Zakup systemu kadrowego, płacowego i finansowo-księgowego dla placówek oświatowych

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest dostosowanie do potrzeb Zamawiającego oraz udostępnienie w usłudze SaaS systemu do obsługi kadrowej, płacowej i finansowo-księgowej placówek oświatowych prowadzonych przez miasto Wrocław (System), z których część jest obsługiwana centralnie przez Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu (CUI) w zakresie płacowym i finansowo-księgowym.

Opis zamówienia

Przedmiot zamówienia został podzielony na zamówienie podstawowe i realizowane w ramach prawa opcji.
1. W ramach zamówienia podstawowego:
a) Przeprowadzenie przez Wykonawcę Analizy Systemowej.
b) Wdrożenie i dostosowanie Systemu do potrzeb Zamawiającego zgodnie z Umową, a w szczególności z OPZ oraz dokumentem Analizy Systemowej.
c) Udostępnienie Modułu Płacowego do centralnego naliczania płac dla placówek oświatowych obsługiwanych przez CUI i Modułu Finansowo-Księgowego do centralnego rozliczania placówek oświatowych obsługiwanych przez CUI.
d) Udzielenie licencji na korzystanie z Modułu Płacowego do centralnego naliczania płac dla placówek oświatowych obsługiwanych przez CUI oraz Modułu Finansowo-Księgowego do centralnego rozliczania placówek oświatowych obsługiwanych przez CUI przez okres 12 miesięcy.
e) Świadczenie przez Wykonawcę usług utrzymania Systemu w zakresie udzielonych licencji przez okres 12 miesięcy.
f) Przekazywanie Zamawiającemu danych przetwarzanych w Systemie z wykorzystaniem naturalnych mechanizmów bazy danych, z której korzysta System. Przekazywanie musi przebiegać w cyklu codziennym z możliwym podziałem na przekazywanie inicjalne oraz przyrostowe. Wraz z przekazanymi danymi Wykonawca dostarczy Zamawiającemu opis struktury danych, z zastrzeżeniem że opis struktury danych Wykonawca przekaże przed udostępnieniem Systemu, po każdej zmianie struktury oraz przed zakończeniem Umowy.
Przedmiot zamówienia objęty prawem opcji opisany jest w sekcji II.2.11) Ogłoszenia - Informacje o opcjach
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, wymagania jakościowe, warunki skorzystania z prawa opcji znajdują się w projekcie umowy (wraz z jej załącznikami) stanowiącym Załącznik do SWZ.

