Wykonanie tłumaczeń pisemnych i ustnych

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie pisemnych i ustnych tłumaczeń z zakresu uczestnictwa przedstawicieli Zamawiającego we Wspólnej Polityce Rolnej, w pracach organów Unii Europejskiej, w ramach Światowej Organizacji Handlu, Organizacji ds. Współpracy Gospodarczej i Rozwoju, Organizacji Narodów Zjednoczonych ds. Wyżywienia i Rolnictwa i innych organizacji międzynarodowych a także z zakresu dwustronnej i wielostronnej współpracy z zagranicą, z języków: angielskiego, francuskiego, rosyjskiego, niemieckiego oraz pozostałych języków europejskich, na język polski, a także z języka polskiego na te języki obce

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie pisemnych i ustnych tłumaczeń z zakresu uczestnictwa przedstawicieli Zamawiającego we Wspólnej Polityce Rolnej, w pracach organów Unii Europejskiej, w ramach Światowej Organizacji Handlu, Organizacji ds. Współpracy Gospodarczej i Rozwoju, Organizacji Narodów Zjednoczonych ds. Wyżywienia i Rolnictwa i innych organizacji międzynarodowych a także z zakresu dwustronnej i wielostronnej współpracy z zagranicą, z języków: angielskiego, francuskiego, rosyjskiego, niemieckiego oraz pozostałych języków europejskich, na język polski, a także z języka polskiego na te języki obce, w szczególności:
1) pisemne tłumaczenia projektów aktów prawnych Unii Europejskiej,
2) pisemne tłumaczenia aktów prawnych Rzeczypospolitej Polskiej,
3) pisemne tłumaczenia innych dokumentów i materiałów, w zakresie, w którym właściwy jest Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących m.in. tematyki rozwoju obszarów wiejskich i programów strukturalnych, fitosanitarnych, hodowli i ochrony roślin, organizacji rynków rolnych oraz weterynarii, a także współpracy i wymiany międzynarodowej,
4) weryfikację tekstów przetłumaczonych przez pracowników Zamawiającego,
5) ustne tłumaczenia podczas konferencji, seminariów i szkoleń oraz podczas spotkań delegacji polskich i zagranicznych z zakresu ww. tematyki:
a) konsekutywne,
b) symultaniczne.
2. Zamawiający przewiduje, że w przypadku tłumaczeń pisemnych:
1) około 99 % zleceń realizowanych będzie w trybie zwykłym (tj. do 40 stron tekstu dziennie w ramach pojedynczego zlecenia);
2) około 1 % zleceń realizowanych będzie w trybie ekspresowym (tj. powyżej 40 stron tekstu dziennie ramach pojedynczego zlecenia);
3) około 5 % zleceń będzie wykonywanych przez tłumacza przysięgłego;
4) około 5 % zleceń będą stanowiły zlecenia dotyczące weryfikacji tłumaczeń;
Zamawiający dopuszcza pisemne tłumaczenie dokumentów i materiałów na języki obce z wyłączeniem języka polskiego. Rozliczeniu podlegają wyłącznie pełne strony tłumaczenia (1 600 znaków wliczając spacje i akapity), przy czym do 800 znaków zaokrągla się je na korzyść Zamawiającego a powyżej, na korzyść Wykonawcy.
Zamawiający wymaga, aby w zakresie zamówienia Wykonawca zapewnił bezpłatną obsługę kurierską.
Zamawiający przewiduje, że w przypadku tłumaczeń ustnych:
1) około 30 % zleceń będą stanowiły tłumaczenia symultaniczne (w tym około 3 % z dostarczeniem przez Wykonawcę sprzętu technicznego wraz z obsługą – w większości w 2 językach obcych dla grupy do 150 osób);
2) około 70 % zleceń będą stanowiły tłumaczenia konsekutywne.
Zamawiający przewiduje, że:
1) Wykonawcy udzielone zostanie łącznie ok. 750 zleceń, z których tłumaczenia pisemne stanowić będą około 80 %, a tłumaczenia ustne około 20 % ogółu zleceń, w tym tłumaczenia wyjazdowe ok. 25 % w proporcji 70 % kraj (w tym ok. 65 % Warszawa), 30 % zagranica;
2) tłumaczenia w języku angielskim stanowić będą około 80 %, pozostałe języki europejskie (francuski, niemiecki, rosyjski i inne) około 20 % ogółu zleceń.
Podane powyżej wielkości % odnoszą się do całego okresu trwania umowy.
W przypadku zagranicznych i krajowych sesji wyjazdowych z udziałem tłumaczy koszty ich delegacji stanowią koszt Wykonawcy.
W przypadku zagranicznych sesji wyjazdowych z udziałem tłumaczy Zamawiający może dokonać rezerwacji biletów lub miejsc hotelowych – w takim przypadku Wykonawca ma obowiązek ich wykupu.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do SIWZ).
Zamawiający przewiduje udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy, polegającego na powtórzeniu podobnych usług, zgodnych z przedmiotem zamówienia, przy czym wartość tego zamówienia nie przekroczy 50 % wartości zamówienia podstawowego.

Informacje dodatkowe

1. Zamówienie będzie realizowane przez okres 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy lub do momentu wyczerpania się środków finansowych przeznaczonych na realizację zmówienia, określonych w zawartej umowie.
2. Kryteria oceny ofert:
1) cena - 60 %,
b) doświadczenie tłumaczy - 30 %,
c) zatrudnienie przy realizacji zamówienia osób, o których mowa w art. 29 ust. 4 pkt 3 lub 4 ustawy - 10 %

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

I. 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
1.1 Zamawiający uzna warunek udziału w postępowaniu za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie zrealizował co najmniej 3 usługi tłumaczeniowe obejmujące tłumaczenia pisemne i ustne w dziedzinie rolnictwa (w tym weterynarii), rozwoju wsi, rynków rolnych, rozwoju obszarów wiejskich, współpracy międzynarodowej w zakresie wymiany handlowej artykułów rolno-spożywczych i naukowej z obszaru rolnictwo o wartości każdej usługi (umowy) nie mniejszej niż 500 000,00 PLN brutto każda. Zamawiający za spełniające ten warunek uzna także usługi (umowy) w trakcie realizacji, jeżeli Wykonawca wykaże, że wartość zrealizowanych usług (w ramach danej umowy) nie później niż na dzień składania ofert wynosiła minimum 500 000,00 PLN brutto. Wykonanie/wykonywanie jednej usługi jest równoznaczne z wykonaniem/wykonywaniem jednej umowy na rzecz jednego Zamawiającego.
Wykonawca w oświadczeniu złożonym w formie JEDZ wskaże wykonane lub wykonywane usługi, podając opis usług, daty wykonania lub wykonywania i podmioty, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane;
1.2 Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że podczas realizacji zamówienia dysponował będzie co najmniej:
a) 40 tłumaczami, tj. po 10 tłumaczy z każdego z języków I grupy językowej (angielski, francuski, niemiecki i rosyjski), którzy posiadają przynajmniej 3-letnie doświadczenie w pracy tłumacza,
b) 12 tłumaczami przysięgłymi, tj. po 3 tłumaczy przysięgłych w każdym z języków I grupy językowej (angielski, francuski, niemiecki i rosyjski), którzy posiadają uprawnienia do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego zgodnie z ustawą z dnia 25.11.2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (Dz.U. z 2017 r. poz. 1505) oraz przynajmniej 3-letnie doświadczenie w pracy tłumacza przysięgłego.
Wykonawca w oświadczeniu złożonym w formie JEDZ poda imiona i nazwiska osób, które będą uczestniczyły w realizacji zamówienia, informacje na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia oraz roli jaką osoby te będą pełniły w trakcie realizacji zamówienia;
2) nie podlegają wykluczeniu na podstawie przesłanek określonych w art. 24 ust. 1 pkt 12-23 ustawy.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki określone w ust. 1 pkt 1 musi spełniać co najmniej jeden Wykonawca lub wszyscy Wykonawcy łącznie, natomiast warunek z ust. 1 pkt 2 musi spełniać każdy Wykonawca z osobna.
3. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia na podstawie oświadczeń i dokumentów wskazanych w Rozdziale V SIWZ.
4. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, polegać na zasadach określonych w art. 22a ustawy na zdolnościach technicznych lub zawodowych, lub sytuacji ekonomicznej lub finansowej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.
5. Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie oceniona jako najkorzystniejsza, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie, dowodów określających, czy usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. W przypadku usług w trakcie realizacji, dowody określające, że usługi te są wykonywane należycie muszą być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
Dowodami określającymi czy te usługi zostały wykonane należycie, są dowody wymienione w § 2 ust. 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26.7.2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz.U. poz. 1126), tj.:
Ciąg dalszy - pkt III.1.3.) Minimalny poziom ewentualnie wymaganych

Warunki uczestnictwa (zdolność techniczna i zawodowa)

1) referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane (usługi zakończone) lub są wykonywane (usługi w trakcie realizacji), przy czym w przypadku usług w trakcie realizacji wymienione powyżej referencje bądź inne dokumenty powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
2) oświadczenie Wykonawcy potwierdzające należyte wykonanie usług – jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze, Wykonawca nie jest w stanie uzyskać referencji bądź dokumentów, o którym mowa w pkt 1, przy czym w przypadku gdy Wykonawca składa oświadczenie, zobowiązany jest podać przyczyny braku możliwości uzyskania referencji bądź dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usług.
II. 1. Wykonawca wraz z ofertą złoży oświadczenie w zakresie wskazanym w Rozdziale IV ust. 1 pkt 1 i 2 SIWZ, w formie JEDZ. Informacje zawarte w JEDZ stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie podlega wykluczeniu. Wzór formularza JEDZ stanowi załącznik nr 3 do SIWZ. Instrukcja wypełniania JEDZ dostępna jest na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych w zakładce: Urząd Zamówień Publicznych/ Repozytorium wiedzy/Jednolity Europejski Dokument Zamówienia, https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/jednolity-europejski-dokument-zamowienia.
2. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia publicznego, oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, składa każdy z tych Wykonawców odrębnie.
3. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów:
1) w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania, w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu, złoży oświadczenie w formie JEDZ dotyczące tych podmiotów, dla każdego z tych podmiotów odrębnie. Wzór formularza JEDZ stanowi załącznik nr 3 do SIWZ;
2) w celu wykazania spełniania, w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu, składa zobowiązanie tych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia, dla każdego z tych podmiotów odrębnie. Dokument, z którego będzie wynikać zobowiązanie podmiotu trzeciego powinien wyrażać w sposób wyraźny i jednoznaczny wolę udzielenia Wykonawcy, ubiegającemu się o zamówienie odpowiedniego zasobu oraz wskazywać w szczególności:
a) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu,
b) sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez Wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia,
c) zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia publicznego,
d) czy podmiot, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.
Przykładowy wzór formularza zobowiązania stanowi załącznik nr 4 do SIWZ.
4. Na żądanie Zamawiającego, Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu, składa oświadczenie w formie JEDZ, dla każdego z podwykonawców odrębnie.
III. Przed udzieleniem zamówienia Zamawiający może wezwać Wykonawcę, którego oferta zostanie oceniona jako najkorzystniejsza, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie, dokumentów potwierdzających spełnianie przez oferowane usługi wymagań określonych przez Zamawiającego, tj.:
1) certyfikatu jakości PN-EN ISO 17100:2015 (tłumaczenia pisemne),
2) certyfikatu jakości PN-EN ISO 9001:2015 (tłumaczenia ustne i dostawy sprzętu).
Dokumenty te należy złożyć w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. W przypadku złożenia ww. dokumentów w języku obcym, do oferty należy dołączyć tłumaczenie tych dokumentów na język polski. Zamawiający dopuszcza zaoferowanie równoważnych certyfikatów jakości.

Odniesienie do odpowiednich przepisów ustawowych, wykonawczych lub administracyjnych

W przypadku tłumaczy przysięgłych wymagane są uprawnienia do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego zgodnie z ustawą z dnia 25.11.2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (Dz.U. z 2017 r. poz. 1505)

Warunki realizacji zamówienia

Zapłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie faktury VAT wystawionej po dokonaniu odbioru tłumaczenia, o którym mowa w § 3 ust. 6 projektu umowy, a w przypadku tłumaczeń ustnych, po potwierdzeniu przez Zleceniodawcę czasu wykonywania tłumaczenia. Dodatkowo, w odniesieniu do każdego tłumaczenia wystawienie przez Zleceniobiorcę faktury VAT nastąpi po otrzymaniu przez Zleceniobiorcę potwierdzenia należytego wykonania tłumaczeń.
Szczegółowe warunki realizacji umowy określono w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ.

1. Składający ofertę jest nią związany przez okres 60 dni od upływu terminu składania ofert.
2. Przed upływem terminu składania ofert Zamawiający żąda od Wykonawców wniesienia wadium na cały okres związania ofertą w wysokości 15 000,00 PLN (słownie: piętnaście tysięcy złotych).
3. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo -kredytowej, z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;
3) gwarancjach bankowych;
4) gwarancjach ubezpieczeniowych;
5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9.11.2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2018 r. poz. 110, z późn. zm.).
4. Wadium w formie pieniężnej, zgodnie z art. 45 ust. 7 ustawy, należy wpłacać na konto Zamawiającego: Narodowy Bank Polski Oddział Okręgowy w Warszawie, nr konta 71 1010 1010 0052 1013 9120 0000. Na przelewie należy umieścić informację: „Wadium w postępowaniu BDG.zp.23.1.61.2018 – tłumaczenia pisemne i ustne”.
5. Przed podpisaniem umowy Wykonawca, którego oferta zostanie oceniona jako najkorzystniejsza, zobowiązany będzie wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5 % ceny całkowitej podanej w ofercie.
6. Zabezpieczenie może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;
3) gwarancjach bankowych;
4) gwarancjach ubezpieczeniowych;
5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9.11.2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
7. Wykonawca w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej https://www.gov.pl/rolnictwo/zamowienia-publiczne-2018-r informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy, składa oświadczenie Wykonawcy o przynależności albo braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16.2.2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. z 2017 r. poz. 229, z późn. zm.). W przypadku przynależności do tej samej grupy kapitałowej Wykonawca może złożyć wraz z oświadczeniem dokumenty bądź informacje potwierdzające, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 5 do SIWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej:
1) na treść ogłoszenia o zamówieniu i wobec postanowień SIWZ – w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia SIWZ na stronie internetowej Zamawiającego,
2) w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 zdanie drugie ustawy albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób,
3) wobec czynności innych niż określone w pkt 1 i 2 – w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.