System Zarządzania Procesami wraz z Katalogiem Usług (SZP)

Krótki opis

System do optymalizowania, zarządzania i ciągłego doskonalenia procesów realizowanych przez WAB oraz poszczególne komórki organizacyjne DSM, a w dalszym etapie w całym UMW. Interfejs komunikacyjny systemu zapewni połączenie z systemami dziedzinowymi UMW i optymalizację realizowanych procesów, System Zarządzania Procesami będzie zintegrowany z Katalogiem Usług, w którym umieszczone będą wszystkie zidentyfikowane w obszarze zadaniowym WAB usługi, a w dalszym etapie w całym UMW.
Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie i wdrożenie u Zamawiającego Systemu SZP oraz jego utrzymanie, Świadczenie Usług Rozwoju Systemu, Udzielenie licencji na korzystanie z Systemu oraz dostarczenie Dokumentacji.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, wymagania jakościowe, warunki skorzystania z prawa opcji znajdują się w projekcie umowy (wraz z jej załącznikami) stanowiącym Załącznik do SWZ.

Opis zamówienia

System do optymalizowania, zarządzania i ciągłego doskonalenia procesów realizowanych przez WAB oraz poszczególne komórki organizacyjne DSM, a w dalszym etapie w całym UMW. Interfejs komunikacyjny systemu zapewni połączenie z systemami dziedzinowymi UMW i optymalizację realizowanych procesów, System Zarządzania Procesami będzie zintegrowany z Katalogiem Usług, w którym umieszczone będą wszystkie zidentyfikowane w obszarze zadaniowym WAB usługi, a w dalszym etapie w całym UMW.
W celu wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest w szczególności do:
w ramach zamówienia podstawowego:
- wykonanie Analizy Przedwdrożeniowej, w tym wykonanie Wstępnej Analizy Przedwdrożeniowej i sporządzenie Dokumentu Wstępnej Analizy Przedwdrożeniowej oraz dokumentów Cząstkowych Analiz Przedwdrożeniowych w ramach poszczególnych Faz,
- dostarczenie i wdrożenie u Zamawiającego Systemu posiadającego wymagania funkcjonalne i sprzętowe opatrzone w Opisie Przedmiotu Zamówienia (Załącznik nr 1 do Umowy) oraz w Wymaganiach Bezpieczeństwa (Załącznik nr 7 do Umowy) statusem „wysoki” oraz funkcjonalności ze statusem „średni” i „niski”, których dostarczenie Wykonawca zadeklarował w swojej Ofercie, w ustalonych w dokumencie Wstępnej Analizy Przedwdrożeniowej Fazach i terminach oraz świadczenie Wstępnych Usług Utrzymania Systemu,
- przeprowadzenie przez Wykonawcę szkoleń dla Użytkowników,
- przygotowanie administratorów do zarządzania Systemem,
- udzielenie Zamawiającemu licencji na korzystanie z Systemu,
- opracowanie i dostarczenie Zamawiającemu Dokumentacji wraz z licencją na nią,
- świadczenie asysty stanowiskowej Systemu w łącznej ilości nie większej niż 16 Roboczogodzin,
- udzielenie Zamawiającemu przez Wykonawcę gwarancji na korzystanie z Systemu.
- świadczenie przez Wykonawcę Usług Utrzymania Systemu przez okres 12 miesięcy od dnia Odbioru Wdrożenia Systemu.
- wykonywanie Usług Rozwoju w łącznej ilości nie większej niż 20 Roboczogodzin zleconych przez Zamawiającego zgodnie z postanowieniami w § 19 Umowy,
w ramach prawa opcji:
- wykonywanie Usług Rozwoju w łącznej ilości nie większej niż 980 Roboczogodzin zleconych przez Zamawiającego zgodnie z postanowieniami w § 19 Umowy,
- świadczenie przez Wykonawcę Prac Dodatkowych w łącznej ilości nie większej niż 40 Roboczogodzin,
- przeprowadzenie dodatkowych konsultacji pogłębiających wiedzę w zakresie administracji Systemem w ilości nie większej niż 5 Roboczogodzin zlecanych w częściach,
- przedłużenie świadczenia przez Wykonawcę Usług Utrzymania Systemu o kolejne 24 miesiące (uruchamiane w dwóch opcjach po 12 miesięcy każda), po zakończeniu realizacji Usług Utrzymania w ramach zamówienia podstawowego, nie dłużej jednak niż 48 miesięcy liczonych od dnia podpisania umowy.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, wymagania jakościowe, warunki skorzystania z prawa opcji znajdują się w projekcie umowy (wraz z jej załącznikami) stanowiącym Załącznik do SWZ.

