Zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania Instytutem w Instytucie Uprawy, Nawożenia i Gleboznawstwa w Puławach wraz z digitalizacją archiwalnej dokumentacji, szkoleniami personelu, zakupem niezbędnego sprzętu technicznego oraz utrzymaniem systemu
1. Przedmiotem zamówienia jest „Zakup i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania Instytutem w Instytucie Uprawy, Nawożenia i Gleboznawstwa w Puławach wraz z digitalizacją archiwalnej dokumentacji, szkoleniami personelu, zakupem niezbędnego sprzętu technicznego oraz utrzymaniem systemu”.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, w celu zidentyfikowania i opisania procesów wewnętrznych zachodzących u Zamawiającego, z uwzględnieniem obowiązujących procedur, istniejących formularzy, dokumentów i raportów.
2) dostawę, instalację i konfigurację urządzeń będących przedmiotem umowy, tj:
a) Cluster serwerów w obudowach typu RACK (2 serwery).
b) Macierz dyskowa w obudowie typu RACK – 1 sztuka.
c) Skanera A4 – 20 sztuk.
d) Skanera A3 – 1 sztuka.
e) Czytnika kodów kreskowych – 20 sztuk.
f) Drukarki etykiet – 20 sztuk.
3) dostawę, instalację, konfigurację, uruchomienie i wdrożenie specjalistycznego systemu wraz oprogramowaniem bazodanowym oraz zapewnienie pełnej integracji systemu ze środowiskiem informatycznym Zamawiającego;
4) dostosowania systemu do wymagań Zamawiającego w zakresie uzgodnionym w analizie przedwdrożeniowej;
5) digitalizacji archiwalnej dokumentacji;
6) wdrożenie maksymalnie 300 procedur wewnętrznych, w tym z wykorzystaniem podpisu elektronicznego;
7) przeprowadzenie migracji danych z dotychczas obsługiwanych przez Wykonawcę programów;
8) przeszkolenia personelu;
9) świadczenia usług gwarancyjnych i serwisowych z prawem do aktualizacji;
10) zapewnienia wsparcia technicznego na czas wdrożenia oraz asysty technicznej na dostarczony system.
11) dostarczenia licencji na użytkowanie systemu na czas nieokreślony, w ilościach:
a) nieprzenaszalnej licencji na użytkownika końcowego dla 300 osób w zakresie części zarządczej na czas nieoznaczony bez prawa jej wypowiedzenia przez Wykonawcę (albo innego licencjodawcę) na użytkowanie ZSZI przez Zamawiającego;
b) nieprzenaszalnej licencji na użytkownika końcowego dla 50 osób w zakresie części ERP na czas nieoznaczony bez prawa jej wypowiedzenia przez Wykonawcę (albo innego licencjodawcę) na użytkowanie ZSZI przez Zamawiającego.
12) dostarczenia dokumentacji z analizy przedwdrożeniowej;
13) dostarczenia Zamawiającemu dokumentacji dotyczącej wdrożonego ZSZI w języku polskim w wersji drukowanej oraz w wersji elektronicznej w popularnym formacie zapisu, z prawem do nieograniczonego kopiowania i powielania;
14) dostarczenia Zamawiającemu instrukcji użytkowania dla urządzeń (serwerów, macierzy, skanerów, czytników kodów kreskowych, drukarek etykiet) i wdrożonego Systemu w języku polskim w wersji drukowanej oraz w wersji elektronicznej w popularnym formacie zapisu, z prawem do nieograniczonego kopiowania i powielania;
15) Zapewnienia wykonywania przez producenta Zintegrowanego Systemu Zarządzania Instytutem na rzecz Zamawiającego, czynności należących do zakresu tzw. wsparcia producenta polegających w szczególności na dostarczaniu informacji dotyczących systemu oraz aktualizacji.
— zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ.
