Wyłonienie Instytucji Zarządzającej do realizacji projektu: Instalacja systemów energii odnawialnej na budynkach użyteczności publicznej oraz domach prywatnych w gminach powiatu buskiego i pińczowskiego

Gmina Busko - Zdrój

Przedmiot zamówienia.
Przedmiot zamówienia obejmuje pełnienie przez Wykonawcę roli podmiotu wspierającego zarządzanie (Instytucja Zarządzająca), działającego na rzecz Zamawiającego (Instytucja Realizująca), realizacją Projektu „Instalacja systemów energii odnawialnej na budynkach użyteczności publicznej oraz domach prywatnych w gminach powiatu buskiego i pińczowskiego” w oparciu o dofinansowanie w ramach Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy (zwany dalej SPPW), Obszaru priorytetowego „Środowisko i infrastruktura”, obszaru tematycznego „Odbudowa, remont, przebudowa i rozbudowa podstawowej infrastruktury oraz poprawa stanu środowiska”, Celu 2 „Zwiększenie efektywności energetycznej i redukcja emisji, w szczególności gazów cieplarnianych i niebezpiecznych substancji”, zmierzającego do zwiększenia efektywności energetycznej i redukcji emisji w szczególności gazów cieplarnianych i niebezpiecznych substancji poprzez wprowadzenie systemów energii odnawialnej (zwany dalej Projektem).
Założenia do niniejszego postępowania przetargowego oraz wymagania względem Wykonawców zostały opracowane zgodnie z Decyzją Biura SPPW, Federalnego Departamentu Spraw Gospodarczych FDEA Konfederacji Szwajcarskiej, Sekretariatu Stanu ds. Gospodarczych SECO, dotyczącą Projektu, z dnia 2.11.2011 r. oraz wytycznymi i akceptacją Biura Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy.
Projekt ma na celu osiągnięcie następujących rezultatów mierzalnych:
Liczba obiektów publicznych z zainstalowanymi kolektorami słonecznymi – 9 szt.
Liczba obiektów publicznych z zainstalowanymi układami fotowoltaicznymi – 1 szt.
Liczba gospodarstw domowych z zainstalowanymi kolektorami słonecznymi – 3 966 szt.
Liczba przeszkolonych osób, w tym niepełnosprawnych – 850 os.
Liczba uczestników konferencji – 200 os.
Liczba wydrukowanych materiałów promocyjnych (plakaty, ulotki) – 3 000 szt.
Projekt ma na celu osiągnięcie następujących rezultatów niemierzalnych:
Wzrost świadomości ekologicznej mieszkańców regionu, który skutkować będzie w przyszłości większym wykorzystaniem proekologicznych technologii do produkcji energii przez użytkowników indywidualnych jak i publicznych;
Poprawa, jakości środowiska naturalnego;
Zwiększenie liczby budynków użyteczności publicznej oraz domów prywatnych z zainstalowanymi OZE, co skutkować będzie ograniczeniem zużycia paliw kopalnych poprzez redukcję użytkowania kotłowni i palenisk indywidualnych;
Promocja ekologicznych nośników energii;
Wzrost zastosowania proekologicznych technologii, a w związku z tym wzrost ekonomiczny, osiągnięty poprzez racjonalizację zużycia energii i surowców naturalnych.
Wzrost atrakcyjności turystycznej obszaru objętego projektem;
Promowanie Gminy, jako regionu czystego przyrodniczo, w którym przywiązuje się wagę do działań w zakresie ekologii jako priorytetu dla Gmin Busko-Zdrój, Gnojno, Nowy Korczyn, Pacanów, Solec-Zdrój, Stopnica, Tuczępy, Wiślica, Pińczów, Kije;
Poprawa jakości zdrowia mieszkańców;
Zwiększenie udziału energii ze źródeł odnawialnych w ogólnym bilansie energetycznym Gmin.
Przed złożeniem oferty wskazane jest zapoznanie się Wykonawcy z pełną dokumentacją aplikacyjną w sprawie projektu (Kompletna Propozycja Projektu), zwaną dalej dokumentacją aplikacyjną, w wersjach polskiej i angielskiej.
