Kompleksowa organizacja i obsługa dwudniowej konferencji w formule hybrydowej (sala konferencyjna + on-line) Programu „Zdrowie" w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021

Krótki opis

1.Zamówienie obejmuje kompleksową organizację i obsługę konferencji dwudniowej w formule hybrydowej (stacjonarnie + on-line) w Warszawie. Zamawiający przewiduje udział w konferencji 280 uczestników (tj. 130 uczestników na sali konferencyjnej + 150 uczestników w formie on-line), zastrzega się jednak, że liczba ta może ulec zmianie:
a) liczba wszystkich uczestników konferencji: maksymalnie – 336, minimalnie – 224,
b) uczestnicy konferencji online: maksymalnie – 180, minimalnie - 120,
c) uczestnicy konferencji stacjonarnie: maksymalnie – 156, minimalnie – 104.
2. Wykonawca zapewni wyżywienie, obsługę wydarzenia, również techniczną, będzie odpowiedzialny za koordynację całości prac nad imprezą i usług dodatkowych (w tym m.in.: zapewnienie rejestracji stacjonarnej i online dla uczestników, wykonanie dedykowanej strony internetowej, zapewnienie tłumaczy, rekrutacja uczestników, prelegentów, moderatorów i prowadzącego – dokładny zakres usług opisany w OPZ). Celem ogólnym konferencji jest podsumowanie Programu „Zdrowie”, a także zrealizowanych w jego ramach dwóch projektów predefiniowanych pn.:
„Ograniczanie społecznych nierówności w zdrowiu poprzez stosowanie rozwiązań telemedycyny i e-zdrowia” oraz „Zdrowy styl życia dzieci i młodzieży”.
3. Konferencja organizowana jest dla m.in:
• Przedstawicieli decydentów zdrowia na szczeblu centralnym i lokalnym,
• Przedstawicieli organizacji pozarządowych działających w sferze profilaktyki zdrowotnej,
• Przedstawicieli instytucji samorządowych,
• Przedstawicieli Beneficjentów Programu Zdrowie,
• Przedstawicieli Partnerów w projektach,
• Przedstawicieli Darczyńców,
• Przedstawicieli Ministerstwa Zdrowia,
• Przedstawicieli Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej,
• Organizacji międzynarodowych, ponadnarodowych i agend rządowych,
• Przedstawicieli środowiska badawczego/akademickiego.
4. Zgodnie z art. 257 ustawy Pzp. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.
5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (OPZ) stanowi załącznik nr 1 do SWZ.
6. Zamówienie musi być zrealizowane zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszej SWZ, OPZ oraz w Projektowanych Postanowieniach Umowy (PPU).

Opis zamówienia

1. Zamówienie obejmuje kompleksową organizację i obsługę konferencji dwudniowej w formule hybrydowej (stacjonarnie + on-line) w Warszawie. Zamawiający przewiduje udział w konferencji 280 uczestników (tj. 130 uczestników na sali konferencyjnej + 150 uczestników w formie on-line), zastrzega się jednak, że liczba ta może ulec zmianie:
a) liczba wszystkich uczestników konferencji: maksymalnie – 336, minimalnie – 224,
b) uczestnicy konferencji online: maksymalnie – 180, minimalnie - 120,
c) uczestnicy konferencji stacjonarnie: maksymalnie – 156, minimalnie – 104.
2. Wykonawca zapewni wyżywienie, obsługę wydarzenia, również techniczną, będzie odpowiedzialny za koordynację całości prac nad imprezą i usług dodatkowych (w tym m.in.: zapewnienie rejestracji stacjonarnej i online dla uczestników, wykonanie dedykowanej strony internetowej, zapewnienie tłumaczy, rekrutacja uczestników, prelegentów, moderatorów i prowadzącego – dokładny zakres usług opisany w OPZ). Celem ogólnym konferencji jest podsumowanie Programu „Zdrowie”, a także zrealizowanych w jego ramach dwóch projektów predefiniowanych pn.:
„Ograniczanie społecznych nierówności w zdrowiu poprzez stosowanie rozwiązań telemedycyny i e-zdrowia” oraz „Zdrowy styl życia dzieci i młodzieży”.
3. Konferencja organizowana jest dla m.in:
• Przedstawicieli decydentów zdrowia na szczeblu centralnym i lokalnym,
• Przedstawicieli organizacji pozarządowych działających w sferze profilaktyki zdrowotnej,
• Przedstawicieli instytucji samorządowych,
• Przedstawicieli Beneficjentów Programu Zdrowie,
• Przedstawicieli Partnerów w projektach,
• Przedstawicieli Darczyńców,
• Przedstawicieli Ministerstwa Zdrowia,
• Przedstawicieli Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej,
• Organizacji międzynarodowych, ponadnarodowych i agend rządowych,
• Przedstawicieli środowiska badawczego/akademickiego.
4. Termin realizacji zamówienia:
Przedmiot zamówienia będzie realizowany od dnia zawarcia umowy do 26.04.2024 r.

