Modernizacja oraz wdrożenie systemu cyfrowej rejestracji przebiegu rozpraw sądowych w 53 salach rozpraw w Sądzie Okręgowym w Warszawie ZP-OI-31-21

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest modernizacja i wdrożenie systemu cyfrowej rejestracji przebiegu rozpraw sądowych ReCourt w 53 salach rozpraw w Sądzie Okręgowym w Warszawie w budynku przy: al. „Solidarności” 127 w Warszawie, ul. Czerniakowskiej 100 w Warszawie, ul. Płockiej 5a w Warszawie, ul. Płockiej 9 w Warszawie, a także świadczenie usługi serwisu i wsparcia technicznego Systemu w okresie udzielonej gwarancji.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest modernizacja i wdrożenie systemu cyfrowej rejestracji przebiegu rozpraw sądowych ReCourt w 53 salach rozpraw w Sądzie Okręgowym w Warszawie w budynku przy: al. „Solidarności” 127 w Warszawie, ul. Czerniakowskiej 100 w Warszawie, ul. Płockiej 5a w Warszawie, ul. Płockiej 9 w Warszawie, a także świadczenie usługi serwisu i wsparcia technicznego Systemu w okresie udzielonej gwarancji.

Informacje dodatkowe

Przedmiot zamówienia realizowany będzie w zakresie:
1) modernizacji i wdrożenia systemu cyfrowej rejestracji przebiegu rozpraw sądowych ReCourt
- w terminie do 50 dni od dnia podpisania umowy - nie później niż do dnia 24 grudnia 2021 r.;
2) świadczenia usługi serwisu i wsparcia technicznego Systemu - w okresie 48 miesięcy od dnia podpisania Protokołu odbioru modernizacji i wdrożenia systemu.

