Usługi opracowania koncepcji kreatywnej oraz przygotowania i organizacji wydarzeń stacjonarnych, on-line i hybrydowych w zakresie działań Ministerstwa Cyfryzacji lub Ministra Cyfryzacji

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usługi opracowania koncepcji kreatywnej oraz przygotowania i organizacji wydarzeń stacjonarnych, on-line i hybrydowych (w szczególności: konsultacji społecznych, prezentacji, konferencji, pokazów, spotkań, warsztatów, gali, ceremonii wręczenia nagród, czy wydarzeń plenerowych) w zakresie działań Ministerstwa Cyfryzacji, które mogą być organizowane na terenie Polski.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usługi opracowania koncepcji kreatywnej oraz przygotowania i organizacji wydarzeń stacjonarnych, on-line i hybrydowych (w szczególności: konsultacji społecznych, prezentacji, konferencji, pokazów, spotkań, warsztatów, gali, ceremonii wręczenia nagród, czy wydarzeń plenerowych) w zakresie działań Ministerstwa Cyfryzacji, które mogą być organizowane na terenie Polski.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą na min. 1 000 000 zł (jeden milion zł, 00/100) w chwili prowadzonego postępowania a następnie przez cały okres współpracy (wymagane załączenie dokumentu).

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie należycie wykonał,
a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje:
a) Co najmniej dwie konferencje/ kongresy o wartości min. 500 000,00 zł brutto każdy w ciągu ostatnich 3 lat (wymagane załączenie referencji uzyskanych od Zamawiającego). W ramach kompleksowej organizacji każdego wydarzenia Wykonawca zapewnił co najmniej: wynajem (lub inna formę zapewnienia) i aranżację przestrzeni konferencyjnej, obsługę techniczną wydarzenia, catering, obsługę i montaż infrastruktury audio/ video/ IT, obsługę recepcji.
b) Co najmniej dwa wydarzenia plenerowe o wartości min. 500 000,00 zł brutto każde w ciągu ostatnich 3 lat (wymagane załączenie referencji uzyskanych od Zamawiającego). W ramach kompleksowej organizacji każdego wydarzenia Wykonawca zapewnił co najmniej: wynajem (lub inną formę zapewnienia) i aranżację przestrzeni eventowej w postaci namiotów, kontenerów lub innych profesjonalnych zabudowań plenerowych o powierzchni min. 100 m2, catering, obsługę i montaż infrastruktury audio/ video/ IT, organizację aktywności/ atrakcji dla uczestników.
c) Co najmniej jedno wydarzenia (inne niż przedstawione w ppkt. a i b) o wartości min. 700 000,00 zł brutto w ciągu ostatnich 3 lat. Wydarzenie udziałem minimum 600 uczestników nie wliczając obsługi (wymagane załączenie referencji od Zamawiającego).

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował co najmniej dwiema osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w tym:
a) Koordynator projektu – osoba, która w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, pełniła funkcję koordynatora co najmniej dziesięciu wydarzeń, z których każde:
− polegało na kompleksowej organizacji wydarzeń, z wyłączeniem wyjazdów integracyjnych i szkoleń,
− obejmowało co najmniej: aranżację przestrzeni na potrzeby wydarzenia, wyposażenie i obsługę techniczną oraz koordynację wydarzenia po stronie Wykonawcy,
− wzięło w nim udział co najmniej 500 osób.
Przez koordynowanie Zamawiający rozumie kompleksowy nadzór nad przygotowaniem i przebiegiem wydarzenia, w tym koordynację prac wszystkich osób odpowiedzialnych za realizację wydarzenia, przekazywanie wszystkich bieżących ustaleń wszystkim zainteresowanym stronom (np. montażystom, obsłudze technicznej, prowadzącym itp.), a także bycie w stałym kontakcie z Zamawiającym. Koordynator projektu nie może jednocześnie pełnić funkcji koordynatora technicznego wydarzenia.
b) Koordynator techniczny – osoba, która w okresie ostatnich 3 lat, liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, pełniła funkcję koordynatora technicznego dla co najmniej dziesięciu wydarzeń, podczas których odpowiedzialna była za obsługę techniczną wydarzenia tj. m.in. realizację multimediów, oświetlenia, nagłośnienia oraz za zapewnienie wyposażenia technicznego.
Uwaga: Zamawiający nie dopuszcza wykazania tej samej osoby do pełnienia więcej niż jednej z wymienionych powyżej funkcji.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości 50 000,00 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100).
2. Wadium może być wnoszone w formach wskazanych w art. 97 ust. 7 ustawy pzp.
3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić na rachunek bankowy Ministerstwa Cyfryzacji nr 81 1010 1010 0034 9213 9120 0000, z adnotacją: „Wadium PN-28/2025 usługi opracowania koncepcji kreatywnej oraz przygotowania i organizacji wydarzeń”.
4. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu za moment wniesienia uznaje się moment uznania rachunku Zamawiającego. W przypadku wniesienia wadium przelewem zaleca się, aby Wykonawca załączył do oferty potwierdzenie dokonania przelewu.
5. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia Wykonawca przekazuje Zamawiającemu wraz z ofertą oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wystawcę poręczenia lub gwarancji w formacie umożliwiającym odczyt dokumentu.
6. Wadium powinno zostać przekazane Zamawiającemu drogą komunikacji elektronicznej poprzez Platformę e-Zamówienia, przed upływem terminu składania ofert (tj. przed upływem dnia i godziny wyznaczonej jako ostateczny termin składania ofert). Zamawiający zaleca aby wadium zostało złożone w osobnym pliku wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik wadium” a następnie wraz z plikami stanowiącymi część oferty skompresowane do jednego pliku archiwum (ZIP). Jeżeli Wykonawca przesyła wadium poza ofertą np. mailem powinno ono być oznaczone w sposób umożliwiający jednoznaczne przypisanie do postępowania.
7. Dokument poręczenia lub gwarancji powinien zawierać informację o udzieleniu poręczenia lub gwarancji na rzecz Zamawiającego tytułem zapłaty wadium w postępowaniu o udzielenie zamówienia na „usługi opracowania koncepcji kreatywnej oraz przygotowania i organizacji wydarzeń” PN-28/2025”
8. Dokument poręczenia/gwarancji powinien być ważny przez okres związania ofertą oraz stanowić zobowiązanie poręczyciela lub gwaranta do nieodwołalnej, bezwarunkowej, płatnej na pierwsze żądanie Zamawiającego wypłaty wadium w przypadkach określonych w art. 98 ust. 6 Pzp.
9. Zwrot albo zatrzymanie wadium nastąpi zgodnie z art. 98 Pzp.

Opis przesłanek wykluczenia

Dotyczy przesłanek wykluczenia wskazanych w: art. 108 ust. 1 pkt 1 lit h i pkt 2 ustawy Pzp, jeśli osoby występujące po jego stronie zamawiającego zostały ukarane za przestępstwo, o którym mowa w art. 9 ust. 1 i 3 lub art. 10 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 769).

Opis przesłanek wykluczenia

Dotyczy podstaw wykluczenia wskazanych w art. 109 ust. 1 pkt 8 -10 ustawy Pzp. Zamawiający wykluczy Wykonawcę: 1. który w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa wprowadził Zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji, że nie podlega wykluczeniu, spełnia warunki udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji, co mogło mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia, lub który zataił te informacje lub nie jest w stanie przedstawić wymaganych podmiotowych środków dowodowych; 2. który bezprawnie wpływał lub próbował wpływać na czynności Zamawiającego lub próbował pozyskać lub pozyskał informacje poufne, mogące dać mu przewagę w postępowaniu o udzielenie zamówienia; 3.który w wyniku lekkomyślności lub niedbalstwa przedstawił informacje wprowadzające w błąd, co mogło mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez Zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Informacje dodatkowe

1. Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane (zgodnie z art. 257 ustawy pzp).
2. Zamawiający działając na podstawie art. 95 ust. 1 uPzp wymaga aby przez okres realizacji przedmiotowego zamówienia Wykonawcę (lub podwykonawcę) łączył stosunek pracy z osobą pełniącą funkcję Koordynatora projektu w wymiarze co najmniej ½ etatu. Osoba ta będzie wykonywała czynności polegające na koordynacji realizacji Przedmiotu Umowy m.in. będzie odpowiedzialna za koordynację wszystkich prac związanych z realizacją przedmiotowego zamówienia ze strony Wykonawcy, będzie sprawowała nadzór merytoryczny nad realizacją zamówienia, a także będzie na bieżąco komunikowała się z Zamawiającym w trakcie jego realizacji.
3. Z postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający wykluczy Wykonawcę także w oparciu o art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833 /2014, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1 dalej: rozporządzenie 2022/576, który zakazuje udzielania lub dalszego wykonywania wszelkich zamówień publicznych lub koncesji objętych zakresem dyrektyw w sprawie zamówień publicznych, a także zakresem art. 10 ust. 1, 3, ust. 6 lit. a)–e), ust. 8, 9 i 10, art. 11, 12, 13 i 14 dyrektywy 2014/23/UE, art. 7 i 8, art. 10 lit. b)–f) i lit. h)–j) dyrektywy 2014/24 /UE, art. 18, art. 21 lit. b)–e) i lit. g)–i), art. 29 i 30 dyrektywy 2014/25/UE oraz art. 13 lit. a)–d), lit. f)–h) i lit. j) dyrektywy 2009/81/WE na rzecz lub z udziałem: a) obywateli rosyjskich lub osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji; b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa w lit. a) tego ustępu; lub c) osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem podmiotu, o którym mowa w lit. a) lub b) tego ustępu, d) w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektyw w sprawie zamówień publicznych, w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.
4. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert:
4.1 oświadczenie, że nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Oświadczenie Wykonawca składa w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ), stanowiącego Załącznik nr 2 do Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (EU) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającego standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia. Informacje zawarte w JEDZ stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Wzór Oświadczenia stanowi załącznik nr 10 do SWZ;
4.2 oświadczenie, wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Wzór Oświadczenia stanowi załącznik nr 11 do SWZ;
4.3 oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego – jeżeli dotyczy. Wzór Oświadczenia stanowi załącznik nr 12 do SWZ.
5. Na wezwanie Zamawiającego w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni następujących podmiotowych środków dowodowych:
5.1 informacji z Krajowego Rejestru Karnego sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem w zakresie: 5.1.1 art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy pzp; 5.1.2 art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego,
5.2 oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w:
5.2.1 art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy pzp,
5.2.2 art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego
5.2.3 art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji
5.2.4 art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy pzp,
5.2.5 art. 109 ust. 1 pkt 8– 10 ustawy oraz w oświadczeniu złożonym w zakresie przesłanek o których mowa w:
5.2.6 art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego oraz art. 5k rozporządzenia 833/2014 - wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5 do SWZ.
5.3 oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę bądź ofertę częściową w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty bądź oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do SWZ;
5.4 odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. Wymagania dotyczące podmiotowych środków dowodowych jakie są zobowiązani złożyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu i wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania oraz dokumenty jakie Wykonawcy zobowiązani są dołączyć do oferty zostały szczegółowo opisane w Rozdziale VII SWZ.
6. Wykonawca jest związany ofertą od dnia upływu terminu składania ofert do dnia 15.12.2025 r.
7. Szczegółowy opis kryteriów oceny ofert wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert został podany w Rozdziale XV SWZ
8. Szczegółowy opis podstaw wykluczenia został podany w Rozdziale VI SWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Odwołanie wnosi się w terminie:
1.1 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
1.2 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1.1
2. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 1 i 2 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia
3. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienie Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.
4. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określone są w Dziale IX „Środki ochrony prawnej” ustawy pzp.