Wielkość lub zakres
Kompleksowa usługa polegająca na dokonaniu oceny Wniosków, kontrolę w trakcie realizacji Projektu oraz kontrolę i ocenę Projektu po jego zakończeniu. Wykonawca będzie realizował przedmiot zamówienia od dnia zawarcia umowy do dnia 31.12.2016 r. lub do wyczerpania kwoty brutto stanowiącej równowartość środków finansowych przeznaczonych przez Zamawiającego na realizację przedmiotu zamówienia albo przeprowadzenia oceny maksymalnie 1000 Wniosków zakończonych realizacją Projektów w całym okresie obowiązywania umowy, jeżeli nastąpi to przed upływem terminu na jaki umowa została zawarta.I. Dokonanie oceny Wniosku1. Zamawiający przekaże Wniosek w wersji elektronicznej wraz z załącznikami do Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest przekazać Wniosek do oceny właściwemu ekspertowi, specjaliście z dziedziny, której dotyczyć będzie Projekt. W przypadku, gdy będzie tego wymagać zakres Projektu opisanego we Wniosku, Wykonawca zleci ocenę Wniosku więcej niż jednemu ekspertowi.2. Wykonawca zobowiąże eksperta/ekspertów do wykonania następującego zakresu obowiązków składającego się na dokonanie oceny Wniosku:a) potwierdzenie zasadności realizacji Projektu – ocena celu głównego Projektu;b) ocena, czy wskazane cele są szczegółowo opisane, mierzalne, realne, określone w czasie;c) weryfikacja istniejącego problemu, ocena proponowanego sposobu jego ograniczenia lub zniwelowania;d) weryfikacja wskazanych we Wniosku wskaźników bezpieczeństwa i higieny pracy, poziomów ryzyka związanych z czynnikami szkodliwymi występującymi w danym przedsiębiorstwie, na podstawie dokumentów potwierdzających przeprowadzone: badania, pomiary, stężenia i natężenia czynników szkodliwych, oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracy itp.;e) ocena adekwatności proponowanych działań z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy do poziomu czynników ryzyka występujących w przedsiębiorstwie;f) ocena oddziaływania Projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy – w jaki sposób osiągnięcie celu głównego Projektu przełoży się bezpośrednio na poprawę warunków pracy osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie (np. na podstawie danych statystycznych – liczba zatrudnionych na koniec miesiąca poprzedzającego złożenie Wniosku, poziom ryzyka zawodowego, liczba wypadków w ciągu 2 lat przed złożeniem Wniosku, itp.);g) weryfikacja wskazanych rezultatów, jakie mają być osiągnięte w trakcie realizacji Projektu oraz czy wskazano ich wartości początkowe i docelowe. Czy wskazano, w jaki sposób zostaną one zmierzone / zweryfikowane i czy wynikają z planowanych działań przewidzianych w Projekcie;h) ocena zgodności planowanych działań z katalogiem dopuszczalnych przedsięwzięć (wymienionych w Wyjaśnieniach);i) sprawdzenie zgodności przyjętych rozwiązań z obowiązującymi przepisami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.II. Kontrola w trakcie realizacji Projektu1. Podczas realizacji Projektu przez Wnioskodawcę Wykonawca, biorąc pod uwagę zakres Projektu, może przeprowadzić u Wnioskodawcy w miejscu realizacji Projektu - kontrolę jego realizacji. Kontrola dotyczy wszystkich rodzajów Projektów: doradczych, inwestycyjnych i doradczo-inwestycyjnych.2.Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia kontroli w przypadku, gdy Projekt spełni co najmniej jeden z poniższych warunków:a) czas realizacji Projektu trwa powyżej 6 miesięcy,b) liczba rodzajów czynników szkodliwych, których będzie dotyczyła realizacja Projektu wynosi powyżej 3.3. Ponadto Wykonawcy może zostać zlecona przez Zamawiającego dodatkowa kontrola w trakcie realizacji Projektu. Kontrola zlecona przez Zamawiającego dotyczyć może Projektów inwestycyjnych lub doradczo-inwestycyjnych.a) Zamawiający może zlecić dodatkową kontrolę w trakcie realizacji Projektu, o ile uzna, że istnieje konieczność jej przeprowadzenia.4. Wykonawca zobowiąże eksperta/ekspertów do wykonania następującego zakresu obowiązków składającego się na dokonanie kontroli z realizacji Projektu:a) sprawdzenie zgodności realizowanych działań oraz wskazanych dla nich czynności z zapisami zamieszczonymi we Wniosku,b) sprawdzenie zgodności realizowanych działań z harmonogramem zamieszczonym we Wniosku,c) sprawdzenie przy Projektach inwestycyjnych, gdzie dokonano zakupu środków ochrony indywidualnej, czy zakupione środki posiadają cechy środków ochrony indywidualnej, są prawidłowo oznakowane oraz zostały rozmiarowo dostosowane do pracowników, którym były dedykowane – przydzielone,d) wykonanie w trakcie kontroli kopii dokumentacji oraz dokumentacji fotograficznej ze stopnia realizacji Projektu.III. Kontrola Projektu po jego zakończeniu1. Po zakończeniu realizacji Projektu ekspert/eksperci dokonuje sprawdzenia zgodności jego realizacji z Wnioskiem. Sprawdzenie zgodności dotyczy wszystkich rodzajów Projektów: doradczych, inwestycyjnych i doradczo-inwestycyjnych.2. Dla Projektów inwestycyjnych i doradczo-inwestycyjnych każdorazowo sprawdzenie zgodności ich realizacji z Wnioskiem odbywa się bezpośrednio u Wnioskodawcy, w miejscu realizacji Projektu.3. Kontrola Projektu po jego zakończeniu prowadzona będzie na podstawie zatwierdzonego do realizacji Wniosku, sprawozdania z realizacji Projektu sporządzonego przez Wnioskodawcę oraz dokumentów z przeprowadzonych kontroli Projektów (jeśli kontrole te były wymagane).4. Wykonawca zobowiąże eksperta/ekspertów do wykonania następującego zakresu obowiązków składającego się na dokonanie kontroli Projektu po jego zakończeniu:a) weryfikację zgodności zrealizowanego Projektu z przyjętym do realizacji Wnioskiem;b) weryfikację osiągniętych rezultatów poprzez realizację Projektu z wartościami założonymi we Wniosku;c) sprawdzenie, czy wskazane we Wniosku inwestycje faktycznie znajdują się na wyposażeniu stanowisk pracy zlokalizowanych u Wnioskodawcy, a środki ochrony indywidualnej zostały przydzielone i rozmiarowo dostosowane do pracowników zatrudnionych u Wnioskodawcy;d) sporządzenie dokumentacji fotograficznej inwestycji faktycznie znajdujących na wyposażeniu stanowisk pracy zlokalizowanych u Wnioskodawcy;e) kontrolę, czy dokonano oznaczeń projektowych (naklejki, naszywki z logo ZUS) na inwestycjach zrealizowanych w ramach Projektu;f) kontrolę, czy zakupione w ramach Projektu środki ochrony indywidualnej posiadają oznakowanie CE, czy dołączono do nich instrukcje producenta;g) ocenę zgodności faktycznie poniesionych kosztów Projektu z kosztami zawartymi w kosztorysie zatwierdzonego Wniosku;h) ocenę zgodności elementów wykazanych przez Wnioskodawcę w dokumentach rozliczeniowych Projektu, z elementami zawartymi w części Wniosku (Kosztorys Projektu);i) kontrolę racjonalności poniesionych wydatków na: zakup, dostawę i usługi w ramach realizacji Projektu;j) jednoznaczne określenie (po przeprowadzeniu w/w działań), czy realizacja Projektu przebiegła zgodnie (czy też nie) z zatwierdzonym Wnioskiem. W przypadku, gdy kontrola wykaże, że realizacja Projektu nie była zgodna z zatwierdzonym Wnioskiem, wymagane jest dodatkowe, szczegółowe uzasadnienie.IV. AnalizyWykonawca zobowiązany jest do wykonania:a) Rocznej analizy i podsumowania dotyczącego zrealizowanych Projektów;b) Analizy z realizacji Projektów z całego okresu obowiązywania umowy.Zakres Rocznej analizy i podsumowania dotyczącego zrealizowanych Projektów:Analiza zawiera podsumowanie wyników z realizacji Projektów na podstawie ocenianych Wniosków, które zostały przyjęte do realizacji oraz na podstawie sprawozdań otrzymanych od Wnioskodawców. Ponadto analiza winna zawierać również przykłady zobrazowane w postaci dokumentacji fotograficznej ukazującej stan przed, w trakcie i po realizacji Projektu. Analiza winna zawierać również dział poświęcony Wnioskom i Projektom, które nie zostały przyjęte do realizacji lub nie otrzymały pozytywnej oceny końcowej, w którym należy sporządzić zestawienie najczęstszych błędów popełnianych przez Wnioskodawców oraz najczęstszych przyczyn odrzucenia Wniosków.Zakres Analizy z realizacji Projektów z całego okresu obowiązywania umowy:Analiza zawiera podsumowanie wyników z realizacji wyników z realizacji Projektów na podstawie ocenianych Wniosków, które zostały przyjęte do realizacji oraz na podstawie sprawozdań otrzymanych od Wnioskodawców. Analiza winna zawierać również przykłady zobrazowane w postaci dokumentacji fotograficznej ukazującej stan przed, w trakcie i po realizacji Projektu. Analiza winna zawierać również dział poświęcony Wnioskom i Projektom, które nie zostały przyjęte do realizacji lub nie otrzymały pozytywnej oceny końcowej, w którym należy wskazać przykłady popełnianych błędów skutkujących negatywną oceną.Ponadto analiza z realizacji Projektów z całego okresu obowiązywania umowy powinna obejmować identyfikację rodzajów przedsiębiorstw z podziałem na województwa, branże, czas realizacji Projektów i występujące w nich czynniki szkodliwe. Dodatkowo analiza będzie zawierała informację na temat osiągniętych efektów prewencyjnych podczas realizacji Projektów. Analiza winna zawierać również dział poświęcony Wnioskom i Projektom, które nie zostały przyjęte do realizacji lub nie otrzymały pozytywnej oceny końcowej, w którym należy sporządzić zestawienie najczęstszych błędów popełnianych przez Wnioskodawców oraz najczęstszych przyczyn odrzucenia Wniosków.