Rezerwacja i zakup miejsc noclegowych dla pracowników Wód Polskich

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa Zamawiającego w zakresie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych (noclegowych) w kraju i poza krajem dla Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie, w związku z krajowymi i zagranicznymi podróżami służbowymi. Zamawiający przewiduje w okresie 24 miesięcy zakup:
1.1. zagranicznych miejsc hotelowych, w tym:
a) 60 rezerwacji dla kadry kierowniczej w podwyższonym standardzie (hotel czterogwiazdkowy);
b) 70 rezerwacji dla pozostałych pracowników w standardzie dwu lub trzygwiazdkowym;
1.2. miejsc hotelowych w kraju, w tym:
a) 800 rezerwacji dla kadry kierowniczej w podwyższonym standardzie (hotel czterogwiazdkowy);
b) 1100 rezerwacji dla pozostałych pracowników w standardzie dwu lub trzygwiazdkowym.
Faktyczna liczba realizowanych usług będzie wynikać z bieżącego zapotrzebowania Zamawiającego. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku Nr 1 do SWZ.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa Zamawiającego w zakresie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych (noclegowych) w kraju i poza krajem dla Państwowego Gospodarstwa Wodnego Wody Polskie, w związku z krajowymi i zagranicznymi podróżami służbowymi. Zamawiający przewiduje w okresie 24 miesięcy zakup:
1.1. zagranicznych miejsc hotelowych, w tym:
a) 60 rezerwacji dla kadry kierowniczej w podwyższonym standardzie (hotel czterogwiazdkowy);
b) 70 rezerwacji dla pozostałych pracowników w standardzie dwu lub trzygwiazdkowym;
1.2. miejsc hotelowych w kraju, w tym:
a) 800 rezerwacji dla kadry kierowniczej w podwyższonym standardzie (hotel czterogwiazdkowy);
b) 1100 rezerwacji dla pozostałych pracowników w standardzie dwu lub trzygwiazdkowym.
Faktyczna liczba realizowanych usług będzie wynikać z bieżącego zapotrzebowania Zamawiającego. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku Nr 1 do SWZ.

Informacje dodatkowe

I.1. Zamawiający informuje, że wartość szacunkowa zamówienia określona ogłoszeniu obejmuje: zamówienie podstawowe z opcją i 1 wznowieniem.
I.2. Okres obowiązywania 48 miesięcy, wskazany w sekcji 5.1.3. obejmuje: 24 miesiące zamówienia podstawowego i 1 wznowienie (24 miesiące). Ponadto, gdy kwota maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy, o której mowa w § 4 ust. 2 Umowy (Załącznik nr 9 do SWZ), nie zostanie wyczerpana w ciągu 24 miesięcy od dnia zawarcia Umowy. Zamawiający w zmianach Umowy (§ 11 ust. 2 pkt 4 Umowy) przewidział możliwość przedłużenia terminu realizacji Umowy do czasu wykorzystania maksymalnego wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 2 Umowy, ale nie dłużej niż o 6 miesięcy .
I.3. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. Podmiot, na potencjał którego Wykonawca powołuje się w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1, art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp oraz art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229) i art. 7 ust. 1 pkt 1)-3) ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514).
I.4. W przypadku, gdy Wykonawca powołuje się na doświadczenie nabyte w ramach zamówienia zrealizowanego przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca wykazywał doświadczenie grupy wykonawców, której był członkiem, jeżeli faktycznie i konkretnie nie wykonywał danego zakresu czynności. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwrócenia się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień w zakresie faktycznie i konkretnie zrealizowanego zakresu czynności oraz przedstawienia stosownych dowodów np. umowy konsorcjum, z której wynika zakres obowiązków, czy wystawionych przez wykonawcę faktur.
I.5. W odniesieniu do warunków określonych w pkt 7.7 SWZ wymagania te muszą być spełnione wspólnie przez Wykonawców składających ofertę wspólną (nie musi ich spełniać osobno każdy z Wykonawców składających ofertę wspólną). Na potwierdzenie warunków określonych w pkt 7.7 SWZ należy złożyć dokumenty określone w pkt 10.4 SWZ.
II. Oferta oraz oświadczenia lub dokumenty składane razem z ofertą:
II.1. Na ofertę składa się Formularz oferty zgodny w treści z Załącznikiem Nr 2 do SWZ;
II.2. Oświadczenia lub dokumenty składane razem z ofertą:
II.2.1 dokumenty potwierdzające uprawnienie do podpisania oferty oraz do podpisania lub poświadczenia za zgodność z oryginałem składanych oświadczeń lub dokumentów. Jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, dokumentem właściwym jest odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, lub dokumenty, na podstawie których dokonuje się wpisu do właściwego rejestru lub ewidencji, np. uchwała właściwego organu Wykonawcy. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia ww. dokumentów, jeżeli wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych;
II.2..2 pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, w przypadku gdy ofertę lub załączone do niej oświadczenia lub dokumenty podpisuje pełnomocnik;
II.2.3 pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowa o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo;
II.2.4 JEDZ (zgodny z instrukcją z Załącznika Nr 3 do SWZ), celem tymczasowego potwierdzenia, odpowiednio na dzień składania ofert, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, JEDZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie;
II.2..5 JEDZ (zgodny z instrukcją z Załącznika Nr 3 do SWZ), dotyczący innych podmiotów, na których zasoby powołuje się Wykonawca, celem tymczasowego potwierdzenia, odpowiednio na dzień składania ofert, braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia na podstawie art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu określonych SWZ, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na ich zasoby;
II.2.6 w przypadku gdy Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby: dowód potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami innych podmiotów, który stanowi w szczególności zobowiązanie tych podmiotów do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby potwierdza, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:
II.2.6.1 zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;
II.2.6.2 sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;
II.2.6.3 czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą;
II.2.7 oświadczenie Wykonawcy, celem tymczasowego potwierdzenia, odpowiednio na dzień składania ofert, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, zgodne ze wzorem stanowiącym Załącznik Nr 4 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie;
II.2.8 oświadczenie innego podmiotu, na którego zasoby powołuje się Wykonawca, składane celem tymczasowego potwierdzenia, odpowiednio na dzień składania ofert, że podmiot ten nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, zgodne ze wzorem stanowiącym Załącznik Nr 4 do SWZ;
II.2.9 oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy, zgodne ze wzorem stanowiącym Załącznik Nr 8 do SWZ (jeżeli dotyczy);
II.2.10 uzasadnienie tajemnicy przedsiębiorstwa, jeżeli Wykonawca zastrzega określone informacje składane wraz z ofertą jako tajemnica przedsiębiorstwa, stosownie do zapisów zawartych w punkcie 9.9 SWZ. W takim wypadku Zamawiający oczekuje przedłożenia jawnego streszczenia informacji zastrzeżonych jako tajemnica zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt 9.9 SWZ.

Opis opcji

Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji, o której mowa w art. 441 ustawy Pzp:
1. Opcja będzie polegać na zwiększeniu zakresu zamówienia podstawowego maksymalnie do 30% jego wartości brutto;
2. Wykonawca ma obowiązek realizacji umowy w ramach prawa Opcji, zgodnie
z postanowieniami § 1 ust. 5 Wzoru umowy – Załącznik Nr 9 do SWZ;
3. Skorzystanie z opcji jest wyłącznie uprawnieniem Zamawiającego i uzależnione będzie wyłącznie od jego potrzeb. Opcja nie rodzi po stronie Zamawiającego obowiązku z jej skorzystania a Wykonawcy nie przysługują z tytułu niewykorzystania prawa opcji w całości lub w części żadne roszczenia;
4. W przypadku skorzystania z opcji, realizacja przedmiotu zamówienia objętego opcją nastąpi na zasadach określonych dla zamówienia podstawowego.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

I. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu w zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej:
Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że posiada aktualny wpis do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych, o którym mowa w ustawie z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych oraz rozporządzenia Ministra Sportu i Turystyki z dnia 1 marca 2018 r. w sprawie Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych poprzez posiadanie odpowiedniego wpisu do właściwego rejestru – Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Pośredników, prowadzonego przez stosownego Marszałka Województwa, a w przypadku podmiotów zagranicznych posiadanie odpowiedniego zezwolenia, jeżeli jest wymagane do prowadzenia działalności turystycznej wydanego w kraju siedziby Wykonawcy.
II. Na potwierdzenie tego warunku Wykonawca składa na wezwanie Zamawiającego dokument potwierdzający posiadanie aktualnego wpisu do właściwego rejestru, który potwierdzi spełnianie warunku udziału w postępowaniu określonego powyżej (oraz w pkt 7.7.1 SWZ).

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

I. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej:
Wykażą, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali, bądź wykonują należycie co najmniej: dwie (2) usługi obejmujące rezerwację i zakup miejsc hotelowych (noclegowych), o wartości liczonej wraz z ceną miejsc hotelowych, nie mniejszej niż 300 000,00 PLN brutto (słownie: trzysta tysięcy złotych 00/100) każda z usług;
UWAGA:
W przypadku usług, które są wciąż wykonywane, Zamawiający uzna spełnienie warunku, gdy dotychczasowe wartości zrealizowanych umów dla wskazanych powyżej usług wynoszą minimum 300 000,00 zł brutto każda.
II. Na potwierdzenie tego warunku Wykonawca składa na wezwanie Zamawiającego:
1. Wykaz wykonanych/wykonywanych usług określonych powyżej (oraz w pkt 7.7.2 SWZ), w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których te usługi zostały wykonane – sporządzony według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 7 do SWZ.
2. Wraz z wykazem, o którym mowa wyżej należy przedłożyć dowody określające, czy te usługi zostały wykonane/są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy W przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa powyżej.