Organizacja wydarzenia-20-lecie współpracy transgranicznej pomiędzy Polską i Ukrainą, zamknięcie PWT PBU 2014-2020 i otwarcie Programu Interreg NEXT PL-UA dniach 30 maja -1 czerwca 2023 roku

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji wydarzenia podczas którego będzie obchodzone 20-lecie współpracy transgranicznej pomiędzy Polską i Ukrainą, zamknięcie Program Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2014-2020 oraz uroczyście otwarty Program Interreg NEXT Polska–Ukraina 2021-2027 (dalej wydarzenia) w dniach 30 maja -1 czerwca 2023 roku, w Przemyślu, Krasiczynie lub Rzeszowie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.

Informacje dodatkowe

będą zakwaterowani w więcej niż jednym hotelu - maksymalnie 60 km łącznie. 9) Transport z hotelu, w którym będzie zorganizowana kolacja do pozostałych hoteli ok. godziny 22:00 maksymalnie 50 km łącznie w dniu 31.05.2023 r. – tylko w przypadku jeżeli uczestnicy będą zakwaterowani w więcej niż jednym hotelu. Szczegóły opcji i jej wartość zostały opisane w pkt V ust. 3 SWZ

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji wydarzenia podczas którego będzie obchodzone 20-lecie współpracy transgranicznej pomiędzy Polską i Ukrainą, zamknięcie Program Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2014-2020 oraz uroczyście otwarty Program Interreg NEXT PL-UA 2021-2027 (dalej wydarzenia) w dniach 30 maja -1 czerwca 2023 roku, w Przemyślu, Krasiczynie lub Rzeszowie. 3. Zamawiający przewiduje prawo opcji. W ramach zamówienia opcjonalnego przewidziano: 1) Wynajem dodatkowej sali w miejscu wydarzenia dla celów konferencji prasowej i spotkania wybranych osób (sala VIP) w dniu 31.05.2023 r. od godziny 14:00 do godziny 19:00 wraz zapewnieniem przerwy kawowej. Pojemność sali: około 15 osób plus miejsce na rozstawienie np. kamer. Układ i wyposażenie sali: stół prelegentów z mikrofonami, nagłośnieniem, koziołkami (wraz z opisami), wodą, krzesła dla dziennikarzy w ustawieniu kinowym, oświetlenie, klimatyzacja. Sala powinna być usytuowana w pobliżu miejsca wydarzenia (w tym samym budynku). Sala musi być dostępna w dniu poprzedzającym konferencję od godz. 20:00 dla obsługi technicznej oraz Zamawiającego. Bezawaryjność działania wszystkich ww. urządzeń musi być zademonstrowana Zamawiającemu przynajmniej 6 godzin przed rozpoczęciem wydarzenia. Zamówienie obejmuje zorganizowanie w tej sali ciągłej przerwy kawowej dla maksymalnie 20 osób. Przerwa składa się z: herbata (do wyboru: czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa (z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (średnio lub wysoko zmineralizowana, niegazowana i gazowana, podawana w butelkach o pojemności 0,3 – 0,5 l, przynajmniej po 3 butelki na osobę), soki owocowe 100% w 2 rodzajach smakowych podawane w szklanych butelkach o pojemności od 0,3 do 0,5 l dostępne w ilości przynajmniej po 2 butelki na osobę); owoce świeże podane na tacach – 3 rodzaje, w ilości co najmniej 0,5 kg owoców/osobę), kanapki bankietowe z minimum 5 składnikami regionalnymi (wędliny/ryba wędzona typu łosoś/jajko + sery + warzywa + masło + sałata itp.), minimum 7 kanapek na osobę na pieczywie ciemnym i jasnym (wielkość kanapki rozmiaru maksimum bułki kajzerki); wybór ciast domowych regionalnych – minimum 3 rodzaje (minimum 100 g każdego rodzaju na osobę). 2) Wynajem maksymalnie 3 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania na maksymalnie 1 dobę – 29/30 maja2023 r. dla maksymalnie 3 osób. Zakwaterowanie każdej osoby w oddzielnym pokoju wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania i dostępem do bezprzewodowego Internetu (Wi-Fi). 3) Wynajem maksymalnie 25 pokoi dwuosobowych na maksymalnie 2 doby 30/31.05.2023 r. i 31.05/1.06.2023 r. dla maksymalnie 50 osób. Każdy pokój musi dysponować dwoma oddzielnymi łóżkami. Zakwaterowanie po 2 osoby na pokój wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania i dostępem do bezprzewodowego Internetu (Wi-Fi). 4) kolacja na żądanie w dniu 29.05.2023 r. dla maksymalnie 3 osób w hotelu, w którym będą zakwaterowani w formie bufetu lub serwowana do wyboru ze specjalnie przygotowanej karty w godzinach 18.00.-21.00. 5)Transport maksymalnie 3 osób z Warszawy w dniu 29.05.2023 r. (powrót autokarem razem z grupą 30 osób); 6) Transport z hoteli do miejsca wydarzenia w dniu 31.05.2023 r. - maksymalnie 60 km łącznie. 7)Transport z miejsca wydarzenia do hotelu/hoteli w dniu 31.05.2023 r. - maksymalnie 60 km łącznie. 8)Transport z pozostałych hoteli do hotelu, w którym będzie zorganizowana uroczysta kolacja w dniu 31.05.2023 r. – tylko w przypadku jeżeli uczestnicy będą zakwaterowani w więcej niż jednym hotelu - maksymalnie 60 km łącznie. 9)Transport z hotelu, w którym będzie zorganizowana kolacja do pozostałych hoteli ok. godziny 22:00 maksymalnie 50 km łącznie w dniu 31.05.2023 r. – tylko w przypadku jeżeli uczestnicy... dalej pkt II.2.14 Ogłoszenia

