Zakup usługi Wydruku dla Oddziałów Regionalnych ARiMR na okres 47 miesięcy

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, zwanej dalej „Zamawiającym” usługi wynajmu Urządzeń wraz z Usługą Wydruku z zastosowaniem systemu centralnego wydruku, na warunkach określonych w projektowanych postanowienia umowy, stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ (dalej: „p.p.u.”) oraz zapewnienie stałej obsługi serwisowej i wsparcia technicznego (serwisu gwarancyjnego).
2. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do:
2.1. dostarczenia Urządzeń, na własny koszt i ryzyko, do poszczególnych Lokalizacji Zamawiającego, zgodnie z Załącznikiem nr 1b do p.p.u. oraz ich instalacji i konfiguracji w poszczególnych Lokalizacjach potwierdzone każdorazowo Protokołem Odbioru Urządzenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do p.p.u.,
2.2. bieżącego monitorowania stanu zużycia materiałów eksploatacyjnych (tj. materiały i części zamienne okresowo zużywające się z wyłączeniem papieru, a niezbędne do właściwego funkcjonowania Urządzeń i dla zapewnienia ich ciągłej i prawidłowej pracy) za pośrednictwem zdalnego dostępu do Urządzeń, o którym mowa w § 3 ust. 4 p.p.u. i ich sukcesywnego dostarczania i wymiany w celu zapewnienia stałej, nieprzerwanej pracy wszystkich Urządzeń oraz odbioru na bieżąco na własny koszt z Lokalizacji zużytych materiałów oraz ich utylizacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. W celu wywiązania się z tego obowiązku, Wykonawca będzie stale uzupełniał materiały eksploatacyjne, dostarczając je do wskazanych miejsc w poszczególnych Lokalizacjach Zamawiającego bez konieczności dokonywania przez Zamawiającego zgłoszeń dotyczących braku/wyczerpania materiałów eksploatacyjnych,
2.3. zapewnienia stałej, wysokiej jakości kopii, wydruków, skanów oraz niezawodnego działania wszystkich Urządzeń, przy założeniu, że drukowanie/kopiowanie przez cały okres obowiązywania Umowy wyniesie do 42 000 000 stron (słownie: czterdzieści dwa miliony stron) liczone w formacie A4 (wydruk A3 liczony jako 2 x A4) w tym mono (czarno-białe): 39 000 000 stron (słownie: trzydzieści dziewięć milionów stron). Zamawiający deklaruje minimalną liczbę kopii i wydruków – 15 000 000 (słownie: piętnaście milionów stron) liczoną w formacie A4. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za deklarowaną minimalną liczbę kopii i wydruków oraz każdą zrealizowaną liczbę powyżej deklarowanego minimum,
2.4. zapewnienia w całym okresie obowiązywania Umowy stałej obsługi serwisowej i wsparcia technicznego Urządzeń (serwis gwarancyjny), w szczególności:
2.4.1. usuwania Awarii Urządzeń, w tym dostarczania oraz wymiany zużytych lub uszkodzonych części zamiennych,
2.4.2. wykonywania okresowych przeglądów i konserwacji zgodnie z zaleceniami producenta,
2.5. wdrożenia i uruchomienia na własny koszt i ryzyko Wykonawcy Usługi Wydruku potwierdzone odpowiednio Protokołem wdrożenia Usługi Wydruku oraz Protokołem Uruchomienia Usługi Wydruku, w tym:
2.5.1. zainstalowania i uruchomienia Oprogramowania na platformie sprzętowo-systemowej Zamawiającego, opartej na Microsoft Windows Server 2016 lub wyższym, albo serwerze wirtualnym do instalacji innego systemu operacyjnego dostarczonego przez Wykonawcę
2.5.2. konfiguracji i uruchomienia systemu centralnego wydruku,ddddd
2.6. zapewnienia przez Oprogramowanie funkcji zarządzania i monitowania Usługi Wydruku, polegającej w szczególności na:
2.6.1. administrowaniu Urządzeniami, w tym umożliwienia stałego monitoringu Urządzeń, pozwalającego na bieżące pozyskiwanie przez Zamawiającego informacji o statusie Awarii Urządzenia, niedostępności, stanie zużycia materiałów eksploatacyjnych;
2.6.2. gromadzeniu danych ze wszystkich Urządzeń, w szczególności poprzez dostęp do raportów dotyczących funkcjonowania systemu centralnego wydruku, w tym pracy Urządzeń oraz do danych m. in. na potrzeby rozliczenia wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 2 p.p.u. oraz w zakresie: zliczania liczby wydruków i kopii, z podziałem na format wydruku i rodzaj wydruku i kopii dla każdego typu Urządzenia osobno i dowolnej grupy Urządzeń z podziałem na poszczególne Lokalizacje i zbiorczo, w miesięcznym okresie rozliczeniowym, w tym zapewnienie raportowania na żądanie Zamawiającego we wskazanym przez niego okresie (np. dzień, miesiąc, kwartał, przedział dat) wraz z możliwością definiowania raportów indywidualnych (np. rozliczenie Użytkownika lub grupy Użytkowników);
2.7. zapewnienia ubezpieczenia Urządzeń od momentu podpisania Protokołu odbioru Urządzeń, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do p.p.u. przez cały okres obowiązywania Umowy;
2.8. deinstalacji oraz odbioru Urządzeń w terminie 30 Dni Roboczych po zakończeniu Umowy.
3. Zamawiający wymaga, aby wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpiło na warunkach i zasadach określonych w p.p.u. wraz z załącznikami, stanowiącymi Załącznik nr 8 do SWZ.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, zwanej dalej „Zamawiającym” usługi wynajmu Urządzeń wraz z Usługą Wydruku z zastosowaniem systemu centralnego wydruku, na warunkach określonych w projektowanych postanowienia umowy, stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ (dalej: „p.p.u.”) oraz zapewnienie stałej obsługi serwisowej i wsparcia technicznego (serwisu gwarancyjnego).
2. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do:
2.1. dostarczenia Urządzeń, na własny koszt i ryzyko, do poszczególnych Lokalizacji Zamawiającego, zgodnie z Załącznikiem nr 1b do p.p.u. oraz ich instalacji i konfiguracji w poszczególnych Lokalizacjach potwierdzone każdorazowo Protokołem Odbioru Urządzenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do p.p.u.,
2.2. bieżącego monitorowania stanu zużycia materiałów eksploatacyjnych (tj. materiały i części zamienne okresowo zużywające się z wyłączeniem papieru, a niezbędne do właściwego funkcjonowania Urządzeń i dla zapewnienia ich ciągłej i prawidłowej pracy) za pośrednictwem zdalnego dostępu do Urządzeń, o którym mowa w § 3 ust. 4 p.p.u. i ich sukcesywnego dostarczania i wymiany w celu zapewnienia stałej, nieprzerwanej pracy wszystkich Urządzeń oraz odbioru na bieżąco na własny koszt z Lokalizacji zużytych materiałów oraz ich utylizacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. W celu wywiązania się z tego obowiązku, Wykonawca będzie stale uzupełniał materiały eksploatacyjne, dostarczając je do wskazanych miejsc w poszczególnych Lokalizacjach Zamawiającego bez konieczności dokonywania przez Zamawiającego zgłoszeń dotyczących braku/wyczerpania materiałów eksploatacyjnych,
2.3. zapewnienia stałej, wysokiej jakości kopii, wydruków, skanów oraz niezawodnego działania wszystkich Urządzeń, przy założeniu, że drukowanie/kopiowanie przez cały okres obowiązywania Umowy wyniesie do 42 000 000 stron (słownie: czterdzieści dwa miliony stron) liczone w formacie A4 (wydruk A3 liczony jako 2 x A4) w tym mono (czarno-białe): 39 000 000 stron (słownie: trzydzieści dziewięć milionów stron). Zamawiający deklaruje minimalną liczbę kopii i wydruków – 15 000 000 (słownie: piętnaście milionów stron) liczoną w formacie A4. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za deklarowaną minimalną liczbę kopii i wydruków oraz każdą zrealizowaną liczbę powyżej deklarowanego minimum,
2.4. zapewnienia w całym okresie obowiązywania Umowy stałej obsługi serwisowej i wsparcia technicznego Urządzeń (serwis gwarancyjny), w szczególności:
2.4.1. usuwania Awarii Urządzeń, w tym dostarczania oraz wymiany zużytych lub uszkodzonych części zamiennych,
2.4.2. wykonywania okresowych przeglądów i konserwacji zgodnie z zaleceniami producenta,
2.5. wdrożenia i uruchomienia na własny koszt i ryzyko Wykonawcy Usługi Wydruku potwierdzone odpowiednio Protokołem wdrożenia Usługi Wydruku oraz Protokołem Uruchomienia Usługi Wydruku, w tym:
2.5.1. zainstalowania i uruchomienia Oprogramowania na platformie sprzętowo-systemowej Zamawiającego, opartej na Microsoft Windows Server 2016 lub wyższym, albo serwerze wirtualnym do instalacji innego systemu operacyjnego dostarczonego przez Wykonawcę
2.5.2. konfiguracji i uruchomienia systemu centralnego wydruku,ddddd
2.6. zapewnienia przez Oprogramowanie funkcji zarządzania i monitowania Usługi Wydruku, polegającej w szczególności na:
2.6.1. administrowaniu Urządzeniami, w tym umożliwienia stałego monitoringu Urządzeń, pozwalającego na bieżące pozyskiwanie przez Zamawiającego informacji o statusie Awarii Urządzenia, niedostępności, stanie zużycia materiałów eksploatacyjnych;
2.6.2. gromadzeniu danych ze wszystkich Urządzeń, w szczególności poprzez dostęp do raportów dotyczących funkcjonowania systemu centralnego wydruku, w tym pracy Urządzeń oraz do danych m. in. na potrzeby rozliczenia wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 2 p.p.u. oraz w zakresie: zliczania liczby wydruków i kopii, z podziałem na format wydruku i rodzaj wydruku i kopii dla każdego typu Urządzenia osobno i dowolnej grupy Urządzeń z podziałem na poszczególne Lokalizacje i zbiorczo, w miesięcznym okresie rozliczeniowym, w tym zapewnienie raportowania na żądanie Zamawiającego we wskazanym przez niego okresie (np. dzień, miesiąc, kwartał, przedział dat) wraz z możliwością definiowania raportów indywidualnych (np. rozliczenie Użytkownika lub grupy Użytkowników);
2.7. zapewnienia ubezpieczenia Urządzeń od momentu podpisania Protokołu odbioru Urządzeń, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do p.p.u. przez cały okres obowiązywania Umowy;
2.8. deinstalacji oraz odbioru Urządzeń w terminie 30 Dni Roboczych po zakończeniu Umowy.
3. Zamawiający wymaga, aby wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpiło na warunkach i zasadach określonych w p.p.u. wraz z załącznikami, stanowiącymi Załącznik nr 8 do SWZ.

Informacje dodatkowe

I. Termin realizacji zamówienia.
1. Zamawiający wymaga wdrożenia i uruchomienia Usługi Wydruku spełniającej wszystkie wymagania określone w p.p.u. we wszystkich Lokalizacjach Zamawiającego w terminie maksymalnie do 45 dni kalendarzowych od dnia zawarcia Umowy.
2. Zamawiający wymaga realizacji przedmiotu zamówienia, o którym mowa w Rozdziale I.1 SWZ, pkt 3.2.-3.4. i 3.6. przez okres 47 miesięcy począwszy od dnia wskazanego w Protokole uruchomienia Usługi Wydruku, o którym mowa w § 4 ust. 17 p.p.u., lub do chwili wykorzystania łącznego wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 1 p.p.u. w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi wcześniej.
3. Szczegółowe terminy realizacji zobowiązań umownych zostały określone przez Zamawiającego w p.p.u. stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ.
II. Zamawiający, zgodnie z art. 67 u.P.z.p. informuje, że komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami odbywać się będzie za pośrednictwem Platformy Zakupowej dostępnej na stronie internetowej https://platformazakupowa.pl/pn/arimr. Ponadto Zamawiający udostępnia informacje dotyczące formatu przesyłanych danych oraz szyfrowania i oznaczania czasu przekazania i odbioru danych umożliwiających pracę na Platformie Zakupowej, tj.:
1. stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,
2. komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje,
3. zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa; w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0.,
4. włączona obsługa JavaScript,
5. zainstalowany program Adobe Acrobat Reader, lub inny obsługujący format plików PDF,
6. Platforma Zakupowa działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek udziału we wskazanym zakresie, jeżeli Wykonawca wykaże, że wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje: co najmniej 2 (dwie) usługi , o wartości każdej z nich nie mniejszej niż 2.000.000,00 zł brutto (słownie: dwa miliony złotych 00/100), każda polegająca na świadczeniu usługi wydruku wraz z zapewnieniem urządzeń drukujących.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek udziału we wskazanym zakresie, jeżeli Wykonawca wykaże, że ma wdrożone niżej wskazane normy:
1. systemu zarządzania jakością PN-EN ISO 9001:2015-10 lub nowsza; lub równoważna;
2. systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji PN-EN ISO/IEC 27001:2023-08 lub nowsza; lub równoważna.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości 50.000,00 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100).
2. Wadium może być wniesione w:
2.1. pieniądzu;
2.2. gwarancjach bankowych;
2.3. gwarancjach ubezpieczeniowych;
2.4. poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2025 r. poz. 98).
3. Wadium w formie pieniądza należy wnieść przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego prowadzony w Banku Gospodarstwa Krajowego III Oddział w Warszawie numer rachunku – 45 1130 1062 8000 0000 0002 8175, z dopiskiem na przelewie: „wadium w postępowaniu na „Zakup usługi Wydruku dla Oddziałów Regionalnych ARiMR na okres 47 miesięcy”.
4. W przypadku wnoszenia wadium w innej formie niż pieniądzu Wykonawca wnosi w postaci elektronicznej poprzez wczytanie na Platformie Zakupowej oryginału gwarancji lub poręczenia. Wadium powinno być oznaczone w następujący sposób: WADIUM – numer referencyjny sprawy, nazwa postępowania lub w inny sposób umożliwiający identyfikację postępowania, którego dotyczy.
5. Dokument wadialny (gwarancja lub poręczenie) musi wyraźnie wskazywać na wszystkie okoliczności jego utraty określone w art. 98 ust. 6 u.P.z.p.
6. Z treści gwarancji/poręczenia powinno wynikać bezwarunkowe, na każde pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego, zobowiązanie Gwaranta do wypłaty Zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art. 98 ust. 6 u.P.z.p.
7. Oferta Wykonawcy, który nie wniósł wadium lub wniósł w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożył wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 u.P.z.p. zostanie odrzucona.
8. W przypadku wniesienia wadium i niezłożenia oferty, Wykonawca jest zobowiązany złożyć do Zamawiającego wniosek o zwrot wadium.

Warunki realizacji zamówienia

Zamawiający dopuszcza zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. Warunki zmian zostały opisane przez Zamawiającego w projektowanych postanowieniach umowy wraz z załącznikami, stanowiącymi Załącznik nr 8 do SWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Wykonawcom, którzy mają lub mieli interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz ponieśli lub mogą ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale IX u.P.z.p.
2. Odwołanie przysługuje na:
2.1. niezgodną z przepisami u.P.z.p. czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
2.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.
3. Odwołanie winno zawierać informacje określone w art. 516 ust. 1 u.P.z.p., w szczególności wskazanie czynności lub zaniechania czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.
5. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, że Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
6. Odwołanie wnosi się w terminie:
6.1 10 (dziesięciu) dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
6.2 15 (piętnastu) dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przekazana w inny sposób niż określony w pkt. 6.1.;
7. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie:
7.1. 10 (dziesięciu) dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
8. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt. 6 i 7 wnosi się w terminie:
8.1. 10 (dziesięciu) dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.