Zintegrowany System Informatyczny Zarządzania Uniwersytetem Ekonomicznym w Krakowie
Zakres rzeczowy projektu:
— wykonanie analizy przedwdrożeniowej, wykonanie projektu systemu informatycznego, dostawa i wdrożenie oprogramowania Zintegrowanego Systemu Informatycznego (zwanego dalej Systemem) obejmującego co najmniej następujące moduły funkcjonalne: finanse, środki trwałe, kadry-płace, logistyka, zarządzanie nieruchomościami, planowanie budżetowanie i controlling, zamówienia publiczne, badania naukowe, delegacje, obsługa toku studiów (w tym rekrutacja, dziekanaty, harmonogramy zajęć, wirtualny dziekanat, rozliczenia ze studentami, rozliczenia dydaktyki, akademiki),
— dostawa oprogramowania bazodanowego, oraz innego, potrzebnego do wdrożenia Systemu, wraz z ich instalacją i uruchomieniem, niezbędnego do uruchomienia i administrowania Systemem,
— przeszkolenie pracowników w zakresie administracji i obsługi Systemu,
— dostawa wraz z instalacją i uruchomieniem zaplecza sprzętowego dedykowanego obsłudze systemu (zaplecze serwerowe, system backupów),
— udzielenie licencji na korzystanie z Systemu, oprogramowania bazodanowego oraz wszelkiego innego niezbędnego do uruchomienia Systemu dla użytkowników,
— udzielenie gwarancji na System.
Celem projektu jest zintegrowanie i usprawnienie systemu ewidencjonowania i rozliczania wszystkich zdarzeń w dziedzinach objętych modułami Zintegrowanego Systemu Zarządzania we wszystkich obszarach działalności Zamawiającego oraz wspomożenie procesu efektywnego zarządzania, a w szczególności:
— zapewnienie realizacji celów statutowych uczelni, w tym między innymi w zakresie obsługi edukacji, badań naukowych,
— zapewnienie dostępu do właściwej informacji we właściwym czasie,
— usprawnienie procesów podejmowania decyzji w oparciu o wdrożenie procesów analizy i raportowania oraz zapewnienie dostępu do właściwych informacji w odpowiednim czasie,
— zapewnienie obsługi informatycznej wybranych obszarów działania uczelni w oparciu o zintegrowany system zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
— zapewnienie niezawodnych narzędzi do wdrożenia i administrowania systemem,
— zastąpienie rozproszonych, w większości przestarzałych systemów i programów, spójnym nowoczesnym systemem bazującym na wspólnej dla systemu bazie danych,
— zapewnienie sprawnej komunikacji i przepływu informacji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi uczelni dzięki jednorodnej strukturze danych,
— umożliwienie rozwoju systemu wraz ze zmianami organizacyjnymi, prawnymi i rozwojem uczelni.
Wymagania dotyczące Zintegrowanego Sytemu Informatycznego są następujące:
— system powinien zapewniać zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi, które mają zastosowanie w funkcjonowaniu publicznych uczelni wyższych,
— system powinien posiadać narzędzia umożliwiające jego administrowanie,
— system powinien posiadać narzędzia umożliwiające dokonywanie zmian w zakresie jego parametryzacji przez odpowiednio przeszkolonych administratorów systemu (szkolenia tego typu powinny być przewidziane w ramach projektu),
— system powinien być zintegrowany, co oznacza, że opracowane, dostarczone i wdrożone moduły muszą stanowić logiczną całość, skonstruowaną tak, aby informacje wprowadzone w jakimkolwiek jego module były dostępne dla posiadających odpowiednie uprawnienia w innych modułach z zapewnieniem pełnej spójności danych we wszystkich modułach,
— system powinien zapewniać jednokrotne wprowadzanie danych w dowolnym miejscu oraz uzyskanie danych i wyników w czasie rzeczywistym – wprowadzony pojedynczy zapis w którymkolwiek ze zbiorów w dowolnym miejscu musi powodować automatyczną aktualizację wszystkich powiązanych ze sobą danych we wszystkich modułach oraz we wszystkich zestawieniach wraz z jednoczesną bieżącą kontrolą poprawności wprowadzanych danych zgodnie z wymogami oraz rejestracją dokonanych zmian,
— system powinien zapewniać dostęp do aktualnych informacji w zdefiniowanych i dowolnych układach danych (w ramach wymaganej funkcjonalności) oraz zapewniać sprawny obieg informacji na różnych szczeblach struktury organizacyjnej Zamawiającego,
— system powinien mieć możliwość rozszerzenia go o dodatkowe moduły i funkcjonalności wraz ze zwiększającymi się potrzebami Zamawiającego.
W ramach projektu oczekuje się, że wykonawca:
— wykona analizę przedwdrożeniową, której przeprowadzenie będzie niezbędne w celu określenia wszelkich danych i uzyskania niezbędnej wiedzy, która jest niezbędna do pełnego wdrożenia systemu zgodnie z potrzebami wynikającymi z SIWZ oraz określenie szczegółowej koncepcji wdrożenia wraz z przedstawieniem szczegółowego harmonogramu prac związanych z realizacją umowy – na etapie analizy przedwdrożeniowej uczelnia zastrzega sobie prawo do uzupełnień do koncepcji wdrożenia w dalszych etapach procesu wdrożeniowego,
— wykona projekt systemu i jego implementację,
— zrealizuje dostawę sprzętu (zaplecze serwerowe, system backupów),
— udzieli licencji na korzystanie z Systemu obejmującego co najmniej następujące moduły funkcjonalne: finanse, środki trwałe, kadry-płace, logistyka, zarządzanie nieruchomościami, planowanie budżetowanie i controlling, zamówienia publiczne, badania naukowe, delegacje, obsługa toku studiów (w tym rekrutacja, dziekanaty, harmonogramy zajęć, wirtualny dziekanat, rozliczenia ze studentami, rozliczenia dydaktyki, akademiki),
— udzieli licencji na korzystanie z oprogramowania bazodanowego oraz wszelkiego innego niezbędnego do uruchomienia Systemu w zakresie przewidzianym w SIWZ,
— zapewni dostawę, opracowanie do potrzeb Zamawiającego oraz instalację modułów funkcjonalnych Systemu, przy czym dopuszcza się inną organizację modułów w szczególności inne ich nazewnictwo lub zawarcie funkcjonalności dwóch lub więcej modułów w jednym lub odwrotnie – funkcjonalności jednego modułu rozłożone na kilka modułów, pod warunkiem spełnienia wymagań dotyczących funkcjonalności oprogramowania,
— dokona integracji Systemu ze wskazanymi systemami informatycznymi i programami komputerowymi, których funkcjonalność nie zostanie zastąpiona przez system (między innymi system ZUS, system bankowy, system biblioteczny oraz innymi których funkcjonowanie Zamawiający zamierza utrzymać),
— przeprowadzi migrację wraz konwersją danych z eksploatowanych aktualnie przez Zamawiającego systemów informatycznych i programów komputerowych do systemu (dotyczy to wszelkich danych aktualnie gromadzonych i przetwarzanych w systemach komputerowych Zamawiającego przez systemy informatyczne i programy komputerowe, których funkcjonalność zastąpiona będzie przez moduły funkcjonalne systemu),
— przeprowadzi szkolenia użytkowników (w zakresie obsługi wybranych modułów) i informatyków (w zakresie administrowania systemem operacyjnym, system baz danych, system kopii, systemem aplikacji, samodzielnego rozwoju systemu) Systemu. Szkolenia użytkowników systemu muszą zostać potwierdzone sprawdzeniem nabycia praktycznych umiejętności posługiwania się wybranymi modułami zgodnie z ich funkcjonalnością. Szkolenia informatyków powinny być prowadzone przez osoby i instytucje posiadające stosowne certyfikaty do prowadzenia tych szkoleń. Odbycie tych szkoleń powinno zostać potwierdzone uzyskaniem stosownych certyfikatów,
— sporządzi pełną dokumentację wdrożeniową tworzoną w trakcie wdrożenia systemu oraz analizę powdrożeniową,
— udzieli gwarancji na wdrożony system,
— zapewni opiekę oraz asystę techniczną rozumianą jako dostarczanie aktualizacji oprogramowania, adaptowania oprogramowania do zmian w przepisach prawa, wprowadzania zmian w dokumentacji wynikających z aktualizacji oprogramowania, zapewnienia wymiany danych z innymi systemami, prowadzenia bieżącej konserwacji oprogramowania.
