29/PN/2026 - Zakup i wdrożenie narzędzi do zbierania podpisów elektronicznych z funkcją zapisu danych biometrycznych

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie narzędzi do zbierania podpisów elektronicznych z funkcją zapisu danych biometrycznych o parametrach technicznych określonych w Załączniku numer 4 do SWZ.

Opis zamówienia

Przedmiot postępowania realizowany jest w ramach projektu „Rozwój usług cyfrowych w Uniwersyteckim Centrum Klinicznym” w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności dla przedsięwzięć realizowanych w ramach inwestycji D1.1.2 „Przyspieszenie procesów transformacji cyfrowej ochrony zdrowia poprzez dalszy rozwój usług cyfrowych w ochronie zdrowia”.
Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie narzędzi do zbierania podpisów elektronicznych z funkcją zapisu danych biometrycznych o parametrach technicznych określonych w Załączniku numer 4 do SWZ.

Procedura przyspieszona

W związku z koniecznością terminowej realizacji projektu polegającego na wdrożeniu systemu podpisów biometrycznych w rejestracjach szpitala, obejmującego dostawę infrastruktury sprzętowej, montaż urządzeń w ponad 20 stanowiskach rejestracyjnych, instalację i konfigurację oprogramowania, integrację z systemem szpitalnym oraz przeprowadzenie szkoleń użytkowników końcowych, zachodzi potrzeba skrócenia terminu składania ofert do 15 dni. Zakres przedsięwzięcia ma charakter kompleksowy i obejmuje zarówno elementy infrastrukturalne, jak i aplikacyjne, co wymaga od potencjalnych Wykonawców przeprowadzenia szczegółowej analizy technicznej środowiska Zamawiającego oraz zaplanowania wieloetapowych działań wdrożeniowych już na etapie przygotowania oferty.
Realizacja zamówienia obejmuje dostawę oraz montaż dedykowanych uchwytów instalacyjnych w istniejących stanowiskach rejestracyjnych, co wymaga wcześniejszej weryfikacji warunków technicznych, ergonomicznych i organizacyjnych w poszczególnych lokalizacjach. Dodatkowo projekt zakłada dostawę tabletów przeznaczonych do składania podpisów biometrycznych przez pacjentów, ich fizyczne zamocowanie, zabezpieczenie przed uszkodzeniami mechanicznymi oraz kradzieżą, a także zapewnienie zgodności z wymogami ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w systemie szpitalnym. Wymaga to odpowiedniego zaplanowania logistyki dostaw, harmonogramu montażu oraz koordynacji prac w sposób niezakłócający bieżącej działalności rejestracji.
Projekt obejmuje ponadto instalację systemu podpisów biometrycznych, jego konfigurację oraz pełną integrację z funkcjonującym systemem szpitalnym, w tym zapewnienie prawidłowej wymiany danych, archiwizacji dokumentów podpisanych elektronicznie oraz zachowania integralności i rozliczalności podpisu. Integracja z systemem medycznym wymaga przeprowadzenia analiz interfejsów, testów funkcjonalnych i wydajnościowych, a także zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych oraz dokumentacji medycznej. Zakres prac obejmuje również opracowanie procedur awaryjnych, testów przedwdrożeniowych oraz przygotowanie środowiska produkcyjnego i testowego.
Wdrożenie systemu podpisów biometrycznych w ponad 20 stanowiskach rejestracyjnych oznacza konieczność przeszkolenia znacznej liczby pracowników, opracowania materiałów instruktażowych oraz zapewnienia wsparcia powdrożeniowego w początkowym okresie eksploatacji systemu. Z uwagi na specyfikę pracy rejestracji medycznej, działania te muszą zostać zaplanowane w sposób minimalizujący ryzyko zakłóceń w obsłudze pacjentów, co wymaga odpowiedniego wyprzedzenia czasowego.
Dodatkowo realizacja projektu musi zostać zakończona najpóźniej do dnia 15 maja 2026 r., z uwagi na konieczność terminowego rozliczenia środków finansowych w ramach Krajowego Planu Odbudowy. Harmonogram ten nie pozostawia rezerwy czasowej na ewentualne opóźnienia związane z wydłużonym postępowaniem przetargowym, a każdy dodatkowy dzień przesunięcia terminu składania ofert wpływa bezpośrednio na skrócenie czasu przeznaczonego na analizę przedwdrożeniową, dostawy sprzętu, montaż, konfigurację, integrację oraz szkolenia użytkowników.
Mając na uwadze kompleksowy, wieloetapowy charakter przedsięwzięcia, konieczność koordynacji prac technicznych i organizacyjnych w czynnych jednostkach medycznych oraz bezwzględny termin zakończenia realizacji wynikający z zasad finansowania projektu, zwracam się o wyrażenie zgody na skrócenie terminu składania ofert do 15 dni.

Wymagane depozyty i gwarancje

Informacje o wadium: Zgodnie z rozdziałem XXII SWZ. Platforma Marketplanet (https://uck-gdansk.ezamawiajacy.pl/pn/UCK-GDANSK/demand/265844/notice/public/details)

1. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania: https://uck-gdansk.ezamawiajacy.pl/pn/UCK-GDANSK/demand/265844/notice/public/details
2. Szczegółowy opis kryteriów oceny ofert oraz warunków udziału w postępowaniu został określone w dokumentacji postępowania.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
4. Zamawiający wymaga złożenia ofert w postaci elektronicznej. Szczegółowy opis (instrukcja) składania ofert w postaci elektronicznej zawarty został w rozdz. XIV SWZ.
5. Zamawiający informuje, iż w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zastosowana zostanie tzw. „odwrócona kolejność oceny ofert”, o której mowa w art. 139 ustawy PZP. Zamawiający stosując powyższą procedurę, w pierwszej kolejności dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona w zakresie braku podstaw do wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
6. Brak podstaw do wykluczenia o którym mowa w art. 108 oraz art. 109 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz 4 ustawy PZP zostanie wstępnie zweryfikowany na podstawie przedłożonego wraz z ofertą wypełnionego Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia. - W postępowaniu mają zastosowanie przesłanki wykluczenia na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r., o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2025 r., poz. 514). - W postępowaniu mają zastosowanie przesłanki wykluczenia na podstawie art. 5k dodanego do rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014) na mocy art. 1 pkt 23 rozporządzenia 2022/576 - W postępowaniu mają zastosowanie przesłanki wykluczenia na podstawie art. 1 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2025/1197 z dnia 19 czerwca 2025 roku nakładającego środek Instrumentu Zamówień Międzynarodowych ograniczającego dostęp wykonawców i wyrobów medycznych pochodzących z Chińskiej Republiki Ludowej do unijnego rynku zamówień publicznych dla wyrobów medycznych zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/1031.
7. Wykaz podmiotowych środków dowodowych zawiera rozdział IX SWZ.
8. Dokumenty i oświadczenia składane wraz z ofertą zostały wskazane w rozdziale XIV SWZ.
9. Wszelkie nieuregulowane w niniejszym SWZ czynności, uprawnienia, obowiązki Wykonawców i Zamawiającego, których ustawa nie nakazała zawierać Zamawiającemu w SWZ, a które mogą przyczynić się do właściwego przebiegu postępowania, reguluje ustawa PZP.
10. Zamawiający przewiduje dokonanie zmian umowy w toku jej realizacji w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 455 ustawy PZP.
11. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ.
12. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w przedmiotowym postępowaniu. Szczegółowe informacje rozdział XXII SWZ.
13. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej zostały wskazane w rozdziale X SWZ.
14. Opis sposobu przygotowania i złożenia oferty został wskazany w rozdziale XIV SWZ.
15. Szczegóły opis dotyczący składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), Zamawiający umieścił w SWZ.
16. Klauzula informacyjna dotycząca Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) - szczegółowy opis w rozdziale XXVII SWZ.
17. Zamawiający informuje, że dane wykonawców zaangażowanych w realizacje przedmiotu zamówienia mogą być wykorzystywane i przetwarzane w systemach Arachne i SKANER.
18. Zamawiający informuje, że przedmiotowe postępowanie prowadzone jest z poszanowaniem zasad horyzontalnych tj.:
a. zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami z uwzględnieniem spełnienia wymagań określonych w Standardach dostępności dla polityki spójności 2021 – 2027, stanowiących załącznik nr 2 do Wytycznych dotyczących zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021 – 2027;
b. zasady równości kobiet i mężczyzn;
c. zasady zrównoważonego rozwoju;
d. zasady „nie czyń poważnych szkód” (DNSH – Do Not Significant Harm) oraz z przestrzeganiem Karty Praw Podstawowych Unii Europejskiej (KPP) oraz Konwencji ONZ o Prawach Osób Niepełnosprawnych (KPON).
19. Zamawiający informuje, iż w przedmiotowym postępowaniu, może skorzystać z dyspozycji art. 257 ustawy PZP i unieważnić postępowanie o udzielnie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostaną mu przyznane.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Odwołanie wnosi się w terminie:
a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a;
2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne.
3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne.
4. Zasady wnoszenia środków ochrony prawnej w niniejszym postępowaniu regulują przepisy Działu IX ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień Publicznych.