Działania informacyjne i promujące dla projektu CEF 2016-PL-TMC-0135-W „Prace na linii E75 na odcinku Białystok–Suwałki–Trakiszki (granica państwa), etap I odcinek Białystok–Ełk”

Tytuł

Działania informacyjne i promujące dla projektu CEF 2016-PL-TMC-0135-W „Prace na linii E75 na odcinku Białystok–Suwałki–Trakiszki (granica państwa), etap I odcinek Białystok–Ełk”
9090/IREZA2/05889/01657/21/P

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest zaplanowanie i przeprowadzenie kampanii informacyjno- promocyjnej z wykorzystaniem narzędzi opisanych w punkcie 7 oraz podpunktach 7.1–7.10. OPZ dla projektu CEF 2016-PL-TMC-0135-W „Prace na linii E75 na odcinku Białystok–Suwałki–Trakiszki (granica państwa), etap I odcinek Białystok–Ełk”.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera tom III SIWZ – OPZ.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zaplanowanie i przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej z wykorzystaniem narzędzi opisanych w punkcie 7 oraz ppkt 7.1–7.10 OPZ dla Projektu, o którym mowa w pkt 2 OPZ. Poszczególne działania będą wykonywane każdorazowo na zlecenie Zamawiającego. Termin realizacji przedmiotu zamówienia został określony w umowie. Termin zakończenia umowy może ulec przesunięciu w uzasadnionych przypadkach określonych w umowie.
Wszystkie działania informacyjne i promujące oraz sporządzane raporty, o których mowa w punkcie 9 OPZ, muszą być zgodne z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1316/2013 z 11 grudnia 2013 r. ze zm. ustanawiającym instrument „Łącząc Europę” oraz określającym zasady, cele i zakres wsparcia projektów ze środków CEF oraz rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1315/2013 z dnia 11 grudnia 2013 r. w sprawie unijnych wytycznych dotyczących rozwoju transeuropejskiej sieci transportowej oraz z wytycznymi Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej dla działań informacyjnych i promujących znajdującymi się na stronach internetowych: https://www.gov.pl/web/fundusze-regiony, www.funduszeeuropejskie.gov.pl
Wykonawca zobowiązany jest do stosowania zasad określonych w ww. źródłach i śledzenia zmian mogących nastąpić w trakcie trwania umowy. Ponadto Wykonawca jest zobowiązany do właściwego wykorzystywania znaku graficznego PKP Polskich Linii Kolejowych S.A., koniecznego dla pozytywnego budowania wizerunku spółki jako beneficjenta środków UE. Wykorzystywanie znaku graficznego PKP Polskich Linii Kolejowych S.A. jest możliwe tylko i wyłącznie w celu realizacji tej umowy.

Informacje dodatkowe

Projekt „Prace na linii E75 na odcinku Białystok–Suwałki–Trakiszki (granica państwa), etap I odcinek Białystok–Ełk” jest współfinansowany przez Unię Europejską z instrumentu „Łącząc Europę”.

Wykaz i krótki opis warunków

W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy, wobec których brak jest podstaw do odrzucenia oferty na podstawie § 24 regulaminu udzielania zamówień unijnych przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. oraz spełniający warunki udziału określone w przedmiotowej SIWZ.
Zgodnie z § 6 ust. 2 ww. regulaminu, o udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
2) sytuacji ekonomicznej lub finansowej;
3) zdolności technicznej lub zawodowej.
Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych innych podmiotów, wyłącznie w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.
Wykonawca, który polega na zdolnościach innych podmiotów, musi udowodnić Zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.
Na potwierdzenie spełniania warunków, o których mowa w SIWZ, Wykonawca przedkłada Zamawiającemu oświadczenie, sporządzone zgodnie z Załącznikiem nr 2 do niniejszej SIWZ.
W celu wykazania, że oferta Wykonawcy nie podlega odrzuceniu na podstawie § 24 pkt 5–7 i 9–10 ww. regulaminu wymagane jest przedłożenie przez Wykonawcę następujących dokumentów:
— aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
— aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w § 24 pkt 5, 6, 9 i 10 ww. regulaminu, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
— aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w zakresie określonym w § 24 pkt 7 ww. Regulaminu potwierdzające odpowiednio, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, składa dokument lub dokumenty, wystawione zgodnie z prawem kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:
— nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,
— nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie,
— nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.
Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w powyższym pkt, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub przed notariuszem.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Posiada środki finansowe lub zdolność kredytową – w wysokości nie mniejszej niż 100 000,00 PLN.
Jako kurs przeliczeniowy na PLN danych finansowych wyrażonych w walutach innych niż PLN, należy przyjąć średni kurs publikowany przez Narodowy Bank Polski z pierwszego dnia roboczego miesiąca, w którym opublikowano ogłoszenie o zamówieniu na Platformie Zakupowej Zamawiającego.

Informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 1 miesiąc przed upływem terminu składania ofert.
Inne dokumenty – jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa w pkt powyżej.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Zamawiający ustala następujące szczegółowe warunki udziału w postępowaniu: w zakresie warunku dotyczącego zdolności technicznej i kwalifikacji zawodowych wymagane jest wykazanie przez Wykonawcę dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, zgodnie z poniższym wyszczególnieniem:
1) kierujący zespołem
Wymagane minimalne kwalifikacje – minimum dwuletnie doświadczenie (łącznie) w opracowywaniu i zarządzaniu kampaniami marketingowymi i/lub promocyjnymi i/lub reklamowymi i/lub PR. Doświadczenie poparte co najmniej dwoma projektami z zakresu PR i/lub reklamy i/lub marketingu agencji i/lub firmy i/lub instytucji, o wartości minimum 150 000,00 PLN netto każdy, zrealizowanymi na przestrzeni ostatnich trzech lat;
2) osoba ds. kreacji w zakresie copywritingu
Wymagane minimalne kwalifikacje – minimum dwuletnie doświadczenie (łącznie) zdobyte w agencji reklamowej i/lub redakcji prasowej i/lub internetowej, na stanowiskach związanych z:
— tworzeniem copy, konceptów i tekstów oraz haseł reklamowych,
— przygotowywaniem treści artykułów prasowych i komunikatów prasowych,
— przygotowywaniem scenariuszy filmów, spotów, audycji i reportaży telewizyjnych,
— redagowania tekstów reklamowych, specjalistycznych,
— znajomością specyfiki pisania komunikatów i informacji prasowych oraz treści do Internetu;
3) grafik (2 osoby)
Wymagane minimalne kwalifikacje – minimum dwuletnie doświadczenie (łącznie) w dziedzinie projektowania graficznego zdobyte w agencji reklamowej i/lub redakcji prasowej i/lub internetowej, na stanowiskach związanych z:
— projektowaniem layoutów materiałów reklamowych BTL,
— obróbką fotografii,
— tworzeniem grafik i przygotowywaniem do druku różnego rodzaju materiałów kampanii reklamowych (np. plakaty, ulotki, foldery, reklama prasowa), publikacji prasowych i internetowych,
— tworzeniem infografik,
— tworzeniem grafik 2D i/lub 3D;
4) fotograf (2 osoby)
Wymagane minimalne kwalifikacje – minimum dwuletnie doświadczenie (łącznie) w pracy dla agencji prasowej i/lub dla agencji reklamowej i/lub redakcji na stanowiskach związanych z:
— wykonywaniem studyjnych i plenerowych sesji zdjęciowych, fotoreportaży z imprez, konferencji itp.,
— wykonywaniem zdjęć infrastruktury firm, procesów produkcji i/lub usług,
— fotografią produktową, katalogową i reklamową,
— wykonywaniem zdjęć na potrzeby prasy, serwisów internetowych i/lub wydawnictw,
— retuszem i obróbką zdjęć;
5) osoba odpowiedzialna za realizację filmu promocyjnego
Wymagane minimalne kwalifikacje – minimum 3-letnie doświadczenie (łącznie) przy realizacji produkcji filmowej na potrzeby kampanii telewizyjnej lub realizacji kampanii reklamowej związanej z emisją telewizyjną;
6) osoba ds. kampanii internetowej
Wymagane minimalne kwalifikacje – Minimum 3-letnie doświadczenie w realizacji kampanii internetowej, na stanowiskach związanych z: planowaniem, tworzeniem, zarządzaniem i optymalizacją kampanii, pomiarem i analizą skuteczności prowadzonej kampanii, raportowaniem kampanii.
Uwaga I: W przypadku wskazania ilości osób większej niż jedna na poszczególne stanowiska – ocenie będzie podlegać odpowiednio pierwsza osoba wskazana na dane stanowisko. Powyższe nie dotyczy osób wskazanych na stanowisko grafik i fotograf (obie osoby będą podlegały ocenie).
Uwaga II: Zamawiający nie dopuszcza wskazywania tej samej osoby na więcej niż jedno stanowisko.
Ponadto Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonał co najmniej dwie usługi z zakresu PR/reklamy/marketingu o wartości minimum 250 000,00 PLN (dwieście pięćdziesiąt tysięcy złotych) netto każda, odpowiadających łącznie swoim rodzajem działaniom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz potwierdzenie, że zlecone usługi zostały wykonane należycie (np. listy referencyjne lub protokoły odbioru).