1. Wymagania ogólne.
a) Ogólna charakterystyka:
— system musi umożliwiać jednokrotne wprowadzanie danych - dane wprowadzone w jednym miejscu Systemu (module) są dostępne online (od razu, bez konieczności eksportu/importu danych) we wszystkich pozostałych modułach Systemu,
— system musi posiadać narzędzie do tworzenia i modyfikowania istniejących wydruków, raportów, wyglądu innych dokumentów. Modyfikacje te muszą być możliwe do wykonania przez przeszkolony personel Zamawiającego, bez konieczności modyfikacji samego Systemu, bez utraty gwarancji na System,
— system musi posiadać mechanizm rejestrowania wszystkich operacji, modyfikacji danych zachodzących w systemie. Rejestrowanie ma być możliwe zarówno dla operacji wykonywanych przez użytkowników systemu, jak również przez inne programy korzystające z obiektów (danych) systemu,
— system ma umożliwiać definiowanie dowolnej liczby użytkowników oraz grup użytkowników. Użytkownik może należeć do więcej niż jednej grupy,
— system ma umożliwiać nadawanie uprawnień użytkownikom i grupom użytkowników. Uprawnienia powinny dopuszczać przynajmniej kombinacje ze zbioru: podgląd, modyfikacja, dodawanie, usuwanie. System ma umożliwiać nadawanie uprawnień do akcji oraz obiektów systemowych,
— Wykonawca zapewni poprawną współpracę oraz wymianę danych z systemami użytkowanymi przez Zamawiającego, których funkcjonalność nie zostanie zastąpiona przez Zintegrowany System Informatyczny,
— klient oferowanego Systemu będzie poprawnie działał w systemie Windows XP i wyższych,
— system we wszystkich modułach posiada graficzny interfejs użytkownika w języku polskim,
— system powinien zapewniać zgodność ze wszystkimi wymaganiami polskiego ustawodawstwa oraz wewnętrznymi przepisami Zamawiającego,
— system musi spełniać wymogi polskiego ustawodawstwa, z możliwością dostosowania go do zachodzących zmian w przepisach prawa. Obowiązek monitorowania zmian w przepisach prawa oraz nadsyłania stosownych poprawek do systemu spoczywa (w okresie aktywnej umowy serwisowej) na Wykonawcy.
2. Finanse
a) ogólna charakterystyka:
1) operacje bezgotówkowe:
— wiele rachunków bankowych w różnych bankach,
— rachunki walutowe,
— korzystanie z zewnętrznych usług typu „Multi cash”,
— korzystanie z zewnętrznych usług „płatności masowe” (transcolect),
— projekty unijne wymagają dedykowanych kont bankowych – wymóg pokrywania wszystkich wydatków związanych z danym projektem tylko z przypisanego do tego projektu konta, np. przelewy wynagrodzeń na ROR, przelewy do ZUS, zapłata za faktury, itp.;
2) kasy.
Aplikacje wspomagające obsługę kas muszą obsługiwać zarówno elektroniczną jak i tradycyjną wersję raportu kasowego oraz dokumentów KP, KW. W kwesturze funkcjonuje kilka kas, w tym kasa dewizowa;
3) zaliczki i delegacje służbowe.
Należą tutaj funkcje związane z przyznawaniem i rozliczeniem zaliczek (delegacje, zakupy, opłaty, zaliczki stałe itp.). Zaliczki pobierane są najczęściej przez pracowników uczelni, lecz mogą być to również inne osoby: doktoranci, studenci, osoba obca;
4) depozyty.
Nie pobrane środki pieniężne z kasy, zwroty przelewów z banku lub przekazów z poczty przekazywane są do depozytu.
Depozytami objęte są osoby:
— pracownicy Uczelni – nie pobrane wynagrodzenia z tytułu zatrudnienia i prac zleconych, pochodne płac, studia doktoranckie,
— studenci pracujący na zlecenie,
— emeryci, renciści pracujący na zlecenie,
— osoby obce, pracujące na zlecenie,
— emeryci i renciści nie pracujący (świadczenia socjalne),
— osoby spokrewnione i upoważnione – dotyczy spadku;
b) charakterystyka ilościowa
— główne konta bankowe: 30 sztuk,
— rachunki dewizowe: 16 sztuk,
— rachunki dedykowane do projektów unijnych: około 20 (z tendencją wzrostową),
— zaliczki: około 550 rocznie,
— delegacje służbowe: około 3 050 rocznie,
— depozyty: około 100 rocznie.
2.1. Księgowość ogólna.
2.1.1. Rachunkowość (F-K).
a) Ogólna charakterystyka.
Miesięcznie wprowadzanych jest około 2 600 dokumentów zawierających informację księgową (w tym dokumenty zbiorcze typu wyciąg bankowy obejmujący nawet kilkaset pozycji księgowych). Planuje się dekretowanie dokumentów wg dzienników cząstkowych (rejestrów) z wykorzystaniem wzorców księgowań. Obecnie wszystkie dokumenty dekretuje ręcznie jedna osoba.
Proces tworzenia zapisów księgowych powinien umożliwiać tzw. wstępne księgowanie z możliwością korekty przed ostatecznym zatwierdzeniem.
b) Charakterystyka ilościowa:
— liczba pracowników około 20 osób (bez płac i opłat),
— liczba rejestrowanych dowodów księgowych w ciągu roku około 30 000,
— liczba rekordów zawartych w dekretach w ciągu roku około 450 000,
— Plan kont: używanych jest około 50 różnych słowników opisujących segmenty poszczególnych kont syntetycznych (struktura segmentów konta jest definiowana oddzielnie dla każdego konta syntetycznego), pojedyncze konto może mieć nawet 8-10 segmentów,
— liczba pozycji w słowniku MPK około 600.
2.1.2. Rozrachunki.
a) Ogólna charakterystyka.
Program powinien umożliwiać prowadzenie rozrachunków wg określonych grup (np. odbiorcy, dostawcy, pracownicy, inni) oraz wg określonych tytułów (z tyt. dostaw i usług, z tyt. zakupów inwestycyjnych, z tyt. zaliczek, pożyczek itp.) a także wg różnych walut. Informacja na temat rozliczeń musi być dostępna wg różnych kryteriów niezbędnych do bieżącego zarządzania płynnością finansową.
b) Charakterystyka ilościowa:
— liczba faktur sprzedażowych w rejestrze VAT około 3 500 rocznie,
— liczba faktur zakupowych w rejestrze VAT około 11 000 rocznie,
— liczba rozrachunków około 10 000 rocznie,
— słownik kontrahentów zawiera około 4 500 (bez studentów),
— liczba pracowników: około 1 500,
— innych osób (emeryci, rodziny pracowników/ emerytów) około 250.
3. Środki trwałe.
a) Ogólna charakterystyka.
Ewidencją objęte są środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, materiały, druki ścisłego zarachowania, środki niskocenne. Szczególnym rodzajem środka trwałego jest aparatura badawcza, opisywana dodatkowymi informacjami, które są wprowadzane w Dziale Nauki. Informacja o posiadanej aparaturze i jej lokalizacji jest cyklicznie przekazywana do odpowiednich urzędów.
Objęte centralną ewidencją ilościowo – wartościową są amortyzowane w czasie środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości ponad 3 500 PLN oraz komputery bez względu na cenę zakupu.
Ewidencji wartościowej podlegają środki trwałe i wartości niematerialne i prawne amortyzowane jednorazowo(w podziale na grupy i podgrupy), księgozbiory (zgodnie z akcesjami bibliotek), obce środki trwałe i wartości niematerialne i prawne (zakupione ze zleceń działalności badawczej). Środki te ewidencjonowane są wg pól spisowych na podstawie dokumentów przychodowych i rozchodowych, zgodnie z rodzajem przychodu – rozchodu, wg rejestrów księgowych w systemie F-K.
Ewidencja wartościowo–ilościowa prowadzona jest w jednostkach organizacyjnych. Kwartalnie dokonywane jest uzgodnienie wartości środków w obu ewidencjach.
b) Charakterystyka ilościowa.
— środki trwałe, wyposażenie, aparatura badawcza (centralna ewidencja ilościowo wartościowa) około 10 000 sztuk,
— liczba ksiąg inwentarzowych prowadzonych w jednostkach organizacyjnych około 5 sztuk,
— łączna liczba pozycji w książkach inwentarzowych prowadzonych w jednostkach organizacyjnych około 56 000.
4. Kadry.
a) Ogólna charakterystyka.
Procesy kadrowe regulowane są Kodeksem Pracy oraz dodatkowo „Ustawą Prawo o Szkolnictwie Wyższym” i innymi aktami prawnymi resortowymi i wewnętrznymi.
