Usługa zaprojektowania, wykonania i instalacji stoiska targowego wraz z kompleksową organizacją wyjazdu przedstawicieli Zamawiającego na targi China International Import Expo CIIE w Szanghaju w Chińskiej Republice Ludowej w dniach 05-10 listopada 2024 r.

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi zaprojektowania, wykonania i instalacji stoiska targowego wraz z kompleksową organizacją wyjazdu przedstawicieli Zamawiającego na targi China International Import Expo CIIE w Szanghaju w Chińskiej Republice Ludowej w dniach 05-10 listopada 2024 r.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi zaprojektowania, wykonania i instalacji stoiska targowego wraz z kompleksową organizacją wyjazdu przedstawicieli Zamawiającego na targi China International Import Expo CIIE w Szanghaju w Chińskiej Republice Ludowej w dniach 05-10 listopada 2024 r.
2. Przedmiot zamówienia podzielony został na następujące zadania:
Zadanie 1 – obejmujące projekt i wykonanie stoiska Województwa Śląskiego, a także jego montaż i demontaż wraz z ewentualną usługą transportową (na targi CIIE);
Zadanie 2 – obejmujące utrzymanie i obsługę stoiska Województwa Śląskiego na targach CIIE wraz z kompleksową obsługą techniczną i gastronomiczną stoiska;
Zadanie 3 – obejmujące transport lotniczy przedstawicieli Zamawiającego uczestniczących w targach CIIE;
Zadanie 4 – obejmujące transport lokalny przedstawicieli Zamawiającego uczestniczących w targach CIIE;
Zadanie 5 – obejmujące usługę hotelową dla przedstawicieli Zamawiającego uczestniczących w targach CIIE;
Zadanie 6 – obejmujące wstęp na targi CIIE;
Zadanie 7 – obejmujące fracht lotniczy w usłudze od drzwi do drzwi;
Zadanie 8 – obejmujące trzy kolacje dla przedstawicieli Zamawiającego uczestniczących w targach CIIE;
Zadanie 9 – obejmujące trzy spotkania biznesowe dla przedstawicieli Zamawiającego uczestniczących w targach CIIE;
Zadanie 10 – zakup usługi telekomunikacyjnej do telefonów mobilnych dla przedstawicieli Zamawiającego uczestniczących w targach CIIE;
Zadanie 11 – obejmujące usługę tłumacza polsko-chińskiego (standardowego języka chińskiego mandaryńskiego – oficjalnego standardu mówionego języka chińskiego z obowiązującym dialektem w danym obszarze).
3. Opis przedmiotu zamówienia (w skrócie: OPZ) stanowi Załącznik nr 3 do SWZ/Załącznik nr 1 do projektowanych postanowień umowy.
4. Projektowane postanowienia umowy w sprawie powyższego zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści umowy znajdują się w Załączniku nr 2 do SWZ.
5. Stoisko powinno umożliwiać prowadzenie rozmów handlowych z osobami o ograniczonych możliwościach poruszania się i z niepełnosprawnością w pozostałym zakresie.
6. Instrukcje dla Wykonawcy znajdują się na Platformie pod adresem: https://slaskie.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet?MP_module=main&MP_action=publicFilesList&clientName=slaskie&USER_MENU_HOVER=publicFilesList

Informacje dodatkowe

1. Dotyczy pkt 5.1.3 Szacowany okres obowiązywania:
1.1 Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany w terminie od dnia podpisania umowy do dnia 25 listopada 2024 r.
1.2. Targi China International Import Expo CIIE odbywają się w terminie 5-10 listopada 2024 roku, jednakże Zamawiający bierze pod uwagę usługę transportu niewykorzystanych materiałów promocyjnych oraz eksponatów targowych, która musi zostać wykonana najpóźniej do dnia 25 listopada 2024 r. W związku z tym realizacja całości przedmiotu zamówienia odbędzie się w terminie późniejszym niż targi.