Informacje dodatkowe

będą zakwaterowani w więcej niż jednym hotelu - maksymalnie 60 km łącznie. 9) Transport z hotelu, w którym będzie zorganizowana kolacja do pozostałych hoteli ok. godziny 22:00 maksymalnie 50 km łącznie w dniu 31.05.2023 r. – tylko w przypadku jeżeli uczestnicy będą zakwaterowani w więcej niż jednym hotelu. Szczegóły opcji i jej wartość zostały opisane w pkt V ust. 3 SWZ

Główne cechy procedury udzielania zamówień

Postępowanie prowadzone jest na podstawie art.132 w zawiązku z art. 359 ust.1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz.U. z 2022 poz.1710), dotyczącego zamówień na usługi społeczne i inne usługi, prowadzone jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem elektronicznej platformy zakupowej dostępnej pod adresem strony internetowej: https://cpe.ezamawiający.pl.

Informacje dodatkowe

Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty: Formularz Ofertowy – dokument składany w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną wraz z wymaganymi załącznikami, sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 1 do SWZ. W przypadku złożenia oferty na innym formularzu, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tym załączniku. Formularz ofertowy nie podlega uzupełnieniu na zasadach regulowanych przepisami art. 128 ust. 1 ustawy, tym samym brak złożenia Formularza ofertowego lub złożenie Formularza ofertowego niezawierającego wszystkich wymaganych przez Zamawiającego informacji, spowoduje odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 lub 6 ustawy; oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale VII SWZ, sporządzone i wypełnione według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do SWZ. Oświadczenie stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, ww. oświadczenie składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z ww. oświadczeniem, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. Oświadczenie musi zostać złożone w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy/ każdego Wykonawcy występującego wspólnie/innego podmiotu. dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający, że oferta została złożona przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy (należy przez to rozumieć osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy/ podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy. Jeżeli umocowanie do składania oświadczeń woli nie wynika z dokumentów rejestrowych, należy dołączyć oryginał stosownego pełnomocnictwa w postaci dokumentu elektronicznego (tj. podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby, których umocowanie wynika z dokumentów rejestrowych), lub uwierzytelnionej notarialnie elektronicznej kopii pełnomocnictwa tj. kopii pełnomocnictwa poświadczonej za zgodność z oryginałem z elektronicznym poświadczeniem zgodności z okazanym dokumentem na podstawie art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 Prawa o notariacie) – w przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowaną w dokumencie rejestrowym wykonawcy; Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (tj. w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem elektronicznym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego. c.d. pkt VI 4.3 Ogłoszeniu