Najistotniejsze cechy stanowiące o specyfice tych procesów to:
— nauczyciele akademiccy zatrudniani są na podstawie aktu mianowania lub umowy o pracę na czas określony lub nie określony,
— podział na grupy pracownicze, stanowiska, kategorie i działalności (podział potrzebny również w sprawozdaniach),
— ogólne zasady wynagradzania określają przepisy zewnętrzne: układ stanowisk, taryfikatory, tabele wynagrodzeń,
— okresowe procedury regulacji wynagrodzeń,
— wieloetatowość pracowników: jeden pracownik może mieć kilka umów o pracę jednocześnie obowiązujących, zatrudnienie poza Uczelnią,
— okresowe sprawozdania przekazywane są do ministerstwa.
System powinien umożliwiać:
— gromadzenie oraz zarządzanie danymi dotyczącymi wszystkich przejawów aktywności naukowej, dydaktycznej i organizacyjnej pracowników; a w szczególności:
—— wprowadzanie danych przez pracowników (w tym również importowanie opisów z bazy DOROBEK utrzymywanej przez Bibliotekę Główną UEK); każdy z pracowników powinien mieć indywidualne konto w systemie, do którego dostęp byłby możliwy za pośrednictwem przeglądarki internetowej,
—— weryfikację danych przez jednostkę uczelni odpowiedzialną za przypisanie właściwej punktacji poszczególnym formom aktywności pracownika (w chwili obecnej Dział Nauki) oraz jednostkę odpowiedzialną za poprawność opisu bibliograficznego (w chwili obecnej Biblioteka Główna UEK),
—— projektowanie i generowanie raportów opisujących aktywność pracownika, dowolnej ich grupy, jednostek organizacyjnych uczelni i całego uniwersytetu za wskazany okres czasu i uwzględniającą zadane elementy,
—— wspomaganie tworzenia sprawozdań na potrzeby akredytacji, oceny pracowników i oceny jednostek.
UEK dopuszcza realizację opisanej powyżej funkcji poprzez wybór jednej spośród 2 możliwości:
— dostarczenie modułu realizującego w całości wszystkie wymienione zadania wraz z zaimportowaniem wszystkich danych z obecnie utrzymywanych systemów,
— zapewnienie pełnej integracji wdrażanego systemu z istniejącymi rozwiązaniami,
— wymianę danych w ramach procesu obsługi „obiegówki” pracownika rozwiązującego umowę o pracę z Uczelnią,
— tworzenie raportów statystycznych: wg struktury wiekowej, struktury stanowisk, itp.,
— tworzenie raportów wykorzystania urlopów, okresów chorobowych, godzin nadliczbowych, terminów badań okresowych, itp.,
— tworzenie raportów na temat odzieży roboczej magazynierów,
— tworzenie raportów nt. pracowników Biblioteki Głównej Uniwersytetu, data zatrudnienia w bibliotece, staż pracy ogółem, stanowisko, kategoria i stawka zaszeregowania, płaca, staż zawodowy, awanse, języki obce, przyznane nagrody, oceny okresowe, itp.,
— udostępnianie danych, z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych, innym jednostkom organizacyjnym,
— swobodne tworzenie raportów przez użytkownika, sprawozdań statystycznych, itp., drukowanie umów, druków i zaświadczeń itp. z Systemu,
— zapewnienie realizacji funkcji komunikacji wewnętrznej w uczelni poprzez umożliwienie definiowania grup pracowników (np. pracownicy katedry, wydziału, członkowie ciał kolegialnych) i obsługę komunikacji w ramach grup oraz udostępnianie dokumentów w formie elektronicznej – realizacja tej funkcji może być w całości realizowana przez nowy system lub poprzez pełną integrację z istniejącymi w uczelni rozwiązaniami.
b) Charakterystyka ilościowa.
— liczba pracowników: około 1 450,
— liczba przyjmowanych i zwalnianych pracowników: około 100 rocznie,
— aktualny stan kartoteki kadrowej: około 5 000 osób,
— wielopoziomowa struktura organizacyjna wysoce zmienna w czasie (tworzenie nowych jednostek, podział jednostki, zmiana nazwy, zmiana podporządkowania, likwidacja jednostek organizacyjnych): ponad 170 jednostek organizacyjnych w słowniku, z czego ponad 120 aktualnie obowiązujących, średnio w roku około 20 zmian dotyczących struktury organizacyjnych.
4.1. Działalność socjalna.
a) Ogólna charakterystyka.
Świadczeniobiorcami usług socjalnych są:
— pracownicy, emeryci, renciści oraz członkowie ich rodzin. Istotne jest prowadzenie słownika świadczeniobiorców oraz rejestrowanie powiązań rodzinnych pracownika (małżeństwo pracowników, dzieci pracownika, osoby pobierające renty rodzinne po zmarłych pracownikach).
Świadczenia przyznawane są zgodnie z regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, a obejmują m.in.:
— wypłatę „wczasów pod gruszą”, dodatków świątecznych, dofinansowanie do imprez kulturalno–sportowych, itp.
Wypłaty z funduszu socjalnego uzależnione od sytuacji materialnej pracownika. Gromadzone są informacje na temat rocznego przychodu na jednego członka rodziny. Prowadzona jest ewidencja świadczeń przypadających na jednego pracownika, uwzględniająca wysokość kwoty wolnej od podatku dochodowego.
b) Charakterystyka ilościowa.
Obsługa około 1 450 pracowników, około 1 000 dzieci pracowników i 300 emerytów i rencistów.
5. Płace.
5.1. Wypłata wynagrodzeń ze stosunku pracy.
a) Ogólna charakterystyka.
Zasady naliczania wynagrodzenia zgodne z Ustawą Prawo o Szkolnictwie Wyższym, Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, Ustawą o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, Ustawą o ubezpieczeniu zdrowotnym, Kodeksem Pracy, Ustawą o przeciwdziałaniu bezrobociu oraz wszystkimi rozporządzeniami Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, Ministra Finansów i innymi wymaganymi przepisami prawa oraz uchwałami, zarządzeniami i regulaminami UEK.
Wypłaty:
Wypłaty główne:
— nauczycieli akademickich, w tym wypłaty za godziny ponadwymiarowe wygenerowane na podstawie danych z harmonogramów,
— pracowników nie będących nauczycielami, oraz inne wypłaty:
—— nieograniczona liczba list dodatkowych związanych z wypłatą różnych składników wynagrodzenia, list korygujących wynagrodzenia, list zwrotów składek ZUS -nadpłat, niedopłat,
—— wypłaty z projektów unijnych, wypłaty po zmarłych pracownikach, itp.
Pracownicy zatrudnieni w ramach kilku umów muszą mieć rozliczane składki ZUS i podatek zgodnie aktualnie obowiązującymi przepisami.
b) Charakterystyka ilościowa.
— liczba głównych wypłat wynikających ze stosunku pracy obejmuje około 1 450 osób,
— liczba składników wynagrodzeń w słowniku około 500,
— liczba wypłat korekcyjnych związanych z ZUS (raporty korygujące) około 1 000 rocznie,
— liczba pracowników obsługujących system płacowy: 7.
5.2. Umowy cywilno-prawne z osobami fizycznymi.
a) Ogólna charakterystyka.
Obszar ten obejmuje całość procesów związanych z wypłatą umów cywilno prawnych, w tym rejestr umów. Umowy takie mogą być zawierane z pracownikami oraz osobami spoza Uczelni, w tym cudzoziemcami. Tak jak w przypadku wypłat ze stosunku pracy możliwe są różnego rodzaju wypłaty dodatkowe, np. korekta składek ZUS, oraz wypłata z projektów unijnych.
b) Charakterystyka ilościowa:
— średnio 300-1 000 wypłat z umów cywilno-prawnych/miesiąc,
— liczba osób spoza Uczelni mających zawarte umowy cywilno-prawne: około 1 000 rocznie.
5.3. Ubezpieczenia ZUS.
a) Ogólna charakterystyka.
Obszar ten obejmuje całość funkcji związanych z przekazywaniem informacji dotyczących ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych do ZUS za pośrednictwem programu PŁATNIK. Program PŁATNIK powinien być wykorzystywany jedynie jako narzędzie do wysyłania informacji, tak więc wszelka potrzebna do utworzenia dokumentów ZUS informacja powinna znajdować się w zbiorach systemu i umożliwiać automatyczny import danych zgodny ze stanem faktycznym.
b) Charakterystyka ilościowa.
— liczba raportów miesięcznych DRA, RCX, RZA, RSA wygenerowana dla poszczególnych ubezpieczonych razem z raportami korygującymi: ok. 1 600/m-c.
5.4. Podatki.
a) Ogólna charakterystyka.
Obszar ten obejmuje funkcje związane z rozliczeniem podatków od wynagrodzeń osobowych i bezosobowych, np. e-deklaracje PIT-11, PIT-40, PIT- 4R, PIT-8AR, IFT-1 - wszystko zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
6. Logistyka.
a) Ogólna charakterystyka.