Dokumentacja aplikacyjna Projektu (w wersji drukowanej) znajduje się do wglądu w siedzibie Zamawiającego i zostanie udostępniona na pisemną prośbę Wykonawcy.
Do zadań Wykonawcy przedmiotu zamówienia będzie należało:
Bieżące Zarządzanie Projektem w odniesieniu do:
a) organizacji i zarządzania Projektem;
b) sposobu jego funkcjonowania oraz wymogów związanych z wdrożeniem do realizacji;
c) identyfikacji obszarów problemowych i ryzykownych w implementacji Projektu oraz zaplanowania środków zaradczych;
d) monitorowania realizacji Projektu w celu osiągnięcia wskaźników określonych w matrycy logicznej „ang. Logframe” (w tym, w szczególności, monitorowanie i raportowanie postępów fazy realizacji projektu, zgodnie z zapisami Umowy w sprawie realizacji Projektu (zawartej pomiędzy IR a WWPE), nadzór nad realizacją wskaźników rezultatu i produktu projektu ze szczególnym uwzględnieniem nadzoru nad monitorowaniem efektu ekologicznego oraz energetycznego inwestycji; monitoring postępów w realizacji Projektu zgodnie z zatwierdzoną i zweryfikowaną dokumentacją oraz zatwierdzonymi harmonogramami; sprawdzanie i uaktualnianie harmonogramów; kontrola przepływów finansowych zgodnie z harmonogramem robót; przygotowywanie raportów z realizacji Projektu, realizacja zadań dotyczących monitorowania operacyjnego postępów Projektu);
Opracowanie dokumentów formalnych dla postępowań wraz z udziałem w postępowaniu przetargowym zgodnie z Pzp, dotyczących wyłonienia wykonawców robót części technicznych Projektu, szkoleń i promocji.
Dokumenty dotyczące postępowania muszą być opracowane zgodnie z wszystkimi dokumentami stanowiącymi dokumentację aplikacyjną o dofinansowanie i zatwierdzoną przez Instytucję Pośredniczącą (Władza Wdrażająca Programy Europejskie), Krajową Instytucję Koordynującą i SPPW oraz umową w sprawie Realizacji Projektu zawartą pomiędzy Instytucją Realizującą a „Instytucją Pośredniczącą”. Dokumentacja przetargowa dotycząca postępowań przetargowych musi zostać opracowana zgodnie z przepisami prawa polskiego oraz wytycznymi określonymi przez stronę szwajcarską.
Zamawiający informuje, że komplet opracowanych dokumentów przetargowych dla przetargów o wartości przekraczającej 500 000 CHF zostaną przedstawione SECO najpóźniej na 20 dni przed terminem ogłoszenia przetargu. SECO jest uprawnione do uczestnictwa w procesie przetargowym na statusie obserwatora, jako członek komisji przetargowej, od wstępnych etapów prac nad dokumentacją przetargową do oceny uzyskanych ofert.
W przygotowanych postępowaniach przetargowych należy uwzględnić wymagania zgodnie z wytycznymi Biura SPPW / SECO:
1. Zamówienie sprzętu wysokiej jakości: należy zapewnić zastosowanie procedury zamówień gwarantującej uzyskanie, instalację, działanie i utrzymanie systemów wysokiej jakości.
2. Zachowanie warunków konkurencyjności i niedyskryminacji: należy zapewnić, by specyfikacja techniczna określona w dokumentach przetargowych umożliwiała nie dyskryminacyjną konkurencję potencjalnych oferentów.
3. Uczciwy i przejrzysty proces zamawiania: należy zapewnić jawny i przejrzysty proces przetargu.
W szczególności Wykonawca wykona:
a) usługi polegające na opracowaniu dokumentów wymaganych Prawem Zamówień Publicznych niezbędnych do wyłonienia Wykonawców robót budowlanych w trybie „zaprojektuj i wybuduj”, w tym:
— ogłoszenie o zamówieniu,
— Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami, w tym: programem funkcjonalno-użytkowym,
— oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia,
— wzory umów z wykonawcami; dla następujących kontraktów:
Kontrakt Nr 1 – Instalacja kolektorów słonecznych w ramach projektu pn.: „Instalacja systemów energii odnawialnej na budynkach użyteczności publicznej i domach prywatnych w gminach powiatu buskiego i pińczowskiego”.
