Wielkość lub zakres
Szczegółowy zakres zadań Wykonawcy.W ramach niniejszego zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia następujących usług:Działanie nr 1 (funkcjonowanie JRP) - Przygotowanie Zamawiającego do wdrażania i realizacji Projektu, poprzez: weryfikację posiadanej przez Zamawiającego dokumentacji związanej z Projektem, opracowanie dodatkowych procedur, doradztwo dla pracowników JRP w zakresie funkcjonowania JRP i stosowania obowiązujących procedur wewnętrznych oraz obowiązujących przepisów/wytycznych dotyczących realizacji Projektu. Doradztwo dotyczące bieżącego zarządzania i administrowania projektem.a) W ramach działania Wykonawca zobowiązany jest do przeglądu i weryfikacji posiadanej przez Zamawiającego dokumentacji związanej z Projektem w zakresie niezbędnym do wykonania przedmiotu zamówienia niniejszej Umowy, a w szczególności:— Wniosek o dofinansowanie Projektu,— Studium Wykonalności Projektu,— dokumentacje projektowe,— dokumentacje przetargowe,— raporty oddziaływania na środowisko,— decyzje administracyjne,— umowa o dofinansowanie wraz z załącznikami.Ponadto Wykonawca wskaże sposób uzupełnienia lub poprawy dokumentacji, jeśli to będzie konieczne.b) Opracowania dodatkowych procedur niezbędnych do właściwego funkcjonowania JRP. Opracowania Podręcznika Procedur dla Jednostki Realizującej Projekt, tj.:I. Weryfikacja posiadanych przez JRP procedur wraz z ich załącznikami;II. Opracowanie brakujących procedur wraz z załącznikami, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania JRP (np.: archiwizacja dokumentów finansowych, kontrola realizacji projektu, promocja projektu, innych do oceny Konsultanta Pomocy Technicznej dla JRP). Podręcznik Procedur JRP powinien uwzględniać wytyczne MRR, w tym m.in.:— Wytyczne w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód,— Wytyczne w zakresie sprawozdawczości Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko,— Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko,— Wytyczne w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko,— Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym,— Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013,— Właściwe przepisy prawne, w szczególności Ustawę o rachunkowości i inne.c) Bieżące doradztwo dla pracowników JRP w zakresie funkcjonowania JRP i stosowania obowiązujących procedur wewnętrznych oraz obowiązujących przepisów/wytycznych dotyczących realizacji Projektu, a także w zakresie zarządzania i administrowania projektem.Obowiązki Wykonawcy dotyczące bieżącego zarządzania i administrowania projektem będą obejmować w szczególności:1) pomoc w koordynacji, nadzorze, zarządzaniu i monitoringu poszczególnych kontraktów,2) opracowanie systemu identyfikacji i kontroli ryzyka,3) opracowanie systemu sprawdzania i kontroli Projektu w świetle efektu ekologicznego i rzeczowego,4) doradztwo w zakresie zarządzania zmianami w realizowanych kontraktach i zmniejszenia oddziaływania niekorzystnych czynników w tym potencjalnych zagrożeniach dotyczących jakości, kosztów i terminów realizacji Projektu,5) profesjonalne doradztwo i zapewnienie regularnych usług konsultingowych Zamawiającemu w zakresie m. in. kwalifikacji kosztów (kwalifikowane i niekwalifikowane koszty Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi wytycznymi dla FS w Polsce, doradztwo w zakresie prawa podatkowego dot. m. in. stawek VAT, opłat środowiskowych, odpisów amortyzacyjnych oraz innych opłat i kosztów związanych z realizowanymi inwestycjami).6) profesjonalne doradztwo i zapewnienie regularnych usług konsultingowych Zamawiającemu w zakresie technicznym. Weryfikacja i kontrola dokumentacji technicznej wykonanej przez Wykonawców poszczególnych kontraktów,7) bieżące doradztwo dla Zamawiającego w zakresie obowiązujących przepisów księgowych obowiązujących spółki prawa handlowego,8) wydawanie opinii prawnych oraz analiz technicznych i ekonomicznych stanowiących podstawę podejmowanych decyzji przez Zamawiającego związanych z realizacją Projektu,9) pomoc w rozwiązywaniu konfliktów i