Docelowe rozwiązanie informatyczne w zakresie logistyki powinno zapewnić przepływ informacji ułatwiających:
— planowanie dostaw, usług, robót remontowych w skali uczelni, poprzez możliwość generowania przez właściwych realizatorów formularzy zamówień na materiały i usługi, do wypełnienia przez poszczególne jednostki organizacyjne Uczelni, zbilansowanie tych potrzeb i stworzenie planu zbiorczego,
— planowanie zapotrzebowania na materiały i usługi w każdej jednostce organizacyjnej w ramach posiadanych budżetów, na podstawie formularzy zamówień otrzymanych od poszczególnych realizatorów,
— rozliczenie stopnia wykonania umów na dostawy i usługi z wykonawcami zewnętrznymi, poprzez możliwość rejestrowania w systemie wszelkich umów z wykonawcami i monitorowania ich realizacji przez powiązanie z dokumentami handlowymi, np. fakturami zakupu,
— rozliczenie stopnia wykorzystania środków budżetowych w każdej jednostce organizacyjnej uczelni, na dany dzień, w danym okresie czasu (syntetycznie i analitycznie),
— rozliczenie wniosków o realizację zamówienia, także niezaplanowanych i awaryjnych w skali uczelni, na dany dzień, w danym okresie czasu (syntetycznie i analitycznie),
— prowadzenie gospodarki magazynowej wraz z możliwością definiowania wielu magazynów fizycznych i logicznych oraz ustawienia parametrów pracy dla poszczególnych magazynów wg różnych metod wyceny. Możliwość tworzenia kartotek kontrahentów i kartotek towarowych, na których zapisane być muszą informacje standardowe wraz z możliwością definiowania cech pozwalających na zapisywanie dodatkowych danych, za pomocą których system umożliwi łatwe wyszukiwanie, filtrowanie grupowanie a także pozwoli tworzyć nowe analizy. Możliwość wiązania dokumentów RW z zarejestrowanymi zamówieniami poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz wnioskami o realizację zamówienia,
— rozliczenie kosztów zużycia wszelkich materiałów w oparciu o dokument RW i w rozbiciu na odpowiednie konta w systemie finansowo-księgowym,
— rozliczenia kosztów usług świadczonych przez firmy zewnętrzne, w rozbiciu na odpowiednie konta w systemie finansowo – księgowym,
— zadania controllingu, np. analizy stopnia wykorzystania budżetu przez poszczególne jednostki organizacyjne; analiza wykonania planu zamówień, analiza stopnia wykonania umów z Wykonawcami, analiza stopnia wykonania wniosków o realizację zamówienia, inne definiowane przez użytkowników.
b) Charakterystyka ilościowa.
Obecny system obsługuje rocznie ok. 3 000 czynnych kartotek towarowych, 400 kartotek kontrahentów, 6 000 dokumentów RW, w tym ok. 20 000 pozycji na tych dokumentach, 270 wniosków o realizację zamówienia.
6.1. Sprzedaż.
a) Charakterystyka ogólna i ilościowa.
Wystawianych jest około 3 500 faktur sprzedażowych rocznie.
Dla większości usług, zasady sprzedaży określają zawarte umowy.
Większość sprzedaży stanowią:
— produkty księgarnia około 300 faktur rocznie,
— usługi wynajmu pomieszczeń (fakturowanie okresowe, obciążanie kosztami mediów) około 1 000 faktur rocznie,
— usługi badawcze około 50 faktur rocznie,
— udział w kursach i konferencjach około 350 faktur rocznie,
— sługi dydaktyczne około 1 350 faktur rocznie,
— pozostałe około 450 faktur rocznie.
7. Zarządzanie nieruchomościami i usługi pomocnicze.
a) Ogólna charakterystyka.
Obszar ten obejmuje bieżącą obsługę:
— porządkową – sprzątanie, mycie okien, odśnieżanie dachów, pielęgnacja zieleni,
— gospodarczą – przygotowanie imprez, dystrybucja, mebli, artykułów biurowych i spożywczych, procedury likwidacji i utylizacji – ok. 3 000 zleceń,
— dozoru – funkcje dozoru realizowane przez pracowników własnych firmy zewnętrzne,
— techniczną – bieżące naprawy i konserwacja, prace remontowe o mniejszym zakresie,
— remontową i inwestycyjną – przygotowanie dokumentacji, zlecanie zadań firmom zewnętrznym - 100 remontów, 60 inwestycji, odbiory,
— rozliczanie mediów – informacje i obciążenia do jednostek i użytkowników,
— administrowanie nieruchomościami – prowadzenie książek obiektów, zlecanie badań budowlanych, księgi wieczyste – 30 obiektów, 15 działek,
— wynajem powierzchni – umowy, rozliczenia – 30 kontrahentów i najemców,
— ubezpieczenie majątkowe – całość funkcji związanych z procesem ubezpieczenia majątku, prowadzeniem procedur odszkodowawczych – 10,
— podatki i opłaty – sporządzanie deklaracji w oparciu o aktualizowane dane, zlecenia finansowe.
Zarządzanie zapleczem osobowym tych jednostek wymaga prowadzenia spraw:
— kadrowych w szerokim zakresie ewidencyjnym, harmonogramowym, analitycznym,
— płacowych – rozliczanie czasu pracy, kwalifikacji godzin – przygotowanie wstępnych danych do listy płac,
— socjalnych – przydział i wykorzystanie odzieży ochronnej, służbowej, środków higienicznych itp.
Zakres prac realizowanych w ramach tego modułu, ze względu na specyfikę zadań, wymaga:
— wielopłaszczyznowego ewidencjonowania i rozliczania całościowego i częściowego zleceń zewnętrznych i wewnętrznych,
— tworzenie planów wartościowych, ilościowych, asortymentowych oraz rozliczanie ich realizacji,
— przygotowywania procedur zamówień publicznych w swoich obszarach działalności,
— tworzenia, aktualizowania i analizowania baz danych w obszarach kompetencji poszczególnych jednostek.
b) Charakterystyka ilościowa.
Moduł ten realizowany jest przez 3 jednostki organizacyjne Uczelni – łącznie prawie 200 osób:
— Dział Administracyjno-Gospodarczy – 155 pracowników (8 umysłowych, 147 fizycznych)- podzielonych na 4 sekcje; dostęp do systemu: 8 osób,
— Dział Techniczny – prawie 30 pracowników podzielonych na brygady specjalistyczne; dostęp do systemu: 2-4 osób,
— Dział Inwestycji i Remontów – 6 pracowników umysłowych; dostęp do systemu: 6 osób.
8. Zamówienia publiczne.
a) Ogólna charakterystyka.
Wymagania funkcjonalne:
— rejestr wniosków poniżej 14 000 EUR i powyżej 7 000 EUR - o realizację zamówienia, wniosków o uruchomienie postępowania, wniosków awaryjnych rejestrowanych przez Dział Zamówień Publicznych, w szczególności pod kątem możliwości porównania wniosku z umową, poszczególnymi fakturami i planem zamówień publicznych,
— rejestr wniosków o realizację zamówienia poniżej 7 000 EUR rejestrowanych przez poszczególnych Realizatorów i Wnioskodawców (gdy Wnioskodawca = Realizator), w szczególności pod kątem możliwości porównania wniosku z umową, poszczególnymi fakturami i planem zamówień publicznych,
— rejestr prowadzonych postępowań w szczególności pod kątem możliwości porównania wniosku z umową, poszczególnymi fakturami i planem zamówień publicznych,
— zapewnienie obsługi zabezpieczeń należytego wykonania umowy,
— możliwość zsumowania zamówień wg określonych kryteriów podziału, np. dostawy, usługi, roboty budowlane,
— możliwość tworzenia raportów/ analiz/ zestawień mających w szczególności na celu:
—— porównanie realizacji z planem zamówień publicznych w odniesieniu do poszczególnych pozycji, zarówno kwotowo jak i procentowo,
—— porównanie kwoty brutto przeznaczonej na finansowanie zamówienia z kwotą brutto umowy, również w zakresie poszczególnych zadań,
—— obsługa planu zamówień publicznych przez możliwość porównania wykonania planu z planem.
b) Charakterystyka ilościowa:
— liczba prowadzonych postępowań rocznie: ok. 100,
— liczba rejestrowanych wniosków ad. pkt 1 – ok. 300,
— liczba pracowników Działu Zamówień Publicznych – 4 osoby.
9. Delegacje służbowe.
a) Ogólna charakterystyka.