Przetarg ten obejmie swoim zakresem wyłonienie wykonawców na zaprojektowanie i wykonanie instalacji solarnych na budynkach prywatnych w ilości 3 966 szt oraz na zaprojektowanie i wykonanie instalacji solarnych na obiektach użyteczności publicznej w ilości 9 szt.
Kontrakt ten, poza wykonaniem prac projektowych oraz instalacyjnych, obejmie następujący zakres:
— wykonanie systemu monitorującego, zgodnie z zapisami,
— przeprowadzenie szkoleń przyszłych użytkowników instalacji solarnych; wykonanie modelowej instalacji solarnej przy wskazanym przez Zamawiającego budynku użyteczności publicznej, jako elementu promocji projektu.
Kontrakt Nr 2 – Wykonanie instalacji ogniw fotowoltaicznych dla potrzeb oświetlenia parku zdrojowego w Busku-Zdroju ramach projektu pn.: „Instalacja systemów energii odnawialnej na budynkach użyteczności publicznej i domach prywatnych w gminach powiatu buskiego i pińczowskiego”.
b) usługi polegające na opracowaniu dokumentów wymaganych Prawem Zamówień Publicznych niezbędnych do wyłonienia Wykonawców szkoleń i promocji, w tym:
— ogłoszenie o zamówieniu,
— Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami,
— oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia,
— wzory umów z Wykonawcami dla następujących kontraktów:
Kontrakt Nr 3 – Prowadzenie szkoleń dla dzieci i młodzieży w ramach projektu pn.: „Instalacja systemów energii odnawialnej na budynkach użyteczności publicznej i domach prywatnych w gminach powiatu buskiego i pińczowskiego”;
Kontrakt Nr 4 – Działania promocyjne w ramach projektu pn.: „Instalacja systemów energii odnawialnej na budynkach użyteczności publicznej i domach prywatnych w gminach powiatu buskiego i pińczowskiego”.
Szczegółowy zakres dot. Wymagań w ramach poszczególnych kontraktów określony został w Dokumentacji aplikacyjnej projektu.
c) usługi w zakresie przygotowania oraz udziału w postępowaniu przetargowym, tj:
— przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania do SIWZ wykonawców biorących udział w postępowaniu; w przypadkach problemowych zapewnienie konsultacji z biegłymi o odpowiednich kwalifikacjach,
— weryfikacja obliczeń symulacyjnych dla instalacji solarnych przedstawionych w ofercie wykonawcy instalacji; zapewnienie pomocy prawnej dla Instytucji Realizującej przy rozstrzyganiu sporów dot. środków ochrony prawnej, w szczególności poprzez przygotowania propozycji odpowiedzi na pisma i odwołania (instytucji rozstrzygających spory np. do Krajowej Izby Odwoławczej).
