ZAKUP SYSTEMU BIBLIOTECZNEGO DLA CENTRALI ORAZ ODDZIAŁÓW TERENOWYCH GŁÓWNEJ BIBLIOTEKI LEKARSKIEJ

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa, instalacja i wdrożenie gotowego zintegrowanego systemu bibliotecznego typu open source* wraz z migracją danych dla Centrali Głównej Biblioteki Lekarskiej
w Warszawie oraz 17 oddziałów terenowych GBL, zgodnie ze wszystkimi wymaganiami i warunkami realizacji zamówienia określonymi w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia (dalej: OPZ) oraz Projektowanych Postanowieniach Umowy (dalej: PPU), które stanowią załączniki do SWZ.
* Przez oprogramowanie open source tj. otwarte oprogramowanie należy rozumieć typ oprogramowania komputerowego, którego kod źródłowy udostępniany jest na mocy licencji umożliwiającej użytkownikom analizowanie, modyfikowanie oraz rozpowszechnianie programu zgodnie z zasadami licencji wolnego oprogramowania.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (dalej OPZ), zawierający opis minimalnych wymagań w danej części stanowi załącznik nr 2 do SWZ.
3. Zamówienie musi być zrealizowane w całości zgodnie z wymaganiami określonymi w SWZ, OPZ oraz projektowanych postanowieniach umowy (dalej: PPU), które stanowią załączniki do SWZ.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa, instalacja i wdrożenie gotowego zintegrowanego systemu bibliotecznego typu open source* wraz z migracją danych dla Centrali Głównej Biblioteki Lekarskiej w Warszawie oraz 17 oddziałów terenowych GBL, zgodnie ze wszystkimi wymaganiami i warunkami realizacji zamówienia określonymi w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia (dalej: OPZ) oraz Projektowanych Postanowieniach Umowy (dalej: PPU), które stanowią załączniki do SWZ.
* Przez oprogramowanie open source tj. otwarte oprogramowanie należy rozumieć typ oprogramowania komputerowego, którego kod źródłowy udostępniany jest na mocy licencji umożliwiającej użytkownikom analizowanie, modyfikowanie oraz rozpowszechnianie programu zgodnie z zasadami licencji wolnego oprogramowania.

Informacje dodatkowe

1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie wykonania Etapu I, II oraz III nie dłużej niż do 11.12.2026 r., z zastrzeżeniem, że:
1.1. Termin realizacji etapu I – do 10 dni roboczych od podpisania umowy.
1.2. Termin realizacji etapu II – do 15 dni roboczych od zakończenia etapu I
1.3. Termin realizacji etapu III – do 15 dni roboczych od zakończenia etapu II
1.4. Termin realizacji etapu IV – 12 miesięcy od zakończenia etapu III
2. Wykonawca dostarczy harmonogram szczegółowy w terminie 10 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

Bezpośredni Odbiorcy: Główna Biblioteka Lekarska w Warszawie oraz 17 Oddziałów terenowych GBL zlokalizowanych w następujących miejscach:
Oddział Bydgoszcz, Oddział Ciechanów, Oddział Częstochowa, Oddział Elbląg, Oddział Gdańsk, Oddział Gorzów Wielkopolski, Oddział Kalisz, Oddział Katowice, Oddział Kielce, Oddział Koszalin, Oddział Łódź, Oddział Nowy Sącz, Oddział Opole, Oddział Piotrków Trybunalski, Oddział Radom, Oddział Rzeszów, Oddział Zielona Góra

Procedura przyspieszona

W związku z prowadzonym na rzecz Głównej Biblioteki Lekarskiej im. Stanisława Konopki w Warszawie postępowaniem dotyczącym zakupu i wdrożenia systemu bibliotecznego, uprzejmie wnosimy o skrócenie terminu składania ofert do 15 dni od dnia publikacji ogłoszenia/postępowania.
Przedmiotem zamówienia jest istniejący na rynku system biblioteczny, oferowany przez wyspecjalizowanych wykonawców posiadających doświadczenie w zakresie dostawy i wdrażania tego rodzaju oprogramowania. Szczegółowe wymagania funkcjonalne i techniczne dotyczące systemu zostały określone przez Zamawiającego, co umożliwia przygotowanie oferty w krótszym terminie.
Obecnie w Głównej Bibliotece Lekarskiej oraz jej Oddziałach terenowych wykorzystywane są dwa różne systemy biblioteczne. Wdrożenie jednego, spójnego i zintegrowanego systemu pozwoli na usprawnienie pracy pracowników Biblioteki, ujednolicenie procesów bibliotecznych oraz zapewnienie bardziej przejrzystego i czytelnego dostępu do informacji o zbiorach dla użytkowników. Szczególne znaczenie będzie miało to dla czytelników korzystających z Oddziałów terenowych, którzy dzięki zintegrowanemu systemowi będą mogli w sposób jednoznaczny
i łatwiejszy ustalić, w którym Oddziale znajduje się poszukiwana pozycja.
Zakup i wdrożenie systemu bibliotecznego jest powiązane z koniecznością zapewnienia odpowiedniej infrastruktury sprzętowej niezbędnej do jego prawidłowego uruchomienia. Terminowa realizacja obu elementów przedsięwzięcia wymaga zachowania odpowiedniego czasu na dostawę i przygotowanie infrastruktury, wdrożenie systemu, wykonanie niezbędnych prac konfiguracyjnych oraz jego uruchomienie.
Zachowanie 30-dniowego terminu składania ofert istotnie ograniczyłoby czas pozostający na realizację powyższych czynności.
Mając na uwadze charakter przedmiotu zamówienia, szczegółowość określonych wymagań oraz konieczność terminowej realizacji całego przedsięwzięcia, 15-dniowy termin składania ofert jest wystarczający dla potencjalnych wykonawców i pozwoli na sprawne przeprowadzenie postępowania oraz realizację zamówienia w wymaganym terminie.

Miejsce

Składanie ofert odbywa się zgodnie z wymogami SWZ elektronicznie za pośrednictwem Platformy zakupowej, znajdującej się pod adresem: https://zzpprzymz.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet. Otwarcie ofert złożonych poprzez Platformę zakupową nastąpi w dniu j.w., nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Wykonawca winien być ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej z tytułu ryzyka zawodowego w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 100 000,00 PLN (słownie złotych: sto tysięcy 00/100).
W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji potwierdzających posiadanie sytuacji ekonomicznej lub finansowej zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 4 Rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych, Zamawiający żąda Dokumentów potwierdzających, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej z tytułu ryzyka zawodowego, w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 100 000,00 PLN (słownie złotych: sto tysięcy 00/100).
Ww. dokumenty muszą być aktualne na dzień ich złożenia oraz potwierdzać spełnienie przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu na dzień składania ofert. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, a także w przypadku, gdy Wykonawca polega na sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby na podstawie art. 118 ustawy Pzp., warunkiem udziału w postępowaniu winien wykazać się co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub podmiot udostępniający zasoby w całości.
W odniesieniu do zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, o której mowa w art. 112 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp. wskazanej przez Zamawiającego, Wykonawca zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych może złożyć certyfikat potwierdzający udzielenie certyfikacji wykonawców zamówień publicznych odpowiednio w zakresie, o którym mowa w art. 3 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień (Dz. U. 2025 r. poz. 1235 ze zm.).

Warunki realizacji zamówienia

1. Wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy określa się na 5% (słownie procent: pięć) ceny całkowitej podanej w ofercie.
2. Szczegóły dotyczące formy, terminu wniesienia oraz zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy określone są w Projektowanych Postanowieniach Umowy, które stanowią załącznik do niniejszej Specyfikacji.
3. Szczegóły dotyczące warunków realizacji umowy, możliwość dokonania istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty jak również warunki takich zmian zgodnie z art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych znajdują się w Projektowanych Postanowieniach Umowy, które stanowią załącznik do Specyfikacji Warunków Zamówienia.

Informacje dodatkowe

I. 1. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę na podstawie przesłanek określonych w art. 7 ust. 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2025 r. poz. 514, z późn. zm.) oraz na podstawie przesłanek określonych art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2025/2033 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. U. UE L z 2025 r. poz. 2033).
2. Wykonawca, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, o których mowa w art. 58 ustawy Pzp., tj. każdy uczestnik Konsorcjum oraz Podmiot udostępniający Wykonawcy zasoby na potrzeby realizacji danego zamówienia na zasadach wynikających z art. 118 ust. 1 ustawy Pzp., są zobowiązani złożyć wraz z Ofertą wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy aktualne na dzień składania ofert odrębne oświadczenia, których wzory stanowią załączniki do SWZ, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dotyczące braku podstaw wykluczenia na podstawie ww. przesłanek.
3. W odniesieniu do podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 i 109 ustawy Pzp. wskazanych przez Zamawiającego, Wykonawca zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych może złożyć certyfikat potwierdzający udzielenie certyfikacji wykonawców zamówień publicznych odpowiednio w zakresie, o którym mowa w art. 3 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień (Dz. U. 2025 r. poz. 1235 ze zm.).
II. 1. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych, zamiast:
1.1. informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o której mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, w zakresie, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia; Wykonawca mający siedzibę poza terytorium RP składa informację z odpowiedniego rejestru kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę względem osób wchodzących w skład organu zarządzającego, nadzorczego oraz prokurentów lub z miejsca zamieszkania tych osób niezależnie od posiadanego przez nich obywatelstwa, zgodnie z § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 3 sierpnia 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych (Dz. U. poz. 1824).
1.1.1. Powyższy dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem.
1.2. Odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
1.2.1. Powyższy dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.
2. O udzielenie certyfikacji nie może ubiegać się Wykonawca, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych.
3. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp., zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć, zgodnie z § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 3 sierpnia 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych (Dz. U. poz. 1824).
4. W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę Zamawiający może zwrócić się do właściwych organów kraju, w którym miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących tego dokumentu.
5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 58 ustawy Pzp:
5.1. wykazanie spełnienia warunków udziału, o których mowa w art. 112 ust. 2 pkt 1,3,4 ustawy Pzp następuje łącznie;
5.2. wykazanie braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 108 oraz art. 109 ust. 1 pkt. 4 i 8 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 pkt. 1-3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2025 r. poz. 514, z późn. zm.) oraz art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2025/2033 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. U. UE L z 2025 r. poz. 2033), następuje przez każdego z Wykonawców oddzielnie (każdy z Wykonawców ma obowiązek składania dokumentów na żądanie Zamawiającego).
6. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 58 ust. 2 ustawy Pzp.).
7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy, o ile zachodzą przesłanki określone w art. 117 ustawy Pzp.
8. Dokumenty, o których mowa powyżej są składane w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 70 oraz art. 128 ust. 6 ustawy Pzp, tj. rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy (Dz. U. poz. 2415 oraz z 2023 r. poz. 1824) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452).
9. Podmiotowe środki dowodowe, oświadczenia lub inne dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. Nie ma obowiązku tłumaczenia na język polski nazw własnych, zwyczajowo stosowanej terminologii technicznej, znaków towarowych, nazw handlowych oraz oznaczenia pochodzenia towarów.
III. Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury „odwróconej” zgodnie z art. 139 ustawy Pzp.
IV. Zamawiający nie przewiduje zastosowania zapisów art. 94 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp.
V. Zgodnie z art. 257 ust. 1 ustawy Pzp. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.
VI. Zamawiający nie przeprowadził wstępnych konsultacji rynkowych.
VII. Termin związania ofertą upływa w dniu: 12.12.2026 r.
VIII. Zamawiający oświadcza, iż będąc administratorem danych oraz mając na względzie przepisy ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej „RODO”), wdrożył środki bezpieczeństwa adekwatne do zidentyfikowanych przez siebie ryzyk oraz dające rękojmie należytego zabezpieczenia danych osobowych przekazywanych w ramach postępowania. Szczegółowa klauzula informacyjna z art. 13 RODO zawarta jest w SWZ.