Obsługa delegacji służbowych, wyjazdów konferencyjnych:
— ewidencja wyjazdów (cel, miejsce, koszty) powiązana z danymi pracowników/studentów/doktorantów,
— obsługa wypłaty zaliczki,
— automatyczne księgowanie rozliczonej delegacji,
— automatyczne przeliczanie walut i rozliczanie różnic kursowych,
— możliwość wprowadzania korekt do ewidencji po ostatecznym księgowaniu.
b) Charakterystyka ilościowa:
— delegacje służbowe: około 3 000 rocznie.
10. Badania naukowe.
a) Charakterystyka ogólna i ilościowa.
Obsługiwane obszary:
1. projekty badawcze finansowane z Narodowego Centrum Nauki lub Narodowego Centrum Badań i Rozwoju:
— rejestracja przyznanych projektów badawczych,
— ustalenie budżetu dla całego grantu i dla poszczególnych lat z podziałem na rodzaje kosztów,
— ewidencja wydatków z podziałem na rodzaje kosztów,
— kontrola realizacji budżetów i sygnalizowanie przez system o zbliżającym się terminie zakończenia umowy;
2. badania statutowe:
— rejestracja w module Badania Naukowe wniosków o dofinansowanie badań statutowych,
— rejestracja realizowanych tematów w ramach badań statutowych,
— generowanie i drukowanie umów zgodnie z obowiązującymi przepisami i wzorami,
— ewidencja wydatków z podziałem na rodzaje kosztów,
— kontrola realizacji budżetów i sygnalizowanie przez system o zbliżającym się terminie zakończenia umowy;
3. Badania prowadzone przez Młodych Naukowców:
— rejestracja w module Badania Naukowe wniosków o dofinansowanie tematów badawczych,
— rejestracja realizowanych tematów badawczych prowadzonych przez Młodych Naukowców,
— generowanie i drukowanie umów zgodnie z obowiązującymi przepisami i wzorami,
— ewidencja wydatków z podziałem na rodzaje kosztów;
4. generowanie rozliczeń z wypożyczalnią międzybiblioteczną naukowców, którzy uzyskali środki z MNiSW, mają granty doktorskie i habilitacyjne lub uzyskali finansowanie w ramach badań statutowych;
5. wydruki, zestawienia, eksport danych (Wydruki i zestawienia dotyczące różnych rodzajów działalności naukowej według różnych kryteriów):
— zestawienia roczne dotyczące realizowanych badań statutowych na poszczególnych Wydziałach,
— zestawienia roczne dotyczące realizowanych badań naukowych (statutowych, grantów, inne) na poszczególnych Wydziałach,
— zestawienie badań naukowych prowadzonych przez Katedry w różnych latach,
— wykazy dotyczące zespołów badawczych,
— wykazy dotyczące udziału poszczególnych osób w prowadzonych badaniach naukowych w różnych latach,
— zestawienia dotyczące stopni i tytułów naukowych i urlopów naukowych w przekroju pracowników, katedr, wydziałów, lat;
6. konferencje naukowe:
— rejestracja w module badania naukowe wniosku konferencyjnego przez Pracownika oraz wydruk na specjalnym formularzu generowanym przez System,
— ewidencja wyjazdów konferencyjnych wraz z źródłem finansowania oraz rejestracja wydatków z podziałem na rodzaje kosztów - w powiązaniu z systemem finansowo - księgowym, tak, aby zapewnić możliwość monitorowania płatności dokonywanych przez księgowość (opłaty konferencyjne itp.),
— automatyczne generowanie z systemu polecenia przelewu pojedynczego lub zbiorczego,
— rejestracja danych dotyczących delegacji służbowych,
— zestawienie wyjazdów konferencyjnych wg różnych kryteriów: Źródło finansowania konferencji (badania statutowe, granty, środki ogólne Uczelni, Katedr itd.), liczba osób z Katedr, Wydziałów;
7. prace zlecone:
— rejestracja w module Badania Naukowe umów zawartych z podmiotami spoza Uczelni,
— rejestracja wydatków z podziałem na rodzaje kosztów – bezosobowy fundusz płac, ZUS, materiały, usługi obce, inne koszty bezpośrednie, aparatura, koszty pośrednie (naliczane od wszystkich pozycji oprócz aparatury),
— kontrolowanie i sygnalizowanie przez system o zbliżającym się terminie zakończenia umowy;
8. nagrody dla nauczycieli akademickich:
— rejestracja wniosków o przyznanie nagrody,
— rejestracja przyznanych nagród,
— możliwość tworzenia zestawień oraz wydruków złożonych wniosków i przyznanych nagród według nazwisk, Katedr, Wydziałów, lat;
9. sprawozdania GUS według obowiązujących formularzy i przepisów;
10. tworzenie dokumentów niezbędnych do oceny jednostek naukowych na podstawie informacji zgromadzonych w bazie osiągnięć pracownika (moduł KADRY). W szczególności wymagany jest dostęp do następujących informacji:
— zatrudnienie w działalności B+R (badania naukowe i prace rozwojowe),
— wykaz publikacji,
— redaktor naczelny czasopisma wymienionego w wykazie ministra,
— wykaz monografii naukowych i podręczników akademickich,
— członkostwo z wyboru w organizacjach naukowych i komitetach redakcyjnych czasopism naukowych o zasięgu światowym,
— udział w międzynarodowych programach naukowych,
— udział w sieciach naukowych lub konsorcjach naukowych,
— udział w sieciach naukowych lub konsorcjach naukowych,
— patenty i wdrożenia,
— możliwość pobierania danych z systemu, dotyczących przyznanych nagród i wyróżnień;
11. rozwój Kadry Naukowej:
— rejestracja wszczęcia przewodów doktorskich i habilitacyjnych przez pracowników UEK,
— rejestracja uzyskanych stopni naukowych doktora i doktora habilitowanego przez pracownika UEK,
— rejestracja wszczęcia przewodów doktorskich i habilitacyjnych osób nie będących pracownikami UEK,
— rejestracja uzyskanych stopni naukowych doktora i doktora habilitowanego przez osoby nie będące pracownikami UEK,
— rejestracja stypendiów doktorskich lub habilitacyjnych,
— rejestr urlopów naukowych,
— generowanie rozliczeń z wypożyczalnią międzybiblioteczną naukowców, którzy uzyskali środki z MNiSW, mają granty doktorskie i habilitacyjne lub uzyskali finansowanie w ramach badań statutowych,
— naukową współpracą międzynarodową (w tym programy badawcze).
b) Charakterystyka ilościowa.
Liczba dokumentów i obsługiwanych projektów.
— projekty badawcze finansowane z NCN lub NCBiR - 45 projektów,
— ewidencja wydatków - 1 000 pozycji wydatków,
— badania statutowe - 60 tematów badawczych,
— ewidencja wydatków - 2 000 pozycji wydatków,
— kontrola realizacji budżetów - 100 tematów badawczych,
— badania prowadzone przez Młodych Naukowców - 50 tematów badawczych,
— ewidencja wydatków - 500 pozycji wydatków,
— konferencje naukowe:
—— ewidencja wyjazdów konferencyjnych - 1 500 wyjazdów,
—— automatyczne generowanie z systemu polecenia przelewu - 1 000 poleceń,
—— rejestracja danych dotyczących delegacji - 1 200 delegacji,
—— prace zlecone - 50 umów,
—— nagrody dla nauczycieli akademickich - 200 wniosków,
— rozwój Kadry Naukowej:
—— rejestracja wszczęcia przewodów/uzyskanych stopni naukowych przez pracowników UEK - 30 pozycji,
—— rejestracja wszczęcia przewodów/uzyskanych stopni naukowych przez osoby nie będące pracownikami UEK - 20 pozycji,
—— rejestracja stypendiów doktorskich lub habilitacyjnych - 90 pozycji,
—— rejestr urlopów naukowych - 30 pozycji.
Liczba osób obsługiwanych rocznie:
— projekty badawcze finansowane z NCN lub NCBiR - 130 osób,
— badania statutowe - 500 osób,
— badania prowadzone przez Młodych Naukowców - 200 osób,
— konferencje naukowe - 700 osób,
— prace zlecone - 100 osób,
— nagrody dla nauczycieli akademickich - 700 osób,
— rejestracja uzyskanych stopni naukowych doktora i doktora habilitowanego przez pracownika UEK - 25 osób,
— rejestracja uzyskanych stopni naukowych doktora i doktora habilitowanego przez osoby nie będące pracownikami UEK - 20 osób,
— rejestracja stypendiów doktorskich lub habilitacyjnych - 200 osób,
— rejestr urlopów naukowych - 100 osób.