d) usługi w zakresie tłumaczenia z/na języka polskiego z/na język angielski wszelkich niezbędnych dokumentów w ramach projektu
Wykonywanie usług administracyjno – rozliczeniowych, (w języku angielskim i polskim), w tym:
a) monitoring i raportowanie budżetu projektu, który będzie prezentowany odrębnie w PLN i w CHF, zgodnie z układem uzgodnionym z SECO oraz Biurem SPPW;
b) realizacja obowiązków administracyjno-rozliczeniowych i działań promocyjnych SPPW, związanych z Projektem (zgodnie z warunkami określonymi w umowie zawartej pomiędzy Instytucją Realizującą, a Instytucją Pośrednicząca), w tym przygotowywanie w 2 wersjach językowych wniosków o wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie projektu na wymaganym przez Instytucję Pośredniczącą formularzu zmian;
c) uzgodnienie z Instytucją Realizującą wzorów wszystkich dokumentów mających być w użyciu w ramach realizacji projektu;
d) ocena przekazanych przez wykonawcę na etapie podpisania umowy i w trakcie realizacji zadania harmonogramów (finansowego i rzeczowego);
e) koordynacja działań gmin partnerskich, prowadzonych w ramach realizacji projektu, ze szczególnym uwzględnieniem ryzyk i zagrożeń;
f) monitoring postępów w realizacji projektu zgodnie ze zweryfikowaną dokumentacją oraz zatwierdzonymi harmonogramami;
g) przygotowywanie wymaganych harmonogramów przez Instytucję Pośredniczącą;
h) kontrolowanie przepływów finansowych zgodnie z harmonogramem robót;
i) przygotowywanie raportów z realizacji inwestycji i wniosków o płatność (zgodnie z warunkami określonymi w umowie zawartej pomiędzy Instytucją Realizującą, a Instytucją Pośrednicząca);
j) opracowywanie dokumentów potwierdzających konieczność wykonania robót dodatkowych, zamiennych lub zaniechanych (Protokoły Konieczności, propozycje umów dot. w/w zakresu)
k) akceptacja proponowanych przez Wykonawcę robót budowlanych podwykonawców;
l) opiniowanie poprawek do szczegółowej dokumentacji technicznej;
m) odbiór od wykonawców rozliczeń wykonanych prac wraz z koniecznymi do rozliczenia załącznikami;
n) weryfikacja, analiza i zatwierdzanie faktur wystawionych przez wykonawców pod względem merytorycznym i finansowym oraz współpraca w tym celu ze służbami finansowymi Instytucji Realizującej oraz gmin partnerskich;
o) przygotowywanie dokumentów finansowych dla poszczególnych gmin partnerskich, niezbędnych do sporządzenia wniosku o płatność;
p) przygotowywanie kwartalnych raportów rozliczeniowych Wykonawcy dla każdej z 10 Gmin, stanowiących podstawę do wystawienia faktury za dany okres rozliczeniowy;
q) dokonanie rozliczenia końcowego wykonawców poszczególnych Kontraktów w tym: skompletowanie dokumentacji powykonawczej, przyygotowanie protokołów odbioru końcowego itp.;
r) dokonanie rozliczenia końcowego inwestycji z uwzględnieniem rozliczenia i przekazania środków trwałych, przygotowanie w uzgodnieniu z Zamawiającym i przekazanie następujących dokumentów do Zamawiającego m.in. takich jak: wniosek o płatność końcową, raport końcowy, dowody OT;
s) przygotowanie projektu do obowiązkowych audytów zewnętrznych;
t) rozliczenia Projektu zgodnie z wytycznymi i wymogami SPPW i Instytucji Pośredniczącej;
u) doradztwo w sprawie koniecznych kwestii dotyczących prawa, finansów i doradztwa związanych ściśle z Projektem.