Opis opcji

Przedmiot zamówienia w ramach prawa opcji:
- wykonywanie Usług Rozwoju w łącznej ilości nie większej niż 980 Roboczogodzin zleconych przez Zamawiającego zgodnie z postanowieniami w § 19 Umowy,
- świadczenie przez Wykonawcę Prac Dodatkowych w łącznej ilości nie większej niż 40 Roboczogodzin,
- przeprowadzenie dodatkowych konsultacji pogłębiających wiedzę w zakresie administracji Systemem w ilości nie większej niż 5 Roboczogodzin zlecanych w częściach,
- przedłużenie świadczenia przez Wykonawcę Usług Utrzymania Systemu o kolejne 24 miesiące (uruchamiane w dwóch opcjach po 12 miesięcy każda), po zakończeniu realizacji Usług Utrzymania w ramach zamówienia podstawowego, nie dłużej jednak niż 48 miesięcy liczonych od dnia podpisania umowy.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, wymagania jakościowe, warunki skorzystania z prawa opcji znajdują się w projekcie umowy (wraz z jej załącznikami) stanowiącym Załącznik do SWZ.

Informacje dodatkowe

Dotyczy kryterium wyboru oferty najkorzystniejszej:
Kryterium nr 1 Cena (Pc) - łączna waga do 45% (suma podkryteriów)
Kryterium nr 2 Aktywizacja osób niepełnosprawnych (Pa) 5%
Kryterium nr 3 Kryterium jakościowe – funkcjonalności systemu (Pf) 30%
Kryterium nr 4 Doświadczenie zespołu 20%
Szczegółowo opisane w SWZ

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Zamawiający uzna warunek za spełniony, gdy:
1) Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał z należytą starannością, co najmniej
dwie usługi na dostawę i wdrożenie systemu dedykowanego do optymalizacji, zarządzania i ciągłego doskonalenia procesów realizowanych w organizacji dowolnej branży, za kwotę minimum 500 000 zł netto, w ramach jednego kontraktu.
Doświadczenie wykonawców nie sumuje się, co oznacza że:
- w przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, powyższy warunek musi zostać spełniony w całości przez jednego z Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia (w ramach jednej części)
- w przypadku gdy Wykonawca, przy spełnianiu warunku, powołuje się na potencjał podmiotu trzeciego, podmiot trzeci musi samodzielnie spełnić powyższy warunek.
2) Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował podczas realizacji zamówienia następującymi osobami spełniającymi wymagania :
a) kierownik projektu – przynajmniej 3 letnie doświadczenie w kierowaniu projektami za pomocą metodyk zwinnych; kierowanie przynajmniej trzema projektami polegającymi przynajmniej na: opracowaniu, dostarczeniu i wdrożeniu systemu informatycznego, przeprowadzeniu szkoleń, dostosowaniu systemu do indywidualnych potrzeb zamawiającego, w tym do wymiany danych z innymi systemami.
b) analityk biznesowy – przynajmniej 3 letnie doświadczenie w prowadzeniu prac analitycznych w projektach informatycznych; udział w przynajmniej dwóch projektach polegających przynajmniej na: opracowaniu, dostarczeniu i wdrożeniu systemu informatycznego, dostosowaniu systemu do indywidualnych potrzeb zamawiającego, w tym do wymiany danych z innymi systemami.
c) programista – przynajmniej 3 letnie doświadczenie w programowaniu; udział w przynajmniej dwóch projektach polegających przynajmniej na: opracowaniu, dostarczeniu i wdrożeniu systemu informatycznego, dostosowaniu systemu do indywidualnych potrzeb zamawiającego, w tym do wymiany danych z innymi systemami.
d) architekt systemów IT - przynajmniej 3 letnie doświadczenie w projektowaniu rozwiązań IT; udział w przynajmniej dwóch projektach polegających przynajmniej na: opracowaniu, dostarczeniu i wdrożeniu systemu informatycznego, dostosowaniu systemu do indywidualnych potrzeb zamawiającego, w tym do wymiany danych z innymi systemami.
UWAGA: W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, warunek będzie oceniany łącznie dla wszystkich Wykonawców.
Uwaga: Jedna osoba może pełnić tylko jedną funkcję w ramach danego zamówienia.