Wykaz i krótki opis warunków

1. Zamawiający, przewiduje możliwość istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o poniższych okolicznościach, w drodze aneksu do umowy, w zakresie:
1) terminu realizacji przedmiotu umowy w przypadku:
a) uzasadnionym zmianą przepisów prawa lub wystąpienia okoliczności niezależnych od Wykonawcy, przy zachowaniu przez niego należytej staranności, skutkujących niemożnością dotrzymania terminu realizacji przedmiotu umowy,
b) wstrzymania przez Zamawiającego wykonania prac niewynikających z okoliczności leżących po stronie Wykonawcy (nie dotyczy okoliczności wstrzymania wykonywania dostawy w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości zawinionych przez Wykonawcę),
c) wystąpienia siły wyższej, czyli zdarzenia zewnętrznego, którego skutków nie da się przewidzieć;
2) przedmiotu, zakresu (w tym zmniejszenia zakresu maksymalnie o 30% wartości umowy) i sposobu realizacji umowy, w przypadku wystąpienia okoliczności warunkujących ograniczenie / zmianę możliwości i/lub celowości wykonywania dostawy w uzgodnionym zakresie i/lub we wskazany sposób.
2. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 wynagrodzenie Wykonawcy zostanie naliczone proporcjonalnie do wielkości zamówienia.
3. W przypadku zmiany terminu, o którym mowa w ust. 1 pkt. 1 termin ten może ulec przedłużeniu, jednak nie dłużej, niż o czas trwania tych okoliczności.
4. Postanowienia wymienione w ust. 1 pkt 1 i 2 stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę, lecz nie stanowią one zobowiązania Zamawiającego na ich wprowadzenie.
5. Zamawiający może rozwiązać umowę lub od umowy odstąpić, w przypadku zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub w przypadku, gdy dalsze wykonywanie umowy może zagrozić podstawowemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.
6. W sytuacji opisanej w ust. 5 umowa ulegnie rozwiązaniu, lub odpowiednio – zmniejszeniu ulegnie jej zakres, a Wykonawcy nie przysługują z tego powodu żadne roszczenia poza zapłatą wynagrodzenia za zrealizowaną część umowy.
7. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.
8. Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia zakresu realizacji przedmiotu zamówienia o maksymalnie 30 % w stosunku do podanej w opisie przedmiotu zamówienia ilości sal, o czym poinformuje niezwłocznie Wykonawcę. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z powyższej możliwości, Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tego tytułu.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Ciąg dalszy z Sekcji IV.1.1):
System ReCourt podlegający w przedmiotowym postępowaniu modernizacji zainstalowany na 53 salach rozpraw jest przestarzały technologicznie, wyeksploatowany i ponadto nie jest już objęty serwisem gwarancyjnym producenta i wykonawcy projektu. Pomimo zapewnienia przez Sąd bieżącego serwisu sprzętu i usuwania usterek, system do rejestracji rozpraw stał się mocno awaryjny, co powoduje ciągłe utrudnienia w prowadzeniu rozpraw i wpływa na wydłużenie trwania postępowań sądowych. System do czasu wybuchu epidemii wykorzystywany był w rozprawach stacjonarnych do rejestracji rozpraw, a od lipca 2020 r. obowiązuje w Sądzie Okręgowym w Warszawie zarządzenie Prezesa Sądu Okręgowego w Warszawie i Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie, które stanowi, że w stanie epidemii lub zagrożenia epidemicznego rozprawy i posiedzenia jawne w pionach cywilnym, rodzinnym i gospodarczym w Sądzie Okręgowym w Warszawie odbywają się co do zasady w trybie zdalnym poprzez połączenia wideokonferencyjne. Ministerstwo Sprawiedliwości z uwagi na obecną sytuację epidemiologiczną w kraju rekomendowało, również podjęcie działań zmierzających do popularyzacji i upowszechnienia stosowania systemów wideokonferencyjnych do przeprowadzenia rozpraw zdalnych. Jak również, zwrócono szczególną uwagę na konieczność zwiększenia liczby posiedzeń i rozpraw w trybie zdalnym stosując możliwie szerokie wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej. Odwoływanie rozpraw i posiedzeń, przy właściwym wykorzystaniu aspektów technicznych powinno być ostatecznością. Nie bez znaczenia także, głównie dla wydziałów cywilnych i gospodarczych, jest zmiana przepisów wprowadzających posiedzenia zdalne jako priorytetowe przed stacjonarnymi oraz zmiany kpc w zakresie elektronicznych doręczeń. W okresie od 19 kwietnia 2021 r. do 2 lipca 2021 r. w wydziałach cywilnych (z wyłączeniem spraw rodzinnych) z ogólnej liczby 4325 posiedzeń 2695 posiedzeń przeprowadzonych na rozprawach i posiedzeniach jawnych zorganizowane było w trybie zdalnym, co stanowi 62,3%. W wydziałach gospodarczych, w ww. okresie łączna liczba spraw przeprowadzonych na rozprawach i posiedzeniach jawnych wynosiła 2758, w tym 2058 zdalnie, co stanowi już 74,6%. Sytuacja ta spowodowała, że system ReCourt, niezbędny do należytego sprawowania podstawowej działalności Sądu przy coraz częstszym rozpoznawaniu spraw zdalnie, został maksymalnie obciążony i stał się niewydolny, powodując utrudnienia w przeprowadzaniu rozpraw stacjonarnych i zdalnych przy użyciu połączenia wideokonferencyjnego oraz powodując utrudnienia w bieżącym wykorzystaniu służbowym, zatem wymaga pilnej modernizacji celem co najmniej podtrzymania, a docelowo zwiększenia wydolności. Konieczność skrócenia terminu składania ofert uzasadnia, również przedłużający się stan epidemiologiczny (przewidywana na jesień IV fala zachorowań). Pilne wykonanie zamówienia, jeszcze w tym roku, ma istotne znaczenie dla ochrony zdrowia pracowników sądu oraz osób uczestniczących w rozprawach, które w chwili obecnej są prowadzone na masową skalę zdalnie, a utrudnienia jakie stwarza przestarzały sprzęt są niedopuszczalne na salach rozpraw. Ponadto Sąd Okręgowy w Warszawie dopiero we wrześniu otrzymał środki na ten cel od dysponenta wyższego stopnia. Wszczęcie postępowania w trybie przetargu nieograniczonego w połowie września z uwagi na terminy obowiązujące w postępowaniu unijnym może spowodować brak możliwości zawarcia umowy w bieżącym roku oraz jej realizacji. Określenie terminu składania ofert w przetargu nieograniczonym zgodnie z art. 138 ust. 1 ustawy tj. nie krótszy niż 35 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej spowoduje brak możliwości zmodernizowania systemu w tym roku i może doprowadzić, do sytuacji w której nie będzie możliwości sprawnego przeprowadzania rozpraw zdalnych, a Sąd będzie miał trudności w zapewnieniu ochrony zdrowia pracowników i interesantów w stanie epidemiologicznym związanym z Covid-19.