Usługi w zakresie nadzoru nad realizacją zadań określonych w 4-ech Kontraktach:
a) sprawdzanie i weryfikacja dokumentacji projektowych poszczególnych instalacji zaprojektowanych przez wykonawcę;
b) sprawdzanie kwalifikacji osób zatrudnionych przez wykonawcę;
c) sprawdzanie jakości stosowanych przez wykonawcę urządzeń i materiałów oraz wykonywanych robót (w tym kontrola świadectw i certyfikatów wymaganych kontraktem);
d) w razie konieczności odbywanie badań i inspekcji w miejscach wytwarzania elementów, komponentów oraz materiałów;
e) kontrola terminu ważności ubezpieczeń zatrudnionych osób;
f) kontrola prawidłowości wykonywania robót budowlanych pod względem zgodności z dokumentacją projektową, specyfikacjami technicznymi wykonania i odbioru robót, umową z wykonawcą, szczegółowymi przepisami, normami, zasadami wiedzy technicznej i sztuką budowlaną
g) przedkładanie Instytucji Realizującej wszystkich raportów, oświadczeń i zapytań dostarczonych przez Wykonawcę robót budowlanych;
h) organizowanie i prowadzenie narad technicznych, koordynacyjnych i innych spotkań;
i) udział w spotkaniach organizowanych przez Instytucję Realizującą;
j) udzielanie konsultacji i doradztwa technicznego Instytucji Realizującej;
k) kontrola i potwierdzenie, iż Wykonawca dostarcza materiały i sprzęt wymienione w umowie;
l) uczestnictwo w odbiorach częściowych i końcowych robót;
m) Zapewnienie osoby pełniącej funkcję Inspektora Nadzoru Inwestorskiego, którego zakres obowiązków określony jest w ustawie Prawo Budowlane, posiadającego odpowiednie kwalifikacje zawodowe
n) obowiązek zawieszenia robót w przypadku gdyby ich kontynuacja mogła zagrozić życiu lub zdrowiu bądź spowodować znaczne straty materialne;
o) nadzór nad wszystkimi próbami - wystawianie lub potwierdzanie, wystawionych przez Wykonawcę świadectw prowadzonych prób;
p) uzgodnienie z Wykonawcą robót, a następnie sprawdzenie wymaganej dokumentacji powykonawczej;
q) zarządzanie całym procesem oddania projektu do użytkowania,
r) kontrola, w tym, usługi w zakresie kontroli wykonawców w zakresie aspektów technicznych, zgodności z ofertą, jakości, stosowanych urządzeń i ich funkcjonowania, terminów i dyscypliny; przygotowanie Instytucji Realizującej do obowiązkowych audytów, określonych w umowie w Sprawie realizacji projektu,
s) odbiór od Wykonawcy robót budowlanych i przekazanie Zamawiającemu protokołu odbioru oraz kompletu dokumentacji powykonawczej.
t) obsługę okresu gwarancyjnego i okresu rękojmii: uczestnictwo w przeglądach gwarancyjnych, inspekcję usuwanych wad.
Monitoring efektów ekologicznych,
Projekt „Instalacja systemów energii odnawialnej na budynkach użyteczności publicznej oraz domach prywatnych w gminach powiatu buskiego i pińczowskiego”, mający na celu poprawę wskaźników ekologicznych i energetycznych w kontekście wzrostu użycia energii pochodzącej ze źródeł odnawialnych, wymaga instalacji systemu monitoringu efektów ekologicznych i energetycznych. Dostawa urządzeń i instalacja systemu monitoringu zostanie uwzględniona w Kontrakcie Nr 1, w ramach realizacji przedmiotowego Projektu. Instytucja Zarządzająca uwzględni określenie wymagań technicznych i funkcjonalnych systemu monitoringu w przygotowywanej dokumentacji przetargowej na wyłonienie Wykonawcy Kontraktu Nr 1 oraz zapewni nadzór nad wykonaniem instalacji systemu monitoringu i jego wdrożeniem.
System monitoringu musi spełniać, co najmniej następujące założenia określone w opisie poniżej.
Do celów monitorowania efektów energetycznych z zainstalowanych systemów, w kontekście wyprodukowanej energii odnawialnej oraz redukcji wykorzystania energii konwencjonalnej wymagany jest precyzyjny monitoring pracy systemu grzewczego.
Do monitoringu będzie wykorzystane profesjonalne rozwiązanie składające się z licznika ciepła bezpośrednio połączonego z układem solarnym wyposażone w łącza transmisji danych do serwera centralnego. Liczniki ciepła zainstalowane będą w liczbie co najmniej 100 stanowiącej reprezentatywną próbę dla wszystkich instalacji w projekcie.
Urządzenia i system służący monitorowaniu efektów energetycznych, redukcji zużycia energii pochodzącej z konwencjonalnych paliw oraz efektu ekologicznego będą dostarczać dane do analiz dotyczących następujących aspektów:
Energia.
Moc zainstalowana.
Temperatura zasilania.
Temperatura powrotu.
Różnica temperatur.
Czas pracy.
Moc szczytowa z datą i czasem wystąpienia.
Przepływ szczytowy z datą i czasem wystąpienia.
Temperatura szczytowa z datą i czasem wystąpienia.
