Pomoc Techniczna dla Jednostki Realizującej Projekt pn. „Modernizacja oczyszczalni ścieków i skanalizowanie części aglomeracji Tomaszowa Mazowieckiego”
Konsultant będzie odpowiedzialny za wsparcie JRP w szerokim spektrum spraw pojawiających się w trakcie realizowanego Projektu. Oprócz działań skierowanych bezpośrednio do JRP, Konsultant będzie przygotowywał opinie, pisma i analizy na potrzeby Zamawiającego. Głównym celem pracy Konsultanta jest pomoc Zamawiającemu w sprawnej, terminowej i prawidłowej realizacji oraz rozliczeniu Projektu.
Zakres szczegółowy Umowy.
a. Konsultant będzie doradzał JRP w bieżącym zarządzaniu i administrowaniu kontraktami na roboty i usługi, realizowanymi w ramach Projektu a także w podejmowaniu działań zapewniających prawidłową realizacje założeń opisanych w Decyzji KE oraz krajowych procedurach dla Projektów Funduszu Spójności. Usługi Konsultanta obejmować będą niżej wymienione działania:
1) doradztwo w zakresie zarządzania i administrowania Projektem,
2) doradztwo odnośnie wypełniania zobowiązań wobec instytucji zewnętrznych (np. EU, MF, MRR, MŚ, NFOŚiGW) oraz uczestników Projektu,
3) doradztwo w zakresie finansowo-księgowym,
4) doradztwo w zakresie technicznym,
5) doradztwo w zakresie regulacji prawnych (lokalnych i EU) dotyczących Projektu,
6)przygotowanie i prowadzenie szkoleń i kursów,
7) doradztwo przy ocenie Raportu Końcowego Projektu.
Poniżej opisano szczegółowe wymagania dotyczące w/w działań:
Ad.1) doradztwo w zakresie zarządzania i administrowania Projektem;
a) pomoc w koordynacji, zarządzaniu, monitoringu i ocenie realizacji kontraktów zawartych w projekcie,
b) opracowanie systemu identyfikacji i kontroli ryzyk Projektu wraz z określeniem sposobu ich rozwiązywania,
c) opracowanie systemu sprawdzania i kontroli Projektu w świetle realizacji założonego efektu ekologicznego i rzeczowego,
d) asysta w podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu bieżących problemów związanych z realizacją Projektu, w tym przygotowywanie lub konsultowanie pism i wystąpień Zamawiającego,
e) doradztwo w zakresie zarządzania zmianami w realizowanych kontraktach poprzez analizę Poleceń Zmian Inżyniera dla Robót Dodatkowych lub Zamiennych wraz z zaleceniami łagodzenia wszelkich niekorzystnych efektów dotyczących aspektów formalnych, jakości, kosztów i terminów realizacji Projektu,
f) doradztwo w zakresie stosowania Ustawy Prawa Zamówień Publicznych, a w szczególności dokonywania zmian do umów lub zlecania usług poza ustawą, analiza prawna i formalna proponowanych aneksów,
g) doradztwo i zapewnienie regularnych usług konsultingowych Zamawiającemu w zakresie kwalifikacji kosztów (kwalifikowane i niekwalifikowane koszty Projektu zgodnie z Studium Wykonalności i obowiązującymi wytycznymi dla FS w Polsce),
h) pomoc w zakresie stosowania prawa podatkowego dotyczącego między innymi stawek VAT, opłat środowiskowych, planów taryfowych, odpisów amortyzacyjnych oraz innych opłat i kosztów związanych z realizowanymi inwestycjami,
i) pomoc Zamawiającemu w zakresie stosowania obowiązujących przepisów księgowych tak jednostki samorządu terytorialnego jak i spółki prawa handlowego z uwzględnieniem ich wzajemnych relacji i zależności w kontekście realizowanego Projektu,
j) wsparcie w zakresie zapewnienia należytej struktury zarządzania Projektem poprzez weryfikację posiadanych procedur pod kątem ich zgodności z wymaganiami oraz specyfiką JRP,
k) pomoc w aktualizacji sformalizowanego, jednolitego systemu procedur JRP zgodnie z obowiązującymi wymaganiami Funduszu Spójności, analiza sposobu realizacji i przestrzegania procedur w ramach Projektu i JST,
l) bezpośredni monitoring postępu i wyników wdrażania Projektu w oparciu o dane otrzymane od Zamawiającego i Inżyniera, informowanie JRP o wszelkich kwestiach, które mogą zagrażać zakończeniu Projektu oraz w razie konieczności zaproponowanie programów naprawczych.
m) przegląd oraz aktualizacja procedur archiwizacji dokumentów JRP oraz korespondencji w tym elektronicznej.