Opis opcji

2. W ramach prawa opcji:
a) Migracja danych z dotychczasowego systemu płacowego wykorzystywanego przez CUI do centralnego naliczania płac dla placówek oświatowych obsługiwanych przez CUI, tj. Płace VULCAN w strukturach i formacie uzgodnionym przez strony umowy.
b) Migracja danych kadrowych z systemów kadrowych wykorzystywanych dotychczas przez placówki oświatowe.
c) Migracja danych płacowych z systemów płacowych wykorzystywanych dotychczas przez placówki oświatowe nieobsługiwane przez CUI.
d) Udzielenie licencji dla Modułu Płacowego do centralnego naliczania płac dla placówek oświatowych obsługiwanych przez CUI na kolejny okres max. 24 miesięcy.
e) Świadczenie usług utrzymania dla Modułu Płacowego do centralnego naliczania płac dla placówek oświatowych obsługiwanych przez CUI przez kolejny okres max. 24 miesięcy.
f) Udzielenie licencji dla Modułu Finansowo-Księgowego do centralnego rozliczania placówek oświatowych obsługiwanych przez CUI na kolejny okres max. 24 miesięcy.
g) Świadczenie usług utrzymania dla Modułu Finansowo-Księgowego do centralnego rozliczania placówek oświatowych obsługiwanych przez CUI przez kolejny okres max. 24 miesięcy.
h) Udostępnianie placówkom oświatowym Modułu kadrowego w okresie obowiązywania umowy.
i) Udzielenie licencji dla Modułu Kadrowego dla placówek oświatowych na okres max. 36 miesięcy.
j) Świadczenie usług utrzymania dla Modułu Kadrowego dla placówek oświatowych przez okres max. 36 miesięcy.
k) Udostępnianie placówkom oświatowym nieobsługiwanym przez CUI Modułu Płacowego w okresie obowiązywania umowy.
l) Udzielenie licencji dla Modułu Płacowego dla placówek oświatowych nieobsługiwanych przez CUI na okres max. 36 miesięcy.
m) Świadczenie usług utrzymania dla Modułu Płacowego dla placówek oświatowych nieobsługiwanych przez CUI przez okres max. 36 miesięcy.
n) Udostępnianie placówkom oświatowym nieobsługiwanym przez CUI Modułu Finansowo-Księgowego w okresie obowiązywania umowy.
o) Udzielenie licencji dla Modułu Finansowo-Księgowego dla placówek oświatowych nieobsługiwanych przez CUI na okres max. 36 miesięcy.
p) Świadczenie usług utrzymania dla Modułu Finansowo-Księgowego dla placówek oświatowych nieobsługiwanych przez CUI przez okres max. 36 miesięcy.
q) Opracowanie i przekazanie Zamawiającemu dokumentacji.
r) Przeprowadzenie szkoleń dla administratorów i użytkowników Systemu.
s) Świadczenie asysty stanowiskowej w maksymalnej ilości 75 Roboczogodzin.
t) Uruchomienie portalu pracowniczego dla placówek oświatowych obsługiwanych przez CUI.
u) Udzielenie licencji na korzystanie z portalu pracowniczego przez placówki oświatowe obsługiwane przez CUI na okres max. 36 miesięcy.
v) Dołączanie do portalu pracowniczego placówek oświatowych nieobsługiwanych przez CUI.
w) Udzielenie licencji na korzystanie z portalu pracowniczego przez placówki oświatowe nieobsługiwane przez CUI na okres max. 36 miesięcy.
x) Uruchomienie w ramach Modułu Finansowo-Księgowego:
• Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej,
• Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
• Obsługi majątku.
y) Udzielenie licencji na korzystanie w ramach Modułu Finansowo-Księgowego z:
• Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej,
• Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
• Obsługi majątku.
przez placówki oświatowe na okres max. 36 miesięcy.
z) Wykonanie modyfikacji Systemu wymienionych w Załączniku nr 1 do Umowy posiadających status „Opcja”.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji tylko z wybranych funkcjonalności.
aa) Świadczenie Usług Rozwoju umożliwiających modyfikację i rozbudowę Systemu w maksymalnej ilości 1200 Roboczogodzin.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, wymagania jakościowe, warunki skorzystania z prawa opcji znajdują się w projekcie umowy (wraz z jej załącznikami) stanowiącym Załącznik do SWZ.

Informacje dodatkowe

Kryterium nr 1: Cena - łączna waga do 60% - punkty zostaną oblicze jako suma punktów poszczególnych podkryteriów .Wszystkie kryteria są wymienione i szczegółowo opisane w dokumentacji zamówienia.
szczegółowe terminy realizacji dla zamówienia podstawowego i zamówień uruchamianych w ramach prawa opcji zostały określone w dokumentach zamówienia (SWZ, projekcie umowy).

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

W okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał z należytą starannością:
1) co najmniej jedną umowę (kontrakt) polegającą na wdrożeniu oferowanego w postępowaniu systemu informatycznego umożliwiającego centralne naliczanie płac wg polskich wymagań prawnych obowiązujących w placówkach edukacyjnych w modelu multi-tenant przez jednostkę typu centrum usług wspólnych lub podobnej, prowadzącej scentralizowaną obsługę co najmniej 100 podmiotów i świadczeniu usług utrzymania przez okres co najmniej dwóch lat, obejmujących dostosowywanie systemu do obowiązujących przepisów prawnych.
2) co najmniej jedną umowę (kontrakt) polegającą na wdrożeniu oferowanego w postępowaniu systemu informatycznego umożliwiającego centralne rozliczanie w zakresie finansowo-księgowym wg polskich wymagań prawnych obowiązujących w sektorze finansów publicznych w modelu multi-tenant w jednostce typu centrum usług wspólnych lub podobnej, prowadzącej scentralizowaną księgowość co najmniej 100 podmiotów i świadczeniu usług utrzymania przez okres co najmniej dwóch lat, obejmujących dostosowywanie systemu do obowiązujących przepisów prawnych.
Uwaga:
Zamawiający dopuszcza spełnienie warunku opisanego w pkt. 1) i 2) powyżej w ramach jednej umowy (kontraktu).
Doświadczenie wykonawców nie sumuje się, co oznacza że:
w przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, warunek w zakresie pkt. 1) i 2) powyżej musi zostać spełniony w całości przez jednego z Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia,
w przypadku gdy Wykonawca, przy spełnianiu warunku, powołuje się na potencjał podmiotu trzeciego, podmiot trzeci musi samodzielnie spełnić warunek z pkt. 1) i 2) powyżej.
Dysponuje lub będzie dysponował podczas realizacji zamówienia osobami spełniającymi poniższe wymagania:
1) kierownik projektu (2 osoby) – przynajmniej 3 letnie doświadczenie w kierowaniu projektami wg dowolnej powszechnie stosowanej metodyki; kierowanie przynajmniej dwoma projektami polegającymi przynajmniej na: opracowaniu, dostarczeniu i wdrożeniu systemu informatycznego, przeprowadzeniu szkoleń, dostosowaniu systemu do indywidualnych potrzeb Zamawiającego,
2) programista (2 osoby) - przynajmniej 2 letnie doświadczenie w programowaniu w technologii zastosowanej w oferowanym systemie; udział w przynajmniej dwóch projektach polegających przynajmniej na: opracowaniu, dostarczeniu i wdrożeniu systemu informatycznego, dostosowaniu systemu do indywidualnych potrzeb Zamawiającego,
3) analityk danych (1 osoba) – przynajmniej roczne doświadczenie w analizie danych pod kątem przenoszenia danych, udział w przynajmniej dwóch projektach, w ramach których przeprowadzono migrację lub import danych z co najmniej dwóch różnych źródeł danych pochodzących od różnych dostawców.
UWAGA (1): W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, warunek będzie oceniany łącznie dla wszystkich Wykonawców.
UWAGA (2): Jedna osoba może pełnić tylko jedną funkcję w ramach danego zamówienia.

Warunki uczestnictwa (zdolność techniczna i zawodowa)

1. wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
2. wykazu osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

Warunki realizacji zamówienia

Warunki realizacji umowy określone zostały dokumentach zamówienia tj. w projekcie umowy stanowiącym załącznik do SWZ. Zamawiający przewiduje zmiany do umowy, które określone zostały w projekcie umowy stanowiącym załącznik do SWZ.

1. Zam. stosuje art. 139 Ustawy Pzp – Zam. najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona.
2. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zam. będzie komunikował się z wykonawcami oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej zamieszczone zostały w dokumentach zamówienia SWZ.
3. Wszystkie dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia , spełniania warunków postępowania, wstępne oświadczenie JEDZ, sposób ich przygotowania i składania zostały opisane w dokumentach postępowania SWZ.
Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców, wobec których zachodzą podstawy wykluczenia o których mowa:
a) w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp
b) w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2022, poz. 835, dalej „Ustawa”)
c) art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (dalej „Rozporządzenie”)
Powyżej wskazane przesłanki dotyczą również podmiotu udostępniającego zasoby celem potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu.
W części podstaw do wykluczenia wskazanych w lit. b)-c), przesłanki dotyczą również podwykonawcy realizującego część przedmiotu zamówienia, niezależnie od terminu w którym został wprowadzony do realizacji umowy, w zakresie wskazanym aktami prawnymi, o których mowa powyżej)
4. Zam. zastrzega możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości zamówienia, nie zostały mu przyznane.
5. Zgodnie z art.95 ust1 Pzp Zam. wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495). Rodzaj czynności - w zakresie Usług Utrzymania (obsługa zgłoszeń helpdesk’owych )
Sposób weryfikacji zatrudnienia tych osób, uprawnienia zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań związanych z zatrudnianiem tych osób oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań zostały określone w projekcie umowy stanowiącym załącznik do SWZ.
6.Wytyczne dotyczące podpisania umowy przetwarzania danych osobowych: Zam. będzie wymagał, aby Wykonawca podpisał umowę przetwarzania danych osobowych (PDO). Przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawca zobowiązany jest złożyć ankietę dla podmiotu przetwarzającego – zgodnej ze wzorem stanowiącym załącznik SWZ
7. Klauzula dotycząca obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej z dnia 14 maja 2016 r. L119/1), znajduje się w dokumentach zamówienia tj. SWZ.
8. Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych. Zamawiający wymaga, aby wykonawca złożył wraz z ofertą wykaz funkcjonalności zwierający inf. o funkcjonalnościach oferowanego Systemu o statusie „Powinno być ” – dodatkowo punktowane w ramach kryterium oceny ofert.
9.Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium i nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach przewidzianych w dziale IX ustawy Pzp (art. 505–590).