Usługa wdrożenia Systemu EZD RP z elementami workflow dla Miasta Bielska-Białej

Krótki opis

1) Przedmiotem zamówienia jest realizacja przedsięwzięcia pn.: „Usługa wdrożenia Systemu EZD RP z elementami workflow dla Miasta Bielska-Białej” dla realizacji obiegu dokumentów u Zamawiającego tj. w Książnicy Beskidzkiej w Bielsku-Białej i Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej.
Wdrożenie systemu EZD RP jest usługą kompleksową i obejmuje pełen cykl prac, począwszy od analizy stanu istniejącego, poprzez zaprojektowanie i wdrożenie rozwiązań, uruchomienie produkcyjne i reengineering procesów. Jednym z celów wdrożenia jest zmiana obecnie eksploatowanego Systemu SOD FINN na EZD RP.
Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:
1.1. W zakresie Książnicy Beskidzkiej:
1.1.1. usługi analityczne i projektowe dot. przeprowadzenia analizy organizacyjnej, procesowej i technicznej:
a) analizę możliwości technicznych wdrożenia Systemu EZD RP z oznaczeniem ,,B” w usłudze SaaS;
b) wykonanie analizy i inwentaryzacji aktualnego obiegu dokumentów (stan as-is);
c) opracowanie wzorców procedur obiegu dokumentów uwarunkowanych artefaktami systemu EZD RP rozumianych jako elementy składające się na dokumentację elektroniczną;
d) opracowanie map procedur (stan to-be) dla procedur ujętych w katalogu procedur realizacji spraw;
e) opracowanie modeli procesowych;
f) etap reengeneeringu procesów i procedur.
g) analiza możliwości implementacji procesów workflow.
1.1.2. usługi wdrożeniowe w zakresie:
a) konfiguracja środowiska testowego EZD RP;
b) wykonania czynności konfiguracyjnych (w szczególność: KUiP i moduł administracji, e-doręczenia, e-puap, KSEF, CRU) w systemie EZD RP PROD;
c) implementacji, w systemie EZD RP, opracowanych procedur i procesów;
d) przeprowadzenia testów akceptacyjnych;
e) uruchomienia produkcyjnego - włączenie systemu EZD RP do eksploatacji produkcyjnej;
f) nadzoru nad uruchomieniem produkcyjnym EZD RP od dnia 01.01.2027 r.;
g) przeprowadzenie szkoleń.
1.2. W Zakresie Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej:
1.2.1. usługi analityczne i projektowe dot. przeprowadzenia analizy organizacyjnej, procesowej i technicznej:
a) analizę możliwości technicznych wdrożenia Systemu EZD RP z oznaczeniem ,,B” on-premis na instalacji UM BB;
b) wykonanie analizy i inwentaryzacji aktualnego obiegu dokumentów (stan as-is);
c) opracowanie wzorców procedur obiegu dokumentów uwarunkowanych artefaktami systemu EZD RP rozumianych jako elementy składające się na dokumentację elektroniczną;
d) opracowanie map procedur (stan to-be) dla procedur ujętych w katalogu procedur realizacji spraw;
e) opracowanie modeli procesowych;
f) etap reengeneeringu procesów i procedur.
g) analiza możliwości implementacji procesów workflow.
1.2.2. usługi wdrożeniowe w zakresie:
a) przygotowania środowiska EZD RP pod współpracę z wykonanymi integracjami, przez wykonawców systemów dziedzinowych (systemy: SOWA i Geoportal);
b) implementacji, w systemie EZD RP, opracowanych procedur i procesów;
c) przeprowadzenia testów akceptacyjnych;
d) migracji danych i metadanych z SOD FINN do EZD RP Produkcja;
e) migracji danych konfiguracyjnych z EZD RP TEST do EZD RP PROD;
f) wykonania czynności konfiguracyjnych (w szczególność: KUiP i moduł administracji, e-doręczenia, e-puap, KSEF, CRU) w systemie EZD RP PROD;
g) weryfikacja poprawności migracji danych i danych konfiguracyjnych do EZD RP;
h) uruchomienia produkcyjnego - włączenie systemu EZD RP do eksploatacji produkcyjnej;
i) nadzoru nad uruchomieniem produkcyjnym EZD RP od dnia 01.01.2027 r.;
j) przeprowadzenia szkoleń.
2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 5 do SWZ - „Opis przedmiotu zamówienia”.