Liczba pracowników obsługujących dany obszar:
— projekty badawcze finansowane z NCN lub NCBiR - 2 osoby,
— badania statutowe - 3 osoby,
— badania prowadzone przez Młodych Naukowców - 3 osoby,
— wydruki, zestawienia, eksport danych (Wydruki i zestawienia dotyczące różnych rodzajów działalności naukowej według różnych kryteriów) - 7 osób,
— konferencje naukowe - 7 osób,
— prace zlecone - 1 osoba,
— nagrody dla nauczycieli akademickich - 1 osoba,
— sprawozdanie GUS według obowiązujących formularzy i przepisów - 7 osób,
— Ankieta Jednostki Naukowej - 6 osób,
— rozwój Kadry Naukowej - 1 osoba.
11. Studia.
11.1. Rejestracja kandydatów i rekrutacja.
a) Ogólna charakterystyka.
Rekrutacja na studia oparta jest na rejestracji kandydatów przez Internet. Kandydatem na studia jest osoba, która wypełni ankietę i dokona opłaty rekrutacyjnej. Po zakończeniu rejestracji system przydziela indywidualne numery kandydatom, przez co jest możliwość podglądu wszelkich informacji i ogłoszeń dotyczących rekrutacji. W programie rekrutacyjnym, który obsługiwany jest przez pracowników Działu Nauczania znajdują się kandydaci automatycznie wprowadzeni do programu z podziałem na wszystkie typy studiów i stanowi bazę dalszej procedury kwalifikacyjnej na studia.
Szczegółowe operacje:
— obsługa i rejestracja formularza rekrutacyjnego na stronie internetowej Uczelni,
— możliwość kontrolowania opłaty rekrutacyjnej,
— przygotowanie programu rekrutacyjnego i automatyczne wprowadzanie kandydatów z podziałem na różne typy i formy studiów,
— automatyczne przeliczanie wyników maturalnych, organizacja egzaminów wstępnych i rozmów kwalifikacyjnych wg zdefiniowanych schematów – odpowiednie przygotowanie programu rekrutacyjnego,
— obsługa i przydział kandydatów do poszczególnych kierunków, miejsc studiowania i tur zajęć,
— możliwość robienia różnych zestawień, wydruków, statystyk, wykonywanie prognoz, analiz i symulacji,
— przygotowywanie rankingów, wspomaganie procedur odwoławczych,
— udostępnianie danych w Internecie – ogłaszanie wyników,
— przydzielanie każdemu przyjętemu studentowi indywidualnych wirtualnych numerów kont,
— automatyczne przenoszenie przyjętych studentów (zbiorczo i pojedynczo) do programu dziekanatowego i nadawanie im numerów albumów.
b) Charakterystyka ilościowa:
— liczba obsługiwanych kandydatów – około 14 tysięcy rocznie,
— przyjętych studentów około 8 tysięcy,
— liczba pracowników obsługujących rekrutację – 15 osób,
— rekrutacja prowadzona jest na semestr zimowy i letni, z podziałem na 6 typów studiów.
11.2. Kartoteka studenta.
a) Ogólna charakterystyka:
— import danych z programu obsługi rekrutacji,
— wprowadzenie i archiwizacja danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniami oraz dodatkowych danych wymaganych przez inne jednostki,
— ewidencja i definiowanie statusu studenta (skreśleń, reaktywacji, urlopów, wpisów warunkowych, indywidualnego toku studiów, indywidualnych programów studiów, rezygnacji - wypowiedzeń umowy, różnic programowych, itp.),
— ewidencja studentów niepełnosprawnych (uwzględniająca typy niepełnosprawności),
— pełna historia przebiegu studiów, zrealizowanych przedmiotów i uzyskanych ocen, uzyskanej liczby punktów ECTS każdego indywidualnego studenta na przestrzeni dowolnie zdefiniowanego odcinka czasu (w tym również semestrów których student nie zaliczył),
— informacja o liczbie i strukturze studentów otrzymana wg dowolnie zdefiniowanych kryteriów (zawartych w bazie).
b) Charakterystyka ilościowa:
— liczba pracowników obsługujących obszar – 40,
— liczba studentów w skali całej uczelni około 22 000.
11.3. Obsługa procesu kształcenia.
a) Ogólna charakterystyka:
— zarządzanie składem grup dziekańskich – (automatyczna informacja o stanie liczebności grupy),
— ewidencja i definiowanie planów studiów w ramach kierunków, specjalności, roku, grupy rodzajów studiów (także studia doktoranckie i podyplomowe), indywidualnego studenta,
— tworzenie i zarządzanie bazą przechowującą informacje dotyczące obowiązujących w poszczególnych latach planów studiów wraz z opisami poszczególnych przedmiotów (sylabusy o definiowalnej strukturze). Udostępnianie informacji o planach i programach na stronach WWW uczelni,
— definiowanie rodzaju zajęć w ramach przedmiotu: wykłady, ćwiczenia, praktyki, seminaria, konwersatoria,
— tworzenie „indywidualnych ścieżek studiów”,
— pełna obsługa procesu kształcenia realizowanego przez studentów UEK w trakcie ich pobytu za granicą – tworzenie i akceptowanie dokumentów typu Learning Agreement (przy współpracy z jednostką uczelni organizującą wyjazdy), podejmowanie decyzji dotyczących zaliczenia semestru, wyznaczanie różnic programowych wynikających z pobytu na uczelni partnerskiej,
— funkcja wspomagania określenia różnic programowych dla studenta dołączającego do danego toku kształcenia,
— wspomaganie wyboru przedmiotów obieralnych (seminaria, wykłady do wyboru). Funkcja powinna obejmować zgłaszanie propozycji seminariów i przedmiotów do wyboru przez uprawnionych pracowników, tworzenie oferty dla studentów na podstawie zgłoszonych propozycji, dokonywanie wyboru przez studentów, podejmowanie decyzji o uruchomieniu seminariów/przedmiotów. Dostęp do przygotowywanych przez poszczególnych pracowników propozycji powinien być możliwy z poziomu ich indywidualnych kont (opis w dziale KADRY). Pracownicy powinni mieć dostęp do swoich propozycji zgłaszanych w poprzednich latach. Opisana funkcja może być realizowana w całości przez nowy system lub poprzez zapewnienie integracji z istniejącym w tym zakresie rozwiązaniem,
— możliwość bezpośredniego wprowadzania ocen z zaliczeń i egzaminów przez prowadzących (za pośrednictwem modułu dostępnego za pomocą przeglądarki internetowej),
— generowanie co roku bazy danych tematów prac dyplomowych i magisterskich z podziałem na Wydziały oraz poszczególne kierunki studiów. Dane ilościowe prowadzonych prac wraz z tematami przez poszczególnych promotorów,
— transkrypt wszystkich ocen oraz przeniesionych z innych uczelni: możliwość automatycznego wyliczania średniej,
— projektowanie raportów dotyczących wybranych charakterystyk studentów (w tym analizujących uzyskiwane wyniki we wskazanych przekrojach),
— udostępnienie studentom możliwości składania podań drogą elektroniczną; rejestracja podań składanych przez poszczególnych studentów; rozpatrywanie podań przez dziekana i automatyczne wpisywanie decyzji do bazy danych.
b) Charakterystyka ilościowa:
— liczba pracowników obsługujących obszar – 40,
— liczba studentów w skali całej uczelni około 22 000.
11.4. Obsługa studentów.
a) Ogólna charakterystyka.
Obejmuje całokształt funkcji związanych z obsługą studentów, począwszy od momentu importu danych z programu obsługi rekrutacji poprzez obsługę całego toku studiów aż do momentu wydania dyplomu absolwentowi uczelni.
Obszar ten współpracuje z: Działem Nauczania, Działem Spraw Bytowych Studentów i Doktorantów, Działem Rozliczeń Studentów i Doktorantów, Biurem Jakości Kształcenia, Biurem Programów Zagranicznych, Działem Spraw Pracowniczych-Stanowiskiem ds. Rozliczeń.
System obsługiwał będzie studentów wszystkich form studiów jak również słuchaczy studiów doktoranckich i podyplomowych.
System musi posiadać moduł „Wirtualny Dziekanat” umożliwiający m.in. zdalny dostęp do informacji związanych z tokiem studiów, wprowadzanie i modyfikację danych związanych z procesem dydaktycznym, sprawami bytowymi studentów i doktorantów, itd.; dostęp dla wszystkich studentów i doktorantów (ok. 20 000 osób).
System musi umożliwiać obsługę Elektronicznych Legitymacji Studenckich (ELS), w tym: automatyczną identyfikację studenta w Systemie na podstawie informacji zawartych w ELS, przekazywanie danych do programu personalizującego ELS lub wykonywanie personalizacji bezpośrednio w Systemie.