problemów wynikłych ze współpracy JRP z Inżynierem lub/i Wykonawcą robót budowlanych,10) weryfikację zaproponowanych przez Wykonawcę i Inżyniera Kontraktu i rozwiązań projektowych, a także rozwiązań dotyczących realizacji robót,11) pomoc w zakresie rozliczania poszczególnych kontraktów oraz weryfikacji dokumentów związanych z finansową realizacją Projektu w tym dokumentów sporządzanych przez Wykonawców robót oraz Inżyniera Kontraktu,12) pomoc w przygotowywaniu wniosków o płatności pośrednie, zaliczkowe i końcowe.13) pomoc w przygotowaniu JRP do kontroli realizacji Projektu, a także pomoc w realizacji zaleceń pokontrolnych,14) przeprowadzenie rocznych audytów wydatków kwalifikowanych w ramach Projektu w terminie 30 dni po zakończeniu roku kalendarzowego.15) wykonywania wszystkich innych czynności i zadań nie wymienionych w ww. zakresie, których Zamawiający nie mógł przewidzieć na etapie tworzenia SIWZ, a których wykonywanie w ramach Pomocy Technicznej będzie niezbędne dla prawidłowej realizacji Projektu.Działanie nr 2 (kontrole, audyty, narady) - Doradztwo związane z realizowanym przedsięwzięciem na rzecz Zamawiającego oraz doradztwo w zakresie przygotowania Zamawiającego do audytów i kontroli.Na każdorazowe żądanie Zamawiającego do obowiązków Wykonawcy będzie należało świadczenie usług doradczych, w zakresie realizowanego przedsięwzięcia, w szczególności poprzez udział Wykonawcy w spotkaniach, naradach (w szczególności z Wykonawcami robót oraz Inżynierem Kontraktu), konferencjach prasowych i naukowych dotyczących realizowanego przedsięwzięcia. Wykonawca jest ponadto zobowiązany do sporządzenia pisemnych opinii, w wymaganym przez Zamawiającego zakresie, w związku z odbytymi wcześniej spotkaniami lub konferencjami w terminie podanym przez Zamawiającego w zleceniu. Wykonawca na żądanie Zamawiającego będzie świadczył usługi doradcze m.in. przy przygotowaniu Zamawiającego do kontroli przeprowadzanych w ramach realizacji projektu (zarówno kontroli o charakterze wewnętrznym jak i kontroli zewnętrznych prowadzonych w szczególności przez Instytucję Zarządzającą, Instytucję Pośredniczącą, Komisję Europejską oraz inne uprawnione instytucje) w szczególności:— kompleksowe przygotowanie JRP do audytów wewnętrznych, zewnętrznych oraz kontroli Zamawiającego,— pomoc w realizacji zaleceń pokontrolnych,— udział we wszystkich kontrolach i/lub audytach Projektu, na wezwanie Zamawiającego.Działanie nr 3 (efekt ekologiczny) - Doradztwo w zakresie prowadzenia monitoringu efektu ekologicznego obejmujące w szczególności:— opracowanie zasad prowadzenia monitoringu efektu ekologicznego w zakresie wymaganym odpowiednimi przepisami i wytycznymi (termin realizacji: 2 miesiące od dnia podpisania umowy),— monitorowanie projektu pod kątem uzyskania planowanego efektu oraz przedstawienie w formie pisemnej wyników Zamawiającemu nie rzadziej niż jeden raz w miesiącu,— informowanie Zamawiającego o ewentualnych zagrożeniach w osiągnięciu założonego efektu ekologicznego, niezwłocznie po wystąpieniu ku temu przesłanek,— wskazanie Zamawiającemu metod naprawczych w przypadku stwierdzenia zagrożenia w osiągnięciu wymaganego efektu ekologicznego,— wyliczenie efektu ekologicznego na koniec realizacji Projektu i skompletowanie dokumentów potwierdzających jego osiągnięcie w terminie zgodnym z warunkami Umowy o dofinansowanie.Działanie nr 4 (obsługa prawna) - Obsługa prawna projektu.Obowiązki Wykonawcy w ramach obsługi prawnej obejmować będą:a) wydawanie na pisemny wniosek Zamawiającego opinii i stanowisk prawnych, stanowiących podstawę podejmowanych przez Zamawiającego decyzji, związanych z realizacją Projektu, w sprawach dotyczących w szczególności:— roszczeń wykonawców oraz ewentualnych sporów z wykonawcami,— roszczeń osób trzecich i sporów z nimi,— zachowania zgodności działalności JRP oraz tworzonych dokumentów z przepisami prawa unijnego i krajowego, wytycznymi Instytucji związanych z realizacją projektu oraz procedurami obowiązującymi w JRP,— stosowanych procedur.b) opiniowanie na pisemny wniosek