Informacje dodatkowe

1. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówienia na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp.
2. RODO: 1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - zwanego dalej „RODO”, informujemy o tym, że:
1) Administratorem Danych Osobowych jest Miasto Bielsko-Biała reprezentowane przez Prezydenta Miasta Bielska-Białej, z siedzibą: 43-300 Bielsko-Biała, pl. Ratuszowy 1.
2) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach związanych z ochroną danych osobowych, elektronicznie: iod@um.bielsko-biala.pl lub pisemnie: na adres siedziby Administratora.
3) Dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
4) Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów przetwarzania, lecz nie krócej niż przez okres wskazany w przepisach o archiwizacji oraz w przepisach ustawy dot. zamówień publicznych. Okres przetwarzania może ulec przedłużeniu o okres przedawnienia potencjalnych roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne dla ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami.
5) Dane osobowe mogą być udostępnione wyłącznie podmiotom lub organom uprawnionym
na podstawie przepisów prawa, a także na podstawie umów powierzenia, m.in. dostawcom systemów informatycznych oraz usług IT. Przekazywanie danych osobowych dokonywane jest wyłącznie
we wskazanych celach. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 ustawy Pzp.
6) W zakresie przetwarzania danych osobowych posiadają Państwo następujące prawa:
- dostępu do danych osobowych, zgodnie z art. 15 RODO,
- sprostowania danych osobowych, zgodnie z art. 16 RODO, przy czym skorzystanie z prawa
do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postepowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników,
- ograniczenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 18 RODO,
przy czym możliwość (zakres i sytuacje) skorzystania z wymienionych praw uzależniona jest
od spełnienia przesłanek określonych w przepisach prawa oraz podstawy prawnej i celu przetwarzania danych osobowych.
7) Nie przysługuje Państwu:
- prawo do usunięcia danych osobowych, o którym mowa w art. 17 RODO,
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
- prawo do sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest realizacja obowiązku prawnego ciążącego
na Administratorze.
8) W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się w sposób niezgodny
z prawem przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9) Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.
10) Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym niezbędnym do realizacji wskazanych celów. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
11) Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO, w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie.
2. Wykonawca zobowiązuje się do:
a) wypełniania obowiązków przewidzianych w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), wobec osób fizycznych,
b) do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych.
3. Wykonawca oświadcza, że:
a) zapewnia, że wdrożył i stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne spełniające wymogi zakreślone aktami prawnymi, aby przetwarzanie danych osobowych spełniało wymogi wynikające z obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych oraz RODO mających zastosowanie i chroniło prawa osób, których dane dotyczą,
b) w przypadku korzystania z podwykonawców/dalszych podwykonawców zapewni aby zostały przez nich wdrożone odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie danych osobowych spełniało wymogi wynikające z obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych oraz RODO mających zastosowanie i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
4. Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Wykonawcy obowiązku informacyjnym wynikającym
z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku
z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od Wykonawcy biorącego udział
w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
1) W celu zapewnienia, że wykonawca wypełnił, określone, obowiązki informacyjne oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z udziałem wykonawcy w nin. postępowaniu, zobowiązany jest do złożenia w nin. postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO – wg wzoru w Formularzu Oferta.
Szczegóły zgodnie z SWZ wraz z Załącznikami.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

Wykonawca winien złożyć dokumenty:
1) Oferta (w oryginale, w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) sporządzona na formularzu Oferta,
2) Oświadczenie dotyczące Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – Wykonawcy, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, są zobowiązani w formularzu Oferta, złożyć oświadczenie, z którego będzie wynikało, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy
3) Oświadczenie Wykonawcy dotyczące wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO (w oryginale, w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym),
4) Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców ubiegających się wspólnie (konsorcjum, spółka cywilna) o przedmiotowe zamówienie, określające zakres udzielonego pełnomocnictwa (pełnomocnik winien być powołany przez wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia).
5) Upoważnienie (pełnomocnictwo) lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy (podpisania oferty), o ile nie wynika ono z dokumentów rejestrowych Wykonawcy. Powyższy zapis stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz do osoby działającej w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby Wykonawcy.
6) Oświadczenie wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, stanowiące dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w Części VII SWZ, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe – składane na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ), sporządzonym zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu Wykonawczym Komisji (UE) nr 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającym standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia – wg wzoru dostępnego na stronie internetowej (ESPD): https://espd.uzp.gov.pl/ lub formularza jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia – JEDZ (wersja edytowalna),
7) Oświadczenie Wykonawcy/Podmiotu o braku postaw wykluczenia z postępowania zgodnie z art. 5K Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (z późn. zm.)
8) Dowód wniesienia wadium, o którym mowa w Części XIII
9) Przedmiotowe środki dowodowe, o których mowa w Części IV pkt 8 SWZ – o ile Wykonawca oferuje rozwiązania równoważne.
10) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub jako cyfrowe odwzorowanie dokumentu, sporządzonego jako dokument w postaci papierowej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym), w przypadku, gdy Wykonawca w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziałów w postępowaniu, będzie polegał na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, zgodnie z art. 118 ust. 1 ustawy Pzp.
PRZEDMIOTOWE ŚRODKI DOWODOWE:
1) Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą następujących przedmiotowych środków dowodowych:
a) W przypadku zaoferowania metodyki równoważnej do PRINCE2 (zgodnie z pkt 3.1 OPZ – stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ):
W takiej sytuacji, zobowiązany jest dołączyć do oferty opis proponowanej metodyki zarządzania projektem (np. w formie autorskiego opracowania, wyciągu ze standardu lub podręcznika danej metodyki), sporządzony w języku polskim. Dokument ten musi zawierać szczegółowe informacje pozwalające jednoznacznie stwierdzić, że proponowana metodyka spełnia wszystkie wymagania funkcjonalne określone w pkt 3.1.1 OPZ (punkty od 1 do 7).
b) W przypadku zaoferowania notacji równoważnej do BPMN 2.0 (zgodnie z pkt 2 załącznika nr 3 do OPZ Modelowanie procesów):
W takiej sytuacji, zobowiązany jest dołączyć do oferty opis oraz specyfikację proponowanej notacji modelowania procesów sporządzony w języku polskim. Dokument ten musi jednoznacznie potwierdzać, że proponowany standard spełnia wymagania określone w pkt 2 Załącznika nr 3 do OPZ oraz umożliwia uruchomienie workflow i implementację w systemie EZD RP.
2) Uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych
a) Zamawiający przewiduje możliwość uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych ,
o których mowa w pkt 1) lit. a oraz lit. b na zasadach określonych w art. 107 ust. 2 ustawy Pzp,
a Wykonawca ich nie złożył, bądź złożone środki dowodowe są niekompletne.

Główne aspekty procedury

1.Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie art.132 ustawy Pzp, o wartości większej niż progi unijne, o których mowa w art.3 ustawy Pzp. 2.Zamawiający przewiduje zastosowanie procedury, o której mowa w art.139 ust. 1 ustawy Pzp, tj. Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. 3.Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane, zgodnie z art.257 ustawy Pzp. 4.Zamówienie jest lub planuje się, że będzie finansowane ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej: tak Nazwa projektu: "Transformacja cyfrowa i ekspansja e-usług w Bielsku-Białej” Nazwa Programu: Program Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027 5.Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne. 6.Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się pisemnie, w języku polskim. 7.W sprawach nieuregulowanych nin. SWZ zastosowanie mają przepisy ustawy Pzp wraz z aktami wykonawczymi oraz Kodeksu cywilnego.
Informacje ogólne dotyczące postępowania:
1.Podział zamówienia na części:
1)Zamawiający nie dokonuje podziału zamówienia na części. Tym samym Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych, o których mowa w art.7 pkt 15 ustawy Pzp.
2)Zamawiający nie dzieli zamówienie na części ze względu na:
a)Integralność merytoryczna i technologiczna: Proces wdrożenia systemu EZD RP wraz z mapowaniem, optymalizacją procesów oraz migracją danych stanowi nierozerwalny ciąg analityczny. Wyniki etapu mapowania (stan as-is) stanowią bezpośredni fundament do projektowania zmian (stan to-be) oraz migracji danych. Powierzenie tych etapów różnym wykonawcom mogłoby doprowadzić do niespójności metodologicznej, rozbieżności w notacji procesowej oraz braku ciągłości logicznej między diagnozą a rekomendacjami.
b)Jednolitość ekosystemu organizacyjnego: Urząd Miejski w Bielsku-Białej oraz Książnica Beskidzka funkcjonują w ramach wspólnego środowiska prawno-ustrojowego i wymieniają między sobą informacje (np. w obszarach kadr, finansów czy obiegu dokumentów). Podział zamówienia na części „jednostkowe” uniemożliwiłby uchwycenie punktów styku między tymi podmiotami. Tylko jeden wykonawca jest w stanie przeprowadzić analizę horyzontalną, gwarantującą pełną kompatybilność procesów w obu jednostkach.
c)Ryzyko rozmycia odpowiedzialności: W przypadku podziału na części, Zamawiający naraża się na sytuację, w której wykonawca etapu optymalizacji kwestionuje jakość danych dostarczonych przez wykonawcę etapu AS-IS. Skumulowanie zamówienia u jednego wykonawcy zapewnia pełną odpowiedzialność za produkt końcowy oraz eliminuje ryzyko sporów kompetencyjnych między różnymi podmiotami doradczymi.
d)Nadmierne koszty koordynacji i ryzyko opóźnień: Zarządzanie kilkoma odrębnymi kontraktami analitycznymi w tym samym czasie angażowałoby nadmierne zasoby kadrowe Zamawiającego. Ponadto, opóźnienie u jednego z wykonawców (np. mapującego procesy kadrowe) wstrzymałoby prace drugiego wykonawcy (np. projektującego optymalizację obiegu dokumentów), co mogłoby doprowadzić do efektu domina i niedotrzymania terminów strategicznych dla Miasta.
e)Efekt skali i spójność rekomendacji: Realizacja przedmiotu zamówienia przez jednego wykonawcę pozwala na zastosowanie jednolitej matrycy oceny efektywności procesów. Gwarantuje to, że zaproponowane usprawnienia będą spójne dla całej architektury organizacyjnej Zamawiającego, a nie będą jedynie zbiorem odizolowanych i potencjalnie sprzecznych zaleceń.
f)Potencjalne oszczędności finansowe wynikające z braku konieczności koordynacji wielu podmiotów: Jeden wykonawca całego zamówienia tj. wdrożenia systemu EZD RP wraz z mapowaniem, optymalizacją procesów oraz migracją danych
3)Podział zamówienia na części nie jest korzystny dla Zamawiającego pod względem technicznym, ekonomicznym, czasowym oraz organizacyjnym.
4)Każdy Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Za równoznaczne ze złożeniem więcej niż jednej oferty przez tego samego Wykonawcę zostanie uznana sytuacja, w której ten sam podmiot występuje w dwóch lub więcej ofertach składanych wspólnie lub jest samodzielnym Wykonawcą, a jednocześnie jest uczestnikiem wspólnej oferty.
2.Inne uwarunkowania formalne:
1)Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty wariantowej, o której mowa w art.92 ustawy Pzp, tzn. oferty przewidującej odmienny sposób wykonania zamówienia niż określony w SWZ.
2)Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez Wykonawców, o których mowa w art.94 ustawy Pzp, tj. mających status zakładu pracy chronionej, spółdzielnie socjalne oraz innych Wykonawców, których głównym celem lub głównym celem działalności ich wyodrębnionych organizacyjnie jednostek, które będą realizowały zamówienie, jest społeczna i zawodowa integracja osób społecznie marginalizowanych.
3)Zamawiający nie przewiduje rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą w walutach obcych.
4)Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem art.261 ustawy Pzp.
5)Zamawiający nie przewiduje zastrzeżenia obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań, zgodnie z art.60 i art.121 ustawy Pzp.
6)Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej, o której mowa w art.311-315 ustawy Pzp.
7)Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej, o której mowa w art.308 ust. 1 ustawy Pzp.
8)Zamawiający nie wymaga ani nie dopuszcza złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty.
9)Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówienia na podstawie art.214 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp, polegającego na dodatkowej dostawie.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zgodnie z art. 112 ustawy Pzp, o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki dotyczące:
zdolności technicznej lub zawodowej:
Wykonawca spełni warunek na poziomie minimalnym, jeżeli wykaże, że:
a) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje co najmniej 2 (dwie) usługi z których każda polegała na mapowaniu i optymalizacji procesów biznesowych w jednostkach administracji publicznej lub organizacjach zatrudniających co najmniej 250 pracowników na dzień rozpoczęcia realizacji usługi.
Uwaga:
Zamawiający, w przypadku, gdy przedmiotem zamówienia są świadczenia powtarzające się lub ciągłe, dopuszcza nie tylko zamówienia wykonane (tj. zakończone) ale również wykonywane.
W takim przypadku część zamówienia już wykonana musi spełniać wymogi określone przez Zamawiającego.
Mając na uwadze art. 117 ust. 1 ustawy Zamawiający zastrzega, że w sytuacji składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz analogicznie
w sytuacji, gdy Wykonawca będzie polegał na zasobach innego podmiotu, na zasadach określonych w art. 118 ustawy, warunek o którym wyżej mowa, musi zostać spełniony w całości przez Wykonawcę (jednego z Wykonawców wspólnie składającego ofertę) lub podmiot, na którego zdolności w tym zakresie powołuje się Wykonawca – brak możliwości tzw. sumowania zasobów
w zakresie doświadczenia.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

b) dysponuje osobami zdolnymi do realizacji zamówienia:
 Kierownik projektu (1 osoba) posiadającym:
o Ważny certyfikat potwierdzający kompetencje w zakresie zarządzania projektami, np. PRINCE2® Practitioner, PMI-PMP®, IPMA stopień C lub certyfikat równoważny.
Przez certyfikat równoważny Zamawiający rozumie dokument wystawiony przez niezależną jednostkę certyfikującą (zewnętrzną względem pracodawcy danej osoby), potwierdzający znajomość metodyk zarządzania projektami w zakresie obejmującym zarządzanie ryzykiem, harmonogramem, zasobami oraz budżetem;
o Doświadczenie w pełnieniu funkcji kierownika co najmniej 3 zakończonych projektów, których przedmiotem każdego było mapowanie i modelowanie procesów oraz co najmniej 1 zakończonego projektu, którego przedmiotem było wdrażanie systemu klasy elektronicznego zarządzania dokumentacją.
 Specjalista ds. EZD RP (1 osoba) posiadającym:
o Doświadczenie co najmniej dwuletnie w pracy z systemem klasy EZD pracującym w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) (np. EZD RP, EZD PUW lub równoważne);
o Doświadczenie w realizacji zadań wymagających praktycznego stosowania przepisów rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;
o Udział w co najmniej jednym zakończonym projekcie obejmującym wdrożenie, konfigurację lub migrację danych w systemie klasy EZD;
 Specjalista ds. operacji na bazach danych i API (migracji danych) (1 osoba) posiadającym:
o Doświadczenie w realizacji co najmniej jednego projektu obejmującego migrację danych pomiędzy systemami informatycznymi z wykorzystaniem interfejsów programistycznych (API);
o Ważny certyfikat z zakresu administracji bazami danych PostgreSQL (np. Certified PostgreSQL DBA - CPSDBA) lub równoważny.
 Analityk biznesowy (1 osoba) posiadającym:
o Udział w co najmniej 2 zakończonych projektach, które obejmowały mapowanie
i modelowanie procesów biznesowych (np. w notacji BPMN);
o Ważny certyfikat potwierdzający kompetencje w analizie biznesowej (np. IREB, IIBA (CBAP/CCBA), lub równoważny) wystawiony przez niezależną jednostkę certyfikującą lub uczelnię wyższą.
 Analityk procesowy (1 osoba) posiadającym:
o Udział w co najmniej 1 zakończonym projekcie polegającym na mapowaniu i modelowaniu minimum 50 procesów w notacji BPMN 2.0;
o Ważny certyfikat potwierdzający znajomość notacji BPMN 2.0 lub metodologii Business Process Management (np. OCEB 2, IQBBA, certyfikat uznanej jednostki certyfikującej lub uczelni wyższej) bądź certyfikat równoważny.
Zamawiający dopuszcza łączenie funkcji wskazanych w pkt 3 ppkt. 4 lit. b) niniejszej części przez jedną osobę, pod warunkiem spełniania przez nią wszystkich wymagań określonych dla każdej z przypisanych jej funkcji, z zastrzeżeniem zachowania minimalnej liczby osób w zespole (tj. 4 osoby).
Uwaga:
Ocena spełnienia warunków będzie dokonywana metodą 0-1, tj. nie spełnia/spełnia, w oparciu o oświadczenia Wykonawcy wyrażone w oświadczeniu JEDZ oraz dokumenty i oświadczenia złożone przez Wykonawcę w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego odpowiednio do treści wzoru stanowiącego załączniki do SWZ
Oceniając zdolność techniczną lub zawodową, Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia swojej oferty wadium w wysokości: 35 000,00 zł (słownie: trzydzieści pięć tysięcy złotych 00/100).
2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 2 ustawy Pzp.
3. Zamawiający wymaga, aby przed podpisaniem umowy Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny całkowitej podanej w ofercie (łącznego wynagrodzenia brutto za wykonanie przedmiotu umowy).

Informacje dodatkowe

1. Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia swojej oferty wadium w wysokości: 35 000,00 zł (słownie: trzydzieści pięć tysięcy złotych 00/100).
2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 2 ustawy Pzp.
3. Podmiotowe środki dowodowe (składane na wezwanie):
Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu:
a) Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;
b) Oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do SWZ;
c) Oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu (JEDZ), o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 3, 4, 5 i 6 ustawy Pzp i art. 7 ust.1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego oraz Oświadczenie o aktualności informacji w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania, o których mowa w art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (z późn. zm.) – wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 7 do SWZ;
2) Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast:
a) informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o której mowa w ppkt 1 lit. a – składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed ich złożeniem.
3) Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ppkt 2, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć. Terminy, o których mowa w ppkt 2 stosuje się.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, każdy z nich winien potwierdzić brak podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu i złożyć oddzielnie podmiotowe środki dowodowe, na wezwanie Zamawiającego, o których mowa w ppkt 1 lit. a-c lub, jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, ppkt 2 lit. a lub ppkt 3.
Zamawiający żąda od Wykonawcy, który polega na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, przedstawienia, na wezwanie Zamawiającego, podmiotowych środków dowodowych,
o których mowa w ppkt. 1 lit. a, c lub, dla podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, ppkt. 2 lub ppkt. 3, dotyczących tych podmiotów, potwierdzających, że nie zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia z postępowania.
4) w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania, podmiotów z uwzględnieniem ilości zatrudnianych pracowników, na rzecz których usługi zostały wykonane (zgodnie z wymaganiami określonymi w Części VII pkt 3 ppkt 4 lit. a) SWZ) – wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 8 do SWZ.
b) Dowody określające czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
Uwaga:
― Okres wyrażony w latach, o którym mowa powyżej w pkt 4a), liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert w postępowaniu.
― Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie
z innymi Wykonawcami, wykaz o którym mowa w pkt 4a) dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych, w których wykonaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.
― W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje, bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
c) Wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (zgodnie z wymaganiami określonymi w Części VII pkt 3 ppkt 4 lit. b) SWZ) – wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 9 do SWZ.
UWAGA:
1) Wzór Oświadczenia Wykonawcy o braku lub o przynależności do tej samej grupy kapitałowej, (Załącznik nr 6 do SWZ), wzór Oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu (JEDZ) i o aktualności informacji w zakresie art. 5k (Załącznik nr 7 do SWZ), wzór Wykazu usług (Załącznik nr 8 do SWZ) oraz wzór Wykazu osób (Załącznik nr 9 do SWZ) zostaną przekazane Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w postaci elektronicznej, wraz z wezwaniem, o którym mowa w art. 126 ust. 1 ustawy Pzp.
2) Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia, Zamawiający może na każdym etapie postępowania, w tym na etapie składania wniosków
o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub niezwłocznie po ich złożeniu, wezwać Wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia.
3) Jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio podmiotowe środki dowodowe nie są już aktualne, Zamawiający może w każdym czasie wezwać Wykonawcę lub Wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia.
4) Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli:
a) Może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile Wykonawca wskazał w jednolitym dokumencie (JEDZ) dane umożliwiające dostęp do tych środków. Przepis nie stosuje się do zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.
b) Podmiotowym środkiem dowodowym jest oświadczenie, którego treść odpowiada zakresowi oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp.
c) Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które Zamawiający posiada, jeżeli Wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.
d) Jeżeli złożone przez Wykonawcę oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, lub podmiotowe środki dowodowe budzą wątpliwości Zamawiającego, może on zwrócić się bezpośrednio do podmiotu, który jest w posiadaniu informacji lub dokumentów istotnych w tym zakresie dla oceny spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub braku podstaw wykluczenia, o przedstawienie takich informacji lub dokumentów.
Pozostałe postanowienia zgodnie z SWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Zgodnie z art. 515 ustawy Prawo zamówień publicznych, odwołanie wnosi się: 1) w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie: a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a; 2) w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne, w terminie: a) 5 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, b) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a. 2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne. 3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne. 4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie: 1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki ogłoszenia o wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 3) miesiąca od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki.