Informacje dodatkowe
I. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim.
II. Na podstawie art. 401 ust 5 ustawy Pzp, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowe środki dowodowe, oraz inne informacje, oświadczenia lub dokumenty, składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej. Zamawiający wyraża zgodę na złożenie tych dokumentów w formie elektronicznej.
III. Wzór wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz wzory załączników są do pobrania ze strony internetowej Zamawiającego wskazanej w sekcji I.1.
IV. W przypadku gdy dokumenty elektroniczne w postępowaniu lub konkursie, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1233), wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku.
V. W przypadku gdy dokumenty są przekazywane w formie pisemnej, informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje wydzielone i odpowiednio oznaczone w postaci papierowej.
VI. Podmiotowe środki dowodowe, oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.
VII. Zasady składania dokumentów w formie pisemnej:
1) Wnioski można składać w dni robocze (od poniedziałku do piątku), w godz. 8.00–16:00 w recepcji w siedzibie Zamawiającego, Aleje Jerozolimskie 132-136, 02-305 Warszawa, Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z dokumentami i oświadczeniami należy złożyć w zamkniętym opakowaniu (np. kopercie), uniemożliwiającym odczytanie zawartości bez uszkodzenie tego opakowania przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Opakowanie powinno zostać opatrzone napisem: „Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu nr COI.ZAK.262.44.2022 na "Dostawa systemu kopii zapasowych"" oraz z nazwą Wykonawcy i jego danymi adresowymi.
2) W przypadku gdy Wykonawca przekazuje dokumenty w formie pisemnej, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, oraz inne informacje, oświadczenia lub dokumenty muszą być sporządzone w postaci papierowej.
3) wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, sporządzone w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się w oryginale;
4) oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, pełnomocnictwo, sporządzone w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się w oryginale lub jako kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem;
5) podmiotowe środki dowodowe, oraz informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w pkt 1 i 2, sporządzone w postaci papierowej, przekazuje się w oryginale lub jako kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem.
6) Poświadczenia za zgodność z oryginałem, o których mowa w pkt 4 i 5, dokonuje:
1. w przypadku podmiotowych środków dowodowych - odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca albo uczestnik konkursu, w zakresie podmiotowych środków dowodowych, które każdego z nich dotyczą;
2. w przypadku, oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, lub zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby - odpowiednio wykonawca lub wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia;
3. w przypadku pełnomocnictwa - mocodawca.
4. Poświadczenie za zgodność z oryginałem, o którym mowa w pkt. 6), następuje przez opatrzenie kopii, sporządzonej w postaci papierowej, własnoręcznym podpisem.
5. Poświadczenia za zgodność z oryginałem, o którym mowa w pkt 4) i 5), może dokonać również notariusz.
7) W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe lub inne dokumenty, w tym dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument elektroniczny, przekazuje się uwierzytelniony wydruk wizualizacji treści tego dokumentu.
8) Uwierzytelniony wydruk, o którym mowa w pkt. 7), zawiera w szczególności identyfikator dokumentu lub datę wydruku, a także własnoręczny podpis odpowiednio wykonawcy, wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia, podmiotu udostępniającego zasoby lub podwykonawcy albo uczestnika konkursu, potwierdzający zgodność wydruku z treścią dokumentu elektronicznego.
VIII. Zasady składania dokumentów w formie elektronicznej:
1) Dokumenty elektroniczne przekazuje się w postępowaniu lub konkursie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wskazanych przez zamawiającego w Ogłoszeniu.
2) W przypadku składania dokumentów w formie elektronicznej Wykonawca musi posiadać konto na ePUAP.
3) Wykonawca składa wniosek za pośrednictwem formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu.
4) Sposób złożenia wniosku, w tym zaszyfrowania wniosku, opisany został w Instrukcji użytkownika systemu miniPortal-ePUAP, dostępnej na stronie internetowej:
https://miniportal.uzp.gov.pl/Instrukcje
5) Formularz do zaszyfrowania wniosku przez Wykonawcę jest dostępny dla Wykonawców na stronie internetowej miniPortalu, w szczegółach postępowania.
