Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

Ministerstwo Spraw Zagranicznych

Nazwa nadana zamówieniu przez instytucję zamawiającą: Obsługa Ministerstwa Spraw Zagranicznych w zakresie organizacji wizyt studyjnych o charakterze polityczno-informacyjnym. I. Tematyka organizowanych wizyt obejmuje następujące zagadnienia: 1. Przedstawienie Polski jako członka Unii Europejskiej wraz z politycznymi, społecznymi i gospodarczymi tego konsekwencjami; 2. Rozwój polskiej polityki bezpieczeństwa i uwypuklenie polskich pozytywnych doświadczeń wynikających z członkostwa w NATO i UE; 3. Promocja polskiej gospodarki, eksportu, inwestycji i turystyki; 4. Praca rządu i administracji państwowej na rzecz dalszego rozwoju demokracji i przestrzegania praw człowieka; 5. Przedstawienie zmian jakie nastąpiły w Polsce po 1989 r. związanych z rozwojem demokracji na wszystkich jej szczeblach (parlament, samorządy lokalne, społeczeństwo obywatelskie); 6. Prezentacja poszczególnych regionów Polski; 7. Inne zagadnienia związane ze sferą zawodowego zainteresowania gości. II. Planowanie i organizacja wizyt Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie MSZ, planowanie, opracowanie programu merytorycznego (na podstawie założeń programowych przedstawionych przez Zamawiającego), organizacja, realizacja i rozliczenie wizyt studyjnych. Pełen zakres obowiązków Wykonawcy: 1. Opracowywanie szczegółowych programów wizyt pod względem merytorycznym i logistycznym zgodnie z wytycznymi Zamawiającego (MSZ i placówek dyplomatycznych); 2. Organizacja spotkań z politykami, urzędnikami administracji państwowej i samorządowej różnego szczebla, przedstawicielami sfery gospodarki, biznesu, mediów oraz organizacji pozarządowych i społecznych, a także świata kultury (na specjalne życzenie gości bądź Zamawiającego); 3. Zapewnienie materiałów promocyjnych o Polsce (plany, foldery, publikacje); 4. Opracowanie bądź pozyskanie materiałów informacyjnych dotyczących poszczególnych tematów wizyt (foldery, informacje prasowe, publikacje, zdjęcia, notki biograficzne itp.) w języku, w którym odbywa się impreza; 5. Zapewnienie dostępu do materiałów z najważniejszych wydarzeń w Polsce (w razie potrzeby); 6. Pomoc techniczna przy przesyłaniu materiałów do macierzystych krajów gości (w razie potrzeby); 7. Opracowanie i przekazywanie gościom ankiet ewaluacyjnych wizyty; 8. Zapewnienie obsługi logistyczno-organizacyjnej w postaci: a) zakwaterowania, b) wyżywienia, c) tłumacza (włącznie z tłumaczeniami konsekutywnymi spotkań) lub pilota wycieczek, d) powitania gości po przybyciu do Polski, e) organizacji programu kulturalno-turystycznego, f) zorganizowania tłumaczenia symultanicznego (w razie potrzeby), g) transportu na terenie Polski, h) gotowości osobistego dołączenia do grupy co najmniej jednej z osób z zespołu obsługi logistyczno-organizacyjnej w sytuacji nieprzewidzianej w trakcie organizacji wizyty (np. zastąpienie opiekuna wskutek nagłej niedyspozycji, zajęcie się jednym z uczestników, dostarczenie materiałów, itp.) w czasie nie dłuższym niż 40 min. od momentu powiadomienia o takiej konieczności w przypadku, gdy sytuacja taka zaistnieje na terenie Warszawy, i) dostępność (w kontakcie telefonicznym) osoby odpowiedzialnej za realizację wizyty z ramienia Wykonawcy, przez cały czas jej trwania, dla przedstawiciela Zamawiającego i uczestników wizyty studyjnej. Nadzór nad przebiegiem wizyty; 10. Terminowe regulowanie rachunków za usługi związane z realizacją wizyt studyjnych. Każdorazowe zlecenie organizacji danej wizyty wydaje przedstawiciel Zamawiającego na specjalnym formularzu zlecenia jednostkowego. Zamawiający w zależności od charakteru wizyty określa każdorazowo w Zleceniu zakres obowiązków Wykonawcy. III. Przygotowanie zaplecza wizyty Wykonawca podczas organizacji wizyty studyjnej będzie zobowiązany do pozyskiwania i przygotowywania materiałów informacyjno-promocyjnych, związanych z tematyką wizyty. Materiały powyższe powinny być przygotowane w formie teczki zawierającej: 1. Program wizyty w odpowiedniej wersji językowej; 2. Mapę Polski oraz dojazdów do odwiedzanych miejsc; 3. Materiały i informacje na temat odwiedzanych instytucji, rozmówców, problematyki spotkań; 4. Materiały dostarczone przez Zamawiającego; 5. Inne materiały typowe dla działań public relations. IV. Kontrola i monitoring realizacji wizyty Zadaniem Wykonawcy będzie przygotowywanie sprawozdania z każdej wizyty pod względem: 1. Merytorycznym i organizacyjnym zawierającym ocenę wizyty przez uczestników (ankiety ewaluacyjne) i organizatorów oraz wnioski; 2. Finansowym (faktura + szczegółowe rozliczenie kosztów: kopie dokumentów finansowych, świadczących o faktycznie poniesionych kosztach). V. Liczba wizyt Liczba wizyt wynikać będzie z aktualnego zapotrzebowania Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Ich ilość uzależniona jest od zapotrzebowania placówek w zakresie organizacji wizyt studyjnych, stanowiącego wypadkową szeregu czynników. W roku poprzedzającym powyższe zamówienie liczba ta kształtowała się na poziomie około 75 wizyt studyjnych. Ilość gości przyjeżdżających do Polski w ramach tych wizyt kształtowała się na poziomie 445 osób przy liczebności grup od 1 do 12 osób. Wizyty trwały przeciętnie 4-5 dni.

Termin składania ofert wynosił 2009-05-05. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2009-04-04.

• • Ministerstwo Spraw Zagranicznych

• • Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
• • Usługi biur podróży i podobne › Organizacja wycieczek
• • Usługi marketingowe › Usługi w zakresie promocji
• • Usługi świadczone przez biblioteki, archiwa, muzea i inne usługi kulturalne › Usługi świadczone przez biblioteki i archiwa