11.5. Dyplomy i suplementy.
a) Ogólna charakterystyka:
— importowanie uzupełnionych dyplomów i suplementów do wydrukowania z programu dziekanatowego – automatyczne tłumaczenie na języki obce,
— drukowanie księgi albumów zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
— drukowanie księgi dyplomów.
b) Charakterystyka ilościowa:
— liczba drukowanych dyplomów (oryginał + odpisy) – około 26 000,
— liczba drukowanych suplementów – około 13 000,
— dyplomy i suplementy w języku angielskim – około 3 000,
— księga albumów i dyplomów – rocznie 10 sztuk,
— liczba pracowników zatrudnionych przy drukowanie – 2 osoby.
11.6. Sprawozdawczość, zaświadczenia, raporty.
a) Ogólna charakterystyka:
— ewidencjonowanie i wydruk umowy o świadczenie usług edukacyjnych,
— ewidencja i wydruk wszelkich decyzji dotyczących: skreśleń z listy studentów, powtarzaniu semestru, udzieleniu urlopu, podjęciu/rezygnacji ze studiów,
— ewidencja podań skierowanych do Dziekanów i Prodziekanów – system powinien dopuszczać możliwość składania podań w formie papierowej i elektronicznej,
— wydruk protokołów egzaminów dyplomowych i magisterskich,
— ewidencja i wydruk w języku polskim i angielskim zaświadczeń i innych druków obowiązujących w dziekanacie w tym:
—— list grup dziekańskich,
—— zaświadczeń do ZUS, KRUS, PFRON, banku, US, zaświadczenia do kapitału początkowego,
—— zaświadczenia o 5 % najlepszych absolwentów w ramach danego Wydziału i kierunku studiów,
—— okresowych kart osiągnięć studenta, protokołów egzaminacyjnych.
— funkcja automatycznego generowania sprawozdawczości na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego,
— funkcja generująca dane w przypadku prowadzenia akredytacji kierunku (przygotowanie raportu dla Państwowej Komisji Akredytacyjnej),
— ewidencja praktyk studenckich, drukowanie skierowań.
b) Charakterystyka ilościowa:
— liczba pracowników obsługujących obszar – 40,
— liczba podań w skali Uczelni w ciągu 1 dnia około 500 podań,
— liczba zaświadczeń drukowanych w skali całej Uczelni w ciągu 1 dnia – około 700.
11.7. Pomoc materialna i inne stypendia dla studentów i doktorantów oraz przyznawanie miejsc w domach studenckich.
a) Ogólna charakterystyka.
Obejmuje całokształt procesu związanego z:
— przyznawaniem i realizacją pomocy materialnej oraz innych stypendiów dla studentów i doktorantów,
— zarządzaniem domami studenckimi.
W Uczelni zadania te realizuje Dział Spraw Bytowych Studentów i Doktorantów oraz administracje domów studenckich. Korzystamy z bazy studentów i doktorantów utworzonej przez rekrutacje i obsługiwanej (w zakresie statusu student) przez dziekanaty oraz Dział Nauki (status doktorantów). Obsługę finansową (ewidencja i księgowanie) sprawują Kwestura oraz Dział Opłat i Rozliczeń Studentów. Przyznaje się różnego rodzaju stypendia dla studentów i doktorantów, według różnych warunków i kryteriów, finansowanych z różnych źródeł; funduszu pomocy materialnej studentów i doktorantów (dotacja budżetowa), Uczelnianego Funduszu Stypendialnego oraz inne np. BUWiWM, stypendia ministra oraz stypendia doktoranckie. Stypendia przyznaje się na każdy semestr (październik, marzec) a miejsce w domu studenckim na rok akademicki (sierpień). Fundusz pomocy materialnej prowadzony jest przez wyodrębniony rachunek bankowy. Stypendia realizowane są bezgotówkowo na wskazany indywidualny rachunek bankowy studenta lub gotówkowo w kasie uczelni. Dział Spraw Bytowych obsługuje również system Płatnika dla studentów i doktorantów. UEK prowadzi 2 domy studenckie oraz kieruje studentów do zakwaterowania w domach studenckich innych uczelni poprzez przesłanie w formie elektronicznej pliku zawierającego żądane informacje. Domy studenckie pozyskują fundusze na pokrycie kosztów utrzymania, modernizacji i remontów z opłat studentów, opłat innych osób kwaterowanych w okresie wakacji. Remonty dofinansowywane są również z funduszu pomocy materialnej. Zakwaterowani studenci, comiesięczne opłaty wnoszą na przypisany indywidualny rachunek,
System powinien umożliwiać:
— definiowanie: rodzajów i wysokości stypendiów, warunków oraz kryteriów ich przyznawania i zwiększania, źródeł finansowania, sposobów realizacji,
— definiowanie: warunków i kryteriów przyznawania miejsc w domu studenckim, kategorii opłat, bazy i zasobów domów studenckich, statusów w zakresie przyznania, rezerwacji, zakwaterowania i opłat, statusów ewidencji stanu i zmian wyposażenia budynku,
— definiowanie: warunków selekcji wydruków, sprawozdań,
— możliwość składania wniosków w formie elektronicznej i papierowej,
— ewidencja, opracowywanie wniosków o stypendia i miejsce w domu studenckim,
— wykonywanie prognoz, analiz i symulacji w zakresie stypendiów i kosztów utrzymania DS.,
— automatyczne rozpatrywanie wniosków przy zadanych granicznych warunkach i kryteriach i generowanie decyzji,
— sporządzanie zestawień do wypłaty według zadanego źródła finansowania,
— periodyczne realizacja przyznanych stypendiów według zadanego sposobu realizacji,
— sporządzanie zestawień ilościowych i kwotowych na potrzeby instytucji zewnętrznych (GUS, MNiSW, BUWiWM),
— kontrola realizacji wydatków wg rodzajów, źródeł finansowania i czasu,
— zarządzanie miejscami w domu studenckim,
— informacja o stanie opłat za miejsce w domu studenckim,
— zarządzanie wyposażeniem i remontami sprzętu oraz budynku,
— archiwizacja wypłat stypendiów i zakwaterowania.
b) Charakterystyka ilościowa:
— liczba pracowników obsługująca obszar: 13,
— liczba ubiegających się o stypendia i miejsce w domu studenckim około 5 000,
— liczba stypendystów około 4 300,
— liczba domów studenckich; własne 2, dodatkowo udostępniony 1,
— liczba miejsc w domach studenckich: własnych – 832, udostępnione 200,
— liczba zgłoszeń do ubezpieczenia około 110.
11.8. Planowanie i układanie harmonogramów zajęć.
a) Ogólna charakterystyka.
Program „Plan zajęć” służy do układania harmonogramów, ale stanowi również podstawę do rozliczania i wypłaty godzin ponadwymiarowych (Sekcja Płac). Pierwszym etapem jest wprowadzenie przedmiotów zgodnie z programami studiów zatwierdzonymi przez Rady Wydziałów. Niezbędna jest również liczba grup na poszczególnych kierunkach i formach studiów – przesłanie ich do odpowiednich katedr celem przydzielenia obsady do prowadzenia danego przedmiotu.
Automatyczny zwrot z katedr obciążeń dydaktycznych do Działu Nauczania pozwala na ułożenie harmonogramów zajęć i przydział sal dla poszczególnych grup.
Po zakończeniu roku akademickiego drukowane jest wykonanie zajęć, doręczane każdemu pracownikowi, celem złożenia ostatecznych korekt. Następnie w formie elektronicznej dane pobierane są do Sekcji Płac jako podstawa do wypłaty. Wszystko odbywa się poprzez Internet.
Funkcjonalność:
— automatyczne układanie harmonogramu – zgodnie ze zdefiniowaną funkcją – kryterium oraz przy uwzględnieniu założonych ograniczeń,
— możliwość dowolnego poruszania się po dostępnych salach, grupach studenckich, zatrudnionych pracownikach dydaktycznych, programach studiów, przedmiotach, rodzajach zajęć, semestrach,
— określenie parametrów w programie dotyczących godzin lekcyjnych, dat rozpoczęcia i zakończenia zbiorów zdarzeń,
— możliwość przydzielania uprawnień pracownikom wyznaczonym do przydzielania obciążeń dydaktycznych, możliwość korygowania i podglądu zestawień z planowanych i wykonanych zajęć,
— tworzenie wydruków dla ułożonych harmonogramów w różnych układach: dla poszczególnych pracowników, sal, grup, wg dni tygodnia, wg dat, w przedziale godzinowym,
— możliwość planowania i wykonania zajęć za dany rok akademicki z podziałem na prowadzących, katedry, wydziały – z podziałem na semestry, formy i typy studiów, rodzaje zajęć,
— raportowanie: wykorzystania zajętości/dostępności poszczególnych sal, godziny planowane i wykonane przez pracowników, godziny pensum, ponad pensum i braki do pensum,
— publikacja w sieci Internet – harmonogramów i różnych ogłoszeń,
— przesłanie danych z wykonania zajęć do Sekcji Płac.