Warunki realizacji zamówienia

Warunki realizacji umowy określone zostały dokumentach zamówienia tj. w projekcie umowy stanowiącym załącznik do SWZ. Zamawiający przewiduje zmiany do umowy , które określone zostały w projekcie umowy stanowiącym załącznik do SWZ.

1. Zamawiający stosuje art. 139 Pzp . Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona.
2. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej zamieszczone zostały w dokumentach zamówienia tj. SWZ.
3. Wszystkie dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia (Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców, wobec których zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1) , spełniania warunków postępowania, wstępne oświadczenie JEDZ, sposób ich przygotowania i składania zostały opisane w dokumentach postępowania, SWZ.
4. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane (art 257 Pzp).
5. Zgodnie z art. 95 ust 1 ustawy Pzp Zamawiający wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495). Rodzaj czynności : czynności związane ze świadczeniem Usług Utrzymania (obsługa zgłoszeń helpdesk’owych , incydentów)
Sposób weryfikacji zatrudnienia tych osób, uprawnienia zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań związanych z zatrudnianiem tych osób oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań zostały określone w projekcie umowy stanowiącym załącznik do SWZ.
6. Zamawiający przewiduje udzielanie zamówień na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 7 Pzp, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu Wykonawcy, zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług tj.
a. w zakresie świadczenia Usług Utrzymania i dostępu do Systemu, przez okres nie dłuższy niż 36 miesięcy od dnia uruchomienia lub do wyczerpania kwoty 2 003 854 zł netto
b. wykonywanie Usług Rozwoju w łącznej ilości nie większej niż 1000 Roboczogodzin zleconych przez Zamawiającego
na warunkach jak w zamówieniu podstawowym.
7.Wytyczne dotyczące podpisania umowy przetwarzania danych osobowych: Zamawiający będzie wymagał, aby Wykonawca podpisał umowę przetwarzania danych osobowych. Przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawca zobowiązany jest złożyć ankietę dla podmiotu przetwarzającego – zgodnej ze wzorem stanowiącym załącznik o SWZ
8. Klauzula dotycząca obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej z dnia 14 maja 2016 r. L119/1), znajduje się w dokumentach zamówienia tj. SWZ.
9. Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych. Zamawiający wymaga, aby wykonawca złożył wraz z ofertą wypełniony wykaz funkcjonalności zwierający inf. o posiadanych funkcjonalnościach oferowanego Systemu o statusie „średni” i „niski”. Szczegółowy opis w SWZ.
10. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
11. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy
12.Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono wstępne konsultacje rynkowe - znak CUI-ZZ.322.1.2021. Dokumentacja dotycząca konsultacji została umieszczona pod adresem www.bip.cui.wroclaw.pl w zakładce: Zamówienia / wstępne konsultacje rynkowe (http://bip61.lo.pl/?cid=234&bip_id=3555)

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach przewidzianych w dziale IX ustawy Pzp (art. 505–590).