3. Wykonawca dostarczy oprogramowanie niezbędne do realizacji Przedmiotu zamówienia, udzieli licencji na Oprogramowanie Standardowe oraz przeniesie autorskie prawa majątkowe do dokumentacji i oprogramowania wytworzonego w ramach realizacji Przedmiotu zamówienia.
4. Zamawiane oprogramowanie musi obejmować obsługę wszystkich działów, zakładów i samodzielnych stanowisk wchodzących w skład Struktury organizacyjnej Instytutu Uprawy Nawożenia i Gleboznawstwa w Puławach (IUNG). Struktura organizacyjna Instytutu stanowi załącznik nr 9 do SIWZ.
5. Zamawiane oprogramowanie obejmuje:
a) część zarządczą obejmującą moduły funkcjonalne:
moduł obsługi dokumentacji instytutu;
moduł wspomagania przepływu dokumentów;
moduł komunikacji wewnętrznej;
moduł wspomagający organizację pracy;
moduł wspierający projekty;
moduł wspierania prac Rad Instytutu (posiedzenia, głosowania, wyświetlania komunikatów);
moduł wspierania jakości procesów w Instytucie;
moduł certyfikacji;
moduł archiwum;
moduł raportowania;
moduł administracyjny;
moduł bezpieczeństwa;
moduł odpowiadający za integracje z innymi systemami/modułami.
b) część wspomagającą zarządzaniem wykorzystania zasobów Instytutu (ERP), obejmującą moduły funkcjonalne:
moduł finansowo-księgowy;
moduł kadrowo-płacowy;
moduł zamówień publicznych i zaopatrzenia;
pozostałe moduły.
c) platformę wsparcia merytorycznego.
6. Wymaga się wdrożenia Systemu oraz dostosowania go w całości do indywidualnych potrzeb Zamawiającego, uruchomienie systemu i przekazanie go do użytkowania Zamawiającemu.
7. System musi umożliwiać obsługę oprogramowania działającego pod kontrolą systemów od Windows 7 do Windows 10 w wersjach 32 i 64 bit.
8. Zakłada się 12 etapów realizacji zamówienia:
1) Etap I – Dostawa, instalacja i parametryzacja sprzętu niezbędnego do wdrożenia ZSZI.
2) Etap II – Instalacja oraz parametryzacja oprogramowania standardowego ZSZI.
3) Etap III – Przeprowadzenie szczegółowej analizy biznesowej procesów zachodzących w Instytucie.
4) Etap IV – wdrożenie procedur obejmujących oprogramowanie standardowe ZSZI.
5) Etap V – Digitalizacja zasobów cyfrowych Instytutu.
6) Etap VI – Uruchomienie platformy wsparcia merytorycznego oraz przygotowanie szkoleń, kursów, filmów z zakresu obsługi ZSZI w zakresie oprogramowania standardowego ZSZI.
7) Etap VII – Szkolenie dotyczące obsługi systemu ZSZI w zakresie oprogramowania standardowego (minimum 1 cykl szkoleniowy).
8) Etap VIII – Wykonanie prac rozwojowych związanych z dostosowaniem systemu do potrzeb Zamawiającego.
9) Etap IX – Wykonanie testów akceptacyjnych systemu oraz odbiór ZSZI.
10) Etap X – Uzupełnienie platformy wsparcia merytorycznego o materiały dotyczące ZSZI.
11) Etap XI – Szkolenia dotyczące obsługi systemu ZSZI.
12) Etap XII – Zakończenie projektu oraz jego odbiór końcowy.
9. Wdrożenie obejmuje ponadto:
1) Wytypowanie co najmniej 10 osób do zespołu wdrożeniowego. Zespół wdrożeniowy zostanie powołany po podpisaniu umowy i będzie składał się co najmniej z 10 osób ze strony Wykonawcy.
2) Opracowane w porozumieniu z Zamawiającym dokumentacji:
a) analizy przedwdrożeniowej wraz ze szczegółowym Harmonogramem wdrożenia;
b) powykonawczej;
c) użytkowej.
3) Sporządzenie harmonogramu prac wdrożeniowych, czyli szczegółowego planu prac, który w szczególności określa daty, w których poszczególne elementy przedmiotu zamówienia mają być wykonane, przedstawione i przekazane Zamawiającemu lub zainstalowane w jego sieci komputerowej.
4) W toku realizacji wymaga się potwierdzenia realizacji ww. harmonogramu protokolarnie, dla poszczególnych etapów wdrożenia oraz protokołu końcowego odbioru wdrożonego systemu.
10. Wykonawca zobowiązany będzie w ramach niniejszej umowy realizować zamówienie na rzecz Zamawiającego rozumianego jako Instytut Uprawy Nawożenia i Gleboznawstwa w Puławach oraz wydziały zamiejscowe.
11. Zamawiający wymaga by oferowane rozwiązanie informatyczne działało zgodnie z aktualnie obowiązującymi aktami prawnymi i ich późniejszymi aktualizacjami oraz aktami normatywnymi niższego rzędu wydanymi na ich podstawie.
12. Szczegółowe wymagania w zakresie przedmiotu zamówienia, zostały określone w załączniku numer 2 do SIWZ (Opis przedmiotu zamówienia).
13. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji, o którym mowa w art. 34 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych.
14. Prawo opcji obejmuje rozszerzenie zakresu zamówienia o:
1) zakup dodatkowych, niżej wymienionych urządzeń w liczbie:
a) Skaner A4 – 5 sztuk;
b) Skaner A3 – 1 sztuka;
c) Czytnik kodów kreskowych – 5 sztuk;
d) Drukarka etykiet – 5 sztuk.
2) udzielenie Zamawiającemu dodatkowych licencji, tj.:
a) nieprzenaszalnej licencji na użytkownika końcowego dla dodatkowych 150 osób w zakresie części zarządczej na czas nieoznaczony bez prawa jej wypowiedzenia przez Wykonawcę (albo innego licencjodawcę) na użytkowanie ZSZI przez Zamawiającego – w dopuszczalnych transzach po 30 licencji;
b) nieprzenaszalnej licencji na użytkownika końcowego dla dodatkowych 25 osób w zakresie części ERP na czas nieoznaczony bez prawa jej wypowiedzenia przez Wykonawcę (albo innego licencjodawcę) na użytkowanie ZSZI przez Zamawiającego- w dopuszczalnych transzach po 5 licencji.
3) wprowadzenie dodatkowych procedur wewnętrznych w liczbie łącznej nie przekraczającej 75 procedur, w dopuszczalnych transzach po 5 dodatkowych procedur;
4) moduł zarządzania hotelem.
15. Warunki skorzystania z prawa opcji:
1) Zamawiający ma prawo skorzystać z prawa opcji – w okresie trwania umowy.
2) Zamówienia realizowane w ramach opcji są jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego.
3) Skorzystanie z prawa opcji uzależnione będzie od potrzeb Zamawiającego.
4) Zamawiający, w zależności od potrzeb może odstąpić od zamiaru skorzystania z prawa opcji, skorzystać z zamówienia opcjonalnego w całości lub w części, w formie jednego lub kilku zamówień.
5) O zamiarze skorzystania z prawa opcji, w określonym czasie i zakresie, Zamawiający poinformuje Wykonawcę odrębnym oświadczeniem do umowy – zamówieniem.
6) Wykonawcy zobowiązani są do realizacji zamówienia przewidzianego prawem opcji na warunkach opisanych w SIWZ i projekcie umowy i załączników do umowy.
7) W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego.
16. Szczegółowe regulacje dotyczące prawa opcji oraz sposób realizacji prawa opcji zawiera niniejsza SIWZ, opis przedmiotu zamówienia oraz wzór umowy i załączniki do umowy.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2016-03-23.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2016-02-11.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2016-02-11
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2016-03-15
|
Dodatkowe informacje
|
| 2016-03-16
|
Dodatkowe informacje
|
| 2016-04-28
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|