FORMA POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO I WYKONAWCY
1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl.
2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu platformazakupowa.pl (dalej jako „platforma”) pod adresem
https://platformazakupowa.pl/pn/morawica.
3. Zamawiający może również komunikować się z wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej, email:
j.kita@morawica.com.pl.
4. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków (innych niż oferta i załączniki do oferty), zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego formularza „Wyślij wiadomość” udostępnionego przez
https://platformazakupowa.pl/pn/morawica lub za pomocą poczty elektronicznej. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem zamawiający i wykonawcy posługują się numerem sprawy nadanym przez zamawiającego. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.
5. Zamawiający dopuszcza również, komunikację za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres poczty elektronicznej osoby uprawnionej do kontaktu z Wykonawcami. Za datę przekazania zawiadomień, wniosków, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich potwierdzenia dostarczenia wiadomości zawierającej dokument z serwera pocztowego Zamawiającego.
6. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje elektronicznie za pośrednictwem Platformy. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana elektronicznie za pośrednictwem Platformy do konkretnego wykonawcy.
7. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na platformazakupowa.pl przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.
8. Dokumenty elektroniczne składane są przez wykonawcę za pośrednictwem formularza „Wyślij wiadomość”. Zamawiający dopuszcza również możliwość składania dokumentów elektronicznych, za pomocą poczty elektronicznej. Sposób sporządzania dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymogami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.
9. Oferta, wniosek oraz przedmiotowe środki dowodowe (jeżeli były wymagane) składane elektronicznie muszą zostać podpisane elektronicznym kwalifikowanym podpisem w przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne.
10. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
a) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin” oraz uznaje go za wiążący.
b) zapoznał i stosuje się do instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej na platforma zakupowa.pl,
11. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z instrukcją korzystania z platformazakupowa.pl, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu, ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 u.p.z.p.
12. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem:
https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej RODO) informujemy, że:
1. Administratorem danych osobowych Wykonawców i innych osób uczestniczących
w postępowaniu jest Świętokrzyskie Centrum Psychiatrii z siedzibą przy ul. Spacerowej 5, 26-026 Morawica, zwany dalej „ŚCP”.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się
w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych pod adresem e-mail:
iod@morawica.com.pl
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez ŚCP w celu związanym z postępowaniem
o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z prowadzonym postępowaniem w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej ,,ustawą PZP”.
4. Ze względu na jawność postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w oparciu o art. 18 Pzp odbiorcami danych osobowych mogą być wszystkie zainteresowane osoby lub podmioty. Ograniczenie dostępu do danych może wystąpić jedynie w wyjątkowych przypadkach, określonych w ustawie, w szczególności jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności, interesem publicznym lub informacja stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa.
5. Administrator może udostępniać dane osobowe także podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie odrębnych przepisów prawa oraz podmiotom, które na podstawie stosownych umów przetwarzają dane osobowe powierzone do przetwarzania przez Administratora w związku z realizacją usług niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Administratora (np. usług w zakresie IT).
6. Dane osobowe Wykonawców i innych uczestników postępowania będą przechowywane, nie dłużej niż jest to konieczne, tj. zgodnie z obowiązującym w ŚCP Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt przez okres 10 lat licząc od roku następującego po dacie zakończenia / realizacji umowy. Dotyczy również postępowań wszczętych, a nie zakończonych zawarciem umowy/nie ogłoszonych, unieważnionych/.
7. Obowiązek podania przez Wykonawców danych osobowych bezpośrednio ich dotyczących oraz innych wymaganych danych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Pzp.
8. Podane dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, stosownie do art. 22 RODO.
9. Osoby uczestniczące w przedmiotowym postępowaniu posiadają:
a. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych bezpośrednio ich dotyczących.
b. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z Pzp, a także nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników);
c. na podstawie art. 18 ust. 1 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania danych, zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub przetwarzania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, a także z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej albo państwa członkowskiego). Wystąpienie z żądaniem
o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
d. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących uczestników postępowania narusza przepisy RODO.
10. Wykonawcy i innym osobom uczestniczącym w przedmiotowym postępowaniu nie przysługuje:
a. prawo do usunięcia danych osobowych w związku z art. 17 ust. 3 lit. b i e RODO;
b. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania, o którym mowa w art. 21 RODO, ponieważ podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawców i innych osób uczestniczących
w postępowaniu jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
11. W przypadku danych osobowych przekazanych Zamawiającemu, a nie dotyczących bezpośrednio Wykonawcy (np. danych osobowych pracowników, podwykonawców, osób, którymi Wykonawca posługuje się przy realizacji zamówienia), Wykonawca zobowiązany jest do dopełnienia obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 i 14 RODO, (chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO) w tym do przekazania odpowiedniej informacji o administrowaniu tymi danymi przez Zamawiającego.