Procedura przyspieszona

Zamawiający identyfikuje pilną potrzebę udzielenia zamówienia, gdyż przedmiot zamówienia zgodnie z pierwotnymi założeniami projektu oraz planami finansowymi musi zostać zrealizowany w ramach projektów PDP1 i PDP2 w trakcie ich trwania, a wskazane projekty kończą się wraz z końcem kwietnia. Podkreślenia wymaga fakt, że celem konferencji jest podsumowanie Programu „Zdrowie”, a także zrealizowanych w jego ramach dwóch projektów predefiniowanych pn.: „Ograniczanie społecznych nierówności w zdrowiu poprzez stosowanie rozwiązań telemedycyny i e-zdrowia” i „Zdrowy styl życia dzieci i młodzieży”, a Operator Programu i Beneficjenci zobligowani są do ewaluacji projektów.

Miejsce

Składanie ofert odbywa się zgodnie z wymogami SWZ elektronicznie za pośrednictwem Platformy zakupowej, znajdującej się pod adresem: https://zzpprzymz.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet. Otwarcie ofert złożonych poprzez Platformę zakupową nastąpi w dniu j.w., nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert.

Warunki realizacji zamówienia

Szczegóły dotyczące warunków realizacji umowy, możliwość dokonania istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty jak również warunki takich zmian zgodnie z art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych znajdują się w Projektowanych Postanowieniach Umowy, które stanowią załącznik do Specyfikacji Warunków Zamówienia.

Informacje dodatkowe

I. Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawcę na podstawie przesłanek określonych w art. 7 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2023 r. poz. 1497) oraz na podstawie przesłanek określonych art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zmienionego rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1). Wykonawca oraz Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia są zobowiązani złożyć wraz z ofertą aktualne na dzień składania ofert oświadczenie dotyczące braku podstaw wykluczenia. Wzór oświadczenia stanowi załącznik do SWZ.
II. 1. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych, zamiast:
1.1. informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o której mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, w zakresie, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia; Wykonawca mający siedzibę poza terytorium RP składa informację z odpowiedniego rejestru kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę względem osób wchodzących w skład organu zarządzającego, nadzorczego oraz prokurentów lub z miejsca zamieszkania tych osób niezależnie od posiadanego przez nich obywatelstwa, zgodnie z § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 3 sierpnia 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych (Dz. U. poz. 1824). Powyższy dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem.
1.2. Odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Powyższy dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.
2. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. 1 lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć, zgodnie z § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 3 sierpnia 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych (Dz. U. poz. 1824).
3. W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę Zamawiający może zwrócić się do właściwych organów kraju, w którym miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących tego dokumentu.
4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 58 ustawy Pzp:
4.1. wykazanie spełnienia warunków udziału, o których mowa w art. 112 ust. 2 ustawy Pzp następuje łącznie;
4.2. wykazanie braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 108 oraz art. 109 ust 1 pkt 4 i 8 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego ((Dz. U. 2023 r. poz. 1497) oraz art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zmienionego rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1) następuje przez każdego z Wykonawców oddzielnie (każdy z Wykonawców ma obowiązek składania dokumentów na żądanie Zamawiającego).
5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 58 ust. 2 ustawy Pzp).
6. Dokumenty, o których mowa powyżej są składane w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 70 oraz art. 128 ust. 6 ustawy Pzp, tj.rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. poz. 2415 oraz z 2023 r. poz. 1824) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452).
7. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.
III. Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury „odwróconej” zgodnie z art. 139 ustawy Pzp.
IV. Zamawiający nie przewiduje zastosowania zapisów art. 94 i 96 ustawy Pzp.
V. Zgodnie z art. 257 ust. 1 oraz art. 310 ustawy Pzp. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.
VI. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG na lata 20142021 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 20142021 Zamawiający informuje o zakazie udzielenia zamówienia podmiotom powiązanym kapitałowo lub osobowo z Ministerstwem Zdrowia.
VII. Zamawiający nie przeprowadził wstępnych konsultacji rynkowych.
VIII. Termin związania ofertą upływa w dniu: 24.06.2024 r.
IX. Zamawiający oświadcza, iż będąc administratorem danych oraz mając na względzie przepisy ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej „RODO”), wdrożył środki bezpieczeństwa adekwatne do zidentyfikowanych przez siebie ryzyk oraz dające rękojmie należytego zabezpieczenia danych osobowych przekazywanych w ramach postępowania. Szczegółowa klauzula informacyjna z art. 13 RODO zawarta jest w SWZ.