Energia zapamiętana na koniec miesiąca.
Trzy wielkości chwilowe: moc, przepływ, temperatura zasilania analizowane będą na bieżąco w celu rejestracji ich wartości szczytowych.
System będzie wyposażony również w narzędzie monitorujące służące do identyfikacji problemów eksploatacyjnych. Możliwe będzie rejestrowanie i analiza parametrów w celu określenia profilu zużycia energii danego obiektu w zależności od pory dnia, roku itp. Poszczególne rejestry muszą być indywidualnie programowane oraz pozwalające na archiwizację danych.
Połączenie liczników ciepła z serwerem centralnym zostanie zrealizowane poprzez łącza transmisji danych (np. Internetowe). Dopuszczalna technologia łączy może być przewodowa, bezprzewodowa lub satelitarna.
Serwer centralny zostanie wyposażony w odpowiednie oprogramowanie o funkcjonalności pozwalającej na precyzyjny monitoring produkowanej energii oraz jej kosztów.
System monitoringu musi być funkcjonalny w użyciu, z możliwością konfiguracji na poziomie użytkownika i dzięki podłączeniu przez Internet do serwera dający możliwość stałego monitoringu efektów energetycznych i ekologicznych będących wynikiem pracy systemów solarnych. Oprócz stałego monitorowania efektów ekologicznych system powinien zapewnić dostęp do wszystkich istotnych parametrów roboczych systemu grzewczego w celu zdalnego ich optymalizowania. Zmodelowany schemat systemu grzewczego pozwoli na szybką ocenę przypisanych do niego charakterystycznych parametrów roboczych dla zobrazowania jego pracy. Możliwa będzie ingerencja w nastawy parametrów i optymalizacja pracy systemu dla uzyskania niższych kosztów eksploatacji.
Oprogramowanie musi pozwolić na prowadzenie jednoczesnego monitoringu wielu obiektów. W sposób graficzny można analizować przebieg zmian parametrów, jak np. temperatury zasilania instalacji grzewczej w dowolnym okresie czasu, aby oceniać i optymalizować pracę systemu grzewczego wykonanego w ramach projektu.
Zorganizowanie zaplecza własnego Wykonawcy na okres kontraktu.
Wykonawca jest zobowiązany zorganizować dla swojego personelu odpowiednie biuro w granicach miasta Busko-Zdrój, w ciągu 14 dni od podpisania umowy. Wszelkie koszty związane z organizacją, wyposażeniem oraz funkcjonowaniem biura będą pokrywane przez Wykonawcę.
Wykonawca jest zobowiązany przekazać Zamawiającemu dane teleadresowe powyższej siedziby.
W razie potrzeby, Wykonawca zapewni swojemu personelowi na własny koszt zakwaterowanie w pobliżu miejsca realizacji Projektu.
Wykonawca dopilnuje, by specjaliści mieli odpowiednie wsparcie oraz byli wyposażeni we wszelki sprzęt niezbędny do wykonywania swoich obowiązków.

Termin składania ofert wynosił 2012-10-24. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2012-09-12.

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • SAFEGE

• • Gmina Busko - Zdrój

• • Dodatkowe usługi biurowe › Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych
• • Ocena oddziaływań na środowisko innych niż powodowanych przez branżę budowlaną › Analiza wskaźników ekologicznych innych niż dotyczących branży budowlanej
• • Ocena wpływu projektu budowlanego na środowisko naturalne › Analiza wskaźników ekologicznych dla projektu budowlanego
• • Ocena wpływu projektu budowlanego na środowisko naturalne › Monitoring ekologiczny projektu budowlanego
• • Usługi architektoniczne, inżynieryjne i planowania › Nadzór nad projektem i dokumentacją
• • Usługi architektoniczne, inżynieryjne i planowania › Nadzór nad robotami budowlanymi
• • Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne › Usługi związane z zarządzaniem
• • Usługi doradcze w zakresie programowania oprogramowania › Usługi doradcze w zakresie systemów i doradztwo techniczne

• • Świętokrzyskie