Digitalizacja formularzy medycznych poprzez wdrożenie systemu wykorzystującego narzędzia do generowania dokumentów i podpisów w wersji cyfrowej.

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest Digitalizacja formularzy medycznych poprzez wdrożenie systemu wykorzystującego narzędzia do generowania dokumentów i podpisów w wersji cyfrowej. Szczegółowy opis oraz sposób realizacji zamówienia zawiera tabela cenowa zał. nr 2 do SWZ i opis przedmiotu zamówienia („OPZ”) zał. nr 3 do SWZ oraz wzór umowy zał. nr 5 do SWZ.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
Podzielnie zamówienia na części i powierzenie ich realizacji różnym wykonawcom niosłoby poważne ryzyko niespójności pomiędzy poszczególnymi komponentami, trudności w ich integracji oraz braku jednoznacznej odpowiedzialności za finalny rezultat.
W szczególności – jak wynika z dotychczasowego doświadczenia Zamawiającego – współpraca z wieloma podmiotami prowadzi do rozmycia odpowiedzialności, wzajemnego przerzucania winy w przypadku usterek lub awarii, a także wydłużenia procesu wdrożeniowego. Sytuacje takie skutkują przestojami w działaniu systemów, co może bezpośrednio zagrażać ciągłości realizacji zadań o kluczowym znaczeniu dla działalności medycznej Zamawiającego. Dodatkowo, złożony charakter zamówienia – obejmujący nie tylko dostawę, ale również instalację, konfigurację, testowanie, uruchomienie oraz świadczenie usług wsparcia i serwisu – wymaga koordynacji wszystkich etapów przez jeden podmiot. Tylko w takim modelu możliwe jest zapewnienie pełnej kompatybilności sprzętowo-programowej oraz spełnienie rygorystycznych wymogów czasowych dotyczących reakcji serwisowej i napraw gwarancyjnych, które mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości operacyjnej instytucji. W rezultacie, niedokonanie podziału zamówienia na części jest nie tylko uzasadnione technicznie, ale także niezbędne z perspektywy zapewnienia skutecznej, bezpiecznej i terminowej realizacji zamówienia oraz minimalizacji ryzyk związanych
z funkcjonowaniem infrastruktury IT wspierającej działalność statutową Zamawiającego.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia
Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony
osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o
ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) („RODO”) chcielibyśmy
poinformować o zasadach przetwarzania danych osobowych w przypadku, gdy Zamawiający
przetwarza Pana/i dane osobowe w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego. 2. Administratorem Pana/i danych osobowych jest Zamawiający. 3.
Z Zamawiającym w zakresie spraw związanych z ochroną danych osobowych można
kontaktować się: 1) kierując pismo na adres jego siedziby lub elektronicznie za pośrednictwem
korespondencji mailowej na adres: dyr@imid.med.pl albo 2) za pośrednictwem platformy
ePUAP na adres: /IMiDWarszawa/SkrytkaESP. 4. Zamawiający wyznaczył Inspektora
Ochrony Danych („IOD”), z którym może się Pan/i kontaktować w sprawach przetwarzania
Pana/i danych osobowych. Kontakt z IOD jest możliwy za pośrednictwem poczty
elektronicznej pod adresem: iod@imid.med.pl, telefonicznie pod nr (22) 32 77 495 lub
pisemnie na adres siedziby Zamawiającego. 5. Zamawiający przetwarza Pana/i dane
osobowe w następujących celach: 1) przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 9 ust. 2 lit. g RODO w zw. z
przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych; 2) weryfikacja informacji o niekaralności w
ramach podmiotowych środków dowodowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z art. 10
RODO w zw. z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych; 3) archiwizacja danych
osobowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 9 ust. 2 lit. j RODO w zw. z
ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; 4) ustalenie, dochodzenie lub obrona
roszczeń w związku z prowadzoną działalnością – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO lub
art. 9 ust. 2 lit. f RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadań realizowanych w
interesie publicznym – właściwego gospodarowania mieniem Zamawiającego, tj.
przeprowadzeniem ważnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
gwarantującego prawidłowe wydatkowanie środków publicznych. Szczegółowa klauzula
informacyjna RODO zostały zawarte w SWZ.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest digitalizacja formularzy medycznych poprzez wdrożenie systemu wykorzystującego narzędzia do generowania dokumentów i podpisów w wersji cyfrowej. Szczegółowy opis oraz sposób realizacji zamówienia zawiera tabela cenowa zał. nr 2 do SWZ i opis przedmiotu zamówienia („OPZ”) zał. nr 3 do SWZ oraz wzór umowy zał. nr 5 do SWZ.

Informacje dodatkowe

UWAGA:W przypadku różnic między treścią ogłoszenia i treścią dokumentów zamówienia (SWZ) pierwszeństwo mają dokumenty zamówienia, ponieważ
formularz udostępniony do publikacji ogłoszeń zawiera błędy, które mogą mieć wpływ na przekazywane w ogłoszeniu. Ze względu na techniczną niemożliwość znaczenia poprawnego okresu obowiązywania umowy Zamawiający informuje, że data początkowa rozpoczęcia obowiązywania umowy jest tylko datą szacowaną i może ulec zmianie w zależności od okresu trwającej procedury przetargowej. Wykonanie zamówienia odbywać się będzie do 15.04.2026r.
r. Szczegółowe zagadnienia dotyczące terminu realizacji umowy uregulowane są w opz (Zał. nr 3 do SWZ) i wzorze umowy (Zał. nr 5 do SWZ).

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Składanie i otwarcie ofert odbywa się elektronicznie. Wykonawca będzie związany ofertą od dnia upływu terminu składania ofert, przy czym pierwszym dniem
terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert, do dnia 01.02.2026 r. r.

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je

Wymagany termin płatności 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Szczegółowe zagadnienia dotyczące
terminu płatności zostały uregulowane we wzorze umowy stanowiącej zał. nr 5 do SWZ.

I. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie: 1) art. 108 ust. 1 ustawy Pzp, 2) art. 109 ust. 1
pkt 4 ustawy Pzp, 3) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1497, z późn. zm.); Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzą przesłanki określone w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014. W celu wykazania braku podstaw wykluczenia oraz spełnienia warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zam. Wyk. składa oświadczenie JEDZ w for. Elektronicznej szczegółowe wymagania zawarte w SWZ oraz Zał. nr 4a do SWZ.
II. Ofertę sporządza się w języku polskim na Formularzu Ofertowym - wypełniony formularz oferty za pośrednictwem formularza dostępnego na platformie Marketplanet OnePlace oraz tabeli cenowej – zgodnie z zał. nr 2 do SWZ i opisie przedmiotu zamówienia (OPZ) – zał. nr 3 do SWZ, oraz arkuszu parametrów ocenianych – zał. nr 3a do SWZ, stanowiących integralną część oferty.
Wraz z ofertą (tj. formularzem oferty, tabelą cenową, opz i arkuszem parametrów ocenianych) Wykonawca jest zobowiązany złożyć:
1) oświadczenie Wykonawcy, którego wzór stanowi zał. nr 1 do SWZ;
2) oświadczenie w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (ESPD), o którym mowa w Rozdziale IX ust. 1 SWZ;
3) oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 1 - zał. nr 4a do SWZ;
4) przedmiotowe środki dowodowe, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ.
5) pełnomocnictwo, o którym mowa w Rozdziale XII ust. 1 (jeśli dotyczy).
Oferta oraz pozostałe oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie formularzy zamieszczonych w załącznikach do SWZ, powinny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami.
III.1.Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą pod rygorem nieważności w formie elektronicznej następujących przedmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie, że oferowane dostawy spełniają określone przez Zamawiającego wymagania:
1) Deklaracja zgodności CE lub inny równoważny dokument poświadczający, że oferowany sprzęt (ekran do podpisu – dotykowy, tablet mobilny) spełnia wszystkie zasadnicze wymagania zawarte w poszczególnych dyrektywach nowego podejścia przewidujących oznakowanie CE.
2.Jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne, Zamawiający wezwie do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.
IV.1.Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty w postaci elektronicznej.
2.W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (ESPD) składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to wstępnie potwierdza spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia w zakresie,
w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia.
3.Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania, w tym oświadczenie dotyczące przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z ustawy i rozporządzenia sankcyjnego, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
4.Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wskazują w oświadczeniu wykonawcy – zał. nr 1 do SWZ, które dostawy/usługi wykonają poszczególni wykonawcy.
V.Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez wykonawców, o których mowa w art. 94 Pzp. Zamawiający nie określa dodatkowych wymagań związanych z zatrudnianiem osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 Pzp.
VI.Zamawiający nie przewiduje wizji lokalnej.
VII. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 8 Pzp.
VIII.Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury odwróconej, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, tj. Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej.
IX. Zgodnie z art. 257 Pzp, Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający
zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Zgodnie z art. 515 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320z późn. zm.) .1. Środki ochrony
prawnej określone są w Dziale IX ustawy Pzp (art. 505 i kolejne).
6.Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
7.Odwołanie wnosi się w terminie:
1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1).
Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 6 i 7 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.