Ad.2) Doradztwo odnośnie wypełniania zobowiązań wobec instytucji zewnętrznych.
Obowiązki Zamawiającego jako Beneficjenta środków pomocowych UE wobec instytucji zewnętrznych, związane z realizacją Projektu, zostały wskazane przede wszystkim w Studium Wykonalności oraz określone w umowie zawartej z Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Warszawie i innych związanych dokumentach.
W szczególności Konsultant:
a) zapewni pomoc w wypełnianiu zobowiązań wynikających z Umowy o dofinansowanie,
b) zapewni MAO oraz JRP niezbędne wsparcie w prawidłowym i terminowym wypełnianiu tych zobowiązań, celem osiągnięcia zaplanowanego efektu rzeczowego, finansowego i ekologicznego Projektu,
c) informację i analizę zgodności zakresu Projektu z faktycznie realizowanymi zadaniami oraz kwalifikowalności wydatków,
d) zapewni wsparcie w kontaktach roboczych z uczestnikami Projektu, tj. gminami i miastem, NFOŚiGW, MŚ, MRR, MF oraz instytucjami kontrolnymi zarówno krajowymi jak i unijnymi.
e) zapewni wsparcie podczas kontroli i wizytacji przedstawicieli Instytucji Krajowych oraz unijnych (w tym JASPERS),
f) przygotuje niezbędne wnioski celem utrzymania zgodności realizowanego Projektu z założeniami z Wniosku i Studium Wykonalności poprzez przygotowanie Wniosków Zmieniających, aktualizacji Studium Wykonalności i analizy Finansowej (zakłada się jedno takie opracowanie w cyklu Projektu).
Ad.3) Doradztwo w zakresie finansowo-ekonomicznym dotyczącym Projektu.
a) Konsultant wykonana pełną analizę Studium Wykonalności w zakresie ekonomiczno-finansowym i określi krytyczne oraz kluczowe zapisy i wymagania;
b) Konsultant wykona analizę uwag Jaspers /z Noty Działań Końcowych JASPERS/ oraz zapewni pomoc przy ich wdrażaniu poprzez przygotowanie niezbędnych zmian do Studium Wykonalności;
c) Jeśli zajdzie potrzeba wykona aktualizację Studium Wykonalności wraz z wnioskiem zmieniającym;
d) Konsultant wykona analizę wpływu działań w projekcie na parametry finansowo-ekonomiczne wraz z zaleceniami dla Zamawiającego;
e) Opracuje przy współpracy z Zamawiającym wnioski taryfowe i uzasadnienia dla Zamawiającego;
f) Po zakończeniu Projektu wykona wycenę i amortyzację wytworzonego majątku wraz z oceną wpływu na taryfy;
g) Będzie wspierał Zamawiającego w planowaniu wydatków i prowadzeniu polityki finansowej w szczególności w kwestii zapewnienia płynności finansowej Zamawiającego w zakresie finansowania Projektu;
h) Opracuje niezbędne analizy dla celów Raportu Końcowego.
Ad.4) Doradztwo w zakresie technicznym:
a) pomoc w trakcie weryfikacji dokumentacji Projektowej;
b) pomoc w akceptacji rozwiązań technicznych i podejmowaniu decyzji w tym zakresie;
c) przygotowywanie opinii technicznych w zakresie zmian technologii i materiałów;
d) opiniowanie proponowanych przez wykonawców materiałów;
e) asysta w trakcie weryfikacji specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót;
f) asysta w trakcie odbiorów (częściowych i ostatecznych);
g) wizytacja placów budowy;
h) asysta przy weryfikacji rozwiązań zamiennych.
Ad.5) Doradztwo w zakresie regulacji prawnych (lokalnych i EU) dotyczących Projektu.
a) Wykonawca będzie na bieżąco monitorował stan prawny związany z realizowanym Projektem. Dotyczy to zarówno aktów prawnych już obowiązujących, jak i prac związanych z nowelizacją obowiązujących bądź będących na etapie Projektów przepisów prawa zarówno krajowego jak i UE.
Wykonawca na bieżąco będzie informował o wszelkich istotnych zmianach bądź istotnych nowych przepisach prawnych opisanych powyżej. W przypadku gdy takie zmiany wystąpią, poddane zostaną analizie ich ewentualnego wpływu na sposób i pomyślną realizację i rozliczenie Projektu we wskazanym zakresie, każdorazowo na żądanie Zamawiającego. Wykonawca w zakresie zleconych analiz zaproponuje podjęcie niezbędnych działań w celu zachowania zgodności podejmowanych działań z literą prawa.
Ad.6) Przygotowanie i prowadzenie szkoleń i kursów.
Dodatkowo Wykonawca na własny koszt przeszkoli pracowników Zamawiającego zaangażowanych w realizację Projektu (każdorazowo maksymalnie do 5 osób). Szkolenia pracowników zostaną przeprowadzone w terminach uzgodnionych z Zamawiającym na polecenie wydane nie później niż 60 dni przed ich organizacją.
Szkolenia przygotowane zostaną w formie wykładów i/lub warsztatów. Program będzie obejmował max po 2 szkolenia z każdego z punktów zakresu podanego poniżej w formie uzgodnionej wcześniej z Zamawiającym:
a) zarządzanie kontraktami opartymi na standardowych Warunkach Kontraktowych FIDIC (czerwony i żółty), Rola Inżyniera wg FIDIC (1-2 dniowe);
b) rozliczenia umów wg FIDIC i zasady kwalifikacji wydatków, prowadzenie księgowości i fakturowanie, wnioski o płatność (2-3 dniowe);
c) zamówienia publiczne, nieprawidłowości w postępowaniach o udzielenia zamówień, korekty finansowe (1 dniowe);
d) szkolenie z obsługi i zastosowania programów MS Project i MS Excel i ich efektywnego wykorzystania przy realizacji Projektu (3 dniowe);
e) przygotowanie do końcowego rozliczenia - wymogi Raportu Końcowego (1 dniowe);
f) szkolenie w zakresie metodologii analizy kosztów i korzyści na potrzeby Projektu.
Wykonawca jest zobowiązany do zorganizowania szkoleń we własnej siedzibie bądź siedzibie Zamawiającego, zapewnienia odpowiedniej liczby materiałów szkoleniowych oraz urządzeń multimedialnych niezbędnych do prezentacji. W przypadku całodziennego szkolenia wymagane jest zapewnienie jednego posiłku, kawy i herbaty.
Zamawiający zapewni transport pracowników do miejsca szkolenia oraz komputery przenośne dla celów szkolenia informatycznego.
Ad.7) Doradztwo przy ocenie Raportu Końcowego Projektu.
Po zakończeniu wszelkich prac oraz płatności w ramach Projektu, Wykonawca zaopiniuje wykonany przez Inżyniera Kontraktu pełen raport końcowy dla Projektu (wykonany zgodnie z wymaganiami MRR, NFOŚiGW oraz MF). Raport jest formą podsumowania i rozliczenia zarówno finansowego jak i rzeczowego Projektu wraz z analizą osiągniętych efektów ekologicznych, ekonomicznych oraz społecznych. Raport jest sporządzany w polskiej wersji językowej. Konsultant musi być gotowy do wprowadzenia ewentualnych uwag Zamawiającego, NFOŚiGW, MŚ, MRR oraz MF. Należy przewidzieć konieczność ewentualnych spotkań wyjaśniających zespołu opiniującego dokument z instytucjami zarządzającymi w ich siedzibach.
3. Obowiązki Zamawiającego.
1) Przekazanie Konsultantowi następujących dokumentów:
a) umowy o dofinansowanie;
b) wniosku wraz ze studium Projektu;
c) notę Działań Końcowych JASPERS;
d) kompletnych materiałów przetargowych i umów;
e) kompletu Procedur;
f) wszystkich innych dokumentów niezbędnych dla prawidłowej realizacji umowy;
2) zapewnienie pomocy w załatwianiu spraw formalnych w zakresie, gdzie udział Zamawiającego jest niezbędny lub wymagany prawem;
3) zapewnienie dostępu do wszystkich dokumentów niezbędnych do przygotowania opracowań, analiz oraz niezbędnego wsparcia przy opracowywaniu wymaganych informacji a także dla celów Raportu Końcowego Projektu;
4) organizowanie narad koordynacyjnych dla swoich potrzeb w swojej siedzibie;
5) koordynacja i nadzór nad współpracą z uczestnikami Projektu;
6) akceptacja Raportów Konsultanta.
4. Obowiązki Konsultanta:
1) konsultant wypełnia funkcje powierzane mu przez Zamawiającego a opisane w pkt.2 Zakres szczegółowy umowy;
2) konsultant działa zgodnie z poleceniami przekazanymi mu przez Zamawiającego, w granicach zapisów umowy;
3) konsultant będzie informował bezpośrednio Zamawiającego o problemach jakie napotkał w trakcie wykonywania swoich obowiązków;
4) konsultant będzie organizował pracę swoich specjalistów w taki sposób, aby wykonywać polecone mu prace terminowo i fachowo;
5) konsultant będzie wykonywał swoje obowiązki personelem zgłoszonym w postępowaniu (nie dotyczy personelu niekluczowego);
6) konsultant zaopatrzy swój personel kluczowy w niezbędne wsparcie i pomoc techniczną ze strony innych specjalistów Konsultanta jeśli zajdzie taka potrzeba;
7) konsultant zapewni swojemu personelowi odpowiednie warunki do pracy wraz ze sprzętem biurowym i środkami łączności i transport.
Projekt realizowany jest na terenie aglomeracji Tomaszów Mazowiecki. W trakcie realizacji umowy Konsultant powinien umiejscowić swoje biuro na terenie aglomeracji Tomaszów Mazowiecki. W trakcie realizacji robót budowlanych następujący specjaliści powinni być obecni każdego roboczego dnia na terenie objętym realizowanym Projektem: Inżynierowie Sanitarni, Inżynier Drogowy, Specjaliści w zakresie robót Instalacyjnych i Sieci Sanitarnych. Powyższe jest potwierdzane podpisami tych ekspertów. Specjalista ds. BHP jest dostępny w dni robocze na żądanie Zamawiającego.
Pozostali eksperci w zależności od charakteru prac muszą być dostępni na bieżąco na życzenie Zamawiającego – przy czym oczekuje się że wymagani eksperci powinni móc stawić się w biurze JRP najdalej dwa dni od chwili wezwania.
Konsultant musi zapewnić wysoko wykwalifikowany personel zdolny do profesjonalnego wykonywania czynności zapisanych w umowie. Konsultant powinien ocenić swoje potrzeby w odniesieniu do zastosowanej organizacji robót i zatrudnić stosowny niezbędny personel wymagany do efektywnej i sprawnej realizacji Umowy.
Konsultant musi zapewnić swojemu zespołowi niezbędne wsparcie i pomoc techniczną innych specjalistów, którzy mogą być niezbędni dla poprawnej realizacji tej Umowy.
Wymagany wykaz personelu kluczowego nie jest wyczerpujący i może zostać uzupełniony przez Konsultanta. Wykaz ten powinien być uważany jako wymagania minimalne Zamawiającego dla rzetelnego wypełnienia obowiązków Konsultanta.
Podczas nieobecności jakiegokolwiek specjalisty z listy personelu przewidzianego do realizacji zamówienia, Wykonawca ma zapewnić na cały okres założonej nieobecności zastępstwo specjalisty o kwalifikacjach nie mniejszych od specjalisty zastępowanego. Takie zastępstwo będzie zaproponowane uprzednio na piśmie wraz z CV do zaaprobowania przez Zamawiającego.
Inni specjaliści - życiorysy zawodowe innych specjalistów niż specjaliści kluczowi nie są badane na etapie oceny ofert. Wykonawca dokona wyboru i zatrudni innych specjalistów zgodnie z tym, czego wymagają profile określone w niniejszym Opisie przedmiotu zamówienia.
Wymagania odnośnie składania raportów:
a. wykonawca zobowiązany jest do składania następujących raportów: raport wstępny, kwartalny, końcowy po zakończeniu realizacji całego zakresu inwestycji;
b. każdy raport powinien zaczynać się częścią ogólną, taką samą dla wszystkich raportów. W tej części powinny być przedstawione ogólne informacje o Projekcie oraz Umowie na Konsultanta oraz rozdzielnik dokumentu, a także prezentacja jednostek biorących udział w zarządzaniu Projektem, daty kluczowe realizacji Umów na Roboty i Umowy na Inżyniera oraz krótki opis Umowy;
c. raport wstępny powinien być „raportem otwarcia”, a jego część merytoryczna powinna składać się z następujących elementów:
— ocena stopnia zaawansowania realizacji Projektu,
— analiza Procedur stosowanych w ramach Projektu,
— analiza przeprowadzonych postępowań o zamówienie,
— analiza przekazanych Raportów Inżyniera,
— ocena kluczowych kwestii w ramach Projektu/w tym wynikających z Noty JASPERS-a/,
— określenie ryzyk i sposobu ich zarządzania dla Projektu.
d. raport kwartalny – jest sprawozdaniem z pracy Konsultanta z pełnionych usług a w szczególności tych zleconych przez Zamawiającego. Raport powinien zawierać opis bieżących spraw którymi zajmował się Konsultant oraz analizę ryzyk i przygotowanie zaleceń dla Zamawiającego. Musi zawierać niezbędne dane umożliwiające rozliczenie wykonywanej przez niego umowy, zestawienie zakładanych celów do osiągniętych. Informacje o personelu, problemach napotkanych ich sposobie rozwiązania, harmonogramie realizacji itp.
Do raportu powinny zostać dołączone odpowiednie załączniki jak korespondencja, opinie lub analizy wykonane w okresie sprawozdawczym.
Ostateczny kształt Raportu będzie przedmiotem uzgodnień między stronami.
e. raport końcowy – stanowić będzie rozliczeniem Konsultanta z jego działania podczas realizacji całego zakresu umowy. Musi zawierać niezbędne dane umożliwiające rozliczenie wykonywanej przez niego umowy, zestawienie zakładanych celów do osiągniętych. Informacje o personelu, problemach napotkanych ich sposobie rozwiązania, harmonogramie realizacji itp.
Raporty powinny być sporządzone przez Konsultanta i przesyłane do Zamawiającego w trybie jak określono poniżej.
a. Raport wstępny - jest sporządzany i przekazywany do Zamawiającego w terminie 40 dni od daty podpisania przez Zamawiającego Umowy z Konsultantem.
Zamawiający w terminie 14 dni zgłosi zasadne uwagi. Brak uwag w tym terminie uznaje się za przyjęcie raportu;
b. Raport kwartalny - jest sporządzany i przekazywany do Zamawiającego do 10 dnia każdego miesiąca następnego kwartału poza ostatnim. Za początek pierwszego okresu raportowania uznaje się pierwszy pełen miesiąc od daty podpisania niniejszej umowy.
Zamawiający w terminie 14 dni zgłosi zasadne uwagi. Brak uwag w tym terminie uznaje się za przyjęcie raportu;
c. Raport końcowy z kontraktu na Konsultanta – na 30 dni przed upływem terminu wykonania Umowy, Wykonawca sporządzi i przedłoży Zamawiającemu Raport Końcowy z wykonania prac.
Zamawiający w terminie 14 dni zgłosi zasadne uwagi. Brak uwag w tym terminie uznaje się za przyjęcie raportu;
d. Raport końcowy Projektu – Konsultant zaopiniuje, sporządzony przez Inżyniera Kontraktu, Raport Końcowy w terminie 14 dni od otrzymania go od Zamawiającego.
Konsultant powinien przekazywać raporty Zamawiającemu w 3 egzemplarzach, w wersji drukowanej i elektronicznej.
Konsultant będzie odbywał regularne spotkania z Zamawiającym w trybie co 3 miesięcznym celem omówienia minionego kwartału i ustalenia planu działania na kolejny. Zakłada się że ilość narad z Zamawiającym może się zmienić (zwiększyć) w zależności od pilności spraw wymagających uzgodnień. Skład zespołu wymagany na spotkania będzie określał wspólnie Konsultant z Zamawiającym.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2012-01-27.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2011-12-27.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2011-12-27
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2012-01-19
|
Dodatkowe informacje
|
| 2012-02-01
|
Dodatkowe informacje
|
| 2012-08-01
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|