Ciąg dalszy z Sekcji III.1.3) Minimalny poziom ewentualnie wymaganych standardów:
5) Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 3, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4, oraz pkt 3 ustawy, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczeniem osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej, tj. Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał lub wykonuje, co najmniej 3 (trzy) zamówienia każde o wartości co najmniej: 500.000,00 zł z podatkiem VAT (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100), polegające na dostawie, modernizacji montażu i wdrożeniu systemu cyfrowej rejestracji przebiegu rozpraw sądowych, każde wykonane lub wykonywane na podstawie jednej umowy oraz wykaże, iż dostawy te zostały wykonane należycie lub są wykonywane należycie.
W przypadku usług dostaw ciągłych, które nie zostały zakończone Wykonawca zobowiązany jest wykazać zrealizowanie ich w wymaganej wyżej wartości na dzień składania ofert.
W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia ww. warunek muszą spełniać ci z Wykonawców, którzy będą wykonywać czynności, co do których wymagane jest ww. doświadczenie; z tym, że w sytuacji, gdy każdy z konsorcjantów zamierza realizować dostawę stanowiącą przedmiot niniejszego zamówienia, każdy z nich musi wykazać, że zrealizował przynajmniej jedno zamówienie co najmniej trzy dostawy odpowiadające odpowiadające warunkowi udziału w postępowaniu, zaś łącznie muszą wykazać, że zrealizowali co najmniej 3 takie dostawy zamówienia.
Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonywana na zasadzie: spełniania/niespełniania, na podstawie złożonego oświadczenia wykonawcy, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy oraz podmiotowych środków dowodowych wymaganych w postępowaniu.

Warunki uczestnictwa (zdolność techniczna i zawodowa)

1) Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia, tj.:
a) Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ), zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji Europejskiej (Załącznik Nr 4 do specyfikacji warunków zamówienia); w części IV Kryteria kwalifikacji wykonawca wypełnia tylko sekcję α, w formie elektronicznej, określonej w Rozdz. III ust. 2 pkt 1-6 specyfikacji warunków zamówienia;
b) wykazu dostaw wykonanych a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych wykonywanych w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, odpowiadających wymaganiom określonym w Rozdziale IV ust. 1 pkt 2 swz, na wzorze stanowiącym Załącznik Nr 5 do specyfikacji warunków zamówienia, wraz z podaniem przedmiotu zamówienia, miejsca wykonywania przedmiotu zamówienia, jego wartości, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane lub są wykonywane, a także załączenia dowodów, czy zostały one wykonane lub są wykonywane należycie.
Dowodami w powyższym zakresie są:
- referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane,
- oświadczenie Wykonawcy – jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa w tirecie pierwszym.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji dostaw wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz dostaw dotyczy dostaw, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył,
c) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie:
- art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy,
- art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego,
sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem;
d) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r. poz. 275), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, na formularzu którego wzór stanowi Załącznik Nr 6 do specyfikacji warunków zamówienia.
2) Jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio podmiotowe środki dowodowe nie są już aktualne, Zamawiający może w każdym czasie wezwać Wykonawcę lub Wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia.
3) Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast Informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o której mowa w pkt 1 lit. c – składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, w zakresie, o którym mowa w pkt 1 lit. c.
4) Dokument, o którym mowa w pkt 3, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem.
Ciąg dalszy znajduje się w Sekcji III.1.2) Minimalny poziom ewentualnie wymaganych standardów:

Procedura przyspieszona

Uzasadnienie dotyczące skrócenia terminu składania ofert na podstawie art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na modernizację systemu cyfrowej rejestracji rozpraw ReCourt w 53 salach rozpraw na potrzeby Sądu Okręgowego w Warszawie z uwagi na to, że zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione. W związku z planowanym przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na modernizację systemu cyfrowej rejestracji rozpraw ReCourt w 53 salach rozpraw na potrzeby Sądu Okręgowego w Warszawie, Oddział Informatyczny wnioskuje o skrócenie terminu składania ofert do 15 dni z uwagi na pilną potrzebę udzielenia zamówienia.System ReCourt jest kluczowym systemem, który się przyczynia do należytego sprawowania wymiaru sprawiedliwości poprzez utrzymanie odpowiedniej infrastruktury teleinformatycznej. Ciąg dalszy w Sekcji III.1.2) Wykaz i krótki opis kryteriów

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 92.000,00 zł (słownie: dziewięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100). Pozostałe informacje dotyczące wadium zostały określone w swz.
2. Podstawy wykluczenia
O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, wobec których brak jest podstaw wykluczenia, określonych w art. 108 ust. 1, tj. z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się, z zastrzeżeniem art. 110 ust. 2 ustawy,
zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawcę:
1) będącego osobą fizyczną, którego prawomocnie skazano za przestępstwo:
a) udziału w zorganizowanej grupie przestępczej albo związku mającym na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego, o którym mowa w art. 258 Kodeksu karnego,
b) handlu ludźmi, o którym mowa w art. 189a Kodeksu karnego,
c) o którym mowa w art. 228-230a, art. 250a Kodeksu karnego lub w art. 46 lub art. 48 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie,
d) finansowania przestępstwa o charakterze terrorystycznym, o którym mowa w art. 165a Kodeksu karnego, lub przestępstwo udaremnienia stwierdzenia przestępnego pochodzenia pieniędzy lub ukrywania ich pochodzenia, o którym mowa w art. 299 Kodeksu karnego,
e) o charakterze terrorystycznym, o którym mowa w art. 115 § 20 Kodeksu karnego, lub mające na celu popełnienie tego przestępstwa,
f) powierzenia wykonywania pracy małoletniemu cudzoziemcowi, o którym mowa w art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 769),
g) przeciwko obrotowi gospodarczemu, o których mowa w art. 296-307 Kodeksu Karnego, przestępstwo oszustwa, o którym mowa w art. 286 Kodeksu karnego, przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, o których mowa w art. 270-277d Kodeksu karnego, lub przestępstwo skarbowe,
h) o którym mowa w art. 9 ust. 1 i 3 lub art. 10 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
- lub za odpowiedni czyn zabroniony określony w przepisach prawa obcego;
2) jeżeli urzędującego członka jego organu zarządzającego lub nadzorującego, wspólnika spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurenta prawomocnie skazano za przestępstwo, o którym mowa w pkt 1;
3) wobec którego wydano prawomocny wyrok sądu lub ostateczną decyzję administracyjną o zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, chyba że Wykonawca przed upływem terminu składania ofert dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności;
4) wobec którego prawomocnie orzeczono zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne;
5) jeżeli zamawiający może stwierdzić, na podstawie wiarygodnych przesłanek, że wykonawca zawarł z innymi Wykonawcami porozumienie mającej na celu zakłócenie konkurencji, w szczególności jeżeli należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji konsumentów, złożyli odrębne oferty, oferty częściowe lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, chyba że wykażą, że przygotowali te oferty lub wnioski niezależnie od siebie;
6) jeżeli w przypadkach, o których mowa w art. 85 ust. 1, doszło do zakłócenia konkurencji wynikającego z wcześniejszego zaangażowania tego Wykonawcy lub podmiotu, który należy z wykonawcami do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, chyba że spowodowane tym zakłóceniem konkurencji może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie Wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Wykonawcom oraz innemu podmiotowi, określonemu w art. 505 ustawy, przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale IX ustawy, jeżeli ma lub miał interes uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy.