Dostawa materiałów eksploatacyjnych oraz akcesoriów do drukarek i innych maszyn biurowych - sprawa nr 11/2025

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów eksploatacyjnych oraz akcesoriów do drukarek i innych maszyn biurowych zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentacji postępowania. Na przedmiot zamówienia składają się materiały eksploatacyjne w rodzaju 107 pozycji asortymentowych i łącznej ilości (zakres podstawowy: 1550 szt., zakres opcjonalny 2227 szt.).

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów eksploatacyjnych oraz akcesoriów do drukarek i innych maszyn biurowych zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentacji postępowania. Na przedmiot zamówienia składają się materiały eksploatacyjne w rodzaju 107 pozycji asortymentowych i łącznej ilości (zakres podstawowy: 1550 szt., zakres opcjonalny 2227 szt.).

Informacje dodatkowe

Zamówienie publiczne będzie realizowane w terminie do 5-miesięcy od daty zawarcia umowy.
Zamawiający nie przewiduje możliwości zmiany terminu realizacji dostaw na dłuższy niż wymagany.
Zakres podstawowy winien zostać zrealizowany w formie jednej kompleksowej dostawy
w terminie do 7 dni kalendarzowych (o ile Wykonawca nie zaoferuje terminu krótszego) od daty zwarcia umowy, zakres opcjonalny nie wcześniej niż od 01.06.2025 r. (przez okres do 5-miesięcy) maksymalnie do 01.11.2025 r. Zamawiający umożliwia wykonanie dostawy w dni robocze od poniedziałku do czwartku w godz. 07.30 do 14.00, w piątki w godz. 08.00 do godz. 11.30.
Za dni robocze uznaje się dni od poniedziałku do piątku każdego tygodnia – z wyłączeniem dni ustawowo
wolnych od pracy i sobót

Opis opcji

Zamawiający zgodnie z treścią art. 441 ustawy Pzp przewiduje w okresie realizacji umowy zastosowanie prawa opcji.
Opcja będzie miała zastosowanie w sytuacjach niemożliwych do przewidzenia w dniu zawarcia umowy, spowodowanych w szczególności nieprzewidzianymi ćwiczeniami wojskowymi i przedsięwzięciami objętymi dokumentacją planistyczną (zwiększenie ilości drukujących, zwiększenie natężenia wykonywanych dokumentów i zwiększenie liczby Użytkowników wykonujących prace administracyjno-biurowe), i niemożliwymi do określenia co do ilości i rodzaju asortymentu i skali realizowanych przedsięwzięć.
Realizacja prawa opcji polegać będzie na zwiększeniu podstawowego zakresu ilościowego przedmiotu zamówienia określonego co do asortymentu i ilości w tabeli Wykazu ilościowo-cenowego – Załącznik nr 1 do SWZ, o ilości wynikające z uzasadnionych bieżących potrzeb Zamawiającego z zastrzeżeniem nieprzewyższenia maksymalnej ilości opcji tj.: 2227 szt.
Rzeczywista ilość sztuk zamawianego asortymentu i jego rodzaj w ramach prawa opcji jest
w pełni uzależniona od bieżących potrzeb Zamawiającego (ilość sztuk asortymentu wskazane powyżej są ilościami szacunkowymi, podanymi orientacyjnie) oraz posiadanych środków finansowych.
Dostawy będą świadczone sukcesywnie w asortymencie i w wysokości rzeczywistych potrzeb Zamawiającego w okresie obowiązywania umowy tj. do 01.11.2025 r., na podstawie każdorazowo złożonego zamówienia, zgodnie z warunkami umowy i cenami jednostkowymi wskazanymi
w Załączniku nr 1 do SWZ.
Ceny jednostkowe dla zakresu opcji są tożsame odpowiednio dla poszczególnych produktów jak dla zakresu podstawowego – określone na podstawie oferty Wykonawcy w Załączniku
nr 1 do SWZ.
Wykonawca zostanie poinformowany o powyższym na piśmie z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem.
Opcja może być realizowana od 01 czerwca 2025 r. przez okres do 5-miesięcy maksymalnie do 01.11.2025 r.
Realizacja uprawnienia jak wyżej nie stanowi zmiany umowy, nie wymaga sporządzenia każdorazowego aneksu ale będzie przez Służbę Sprzętu Łączności i Informatyki pisemnie udokumentowana.
Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego w wypadku braku realizacji umowy z uwzględnieniem prawa opcji.
Prawo Zamawiającego do skorzystania z opcji dodatkowych ilości zamówienia obejmuje cały okres obowiązywania umowy.
Zamawiający w przypadku skorzystania z prawa opcji nie jest zobowiązany w jej ramach do zamawiania każdego asortymentu składającego się na przedmiot umowy. Przedmiot zamówienia każdorazowo będzie określony bieżącymi potrzebami Zamawiającego, które są w pełni uzależnione od stanów magazynowych, potrzeb i planowanych lub nieprzewidzianych przedsięwzięć.
Zamawiający zastrzega, że realizacja zamówień w ramach „opcji” jest uprawnieniem Zamawiającego
a nie bezwzględnym zobowiązaniem. Brak realizacji zamówień w ramach „opcji” nie będzie rodzić po stronie Zamawiającego żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego

Wymagane depozyty i gwarancje

Zamawiający żąda od Wykonawców składających ofertę wniesienia wadium przed upływem terminu składania ofert w wysokości: 18.000,00 zł.
Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium na cały okres związania ofertą.
Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium, lub wniesie wadium w sposób nieprawidłowy, lub nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium, zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 14) Ustawy.
Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2024 r. poz. 419 j.t.).
W przypadku wniesienia wadium w formie określonej w pkt. 2-4 (w oryginale w postaci elektronicznej), z jej treści powinno wynikać bezwarunkowe, nieodwołalne i na pierwsze pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego (w terminie związania ofertą) zobowiązanie Gwaranta do wypłaty Zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art. 98 ust. 6 Ustawy bez konieczności potwierdzania tych okoliczności
i składania jakichkolwiek dodatkowych oświadczeń, dokumentów lub dokonania czynności przez Wykonawcę, Zamawiającego lub osoby trzecie, bez pośrednictwa banku, korespondenta lub innej tego typu instytucji.
Wypłata wadium w przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego żądania do wypłaty, winna nastąpić niezwłocznie po otrzymaniu stosownego wezwania do zapłaty od Zamawiającego, w terminie nie dłuższym niż 14 dni.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wadium zabezpieczające ofertę złoży przynajmniej jeden z członków konsorcjum bądź pełnomocnik, umocowany przez pozostałych Wykonawców składających wspólnie ofertę.
Z treści wadium winno wynikać, że zabezpiecza ono wszystkich Wykonawców (konsorcjantów wskazanych z nazwy) wspólnie ubiegających się o zamówienie.
Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego:
NBP ODDZIAŁ OKRĘGOWY W BYDGOSZCZY
54 1010 1078 0105 5913 9120 2000
Skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu następuje z chwilą uznania środków pieniężnych na rachunku bankowym Zamawiającego, o którym mowa, przed upływem terminu składania ofert (tj. przed upływem dnia i godziny wyznaczonej jako ostateczny termin składania ofert).
Wadium wnoszone w poręczeniach lub gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w ust. 4 pkt. 2-4, należy przekazać wraz z ofertą za pośrednictwem platformy zakupowej:
https://platformazakupowa.pl/transakcja/1077413
Dokument winien być wniesiony w oryginale w postaci elektronicznej opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez Gwaranta.
Treść gwarancji wadialnej winna spełniać wymagania –określone w dokumentacji SWZ. Brak spełnienia wymagań może oznaczać nie wniesienie w sposób skuteczny wadium.
Przy wnoszeniu wadium Wykonawca winien podać: nazwę przedmiotu zamówienia, numer sprawy, numer zadania oraz numer rachunku (dotyczy formy pieniężnej), na który należy zwrócić wadium.

1.Każdy Wykonawca do upływu terminu składania ofert zobowiązany jest złożyć:
1) Formularz ofertowy;
2) Informacje o Wykonawcy – dane szczegółowe - oświadczenie;
3) Oświadczenie na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ) według wzoru zamieszczonego w formie pliku xml na platformie zakupowej prowadzonego postępowania;
4) Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 5 k rozporządzenia 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014) oraz art. 7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2024 r. poz. 507 t.j.).
5) Oświadczenie, z którego wynika, które dostawy (część i czynności) wykonają poszczególni Wykonawcy – art. 117 ust. 4 ustawy PZP – dotyczy tylko Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie;
6) Zobowiązanie podmiotów udostępniających zasoby – jeżeli dotyczy,
7) Przedmiotowe środki dowodowe: potwierdzające, że oferowany przedmiot zamówienia spełnia wymagania określone przez Zamawiającego w Załączniku nr 1 do SWZ.
Każdy Wykonawca jest zobowiązany do wskazania w kolumnie nr 11 Formularza ofertowego – Załącznik nr 1 do SWZ: nazwy producenta, symbolu i/lub kodu oraz wydajności oferowanego produktu.
Jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, Zamawiający wezwie Wykonawcę do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.
8) Pełnomocnictwo do działania innych/ej osób/y w imieniu Wykonawcy w oryginale lub notarialnie poświadczonej kopii pełnomocnictwa – o ile dotyczy.
Pełnomocnictwo do reprezentacji Wykonawcy w postępowaniu musi być złożone w (tj. w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym).
Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem mocodawcy.
2. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu Zamawiający przed wyborem oferty najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych – art. 126 ustawy Pzp tj.:
1) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt 1), 2) i 4) ustawy, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;
2) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa
w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp; art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego; art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji.) oraz w zakresie niepodlegania wykluczeniu składanym na podstawie art. 125 ustawy Pzp dotyczącym przesłanek wykluczenia z art. 5 k rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego Dz.U. z 2024 r., poz. 507.
3. W celu wykazania spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 112 ust 2 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem oferty najkorzystniejszej wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych tj.::
wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, wraz z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy;
W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert w postępowaniu.
Zamawiający wymaga wykazania przez Wykonawcę realizacji co najmniej dwóch dostaw materiałów eksploatacyjnych / akcesoriów do drukarek
i innych maszyn biurowych na wartość ogółem za każdą wykazaną dostawę (brutto) co najmniej równą kwocie: 500.000,00 zł, które zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
Wykazana wartość musi dotyczyć zrealizowanych faktycznie dostaw mimo, iż np. wartość realizowanego kontraktu jest wyższa lub jest dalej realizowana.
4. Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia nie zostaną przyznane.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Wykonawcy lub innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale IX Ustawy „Środki Ochrony Prawnej” – art. 505-590.