Opis zamówienia
Obsługa i integracja wszystkich najważniejszych zadań realizowanych przez Radę Gminy, jej kompleksowe zarządzanie i komunikacja pomiędzy radnymi i mieszkańcami, którzy będą mogli przeglądać informacje o posiedzeniach, obradach, projektach, uchwałach Rady. Przewiduje się zakup tabletów dla radnych i systemu wizualizacji na sali sesyjnej.
Przedmiotem zamówienia jest:
1) dostawa oprogramowania i sprzętu do zarządzania pracami Rady Gminy w Rozdrażewie wraz z licencją na jego użytkowanie, spełniającego wymagania merytoryczne i techniczne określone poniżej.
2) dostawa 18 licencji dla Radnych Rady Gminy w Rozdrażewie oraz pracowników i kierownictwa Urzędu Gminy w Rozdrażewie,
3) udostępnienie w sieci Internet systemu (aplikacji) zlokalizowanego na serwerze Wykonawcy (Wykonawca będzie administratorem tego serwera). System do swego działania wymaga stałego dostępu do sieci Internet, a szybkość działania jest uzależniona od parametrów łącza internetowego.
4) wdrożenie systemu, w tym: instalacja, konfiguracja sprzętu do pracy z systemem, utworzenie kont dostępowych dla wszystkich użytkowników systemu, przeprowadzenie szkoleń w siedzibie Zamawiającego oraz dostarczenie instrukcji dla użytkowników i administratorów systemu,
5) udzielenie gwarancji jakości na cały przedmiot zamówienia na okres 60 miesięcy oraz świadczenie bezpłatnego serwisu gwarancyjnego,
6) świadczenie usług serwisowych sprzętu zgodnie z gwarancją producenta (min. 24 miesiące) - od daty podpisania protokołu odbioru końcowego przedmiotu umowy,
7) udzielenie wsparcia technicznego na okres 5 lat od daty podpisania protokołu odbioru końcowego przedmiotu umowy, w tym:
a) dostęp do bieżących uaktualnień oprogramowania dla zakupionych modułów systemu;
b) doradztwo i fachowa pomoc w bieżących problemach w zakresie systemu;
c) zdalna asysta techniczna przez okres trwania opieki autorskiej;
d) bezpośrednia asysta techniczna przynajmniej jednej osoby w dniu pierwszej sesji obsługiwanej przez system.
2. Wymagania merytoryczne:
1) Przygotowywanie i elektroniczna dystrybucja porządku obrad posiedzeń Rady oraz Komisji wraz z materiałami dla Radnych Rady Gminy poprzez konto użytkownika w systemie.
2) Możliwość dodawania do porządku obrad załączników w postaci elektronicznej, takich jak projekty uchwał, załączniki do uchwał, mapy, prezentacje itp. Możliwość edytowania porządku obrad w trakcie posiedzeń i jego uzupełniania.
3) Zarządzenie bazą kontaktów i wewnętrzną komunikacją między Biurem Rady, a Radnymi Rady Gminy z możliwością przesyłania wiadomości poprzez e-mail i SMS, archiwizowanie przesyłanych wiadomości w systemie z możliwością sprawdzenia historii korespondencji.
4) Dostęp do systemu z dostarczonych wraz z systemem tabletów oraz używanych przez Zamawiającego komputerów umożliwiający:
— sprawdzenie kalendarium posiedzeń nadchodzących oraz archiwalnych,
— przeglądanie porządków obrad i wyników głosowań,
— pobieranie i przeglądanie załączników,
— oddawanie głosów.
5) Elektroniczna obsługa posiedzeń Komisji i Sesji Rady Gminy poprzez:
— elektroniczną obsługę głosowań Rady Gminy (głosowania jawne imienne, głosowania niejawne),
— prezentację porządku obrad oraz dostęp do załączników w czasie posiedzenia,
— prezentację przedmiotu głosowania, listy osób uprawnionych do głosowania i wyników głosowania w czasie posiedzenia,
— możliwość wprowadzania zmian do porządku obrad w trakcie trwania posiedzenia,
— możliwość wydruku wyników głosowania po obradach,
— zatwierdzanie uchwał,
— przygotowanie projektów protokołu z posiedzeń z automatycznym przekazywaniem wyników głosowań do projektu protokołu,
— sporządzanie raportu obecności z możliwością przekazania go do projektu protokołu.
6) Publikacja materiałów sesyjnych oraz wyników przeprowadzonych głosowań w internecie w oparciu o infrastrukturę techniczną Wykonawcy.
7) udostępnienie informacji dla mieszkańców: - system musi generować stronę internetową, na której prezentowane będą wszystkie porządki obrad