Zamawiającego wszystkich umów, porozumień, aneksów zawieranych przez Zamawiającego w związku z realizacją Projektu (w tym m.in. umów o finansowanie), Z zastrzeżeniem, że doradztwo prawne w zakresie proponowanych przez Zamawiającego zmian i decyzji w zakresie robót uzupełniających, dodatkowych i zamiennych, w tym również opracowanie wzorów takich umów i dokumentów do umów o roboty budowlane, dostawy i usługi na zadania realizowane w ramach projektu stanowią przedmiot niniejszej umowy o ile konieczność prowadzenia doradztwa prawnego w tym zakresie zostanie stwierdzona po dniu 20.8.2013 r. Doradztwo prawne w w/w zakresie do dnia 19.8.2013 r. świadczone będzie przez Wykonawcę zadania nr 13 Projektu tj. „Świadczenie pomocy prawnej w ramach stosowania ustawy Pzp”.c) bieżące konsultacje w zakresie prawa podatkowego dot. między innymi stawek VAT, opłat środowiskowych, odpisów amortyzacyjnych oraz innych opłat i kosztów związanych z realizowanymi zadaniami oraz obowiązujących przepisów księgowychd) inne bieżące konsultacje prawne w tym w zależności od potrzeb zgłoszonych przez Zamawiającego bieżące konsultacje prawne świadczone w siedzibie Zamawiającego w wymiarze max. 4 godziny miesięcznie.e) Na żądanie zamawiającego zastępstwo prawne przed właściwymi organami administracji, sadami i trybunałami w sprawach dotyczących realizacji projektu.Za zastępstwo procesowe, Wykonawcy przysługiwało będzie dodatkowe wynagrodzenie.Zamawiający udzieli Wykonawcy zamówienia dodatkowego na zastępstwo procesowe, w trybie zamówienia z wolnej ręki.Działanie nr 5 – Doradztwo w zakresie finansowo-księgowym i rachunkowości projektu:Doradztwo i pomoc w zakresie finansów Przedsięwzięcia oraz zapewnienie regularnych usług konsultingowych Zamawiającemu w zakresie finansów. Wykonawca będzie stosował wszystkie obowiązujące zasady finansowania dotyczące projektów współfinansowanych z Funduszu Spójności, inżynierii finansowej, reguły kwalifikowania wydatków, zasady występowania o środki UE, realizacji płatności wynikających z zawartych kontraktów oraz rozliczania płatności.Obowiązki Wykonawcy w tym zakresie:— doradztwo w zakresie księgowego rozliczania Projektu,— weryfikacja, posiadanego przez Zamawiającego zakładowego planu kont dla całego Przedsięwzięcia (i ewentualne opracowanie nowego planu kont),— doradztwo w zakresie kwalifikowania wydatków zgodnie z umową o dofinansowanie Przedsięwzięcia i obowiązującymi regulacjami prawnymi UE oraz wytycznymi MRR związanymi z realizacją projektów współfinansowanych z FS,— doradztwo w opracowaniu wniosków o płatność tj. ich weryfikacja i opiniowanie oraz ewentualne udzielanie odpowiedzi na pytania IW, IP, IZ co do ich treści na etapie ich weryfikacji przez Instytucje POIiŚ oraz ich ewentualne poprawienie lub uzupełnienie,— na wniosek Zamawiającego opracowanie lub zaktualizowanie dokumentów związanych z finansowaniem Projektu w tym m.in.: planów finansowania projektu, harmonogramów realizacji projektu oraz planów wystąpień o środki płatności,— weryfikacja harmonogramów rzeczowo-finansowych opracowanych przez Wykonawców poszczególnych kontraktów na roboty budowlane oraz przygotowanie na ich podstawie harmonogramu rzeczowo – finansowego dla Projektu, uwzględniając przy tym harmonogramy finansowania kontraktów na usługi,— doradztwo w zakresie prowadzenia ewidencji wydatków kwalifikowanych na potrzeby monitoringu i sprawozdawczości,— doradztwo w zakresie kwalifikowania wydatków w oparciu o Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ,— bieżące doradztwo w zakresie obowiązującego prawa finansowego i podatkowego dla realizowanego Projektu,— na wniosek Zamawiającego interpretację przepisów prawnych regulujących kwestie rozliczeń finansowych, w szczególności ustawy o podatku od towarów i usług,— świadczenie pomocy pracownikom JRP w opracowaniu wniosków do instytucji zewnętrznych o pożyczki w celu zapewnienia płynności finansowej Przedsięwzięcia. Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do weryfikacji i opiniowania w/w wniosków,— wykonywanie raz na kwartał analizy finansowej Przedsięwzięcia,— monitorowanie i bieżące raportowanie przepływów pieniężnych, zobowiązań wynikających z zawartych kontraktów, w ramach realizacji Przedsięwzięcia i niezwłoczne sygnalizowanie Zamawiającemu ewentualnych zagrożeń,— sporządzanie planów przepływów finansowych zgodnie z bieżącymi potrzebami i dostępnymi środkami,— bieżące przygotowywanie raportów dotyczących wykorzystania środków z poszczególnych źródeł finansowania oraz monitorowanie przepływów środków w podziale na poszczególne źródła finansowania,— pomoc w przygotowaniu, weryfikacja i opiniowanie sprawozdań i raportów z realizacji Projektu zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i wytycznymi dla Beneficjentów POIiŚ,— bieżące monitorowanie terminów płatności związanych z realizacją poszczególnych kontraktów,— bieżące monitorowanie procesu zatwierdzania dokumentów finansowych celem uzyskania współfinansowania ze środków FS oraz innych źródeł i w razie stwierdzenia zagrożeń w uzyskaniu środków finansowych niezwłoczne poinformowanie o tym fakcie Zamawiającego,— weryfikacja dokumentów związanych z finansową realizacją projektu, w tym dokumentów sporządzanych przez Wykonawców. Wykonawca zobowiązany będzie do weryfikacji i opiniowania w/w dokumentów,— pomoc w zakresie gospodarki środkami trwałymi powstałymi w ramach Projektu,— pomoc w wycenie majątku oraz określenie wysokości amortyzacji i jej wpływ na taryfy za odbiór ścieków. Pomoc Zamawiającemu w opracowaniu wniosków o zmianę taryf za usługi wodno-ściekowe.Wykonawca dokona weryfikacji, analizy i monitorowania pod względem m.in. zgodności z obowiązującymi przepisami, terminowości, prawidłowości sporządzonych dokumentów, prawidłowości i skuteczności zastosowanych rozwiązań, metod i procedur w kontekście osiągnięcia założonych celów oraz w zakresie aktualizacji sytuacji ekonomicznej Przedsięwzięcia i zdolności finansowych Zamawiającego.Wykonawca w ramach niniejszego zamówienia zobowiązany jest na żądanie Zamawiającego do dokonania przeliczenia luki w finansowaniu projektu (dwukrotnie). W tym celu wykonawca przeprowadzi ponowną analizę finansową projektu i/lub innych niezbędnych dokumentów wymaganych przez IW, IZ, IP, IC zgodnie z właściwymi obowiązującymi „Wytycznymi w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód”, którą przekaże Zamawiającemu w ustalonym terminie.Działanie nr 6 – Bieżące doradztwo w zakresie technicznym.Usługa obejmuje w szczególności:— doradztwo i konsultacje w trakcie przygotowania, realizacji i odbioru robót budowlanych realizowanych w ramach projektu,— weryfikacja dokumentacji projektowej w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony środowiska,— opiniowanie dokumentacji technicznej dla kontraktu na roboty, w terminie,— opiniowanie zmian proponowanych przez Inżyniera Kontraktu i/lub Wykonawcę robót,— doradztwo i pomoc w sporządzaniu oraz aktualizacji harmonogramów rzeczowych dla wszystkich kontraktów na roboty budowlane realizowane w ramach projektu w tym m.in. weryfikacja i opiniowanie harmonogramów rzeczowych proponowanych przez Wykonawców,— doradztwo i pomoc w zakresie urządzeń i instalacji elektrycznych, AKP - branża automatyka, telewizja przemysłowa CCTV, instalacja alarmowa oraz sieci komputerowe i telefoniczna. W tym zakresie Wykonawca na każde żądanie Zamawiającego dokona oceny proponowanych rozwiązań w formie pisemnej, przedstawiając jednocześnie rozwiązania alternatywne do analizowanych,— doradztwo w zakresie instalacji sanitarnych, wentylacji i ciepłowniczych,— doradztwo w zakresie rozwiązań technologicznych oczyszczania ścieków i przeróbki osadów,— wyjaśnianie wątpliwości dotyczących dokumentacji projektowej i zawartych w niej rozwiązań,— sporządzanie analiz technicznych stanowiących podstawę podejmowanych decyzji przez Zamawiającego związanych z realizacją projektu,— udział na wezwanie Zamawiającego w naradach budowy i spotkaniach z Wykonawcami oraz Inżynierem Kontraktu,— opiniowanie protokołów przejściowych, protokołów konieczności, protokołów odbioru pod kątem ich zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.Działanie nr 7 – Szkolenia.Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego przeszkoli pracowników JRP w zakresie opisanym poniżej. Szkolenia pracowników JRP będą przeprowadzane cyklicznie, w siedzibie Zamawiającego. Pierwsze sesje szkoleniowe z każdego z n/w tematów zostaną zorganizowane nie później niż 2 miesiące po podpisaniu Umowy. Terminy kolejnych szkoleń Wykonawca uzgodni z Zamawiającym. Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi cykl sesji szkoleniowych z niżej wymienionych tematów. Dla każdego z wymienionych tematów zorganizowana zostanie odrębna sesja w formie 2 dniowych warsztatów (2 x 7 godzin) dla maksymalnie 8 osób, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym.Tematy szkolenia:a) Realizacja inwestycji w świetle Prawa Budowlanego,b) Procedury i wymogi udzielania zamówień w świetle Prawa Zamówień Publicznych i Dyrektyw Unijnych,c) Zarządzanie kontraktami opartymi na Standardowych Warunkach Kontraktowych FIDIC (czerwony FIDIC),d) Funkcja, obowiązki i odpowiedzialność Inżyniera Kontraktu wg warunków kontraktowych FIDICe) Procedury rozliczeniowe wynikające z FIDIC i Umowy o dofinansowanie. Przygotowanie JRP do zakończenia realizacji i rozliczenia projektu oraz do audytu końcowego (m.in. zakres audytu, konieczne dokumenty, ich forma, sposób gromadzenia, weryfikacji i prezentacji danych i informacji na temat Projektu).f) Sporządzanie analiz ekonomiczno-finansowych projektu współfinansowanego ze środków POIiŚ, analiz opłacalności i wykonalności projektów infrastrukturalnych, planowanie finansowania i rozliczanie projektów infrastrukturalnych. Controlling w projektach infrastrukturalnych.Ponadto Wykonawca będzie zobowiązany w zakresie wynagrodzenia do przygotowania i realizacji dwóch wyjazdów dla pracowników JRP do oczyszczalni ścieków stosujących jednocześnie metodę odzysku biogazu i produkcji energii elektrycznej, dezintegracji osadów metodą ultradźwiękową i suszenia osadów w suszarniach słonecznych wspomaganych promiennikami z biogazu tożsamymi z metodami zastosowanymi w modernizowanej w ramach Projektu oczyszczalni ścieków ‘Bieławin” w celu zapoznania pracowników JRP z eksploatacją w/w rozwiązań technologicznych. Każdy wyjazd dla maksymalnie 4 osób z zapewnieniem transportu, ubezpieczenia, obsługi merytorycznej, tłumaczenia, noclegów oraz całodobowego wyżywienia. Program i termin wyjazdu Wykonawca uzgodni z Zamawiającym, z co najmniej 2-miesiecznym wyprzedzeniem.Działanie nr 8 – Doradztwo w zakresie opracowania wniosku o płatność końcową.Wykonawca zobowiązany będzie do doradztwa w zakresie opracowania wniosku o płatność końcową, w szczególności przygotowania materiałów wyjściowych do sporządzenia Wniosku i bieżące doradztwo przy jego sporządzeniu obejmujące jego końcowa weryfikację.2. RaportyDostarczane przez Wykonawcę raporty winny spełniać wymagania określone przez procedury i wytyczne dotyczące Funduszu Spójności. Forma i treść Raportów będzie uzgodniona z Zamawiającym. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do zaaprobowania szczegółową formę i zawartość Raportów, uwzględniając wymagania i wytyczne dot. Funduszu Spójności, w terminie 14 dni od daty rozpoczęcia kontraktu.W przypadku wprowadzenia przez Instytucje Nadrzędne obligatoryjnego oprogramowania np. do prowadzenia raportów lub sprawozdań Wykonawca będzie zobowiązany do prowadzenia dokumentacji zgodnie z tym oprogramowaniem. W związku z tym Wykonawcy nie będzie przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie.Zakres raportów oraz sposób prezentacji danych może ulec zmianie na wniosek Zamawiającego.Wszystkie raporty podlegają zatwierdzeniu przez Zamawiającego.Wykonawca będzie składał następujące Raporty:1) Raport Wstępny,2) Raporty Kwartalne z wykazami,3) Raporty „ad-hoc”,4) Raporty Roczne,5) Raport Zakończenia.Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego o wartości przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29.1.2004 r. Prawo zamówień publicznych.