Harmonogram układany jest na semestr zimowy i letni, dostęp do bazy maja inne jednostki uczelniane – między innymi: Studium Języków Obcych, Studium Wychowania Fizycznego, Biuro Programów Zagranicznych, Krakowska Szkoła Biznesu, Studium Psychologii i Pedagogiki.
b) Charakterystyka ilościowa:
— liczba sal – 140,
— liczba układanych grup dziekańskich – około 1 400,
— grupy seminaryjne – około 1 500,
— liczba rezerwacji (np. konferencje, szkolenia, spotkania) – około 40 tysięcy rocznie,
— liczba przedmiotów do ułożenia – około 2 tysiące,
— liczba pracowników odbywających zajęcia – około 1 300,
— liczba katedr – 60.
11.9. Ankietowanie studentów (obsługiwane przez Biuro ds. Jakości Kształcenia).
a) Ogólna charakterystyka.
Każdy student Uczelni jest uprawniony do jednorazowego wypełnienia anonimowej ankiety dotyczącej zajęć dydaktycznych bieżącego semestru (na które jest zapisany) lub innej ankiety adresowanej do określonej grupy społeczności akademickiej (np. ankieta dla studentów I roku, ankieta dotycząca studiów doktoranckich).
System powinien:
— umożliwić tworzenie ankiet ze stałą możliwością samodzielnego modyfikowania ich treści,
— umożliwić pobieranie dla potrzeb ankiety wszystkich niezbędnych treści z bazy harmonogramów zajęć dydaktycznych (planu zajęć),
— umożliwić BJK umieszczenie ankiety w miejscu, do którego będą miały dostęp odnośne grupy docelowe w wyniku logowania się i zamieszczenie ankiety w sposób wymuszającym zwrócenie na nią uwagi adresata,
— umożliwić BJK adresowanie ankiety do dowolnie wybranych przez BJK grup społeczności akademickiej w oparciu o dostępną bazę studentów, pracowników naukowo-dydaktycznych,
— umożliwić monitorowanie na bieżąco „on-line” ilości wypełnionych ankiet czy grup ankiet,
— umożliwić syntetyczną analizę i prezentację wyników ankietowania wg. przyjętego klucza - w skali Uczelni i w stosownych przekrojach np. wydziały, katedry, grupy pracowników, jednostki administracji uczelni związane z rekrutacją i obsługą studentów oraz ocen indywidualnych pracowników naukowo-dydaktycznych,
— umożliwić tworzenie bazy z wynikami badań ankietowych realizowanych w przeszłości (analiza dynamiczna wyników),
— poza istnieniem wbudowanego raportu z oceny w ww. przekrojach, udostępnić narzędzie do generowania statystyk, raportów oraz aby możliwy był eksport danych do formatów np. MS Excel, CSV może PDF itp.,
— umożliwić drogą elektroniczną przekazanie wyników zainteresowanym np. pracownikom naukowo-dydaktycznym, władzom uczelni, jednostkom uczelni,
— umożliwić podanie ilości wypełnionych ankiet, ilości respondentów, ilości ocenionych zajęć dydaktycznych, w tym rodzaju zajęć, grup pracowników,
— umożliwić kontakt ze studentem, pracownikiem, poprzez np. umieszczanie ogłoszeń, informacji w systemie wirtualny dziekanat/wirtualna uczelnia oraz dostęp BJK do bazy adresów e-mail studentów i doktorantów.
b) Charakterystyka ilościowa:
— przewidywana liczba obsługiwanych ankiet: ok. 500 000 w ciągu roku akademickiego, prace te obsługuje 1 osoba,
— należy umożliwić archiwizację wyników ankiet z poszczególnych badań przez okres 8 lat.
11.10. Współpraca z Biblioteką Główną.
a) Ogólna charakterystyka.
System powinien umożliwiać:
— import danych po rekrutacji do utworzenia konta w systemie bibliotecznym Virtua oraz do planowanego zintegrowanego systemu bibliotecznego KOHA,
— wymianę danych z opiekunami poszczególnych grup użytkowników Biblioteki w zakresie: informacja o przedłużeniu zaliczenia roku akademickiego (podgląd danych),
— wprowadzanie danych o rozliczeniu studentów i doktorantów z Biblioteką i zamknięciu konta w ramach procesu obsługi „obiegówki”,
— rozliczenie zajęć dydaktycznych: "Przysposobienie Biblioteczne"; informacja naukowa - w ramach seminariów; praktyki studenckie.
12. Controlling, planowanie, budżetowanie.
12.1. Budżetowanie.
a) Ogólna charakterystyka.
Obejmuje całokształt funkcji związanych z planowaniem finansowym, budżetowaniem i analizą finansową, w szczególności:
— przygotowanie planów (budżetów) dotyczących wszelkich przychodów i kosztów uwzględniających przyjęty na Uczelni model budżetowania, obejmujących wszystkie potrzebne przekroje, np. wg struktury organizacyjnej, procesów, lokalizacji i oczywiście czasu,
— informowanie jednostek organizacyjnych o poniesionych kosztach i aktualnych limitach,
— kontrola realizacji budżetów - ustalanie odchyleń i ewentualnych zagrożeń w realizacji budżetów,
— korekta planów (np. wynikająca z regulacji płac),
— wykonywanie prognoz, analiz i symulacji.
Szczególnym rodzajem budżetów są budżety „zleceń”.
Zlecenie to podstawowy nośnik informacji o realizowanym przez daną jednostkę organizacyjną UEK zadaniu, definiujący jego przedmiot, sposób i zakres realizacji, uczestników oraz przewidywane skutki dla wyniku finansowego.
Przewidywana klasyfikacja zleceń powinna obejmować około 99 grup zleceń. Szczególnie złożone są budżety zleceń należących do grup związanych z „projektami unijnymi”, np. „strukturalne”, „ramowe”. Zasady ich rozliczania narzucane są przez przepisy zewnętrzne i dotyczą:
— struktury budżetu – może być indywidualnie definiowana dla każdego zlecenia („strukturalne) lub oparta o szablon („ramowe”),
— wielu wymiarów budżetów: wg pozycji budżetowych, zadań, etapów, źródeł finansowania, działań (ramowe),
— zasad przeliczania kosztów ze złotych na EURO, np. rodzaj tabeli kursowej, zasad wyboru kursu,
— innych wymogów formalnych, np. każdy wydatek budżetowy musi być powiązany z dowodem księgowym, zasady dotyczące obowiązkowych sprawozdań z realizacji,
— generowanie zestawienia planu, wykonania i porównania planu z wykonaniem dla zadań poszczególnych realizatorów Biblioteki (Czasopisma, Gromadzenie-bazy danych, Wypożyczalnia Międzybiblioteczna, oprawa).
b) Charakterystyka ilościowa:
— liczba pracowników obsługujących obszar controllingu (na poziomie centralnych służb finansowych): obecnie 2 osoby (planowane zwiększenie),
— przewidywana liczba zleceń (w tym projektów badawczych) – ok. 600,
— liczba nowych zleceń w ciągu roku 300,
— wielopoziomowa struktura organizacyjna: ponad 200 jednostek organizacyjnych.
Ogólna charakterystyka poszczególnych obszarów, zamieszczona powyżej, ma na celu:
a) wskazanie specyfiki procesów mających miejsce na dużej publicznej uczelni;
b) określenie przybliżonej charakterystyki ilościowej głównych procesów mających miejsce w danych obszarach (dobór systemu do skali problemów).
Charakterystyki powyższej nie należy traktować jako ściśle zdefiniowanych „wymagań” odnoszących się do przedmiotu zamówienia, lecz jedynie jako ilustrację skali problemów do rozwiązania. Podział na obszary funkcjonalne ma charakter pomocniczy, którego celem jest ogólne zdefiniowanie zakresu funkcjonalnego systemu, a nie jego struktury. Zamawiający dopuszcza możliwość, w wyniku negocjacji prowadzonych z Wykonawcami, zmian zakresu przedmiotu zamówienia dotyczących obszarów funkcjonalnych i merytorycznych.
Szczegółowe wymagania związane z poszczególnymi obszarami będą zdefiniowane po etapie negocjacji.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2011-04-18.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2011-03-15.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Gdzie?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2011-03-15
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2011-04-08
|
Dodatkowe informacje
|
| 2011-04-15
|
Dodatkowe informacje
|
| 2011-11-24
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|