Dostawa tuszy i tonerów do urządzeń biurowych Zamawiającego

Instytut Lotnictwa

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa tuszy i tonerów do urządzeń biurowych Zamawiającego.
2. Urządzenia biurowe Zamawiającego obejmują: drukarki, kserokopiarki, urządzenia wielofunkcyjne, faksy, plotery. Wykaz urządzeń zawarty jest w załączniku nr 1 do SIWZ – „wykaz urządzeń”.
3. Dostawy tuszy i tonerów do urządzeń biurowych Zamawiającego dokonywane będą sukcesywnie w miarę bieżących potrzeb Zamawiającego na podstawie złożonego zamówienia.
4. Adres dostawy: Instytut Lotnictwa al. Krakowska 110/114, 02-256 Warszawa. Wykonawca będzie zobowiązany do złożenia dostarczonego sprzętu we wskazanym przez Zamawiającego miejscu.
5. Warunki realizacji poszczególnych dostaw:
1) Sposób składania zamówień odbywa się drogą elektroniczną na adresy mailowe wskazane w umowie. Wykonawca zobowiązany jest do zwrotnego potwierdzenia otrzymania zamówienia drogą mailową.
2) Termin dostawy nie przekroczy 3 dni roboczych od daty złożenia zamówienia. Za dni robocze uważa się dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach od 8:00 do 15:00. Zamawiający informuje na podstawie dotychczasowych doświadczeń, że składał ok. 2 zamówień tygodniowo.
3) Wykonawca każdorazowo zawiadamia Zamawiającego o dacie i godzinie dostawy na 1 dzień roboczy przed dostawą, na adresy mailowe wskazane w umowie,
4) Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć w ramach jednej dostawy wszystkie materiały objęte danym zamówieniem. Zamawiający dopuszcza możliwość dostaw częściowych wyłącznie po uprzedniej akceptacji Zamawiającego.
5) Potwierdzeniem zrealizowania dostawy jest dokument wz podpisany przez przedstawicieli Stron po uprzednim sprawdzeniu zgodności dostawy z dokumentem wz i z zamówieniem.
6) W przypadku stwierdzenia niezgodności pomiędzy dostarczonymi materiałami, a złożonym zamówieniem, Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia brakujących/niezgodnych materiałów w terminie 1 dnia roboczego od pisemnego zgłoszenia przez Zamawiającego. Zamawiający ma prawo zgłosić niezgodności w terminie do 3 dni roboczych od daty dostawy.
6. Warunki reklamacji:
1) Reklamacje będą zgłaszane przez osoby wyznaczone do realizacji umowy przez Zamawiającego, drogą elektroniczną na adres lub adresy email osoby/osób wyznaczonych przez Wykonawcę do obsługi Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza telefonicznych odpowiedzi Wykonawcy na zgłoszenia Zamawiającego pod rygorem nieważności.
2) Czas reakcji Wykonawcy na zgłoszenie nie może być dłuższy niż 2 dni robocze od momentu zgłoszenia ich przez Zamawiającego. W przypadku zgłoszenia reklamacji otrzymanego po godzinie 15:00, czas reakcji liczy się od godziny 8:00 następnego dnia roboczego.
3) W przypadku stwierdzenia wady, obniżenia jakości, wydajności, stwierdzenia uszkodzenia dostarczonych produktów oraz jeśli produkt nie sygnalizuje we właściwy sposób stanu zużycia wkładu i daty poprawnej eksploatacji – Wykonawca na żądanie Zamawiającego wymieni bezpłatnie na produkt nowy, wolny od wad – w terminie do 3 dni od pisemnego zgłoszenia przez Zamawiającego.
W przypadku powtarzających się okoliczności opisanych powyżej (tj. wady, obniżenia jakości, wydajności, stwierdzonych uszkodzeń dostarczonych produktów, niewłaściwej sygnalizacji stanu zużycia wkładu i daty poprawnej eksploatacji) dotyczących tuszu/tonera równoważnego (do 2 zgłoszeń), Wykonawca zaproponuje w tej samej cenie produkt oryginalny tzn. zalecany przez producenta danego urządzenia, który zostanie umieszczony na liście produktów objętych umową w miejsce produktu wymienianego.
7. Podane ceny w ofercie Wykonawcy muszą zawierać koszty transportu oraz rozładunku.
8. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć przedmiot zamówienia fabrycznie nowy, nieuszkodzony, wolny od wad i odpowiadający obowiązującym normom oraz posiadające niezbędne certyfikaty i atesty (w przypadku produktów, których to dotyczy), zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamówienia asortymentu w ilościach innych niż te określone w załączniku nr 1 do SIWZ, na podstawie bieżących potrzeb Zamawiającego. Ilości artykułów określone w załączniku nr 1 do SIWZ są ilościami szacowanymi podanymi na potrzeby przygotowania oferty przez Wykonawców.
10. Zamawiający zobowiązuje się do zrealizowania co najmniej 70 % wartości brutto umowy. Wykonawcy nie przysługuje wobec Zamawiającego roszczenie z tytułu nie wykorzystania pełnej wartości brutto umowy.
11. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wyznaczył osobę/y do kontaktów z Zamawiającym odpowiedzialną za realizację umowy i bieżącą obsługę Zamawiającego wraz z podaniem danych kontaktowych (imię i nazwisko, numer telefonu, adres mailowy). Wymagane jest, aby bieżąca obsługa świadczona była w sposób ciągły w dni robocze w godzinach 8:00:15:00.
12. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca złożył wraz z ofertą wypełniony i podpisany załącznik nr 1 do SIWZ. Produkty zaoferowane przez Wykonawcę w wypełnionym załączniku nr 1 do SIWZ muszą istnieć w obrocie rynkowym w dniu składania ofert.
13. Wykonawca wybrany do realizacji zamówienia zobowiązany będzie, aby dostarczać Zamawiającemu, w ramach niniejszego zamówienia, wyłącznie produkty umieszczone w załączniku nr 1 do SIWZ. Każda zmiana produktu wymaga akceptacji Zamawiającego. Dostarczenie produktów niezgodnych z załącznikiem nr 1 do SIWZ traktowane będzie jako nienależyte wykonanie umowy.
14. Materiały eksploatacyjne (tusze i tonery) do urządzeń biurowych Zamawiającego muszą spełniać następujące wymagania:
1) mają być maksymalnej wydajności (jeśli dla danego modelu urządzenia istnieje materiał o zwiększonej wydajności, wykonawca zobligowany jest zaoferować materiał o zwiększonej wydajności) według norm ISO/IEC 19752 – norma pomiarów wydajności tonerów do monochromatycznych drukarek laserowych oraz do komponentów drukujących w dowolnym urządzeniu wielofunkcyjnym, które posiada cyfrową ścieżkę wydruku (np. wielofunkcyjne urządzenia posiadające komponenty drukarkowe); ISO/IEC 19798 – norma pomiarów wydajności kartridży tonerowych dla kolorowych drukarek laserowych oraz do komponentów drukujących w dowolnym urządzeniu wielofunkcyjnym (np. wielofunkcyjne urządzenia posiadające komponenty drukarkowe); ISO/IEC 24711 – norma pomiarów wydajności dla kolorowych kartridży atramentowych oraz do komponentów drukujących w dowolnym urządzeniu wielofunkcyjnym, które posiada cyfrową ścieżkę wydruku (np. wielofunkcyjne urządzenia posiadające komponenty drukarkowe); ISO/IEC 24712 – norma pomiarów wydajności kartridży atramentowych lub tonerowych dla kolorowych drukarek atramentowych oraz do komponentów drukujących w dowolnym urządzeniu wielofunkcyjnym, które posiada cyfrową ścieżkę wydruku (np. wielofunkcyjne urządzenia posiadające komponenty drukarkowe).
2) ich użycie nie może powodować utraty gwarancji,
3) mają być nowe, w oryginalnych opakowaniach producenta i zabezpieczone gwarancją nienaruszenia opakowania,
4) posiadać na opakowaniach kod materiału eksploatacyjnego oraz nazwę sprzętu, do którego są przeznaczone,
5) posiadać na produkcie indywidualny kod producenta, umożliwiający jednoznaczną identyfikację materiału, zgodny z oznaczeniem producenta urządzenia
6) praca materiałów eksploatacyjnych w urządzeniach biurowych musi być bezawaryjna i bezproblemowa oraz nie może powodować ograniczeń funkcji i możliwości sprzętu oraz jakości kopii wyspecyfikowanych w warunkach technicznych producenta sprzętu (urządzenia),
7) nie mogą być regenerowane, tzn. takie, w procesie wytwarzania których zostały wykorzystanie gotowe elementy pochodzące z już użytych materiałów eksploatacyjnych, takie jak np. obudowy itp.,
8) nie mogą być poddawane procesowi ponownego napełnienia,
9) nie mogą powodować uszkodzenia urządzeń, w których będą eksploatowane
15. Zamawiający nie dopuszcza materiałów eksploatacyjnych w zestawach w przypadku, gdy dostępne są w sprzedaży materiały sprzedawane jako pojedyncze kolory.
16. Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia zostało wskazane bezpośrednio lub pośrednio pochodzenie (marka, znak towarowy, producent, dostawca) oznacza to określenie standardu i właściwości technicznych. Zamawiający dopuszcza oferowanie materiałów eksploatacyjnych równoważnych pod warunkiem, że zapewnią one uzyskanie parametrów technicznych nie gorszych, niż materiały wzorcowe tj. spełniających wymagania techniczne, funkcjonalne i jakościowe co najmniej takie same lub lepsze.
17. Jako materiały wzorcowe Zamawiający rozumie materiały oryginalne tzn. zalecane przez producenta danego urządzenia wskazanego w załączniku nr 1 do SIWZ.
18. Jeżeli w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia występują odniesienia do norm, dopuszczalne jest stosowanie odpowiednich norm równoważnych, o ile zastosowane normy zagwarantują utrzymanie standardów na poziomie nie gorszym niż wymagania określone we wskazanych normach.
19. W przypadku zaoferowania przez Wykonawcę tuszy i tonerów równoważnych:
1) Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do każdego proponowanego produktu:
a) wyników testów wykonanych przez producenta artykułów równoważnych potwierdzających, że wydajność oferowanego artykułu równoważnego jest taka sama lub wyższa w stosunku do oryginalnego, produkowanego przez producenta sprzętu do którego jest przeznaczony;
b) badań wydajnościowych, według których określona zostanie wydajność, badania muszą być przeprowadzone zgodnie z normami: ISO/IEC 19752 – norma pomiarów wydajności tonerów do monochromatycznych drukarek laserowych oraz do komponentów drukujących w dowolnym urządzeniu wielofunkcyjnym, które posiada cyfrową ścieżkę wydruku (np. wielofunkcyjne urządzenia posiadające komponenty drukarkowe); ISO/IEC 19798 – norma pomiarów wydajności kartridży tonerowych dla kolorowych drukarek laserowych oraz do komponentów drukujących w dowolnym urządzeniu wielofunkcyjnym (np. wielofunkcyjne urządzenia posiadające komponenty drukarkowe); ISO/IEC 24711 – norma pomiarów wydajności dla kolorowych kartridży atramentowych oraz do komponentów drukujących w dowolnym urządzeniu wielofunkcyjnym, które posiada cyfrową ścieżkę wydruku (np. wielofunkcyjne urządzenia posiadające komponenty drukarkowe); ISO/IEC 24712 – norma pomiarów wydajności kartridży atramentowych lub tonerowych dla kolorowych drukarek atramentowych oraz do komponentów drukujących w dowolnym urządzeniu wielofunkcyjnym, które posiada cyfrową ścieżkę wydruku (np. wielofunkcyjne urządzenia posiadające komponenty drukarkowe).
2) Za artykuły równoważne Zamawiający uznaje artykuły fabrycznie nowe o wydajności nie mniejszej niż artykuły wzorcowe potwierdzone dokumentem z przeprowadzonych badań wydajnościowych zgodnie z w/w normami.
3) Materiały nie mogą mieć śladów poprzedniego używania, uszkodzenia, nie mogą być regenerowane albo prefabrykowane.
4) Zastosowanie materiałów równoważnych nie może naruszać warunków gwarancji urządzeń, a w przypadku jej naruszenia Wykonawca przejmuje na siebie wszystkie obowiązki wynikające z ww. gwarancji.
5) w przypadku dostawy produktów równoważnych wymagane jest podanie na opakowaniu oznaczenia oryginalnego materiału eksploatacyjnego, którego dotyczy dany zamiennik (produkt równoważny).
6) Wykonawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za uszkodzenia sprzętu spowodowane używaniem zaoferowanych materiałów.
20. W przypadku uszkodzenia urządzenia:
1) Zamawiający:
a) Zleca dokonanie ekspertyzy przyczyny uszkodzenia w autoryzowanym serwisie producenta uszkodzonego urządzenia,
b) Powiadamia Wykonawcę o zaistniałym uszkodzeniu (w przypadku uzyskania pisemnej opinii uszkodzenia urządzenia przez wadliwy tusz/toner)
2) Wykonawca:
a) Po uzyskaniu informacji o zaistniałym uszkodzeniu urządzenia, zobowiązany jest dokonać stosownej zapłaty za naprawę oraz wykonaną ekspertyzę w autoryzowanym serwisie, w terminie do 7 dni od daty zakończenia naprawy.
b) Dostarczyć bezpłatnie nowe wkłady drukujące do naprawionego urządzenia. W przypadku, gdy przyczyną uszkodzenia urządzenia jest tusz/toner równoważny, Wykonawca winien wymienić bezpłatnie na nowy, wolny od wad produkt oryginalny tzn. zalecany przez producenta danego urządzenia.
21. W przypadku uzyskania informacji, o której mowa w ust. 20 pkt. 2a Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia na okres naprawy urządzenia zastępczego o nie gorszych parametrach technicznych od urządzenia zastępowanego w następnym dniu roboczym po uzyskaniu ww. informacji
22. Wykonawca udziela gwarancji na dostarczone produkty na okres 12 miesięcy liczony od dnia dokonania dostawy i podpisania dokumentu WZ przez przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy, ale nie krótszy niż gwarancja producenta.
23. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wybrany do realizacji zamówienia, umieszczał na fakturach numer umowy za zamówienia zrealizowane w ramach przedmiotowej umowy.
24. Na zakończenie każdego roku kalendarzowego trwania umowy, Wykonawca przekaże raport w wersji elektronicznej w pliku Excel zawierający zakupiony przez Zamawiającego w ramach umowy asortyment w rozbiciu na pozycje produktowe określone w załączniku nr 1 do umowy i ilość.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2017-02-09. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2016-12-30.

Kto?

• • Instytut Lotnictwa

Co?

• • Wkłady barwiące › Toner do drukarek laserowych/faksów
• • Wkłady barwiące › Toner do fotokopiarek
• • Gumki › Produkty kreślarskie › Wkłady drukujące

Gdzie?

• • Polska