej „sądem zamówień publicznych”.
8. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby, w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Izby lub postanowienia prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy.