Świadczenie usług w zakresie tłumaczeń ustnych i pisemnych na rzecz Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie tłumaczeń ustnych i pisemnych na rzecz Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, kierownictwa oraz pracowników KPRM. Zamówienie podzielone jest na dwie części:
Część 1 – tłumaczenia ustne w grupach językowych:
Grupa A – język angielski, francuski, niemiecki, rosyjski,
Grupa B – pozostałe języki europejskie,
Grupa C – języki pozaeuropejskie.
Część 2 – tłumaczenia pisemne obejmujące zagadnienia polityczne, społeczne, gospodarcze, międzynarodowe, prawne w grupach językowych:
Grupa A – język angielski, francuski, niemiecki, rosyjski,
Grupa B – pozostałe języki europejskie,
Grupa C – języki pozaeuropejskie
2. Opis przedmiotu zamówienia i warunki, na jakich realizowane będzie zamówienie opisano w Projektowanych postanowieniach umowy (zwanych dalej „PPU”), odrębnych dla każdej części, stanowiących załącznik nr 1a i 1b do SWZ oraz w Opisie przedmiotu zamówienia (zwanym dalej „OPZ”), wspólnym dla obu części, stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.
Wymagany termin realizacji zamówienia: 12 miesięcy licząc od dnia zawarcia umowy, albo do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizacje zamówienia, w zależności, które wystąpi wcześniej.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie tłumaczeń ustnych na rzecz Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, kierownictwa oraz pracowników KPRM w grupach językowych:
Grupa A – język angielski, francuski, niemiecki, rosyjski,
Grupa B – pozostałe języki europejskie,
Grupa C – języki pozaeuropejskie.
Opis przedmiotu zamówienia i warunki, na jakich realizowane będzie zamówienie opisano w Projektowanych postanowieniach umowy (zwanych dalej „PPU”), odrębnych dla każdej części, stanowiących załącznik nr 1a do SWZ oraz w Opisie przedmiotu zamówienia (zwanym dalej „OPZ”), wspólnym dla obu części, stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie tłumaczeń pisemnych na rzecz Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, kierownictwa oraz pracowników KPRM w grupach językowych:
Grupa A – język angielski, francuski, niemiecki, rosyjski,
Grupa B – pozostałe języki europejskie,
Grupa C – języki pozaeuropejskie.
Opis przedmiotu zamówienia i warunki, na jakich realizowane będzie zamówienie opisano w Projektowanych postanowieniach umowy (zwanych dalej „PPU”), odrębnych dla każdej części, stanowiących załącznik nr 1b do SWZ oraz w Opisie przedmiotu zamówienia (zwanym dalej „OPZ”), wspólnym dla obu części, stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.

Procedura przyspieszona

Konieczność skrócenia terminu składania ofert do 15 dni wynika z potrzeby zapewnienia kontynuacji świadczenia usług tłumaczeniowych na rzecz Kancelarii Prezesa Rady Ministrów przed wygaśnięciem umów tymczasowych 3-miesięcznych lub wyczerpaniem środków przewidzianych w ww. umowach tymczasowych, które zostały podpisane w lutym 2025 r. Mnogość działań związanych z Prezydencją Polski w Radzie Unii Europejskiej sprawia, że DSZ zdiagnozował potrzebę przyspieszenia działań związanych z przetargiem na umowy tłumaczeniowe 12-miesięczne, by nie ryzykować sytuacji wyczerpania środków przewidzianych w umowach tymczasowych. Przesłanką ku temu jest chociażby projekt realizowany przez Departament Przygotowania i Sprawowania Przewodnictwa w Radzie UE we współpracy z polskim startupem technologicznym ElevenLabs polegający na tłumaczeniu konferencji prasowych Prezydencji przy wykorzystaniu narzędzi sztucznej inteligencji, a następnie generowanie ścieżki dźwiękowej w języku angielskim oraz francuskim głosem osoby wypowiadającej się w oryginale po polsku. Szacunki, na podstawie, których przygotowano dokumentację przetargową, były opracowywane w sierpniu 2024 r. Poza ww. kwestiami związanymi z Prezydencją, nie uwzględniały one zleceń z k.o. KPRM, które zostały utworzone później oraz spotkań i konferencji międzynarodowych, które zostały zorganizowane ad hoc, m.in. ze względu na przedłużającą się wojnę na Ukrainie.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

1. Otwarcie ofert jest niejawne.
2. W przypadku awarii systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii.
3. Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o:
3.1 nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;
3.2 cenach lub kosztach zawartych w ofertach.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje (z zastrzeżeniem, że w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych część wykonana obejmuje poniższy zakres) odpowiednio:
– trzy usługi, każdą zrealizowaną na rzecz instytucji administracji publicznej lub innych podmiotów zajmujących się współpracą z zagranicą, w tym:
 dwie usługi tłumaczeń ustnych, obejmujące zagadnienia polityczne, gospodarcze, społeczne, międzynarodowe, prawne, w minimum 3 językach grupy A (angielski, niemiecki, francuski, rosyjski), na kwotę minimum 60 000 zł brutto (słownie złotych: sześćdziesiąt tysięcy 00/100) każda oraz
 jedną usługę tłumaczeń ustnych, obejmujących zagadnienia polityczne, gospodarcze, społeczne, międzynarodowe, prawne, w minimum jednym z języków grupy B (pozostałe języki europejskie), na kwotę minimum 40 000 zł brutto (słownie złotych: czterdzieści tysięcy 00/100).
Każda z usług musi być zrealizowana na podstawie odrębnej umowy.
W przypadku:
• umów w trakcie trwania (dot. świadczeń powtarzających się lub ciągłych), Wykonawca musi wykazać, że zrealizował już umowę w wymienionym zakresie i potwierdzić jej należytą realizację stosownym dowodem;
• gdy w zakres świadczenia (umowy) wchodziło wiele działań, należy podać, czy w zakres tego świadczenia (umowy) wchodziła także usługa określona w warunku, wymagana przez Zamawiającego i wskazać jej parametry w odpowiednim polu wykazu usług.
W przypadku składania oferty na obie części zamówienia, wykazując spełnianie warunków określonych dla tych części zamówienia, Wykonawca może wskazać tę samą usługę/te same usługi (tj. tę samą umowę/te same umowy) z zastrzeżeniem, że ich zakres i wartość musi wyczerpywać warunki dla tych części zamówienia, na które składana jest oferta.
Na wezwanie Zamawiającego w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, następujących podmiotowych środków dowodowych:
1. Wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 8 do SWZ.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert zobowiązany jest wnieść wadium, w przypadku składania oferty na cześć 1 postępowania w wysokości 10 000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych).
2. Wadium może być wnoszone w formach wskazanych w art. 97 ust. 7 ustawy Pzp.

1. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć:
1.1 aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, że nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Przedmiotowe oświadczenie Wykonawca składa w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ), stanowiącego Załącznik nr 2 do Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (EU) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającego standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia. Informacje zawarte w JEDZ stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
1.2 aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 2022/576 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Wzór Oświadczenia stanowi załącznik nr 9 do SWZ;
1.3 aktualne na dzień składania ofert oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 2022/576 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego – jeżeli dotyczy. Wzór Oświadczenia stanowi załącznik nr 10 do SWZ.
2. Zamawiający informuje, że instrukcję wypełnienia ESPD oraz edytowalną wersję formularza JEDZ można znaleźć pod tym adresem Wykonawca składając JEDZ wypełnia: Cześć II – Informacje dotyczące
Wykonawcy; w Części II Sekcji D JEDZ (Informacje dotyczące podwykonawców, na których zdolności
Wykonawca nie polega) Wykonawca oświadcza czy zamierza zlecić osobom trzecim
podwykonawstwo jakiejkolwiek części zamówienia (w przypadku twierdzącej odpowiedzi podaje
ponadto, o ile jest to wiadome, wykaz proponowanych podwykonawców), natomiast Wykonawca nie
jest zobowiązany do przedstawienia w odniesieniu do tych podwykonawców odrębnych JEDZ,
zawierających informacje wymagane w Części II Sekcja A i B oraz w Części III; Część III – Podstawy
wykluczenia; w Części IV Zamawiający żąda jedynie ogólnego oświadczenia dotyczącego wszystkich
kryteriów kwalifikacji (sekcja α), bez wypełniania poszczególnych Sekcji A, B, C i D Część VI –
Oświadczenie końcowe. Dokument może zostać sporządzony w jednym z następujących formatów: .
pdf, .doc, .docx. JEDZ Wykonawca podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym
usługi certyfikacyjne - podpis elektroniczny spełniający wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, zwanym dalej „kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.
3. Na wezwanie Zamawiającego w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, następujących podmiotowych środków dowodowych:
3.1 Wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 8 do SWZ.
4. Na wezwanie Zamawiającego w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni następujących podmiotowych środków dowodowych:
4.1 informacji z Krajowego Rejestru Karnego sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem w zakresie:
4.1.1 art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy pzp;
4.1.2 art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego,
4.2 oświadczenia Wykonawcy o braku podstaw wykluczenia w zakresie podstaw wykluczenia, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w:
4.2.1 art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy pzp,
4.2.2 art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
4.2.3 art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy pzp dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
4.2.4 art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy pzp,
4.2.5 art. 109 ust. 1 pkt 8-10 ustawy pzp
oraz w ustawie sankcyjnej i rozporządzeniu 2022/576
- wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do SWZ.
4.3 oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę bądź ofertę częściową w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty bądź oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5 do SWZ.
4.4 odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
5 Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o której mowa w pkt 4.1 składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, w zakresie, o którym mowa w pkt 4.1 sporządzony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem.
6 Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 4.1, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy pzp, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć.
Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. Jeżeli w dokumentach złożonych na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu jakiekolwiek wartości zostaną podane w walucie obcej to Zamawiający przeliczy wartość waluty na złote wedle średniego kursu NBP z dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.
Wykonawca przed zawarciem umowy wniesie zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5 % maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w umowie (odpowiednio do części), w formie określonej w art. 450 ust. 1 ustawy Pzp.
Oferta Wykonawcy wraz z załącznikami przekazywana jest tylko poprzez Platformę e-Zamówienia
https://ezamowienia.gov.pl Zamawiający dopuszcza udział Podwykonawcy/ów przy
realizacji zamówienia.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy lub innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy pzp.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia w konkursie przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy pzp oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. Odwołanie przysługuje na:
3.1. niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
3.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Odwołujący przekazuje kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
5. Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
6. Odwołanie wnosi się w terminie:
6.1 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
6.2 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 6.1
7. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 5 i 6 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia
8. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienie Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.