6) W wniosku Wykonawca zobowiązany jest podać adres skrzynki ePUAP, na którym prowadzona będzie korespondencja związana z postępowaniem
7) W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy lub w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby jest umocowana do jego reprezentowania, Zamawiający żąda odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru. Jeżeli w imieniu wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby działa osoba, której umocowanie do reprezentowania nie wynika z ww. dokumentów, Zamawiający żąda pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie tej osoby.
IX. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym składanie dokumentów elektronicznych oraz przekazywanie informacji (zwanymi dalej ogólnie „korespondencją”), odbywa się elektronicznie:
1) za pośrednictwem dedykowanego formularza dostępnego na ePUAP
https://epuap.gov.pl/wps/portal oraz udostępnionego na stronie internetowej miniPortalu
https://miniportal.uzp.gov.pl/ (formularz do komunikacji), lub drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej:
zamowienia.publiczne@coi.gov.pl.
2) we wszelkiej korespondencji związanej z przedmiotowym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia (TED), ID postępowania lub numerem referencyjnym postępowania, tj. COI-ZAK.262.44.2022.
3) W przypadku użytkowania systemu miniPortal i ePUAP wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Instrukcji użytkowania systemu miniPortalu oraz Regulaminie ePUAP.
4) Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do komunikacji wynosi 150 MB.
5) Za datę przekazania wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP.
6) Zamawiający zamieścił link do postępowania oraz ID postępowania na stronie tytułowej Formularza Wniosku. Dane postępowanie można wyszukać również na Liście wszystkich postępowań klikając wcześniej opcję „Dla Wykonawców” lub ze strony głównej z zakładki Postępowania na stronie internetowej miniPortalu.
7) Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy, zwane dalej "zobowiązaniem podmiotu udostępniającego zasoby", pełnomocnictwo, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 2070 z późn. zm.), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.
8) Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w ust. 1, przekazywane w postępowaniu, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
9) W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty, w tym dokumenty lub dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy lub podwykonawcy niebędącego podmiotem udostępniającym zasoby na takich zasadach, zwane dalej "dokumentami potwierdzającymi umocowanie do reprezentowania", zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, zwane dalej "upoważnionymi podmiotami", jako dokument elektroniczny, przekazuje się ten dokument.
10) W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty, lub dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument w postaci papierowej, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.
11) Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w pkt. 10, dokonuje w przypadku:
1. podmiotowych środków dowodowych oraz dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania - odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie podmiotowych środków dowodowych lub dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania, które każdego z nich dotyczą;
2. innych dokumentów - odpowiednio wykonawca lub wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.
12) Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w pkt. 10, może dokonać również notariusz.
13) Przez cyfrowe odwzorowanie, należy rozumieć dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do oryginału.
14) Podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, niewystawione przez upoważnione podmioty, oraz pełnomocnictwo przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
15) W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, niewystawione przez upoważnione podmioty lub pełnomocnictwo, zostały sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.
16) Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w pkt. 15, dokonuje w przypadku:
1. podmiotowych środków dowodowych - odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie podmiotowych środków dowodowych, które każdego z nich dotyczą;
2. oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, lub zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby - odpowiednio wykonawca lub wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia;
3. pełnomocnictwa - mocodawca.
17) Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w pkt. 15, może dokonać również notariusz.
X. Zgodnie z zapisami art. 110 ust. 1 ustawy Pzp Wykonawca może zostać wykluczony przez Zamawiającego na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia.
XI. W przypadku otrzymania przez Zamawiającego, bezpośrednio lub pośrednio, pisemnego zawiadomienia od instytucji właściwych w sprawach ochrony bezpieczeństwa wewnętrznego lub zewnętrznego państwa, dysponujących informacjami w tym zakresie o wystąpieniu zagrożenia dla obronności i bezpieczeństwa, w szczególności przekazania informacji o decyzji o cofnięciu świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego, o której mowa wart. 66 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych – Wykonawca zostanie wykluczony z postępowania na podstawie art. 405 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp.
XII. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane
XIII. Zamawiający jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE dalej „RODO”.
XIV. Szczegółowe zasady dotyczące przygotowania dokumentów uregulowane są w:
1) Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452).
2) Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. poz. 2415).