Opis zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wydarzenia pn. „Organizacja wydarzenia PAIH Expo 2018 – Pierwsze Forum Wsparcia Polskiego Biznesu za Granicą” BOK/2-25-47/2018, które odbędzie się w dniu 25.10.2018 r. w Warszawie na PGE Narodowym.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) wykonanie projektu zabudowy/aranżacji powierzchni. Zamawiający informuje, iż wydarzenie będzie zorganizowane na powierzchni ekspozycyjnej wskazanej i udostępnionej przez Zamawiającego, zlokalizowanej na 3 poziomach umiejscowionych bezpośrednio nad sobą, z łatwą możliwością komunikacji między poziomami. Zadanie obejmuje wykonanie nowoczesnego, atrakcyjnego pod względem wizualnym i funkcjonalnym projektu zabudowy i aranżacji opisanej wyżej powierzchni, zgodnie z założeniami Zamawiającego przedstawionymi w SOPZ.
2) Kompleksową organizację wydarzenia, w tym wykonanie aranżacji, zabudowy, zapewnienie wyposażenia i sprzętu oraz wykonanie usług niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia wydarzenia:
a) wykonanie aranżacji, zabudowy i zapewnienie wyposażenia, niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania wydarzenia;
b) wyposażenie powierzchni w niezbędny sprzęt i urządzenia.
3) kompleksową obsługę wydarzenia w następującym zakresie w tym zapewnienie:
a) obsługi asystenckiej,
b) usługi cateringowej,
c) obsługi technicznej,
d) obsługi informacyjno-porządkowej,
e) obsługi audiowizualnej,
f) obsługi fotograficznej i filmowej wydarzenia,
g) ubezpieczenia,
h) zabezpieczenia medycznego,
i) demontażu po zakończeniu wydarzenia,
j) usług transportowych,
k) oznaczenia obiektu – branding,
l) kompleksowej organizacji wydarzenia „EXPO Night”.
3. Szczegółowe wymagania związane z przedmiotem zamówienia:
1) Wykonawca odpowiedzialny jest za wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z ustaleniami określonymi przez Zamawiającego,
2) Zamawiający oczekuje wysokiej jakości świadczonych usług. Wymagana jest najwyższa staranność przy realizacji przedmiotu zamówienia,
3) Zamawiający oczekuje, że Wykonawca zapozna się z warunkami organizacyjnymi i technicznymi powierzchni przeznaczonej na realizację wydarzenia określonymi przez właściciela powierzchni oraz zobowiąże się do ich przestrzegania i wykonania zamówienia zgodnie z tymi warunkami,
4) Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia,
5) Wykonawca zobowiązuje się do wykupienia polis ubezpieczeniowych zgodnie z warunkami określonymi w załączniku nr 1 do IWZ- SOPZ.
4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) stanowi Załącznik nr 1 do IWZ.