Kompleksowa organizacja gali finałowej wydarzenia pt. „Technikon ESA” wraz z dostawą nagród

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja gali finałowej wydarzenia pt. „Technikon ESA” wraz z dostawą nagród. Wykonawca odpowiedzialny jest za:
1) Usługi cateringowe, o których mowa w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia »Technikon ESA«”.
2) Produkcję materiałów brandingowych wraz z transportem oraz z ich konfekcjonowaniem oraz przygotowanie zestawów prezentowych (dyplom, gadżety ESA NASK i nagrody dostarczone przez Wykonawcę), a także za produkcję koszulek dla uczestników wydarzenia, których szczegółowy opis znajduje się w załączniku nr 3 do SOPZ „”Produkcja materiałów brandingowych”
3) Zakup nagród wraz ze znakowaniem i konfekcjonowaniem, których opis znajduje się w załączniku nr 4 do SOPZ „Zakup, znakowanie i konfekcjonowanie nagród”.
4) Dokumentację filmową i fotograficzną. Informacje w tym zakresie znajdują się w załączniku nr 5 do SOPZ „Dokumentacja filmowa i fotograficzna”.
5) Przygotowanie scenariusza produkcyjnego wydarzenia zgodnie ze standardem zamieszczonym w opisie, o którym mowa w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia »Technikon ESA«”.
6) Aranżację miejsca organizacji wydarzenia z podziałem na przestrzeń do prezentacji i widownię, przygotowanie recepcji, szatni oraz aranżację przestrzeni cateringowej. Opis wymagań znajduje się w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia »Technikon ESA«”.
7) Wykonawca zobowiązany jest do posiadania polisy OC na kwotę nie niższą niż 150 000,00 zł. Szczegółowy opis znajduje się w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia „Technikon ESA”.
8) Usługę techniczną, pozwalającą na organizację wydarzenia zgodnie z ustalonym scenariuszem. Szczegółowy opis znajduje się w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia „Technikon ESA”.
9) Oprawę wizualną i dźwiękową wydarzenia, o których mowa w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia »Technikon ESA«”.
10) Zapewnienie personelu biorącego udział w wydarzeniu, a także do konfekcjonowania akcesoriów konferencyjnych. Zatrudnienie prowadzącego galę leży po stronie Wykonawcy. Informacje o personelu znajdują się w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia »Technikon ESA«”.
11) Przeprowadzenie głosowania na nagrodę publiczności, o której mowa w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia „»Technikon ESA«”.
2. Termin realizacji przedmiotu zamówienia – gala odbędzie się w dniu 27.10.2025 r. w Auli Zespołu Szkół nr 5 im. Jana Pawła II w Lublinie (ul. Józefa Elsnera 5, 20-854 Lublin). Terminy realizacji pozostałych świadczeń zostały określone w załączniku nr 1 do SWZ- SOPZ oraz w załączniku nr 6 do SWZ- wzorze umowy.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ oraz w załącznikach do SOPZ.
4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
5. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryteriami oceny ofert „cena” oraz „Wizualizacja 3D Sali (auli) (W)” i ich znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach tych kryteriów. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.
6. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.
Na podstawie z art. 7 ust. 6-7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 r. poz. 507), zwana dalej „ustawa sankcyjna”, osoba lub podmiot podlegające wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 tej ustawy, które w okresie tego wykluczenia ubiegają się o udzielenie zamówienia publicznego lub biorą udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego podlegają karze pieniężnej. Karę pieniężną, o której mowa w ust. 6 tej ustawy, nakłada Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, w drodze decyzji, w wysokości do 20 000 000 zł.
Na podstawie art. 7 ust. 5 ustawy sankcyjnej przez ubieganie się o udzielenie zamówienia publicznego rozumie się, złożenie oferty.
Z analizy przedmiotu zamówienia wynika, że art. 100 ustawy Pzp znajduje zastosowanie: Wykonawca przygotuje dokumentację filmową i fotograficzną, przy czym obowiązkiem Wykonawcy będzie także zmontowanie dokumentacji zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Materiały dostarczone przez Wykonawcę muszą spełniać standardy WCAG w wersji 2.1.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja gali finałowej wydarzenia pt. „Technikon ESA” wraz z dostawą nagród. Wykonawca odpowiedzialny jest za:
1) Usługi cateringowe, o których mowa w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia »Technikon ESA«”.
2) Produkcję materiałów brandingowych wraz z transportem oraz z ich konfekcjonowaniem oraz przygotowanie zestawów prezentowych (dyplom, gadżety ESA NASK i nagrody dostarczone przez Wykonawcę), a także za produkcję koszulek dla uczestników wydarzenia, których szczegółowy opis znajduje się w załączniku nr 3 do SOPZ „”Produkcja materiałów brandingowych”
3) Zakup nagród wraz ze znakowaniem i konfekcjonowaniem, których opis znajduje się w załączniku nr 4 do SOPZ „Zakup, znakowanie i konfekcjonowanie nagród”.
4) Dokumentację filmową i fotograficzną. Informacje w tym zakresie znajdują się w załączniku nr 5 do SOPZ „Dokumentacja filmowa i fotograficzna”.
5) Przygotowanie scenariusza produkcyjnego wydarzenia zgodnie ze standardem zamieszczonym w opisie, o którym mowa w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia »Technikon ESA«”.
6) Aranżację miejsca organizacji wydarzenia z podziałem na przestrzeń do prezentacji i widownię, przygotowanie recepcji, szatni oraz aranżację przestrzeni cateringowej. Opis wymagań znajduje się w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia »Technikon ESA«”.
7) Wykonawca zobowiązany jest do posiadania polisy OC na kwotę nie niższą niż 150 000,00 zł. Szczegółowy opis znajduje się w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia „Technikon ESA”.
8) Usługę techniczną, pozwalającą na organizację wydarzenia zgodnie z ustalonym scenariuszem. Szczegółowy opis znajduje się w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia „Technikon ESA”.
9) Oprawę wizualną i dźwiękową wydarzenia, o których mowa w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia »Technikon ESA«”.
10) Zapewnienie personelu biorącego udział w wydarzeniu, a także do konfekcjonowania akcesoriów konferencyjnych. Zatrudnienie prowadzącego galę leży po stronie Wykonawcy. Informacje o personelu znajdują się w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia »Technikon ESA«”.
11) Przeprowadzenie głosowania na nagrodę publiczności, o której mowa w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia „»Technikon ESA«”.
2. Termin realizacji przedmiotu zamówienia – gala odbędzie się w dniu 27.10.2025 r. w Auli Zespołu Szkół nr 5 im. Jana Pawła II w Lublinie (ul. Józefa Elsnera 5, 20-854 Lublin). Terminy realizacji pozostałych świadczeń zostały określone w załączniku nr 1 do SWZ- SOPZ oraz w załączniku nr 6 do SWZ- wzorze umowy.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ oraz w załącznikach do SOPZ.
4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
5. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryteriami oceny ofert „cena” oraz „Wizualizacja 3D Sali (auli) (W)” i ich znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach tych kryteriów. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.
6. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.
7. Kody CPV:
79952000-2 – usługi w zakresie organizacji imprez
55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
79960000-1 – usługi fotograficzne i pomocnicze
92100000-2 – usługi kinematograficzne oraz wideo
92111220-0 – produkcja reklamowych taśm wideo
22462000-6 – materiały reklamowe
39294100-0 – artykuły informacyjne i promocyjne
30200000-1 – Urządzenia komputerowe
30213100-6 – Komputery przenośne

Informacje dodatkowe

W związku z ograniczeniami systemu eNotices2, tj. koniecznością określenia terminu związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą do dnia 1.12.2025 r.
Zawartość oferty
6. Ofertę stanowi:
1) Formularz Ofertowy (Załącznik nr 2 do SWZ),
2) Przedmiotowy środek dowodowy w postaci prezentacji Wykonawcy na potrzeby oceny w ramach kryterium oceny ofert: „Wizualizacja 3D Sali (auli) (W)”
7. Wraz z ofertą należy złożyć:
1) Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia (Załącznik nr 3 do SWZ);
2) Pełnomocnictwo wskazujące pełnomocnika Wykonawców występujących wspólnie (w przypadku złożenia oferty przez konsorcjum).
3) Pełnomocnictwo do podpisania oferty (w przypadku posługiwania się pełnomocnikiem);
UWAGA!
Zamawiający informuje, że żąda złożenia przedmiotowego środka dowodowego określonego w pkt 6 ust. 2) powyżej wraz z ofertą. W przypadku, gdy Wykonawca nie złoży przedmiotowego środka dowodowego lub złożony przedmiotowy środek dowodowy będzie niekompletny, Zamawiający nie będzie wzywał do jego złożenia lub uzupełnienia, a oferta Wykonawcy polegać będzie odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy.
8. Pełnomocnictwa powinny być złożone zgodnie z przepisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, tj.:
1) Jeżeli dokument został wystawiony przez podmiot upoważniony inny niż Wykonawca (np. właściwy do jego wydania organ administracyjny lub sądowy) jako dokument elektroniczny – Wykonawca przekazuje ten dokument,
2) Jeżeli dokument został wystawiony przez podmiot upoważniony inny niż Wykonawca (np. właściwy do jego wydania organ administracyjny lub sądowy) jako dokument papierowy – Wykonawca przekazuje elektroniczną kopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem,
3) Jeżeli dokument został wystawiony przez inny podmiot (np. Wykonawcę, wystawcę referencji) w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym kwalifikowanym – przekazuje się ten dokument,
4) Jeżeli dokument został wystawiony przez inny podmiot (np. Wykonawcę, wystawcę referencji) jako dokument papierowy – Wykonawca przekazuje elektroniczną kopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem.
9. Poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje przez podpisanie podpisem elektronicznym kwalifikowanym. Poświadczenia dokonuje notariusz lub Wykonawca (członek konsorcjum– odpowiednio w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą), a w przypadku pełnomocnictwa poświadczenia dokonuje notariusz lub mocodawca.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

Gala odbędzie się w dniu 27.10.2025 r. w Auli Zespołu Szkół nr 5 im. Jana Pawła II w Lublinie (ul. Józefa Elsnera 5, 20-854 Lublin). Terminy realizacji pozostałych świadczeń zostały określone w załączniku nr 1 do SWZ- SOPZ oraz w załączniku nr 6 do SWZ- wzorze umowy.

Wymagane depozyty i gwarancje

Wykonawca zobowiązany jest do posiadania polisy OC na kwotę nie niższą niż 150 000,00 zł. Szczegółowy opis znajduje się w załączniku nr 2 do SOPZ „Wymagania dotyczące organizacji wydarzenia „Technikon ESA”.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Dział IX Środki ochrony prawnej Art. 505. 1. Środki ochrony
prawnej określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz
innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w
konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego
przepisów ustawy Pzp. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego
postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów
zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt
15, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców. Art. 509. 1. Terminy oblicza się
według przepisów prawa cywilnego. 2. Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności
przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po
dniu lub dniach wolnych od pracy. Art. 515. 1. Odwołanie wnosi się: 1) w przypadku
zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie: a) 10 dni od
dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego
wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej, b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego
stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż
określony w lit. a; 3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w
terminie: 1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności
można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w
przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od
dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć
wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku
zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne. 4. Jeżeli zamawiający nie
opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie przesłał
wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do
złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie
wnosi się nie później niż w terminie: 1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień
Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku
Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w przypadku udzielenia
zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki ‒ ogłoszenia o
wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie
udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 2) 6
miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie opublikował w Dzienniku
Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie
zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo
zamówienia z wolnej ręki; 3) miesiąca od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie
zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo b)
zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie
zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo
zamówienia z wolnej ręki.

Krótki opis części zamówienia, która zostanie zlecona podwykonawcom

Podwykonawca nie został wybrany na etapie składania ofert- dot. Usługa cateringowa, Usługa teleinformatyczna i elektryczna, Zakup i wykonanie materiałów konferencyjnych oraz nagród, Wykonanie smyczek, Konferansjer.