Warunki uczestnictwa (zdolność techniczna i zawodowa)

Ocena spełniania warunku dotyczącego zdolności technicznej i kwalifikacji zawodowych nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów:
— wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności (sporządzony zgodnie z Załącznikiem nr 4 do IDW),
— pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania Zamówienia (sporządzone zgodnie z Załącznikiem nr 7 do IDW), jeżeli w wykazie osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia (Załącznik nr 4 do IDW) Wykonawca wskazał, że będzie dysponował osobami udostępnionymi przez inny podmiot.
Pisemne zobowiązanie powinno być złożone wraz z dokumentem (odpis z właściwego rejestru, pełnomocnictwo), potwierdzającym umocowanie osoby (osób) podpisującej (podpisujących) przedmiotowe zobowiązanie.
Ocena spełniania warunku w zakresie prezentowanego doświadczenia nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów: wykaz wykonanych usług, z podaniem, przedmiotu zamówienia, dat wykonania i odbiorców usług oraz dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane należycie (sporządzone zgodnie z Załącznikiem nr 3 do IDW),
Jako kurs przeliczeniowy na PLN danych finansowych wyrażonych w walutach innych niż PLN, należy przyjąć średni kurs opublikowany przez Narodowy Bank Polski z pierwszego dnia roboczego miesiąca, w którym opublikowano ogłoszenie o zamówieniu.

Wymagane depozyty i gwarancje

Każdy Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swą ofertę wadium w wysokości: 9 809,04 PLN.
Wadium musi być wniesione w formie zgodnej z § 13 ust. 4 regulaminu udzielania zamówień unijnych przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A.
Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert.
Zamawiający ustala zabezpieczenie należytego wykonania umowy zawartej w wyniku postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia w wysokości w wysokości 5 % ceny całkowitej brutto podanej w ofercie.

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je

Wszelkie rozliczenia związane z realizacją niniejszego zamówienia będą prowadzone w PLN.
Szczegółowe zasady oraz sposób rozliczeń określony został w warunkach umowy stanowiących tom II SIWZ.

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie niniejszego zamówienia.
Oferta wspólna musi spełniać następujące wymagania:
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą ustanowić i wskazać pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego – zgodnie z postanowieniem § 6 ust. 8 regulaminu.
W przypadku składania oferty wspólnej, warunki szczegółowe dotyczące sytuacji ekonomicznej i finansowej oraz zdolności technicznych i kwalifikacji zawodowych uznaje się za spełnione, jeśli spełnią je łącznie wszyscy Wykonawcy składający ofertę wspólną, natomiast pozostałe dokumenty, o których mowa w SIWZ, wskazujące, że oferta nie podlega odrzuceniu muszą być złożone przez każdego z Wykonawców składających ofertę wspólną.
Oświadczenie składają łącznie wszyscy Wykonawcy składający ofertę wspólną albo w ich imieniu.

Warunki otwarcia ofert (miejsce)

Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Centrum Realizacji Inwestycji Region Północny, ul. Dyrekcyjna 2–4, 80-852 Gdańsk, pokój 103, POLSKA.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Otwarcie ofert następuje poprzez użycie aplikacji do szyfrowania ofert dostępnej na platformie zakupowej. Otwarcie ofert jest jawne, Wykonawcy mogą uczestniczyć w sesji otwarcia ofert.

Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
Ofertę należy przygotować ściśle według wymagań określonych w niniejszej IDW.
Oferta musi być podpisana przez osoby upełnomocnione do reprezentowania Wykonawcy i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych w wysokości odpowiadającej cenie oferty. Oznacza to, iż jeżeli z dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub pełnomocnictwa wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy upoważnionych jest łącznie kilka osób, dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez wszystkie te osoby.
Pełnomocnictwo osób podpisujących ofertę do reprezentowania Wykonawcy, zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych w wysokości odpowiadającej cenie oferty oraz podpisania oferty musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli umocowanie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej), to do oferty należy dołączyć oryginał lub notarialnie poświadczony odpis pełnomocnictwa wystawionego na reprezentanta Wykonawcy. Pełnomocnictwo ma być złożone w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowalnym podpisem elektronicznym.
Dokumenty dołączone do niniejszej IDW powinny zostać wypełnione przez
Wykonawcę i dołączone do oferty, bądź też przygotowane przez Wykonawcę w innej – zgodnej z niniejszą IDW formie.
Zamawiający nie dopuszcza dokonywania w treści załączonych dokumentów jakichkolwiek zmian ich treści (skrótów, opuszczeń, skreśleń, poprawek lub dopisków) z wyjątkiem miejsc wykropkowanych lub oznaczonych gwiazdką (*).
Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty, w tym również te przedstawiane w formie oryginałów, nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego.
Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Skarga przysługuje Wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego postanowień niniejszego regulaminu.
Skargę wnosi się w terminie 5 dni od dnia, w którym Wykonawca powziął lub mógł powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę do jej wniesienia.
Skarga wniesiona po terminie lub przez podmiot nieuprawniony podlega odrzuceniu.
Jednostką właściwą do przyjęcia i rozpatrzenia skargi jest jednostka prowadząca postępowanie.
Skarga winna wskazywać postępowanie, którego dotyczy oraz zawierać:
1) zwięzłe określenie zarzutów;
2) okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie skargi;
3) żądanie Wykonawcy.