Usługi przygotowania i organizacji wydarzeń oraz zapewnienia udziału Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej w wydarzeniach targowo-wystawienniczych w celu promocji partnerstwa publiczno - prywatnego

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia są usługi przygotowania i organizacji wydarzeń oraz zapewnienia udziału Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej w wydarzeniach targowo-wystawienniczych w celu promocji partnerstwa publiczno - prywatnego..
2. Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ. Po zawarciu umowy (projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego (PPU) stanowią Załącznik nr 2 do SWZ) stanowił on będzie załącznik do umowy. Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zostanie zawarta umowa na warunkach, określonych w PPU. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do zawartej umowy, na podstawie art. 455 ustawy, w sposób i na warunkach szczegółowo opisanych w PPU.
3. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy.
4. Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia przez Wykonawcę wizji lokalnej oraz sprawdzenia przez niego dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia, o których mowa w art. 131 ust. 2 ustawy.
5. Zamawiający informuje, że wynagrodzenie jest współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich 2021-2027. .
6. Zamówienie będzie realizowane do 15 czerwca 2029 r. lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia, wymienionej w § 5 ust. 1 umowy (w zależności, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej).
7. Zamawiający zastrzega, że może najpierw dokonać badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy.
8. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
9. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
10. Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów zamówienia można uzyskać bezpłatnie pod adresem: https://zamowienia.mfipr.gov.pl, zakładka „Lista postępowań PZP”, zakładka „Aktualne”, numer postępowania BDG-V.2611.28.2026.AR.
11. Pełny opis procedury, w tym opis i forma dokumentów składanych w postępowaniu znajduje się w Specyfikacji Warunków Zamówienia.

Opis zamówienia

1. Przedmiot zamówienia obejmuje następujące usługi:
A. Przygotowanie i organizację jednodniowych konferencji stacjonarnych w Warszawie z transmisją online,
B. Przygotowanie i organizację wizyt studyjnych dla ok. 35 osób/wizytę,
C. Zapewnienie udziału Departamentu Partnerstwa Publiczno-Prywatnego Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej (dalej: MFiPR) w wydarzeniach targowo-wystawienniczych w latach 2026-2029,
D. Przygotowanie i organizację dwudniowych szkoleń wyjazdowych dla ok. 35 osób/szkolenie,
E. Organizację webinarów dla ok. 500 uczestników/webinar,
F. Usługi dodatkowe

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że:
5.2.4.1. w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał należycie co najmniej 3 usługi, z których każda polegała na realizacji działań w zakresie kompleksowej organizacji udziału firmy/instytucji w konferencji/kongresie/targach. Przez zapewnienie organizacji ww. wydarzenia Zamawiający rozumie: aranżację, transport i montaż stoiska informacyjno-promocyjnego, pokrycie kosztów udziału w wydarzeniu.
5.2.4.2. w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał należycie co najmniej 6 usług, z których każda polegała na kompleksowej organizacji wydarzenia, takiego jak konferencja/zjazd/szkolenie, a co najmniej 3 z nich było zorganizowane dla minimum 250 uczestników. Przez zapewnienie organizacji ww. wydarzenia Zamawiający rozumie: zapewnienie sali wraz z obsługą techniczno-logistyczną, zapewnienie cateringu, zapewnienie noclegu, dokumentowanie wydarzeń w postaci filmu i zdjęć, transmisję on-line na żywo z przebiegu wydarzenia.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że (numeracja zgodna z SWZ):
5.2.4.3. dysponuje lub będzie dysponował co najmniej jedną osobą pełniącą funkcję koordynatora wydarzenia, która w okresie ostatnich trzech lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, pełniła funkcję koordynatora wydarzenia* dla co najmniej trzech wydarzeń, z których każde:
− polegało na kompleksowej organizacji wydarzenia**,
− obejmowało co najmniej: aranżację przestrzeni na potrzeby wydarzenia, wyposażenie i obsługę techniczną oraz koordynację wydarzenia po stronie Wykonawcy,
− wzięło w nim udział co najmniej 100 osób.
*Przez koordynowanie wydarzenia Zamawiający rozumie kompleksowy nadzór nad przygotowaniem i przebiegiem wydarzenia, w tym:
− koordynację prac wszystkich osób odpowiedzialnych za realizację wydarzenia,
− przekazywanie wszystkich bieżących ustaleń wszystkim zainteresowanym stronom (np. montażystom, obsłudze technicznej, prowadzącym itp.),
− bycie w stałym kontakcie z Zamawiającym.
**Przez kompleksową organizację wydarzenia Zamawiający rozumie: organizację konferencji lub targów lub kongresu lub konwentu lub zjazdu lub sympozjum lub posiedzenia komitetu monitorującego, z wyłączeniem wyjazdów integracyjnych i szkoleń.

1. Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów zamówienia można uzyskać bezpłatnie pod adresem: https://zamowienia.mfipr.gov.pl, zakładka „Aktualne”, numer postępowania BDG-V.2611.28.2026.AR
2. (numeracja zgodna z SWZ)
5.8 Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców:
5.8.1 którzy nie wykażą, że nie zachodzą wobec nich przesłanki określone w art. 108 ust. 1 ustawy;
5.8.2 wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 109 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 ustawy;
5.8.3 wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2, 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,
5.8.4 wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 5k rozporządzenia Rady UE 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r., dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie,
8.11 Na potrzeby oceny ofert, oferta musi zawierać nw. dokumenty i oświadczenia, podpisane przez osoby uprawnione kwalifikowanym podpisem elektronicznym i złożone za pośrednictwem Platformy
8.11.1 Formularz ofertowy, którego wzór stanowi Załącznik nr 9 do SWZ wraz z załącznikami tj.: Kosztorysem cenowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 9a do SWZ oraz załącznikiem nr 1 do Formularza ofertowego,
8.11.2 oświadczenia (JEDZ), o których mowa w pkt 6.1 według wzoru dostępnego na Platformie,
8.11.3 pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy),
8.11.4 zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 6.1.5 – jeżeli wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby,
8.11.5 oświadczenie, o którym mowa w pkt 5.7.2, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ,
8.11.6 oświadczenie wykonawcy, o którym mowa w pkt. 6.1.6, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 10 do SWZ,
8.11.7 oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt. 6.1.7, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do SWZ,
8.11.8 odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru – w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania,
8.11.9 na potrzeby oceny ofert w zakresie kryteriów, o których mowa w pkt 13.4 oferta musi zawierać „Wykaz osób, do oceny w kryterium Dodatkowe doświadczenie osób skierowanych do realizacji zamówienia” składany w celu przyznania punktów w ramach kryterium oceny ofert, o którym mowa w pkt 13.4 który Wykonawca załączy do oferty. Wzór wykazu dodatkowego doświadczenia trenerów i koordynatora stanowi Załącznik nr 8a do SWZ.
UWAGA!
• Do oceny w kryterium „Dodatkowe doświadczenie osób skierowanych do realizacji zamówienia” nie mogą zostać przedstawione inne osoby niż osoby wskazane w wykazie osób stanowiącym Załącznik nr 8 do SWZ (tj. na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt 5.2.4).
• Wykaz dodatkowego doświadczenia osób skierowanych do realizacji zamówienia do oceny w kryterium wskazanym w pkt 13.4 nie należy do dokumentów, o których mowa w art. 124 ustawy i w przypadku niezłożenia go wraz z ofertą lub złożenia dokumentu wadliwego, Zamawiający nie będzie wzywał Wykonawców do jego uzupełnienia. W takim przypadku oferta otrzyma 0 pkt w przedmiotowym kryterium.
8.11.10 na potrzeby oceny ofert w kryterium oceny ofert „Koncepcja modułowego stoiska informacyjno-promocyjnego”, o którym mowa w pkt.13.5 SWZ, oferta musi zawierać Koncepcję modułowego stoiska informacyjno-promocyjnego, którą należy przedstawić w formie kolorowych wizualizacji oraz opisu.
Koncepcja musi być przygotowana w oparciu o OPZ (załącznik nr 1 do SWZ).
Wykonawca składa wraz z ofertą dokument „Koncepcja modułowego stoiska informacyjno-promocyjnego” podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/osoby reprezentujące wykonawcę/wykonawców występujących wspólnie.
UWAGA!
Jeżeli oferta nie będzie zawierała ww. dokumentu, Zamawiający nie będzie wzywał do jej uzupełnienia, a oferta Wykonawcy zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy, tzn. zostanie odrzucona jako oferta, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.
W przypadku, gdy oferta w kryterium „Koncepcja modułowego stoiska informacyjno-promocyjnego” nie uzyska minimum 50% maksymalnej liczby punktów (tj. 15 pkt), zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy jako oferta, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.
8.11.11 „Wykaz elementów ICT wykorzystywanych podczas realizacji zamówienia”, wypełniony zgodnie ze wzorem, stanowiącym Załącznik nr 1 do Formularza Ofertowego.
8.11.11.1 Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia, w tym wszystkie produkty ICT, usługi ICT oraz procesy ICT wykorzystywane do realizacji zamówienia, zarówno jako elementy główne, jak i komponenty, elementy środowiska świadczenia usługi lub rozwiązania towarzyszące, nie obejmowały:
a) produktów ICT, usług ICT lub procesów ICT wskazanych w rekomendacji, o której mowa w art. 33 ust. 4 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, stwierdzającej ich negatywny wpływ na podstawowy interes bezpieczeństwa państwa (tj. Dz.U. z 2026 r. poz. 20);
b) produktu ICT, którego typ został określony w decyzji w sprawie uznania dostawcy za dostawcę wysokiego ryzyka, o której mowa w art. 67b ust. 15 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa ani usług ICT lub procesów ICT określonych w tej decyzji.
Wykaz, o którym mowa w pkt 8.11.9, stanowi integralną część oferty i służy identyfikacji produktów ICT, usług ICT oraz procesów ICT objętych ofertą lub wykorzystywanych do realizacji przedmiotowego zamówienia.
8.11.11.2 Wykaz, o którym mowa w pkt 8.11.11, stanowi przedmiotowy środek dowodowy i składany jest w celu potwierdzenia zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami określonymi w pkt 8.11.11.1 lit. a oraz lit. b. Wykonawca składa wraz z ofertą przedmiotowy środek dowodowy, tj. „Wykaz elementów ICT wykorzystywanych podczas realizacji zamówienia”. Wykonawca w ww. wykazie zobowiązany jest jednoznacznie zidentyfikować każde oferowane rozwiązanie ICT, w szczególności przez wskazanie:
- nazwa rozwiązania ICT - produktu ICT / usługi ICT / procesu ICT,
- producent / dostawca / usługodawca rozwiązania ICT,
- typ / model / wersja / wariant /lub inne oznaczenie pozwalające na identyfikację
rozwiązania ICT,
- rola / funkcja rozwiązania ICT pełniona w ramach realizacji zamówienia,
- UWAGI, inne informacje – jeżeli dotyczy.
8.11.11.3 Jeżeli z treści oferty, oświadczenia, dokumentów złożonych wraz z ofertą albo wyjaśnień Wykonawcy będzie wynikać, że oferta obejmuje rozwiązanie, o którym mowa w pkt 8.11.11.1 lit. a i/lub 8.11.11.1 lit. b, oferta podlegać będzie odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 17 albo pkt 19 ustawy Pzp. Zamawiający akceptuje równoważne przedmiotowe środki dowodowe, jeśli potwierdzają, że oferowane dostawy, usługi, spełniają określone przez Zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria.
8.11.11.4 Jeżeli Wykonawca nie złoży wykazu, o którym mowa w pkt 8.11.11 lub innego/ych równoważnego/ych przedmiotowego/ych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, Zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Powyższy zapis nie jest stosowany, jeżeli pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.
8.11.11.5 Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.
Dokument, o których mowa w pkt 8.11.11 musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, w przeciwnym razie oferta wykonawcy zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy, jako oferta, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.”

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Każdemu Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale IX ustawy jak dla postępowań powyżej progów unijnych, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy w odniesieniu do dostaw. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.