1.3. Szczegółowe terminy realizacji poszczególnych prac określone zostały w projektowanych postanowieniach umowy, które stanowią Załącznik nr 2 do SWZ.
Podana w pkt 5.1.3 Data początkowa jest szacunkową datą rozpoczęcia zamówienia.
2. Jako przedmiotowy środek dowodowy – na potwierdzenie zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert, o których mowa w rozdziale XIV SWZ tj. kryterium „Koncepcja projektowa stoiska” Wykonawca składa wraz z ofertą projekt koncepcji tj. wstępny projekt architektoniczny (techniczny wraz z wymiarami) oraz wstępny projekt graficzny zabudowy i umeblowania stoiska wystawienniczego z uwzględnieniem m. in. pomieszczeń specjalnych (zaplecza socjalnego i magazynowego), miejsca dla maksymalnie 10 (dziesięciu) niepowiązanych ze sobą podmiotów wraz z miejscem na ekspozycję ich materiałów promocyjnych, oświetlenia, nagłośnienia, dekoracji i projekcji multimedialnych na podstawie wytycznych Zamawiającego, określonych w Części I „Zadania 1” pkt A i pkt B Opisu Przedmiotu Zamówienia stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ.
Uwaga 1: Wykonawca zobowiązany jest sporządzić takie rzuty stoiska wraz z opisem stref i elementów koniecznych zawartych w Części I „Zadania 1” pkt A i pkt B OPZ, które umożliwią Zamawiającemu ocenę projektów zgodnie z punktami wymienionymi w kryterium „Koncepcja projektowa stoiska”.
Uwaga 2: Zaleca się aby Wykonawca opisał każdy projekt koncepcji, w taki sposób aby Zamawiający mógł je zidentyfikować i prawidłowo ocenić, z zastrzeżeniem Uwagi 3.
Uwaga 3: W przypadku, gdy Wykonawca nie opisze i nie zaznaczy na projekcie za pomocą odnośników (np. cyframi/literami wraz z opisem lub za pomocą odnośników typu strzałki itp.) wymaganych elementów zabudowy i wyposażenia stoiska zawartych w Części I „Zadania 1” pkt A ppkt 4, 5, 6, 7 jego oferta zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp. Dla czytelności i możliwości rzetelnego porównania ofert, wymaga się także zachowania oryginalnego nazewnictwa stref i elementów, zastosowanego przez Zamawiającego.
Uwaga 4: Projekt koncepcji winien być wykonany w postaci elektronicznej techniką komputerową w kolorze oraz zawierać rzuty przestrzenne stoiska prezentujące jego ogólny wygląd.
Uwaga 5: Rzuty powinny uwzględniać m.in. takie cechy jak: wielkość, kształt i wystrój (nawiązujący do specyfiki Województwa Śląskiego) wraz z odpowiednimi oznaczeniami graficznymi.
Uwaga 6: Projekt winien być złożony w pliku .pdf przygotowanym dla wydruku w rozmiarze 210 x 297 mm.
Uwaga 7: Wykonawca jest zobligowany do przedstawienia projektu koncepcji stoiska składającego się z:
a) wstępnego projektu architektonicznego (technicznego wraz z wymiarami) w postaci minimum 1 rzutu z góry
oraz
b) wstępnego projektu graficznego zabudowy i umeblowania stoiska wystawienniczego w postaci minimum 5-ciu rzutów całego stoiska (1 rzut z góry i po 2 rzuty z każdej strony stoiska).
Uwaga 8: Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w ciągu 3 roboczych dni od daty podpisania umowy uszczegółowiony projekt architektoniczny i graficzny stoiska wystawienniczego.
Uwaga 9: W przypadku, gdy zajdzie chociaż jedno z poniższych okoliczności:
a) do oferty Wykonawcy nie zostanie dołączony projekt koncepcji tj. wstępny projekt architektoniczny (techniczny wraz z wymiarami), z zastrzeżeniem Uwagi 7 a);
b) do oferty nie zostanie dołączony projekt koncepcji tj. wstępny projekt graficzny zabudowy i umeblowania stoiska wystawienniczego z uwzględnieniem m. in. pomieszczeń specjalnych (zaplecza socjalnego i magazynowego), miejsca dla maksymalnie 10 (dziesięciu) niepowiązanych ze sobą podmiotów wraz z miejscem na ekspozycję ich materiałów promocyjnych, oświetlenia, nagłośnienia, dekoracji i projekcji multimedialnych, z zastrzeżeniem Uwagi 7 b);
c) Wykonawca złoży dwa różne projekty koncepcji w tym samym zakresie;
d) Wykonawca złoży projekt koncepcji, który odbiega od wymogów Zamawiającego w taki sposób, że na jego podstawie nie będzie można dokonać oceny w oparciu o zawarte w SWZ pozacenowe kryterium oceny ofert tj. kryterium „Koncepcja projektowa stoiska”,
oferta Wykonawcy zostanie odrzucona.
Uwaga 10: Z uwagi na fakt, iż wyżej opisane przedmiotowe środki dowodowe służą potwierdzeniu zgodności z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert, ich niezłożenie lub niekompletne złożenie będzie skutkowało odrzuceniem oferty wykonawcy.
Uwaga 11: Przedmiotowe środki dowodowe nie podlegają procedurze uzupełnienia zgodnie z art. 107 ust. 3 ustawy Pzp.
3. Szczegółowe informacje dotyczące zamówienia w szczególności: podstawy wykluczenia, wykaz przedmiotowych i podmiotowych środków dowodowych, wymagania dotyczące wadium oraz informacje na temat form składanych dokumentów znajdują się w SWZ.

Procedura przyspieszona

Termin składania ofert został skrócony z powodu pilnej potrzeby udzielenia zamówienia na podstawie art. 138 ust. 2 pkt 2) ustawy Pzp. Realizacja zadania dotyczącego usługi zaprojektowania, wykonania i instalacji stoiska targowego wraz z kompleksową organizacją wyjazdu przedstawicieli Zamawiającego na targi China International Import Expo CIIE w Szanghaju w Chińskiej Republice Ludowej w dniach 05-10 listopada 2024 r. ma na celu wzmocnienie procesów internacjonalizacji przedsiębiorców działających na terenie województwa śląskiego. Czas na realizację usługi obejmuje nie tylko usługę zaprojektowania, wykonania i instalacji stoiska targowego, ale i usługę transportowo-logistyczną, przygotowanie się do jej realizacji, co wymaga rozpoczęcia prac przez Wykonawcę odpowiednio wcześniej. Wykonawca usługi koordynuje cały proces transportowo-logistyczny, musi dopełnić formalności związanych z podróżą tj. m.in. zakup biletów lotniczych, zapewnienie miejsc noclegowych, fracht eksponatów targowych. Równolegle Zamawiający przeprowadzi nabór przedsiębiorców na targi co powinno być zsynchronizowane z całym procesem logistycznym zadania. Biorąc pod uwagę powyższe podpisanie umowy z Wykonawcą wybranym w postępowaniu powinno nastąpić do 10 października 2024 r. Jednocześnie w związku z rozpoczęciem realizacji nowego projektu unijnego pn.: „Interglobal – internacjonalizacja przedsiębiorstw sektora MŚP z województwa śląskiego” w ramach którego przedmiotowe zadanie jest współfinansowane oraz koniecznością wdrożenia niezbędnych procedur związanych z jego uruchomieniem, wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia na realizację przedmiotowego zadania nie było możliwe we wcześniejszym terminie.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Ustala się obowiązek wniesienia przez Wykonawcę wadium w wysokości:
7 000,00 zł (słownie: siedem tysięcy złotych i 00/100).
2. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert i utrzymywać nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w niniejszym rozdziale SWZ.
3. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach:
a) w pieniądzu – przelewem na rachunek bankowy Województwa Śląskiego w:
Bank Pekao S.A. O/W-wa
ul. Towarowa 25
00-958 Warszawa
nr 37 1240 6292 1111 0010 5063 8458
tytuł przelewu: „Wadium w postępowaniu nr ZP-ZN.272.3.20.2024.AS”
- wadium w formie pieniądza uważa się za prawidłowo wniesione, gdy środki pieniężne będą znajdowały się na koncie Zamawiającego przed upływem wyznaczonego terminu składania ofert
b) w gwarancjach bankowych;
c) w gwarancjach ubezpieczeniowych;
d) w poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tekst jednolity: Dz. U. z 2024 r. poz. 419).
4. Wadium wnoszone w postaci niepieniężnej należy złożyć wraz z ofertą poprzez Platformę przetargową - w wydzielonym, odrębnym pliku. Należy przekazać oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej.
5. Dopuszcza się, aby wadium zostało wniesione przez pełnomocnika (lidera) lub jednego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem pkt 5.1. niniejszego rozdziału SWZ.
5.1. W przypadku wniesienia wadium w postaci niepieniężnej, treść dokumentu wadialnego musi zapewniać możliwość zaspokojenia interesów Zamawiającego co oznacza, że uzyskanie zagwarantowanej zapłaty wadium musi obejmować wszystkie wskazane w ustawie Pzp przesłanki zatrzymania wadium, o których mowa w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp, tj. działania lub zaniechania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
6. Zwrot wadium:
6.1. z urzędu:
Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wystąpienia jednej z okoliczności wskazanych w art. 98 ust. 1 pkt 1-3 ustawy Pzp.
6.2. na wniosek Wykonawcy:
Zamawiający, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku zwraca wadium Wykonawcy:
1) który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert;
2) którego oferta została odrzucona;
3) po wyborze najkorzystniejszej oferty, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza;
4) po unieważnieniu postępowania, w przypadku gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.
6.3. Zamawiający zwraca wadium wniesione w pieniądzu wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.
6.4. Zamawiający zwraca wadium wniesione w innej formie niż w pieniądzu poprzez złożenie gwarantowi lub poręczycielowi oświadczenia o zwolnieniu wadium.
Uwaga: Złożenie wniosku o zwrot wadium, powoduje rozwiązanie stosunku prawnego z Wykonawcą wraz z utratą przez niego prawa do korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w ustawie Pzp oraz rozdziale XVI SWZ.
7. Zatrzymanie wadium:
Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, a w przypadku wadium wniesionego w formie innej niż w pieniądzu, występuje odpowiednio do gwaranta lub poręczyciela z żądaniem zapłaty wadium, zgodnie z art. 98 ust. 6 ustawy Pzp.
8. Jeżeli Wykonawca jest podmiotem niepodlegającym reżimowi prawa polskiego i właściwości sądów polskich, w treści gwarancji musi figurować zapis o poddaniu sporów wynikających z wadium prawu polskiemu i polskiemu sądownictwu.
9. Wadium wniesione w formie gwarancji i poręczeń musi posiadać cechy bezwarunkowości, nieodwołalności i płatności na pierwsze żądanie.
10. Pozostałe kwestie związane z wadium będą rozwiązywane zgodnie z ustawą Pzp.

1. Oferta musi obejmować całość zamówienia, Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Oferta częściowa stanowić będzie ofertę o treści niezgodnej z warunkami zamówienia i zostanie odrzucona, zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp.
2. Zamawiający nie przeprowadził wstępnych konsultacji rynkowych przed wszczęciem postępowania.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy Pzp, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. Odwołanie przysługuje na:
3.1. niezgodną z przepisami ustawy Pzp czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienia umowy;
3.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy Pzp.
3.3. zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, mimo że Zamawiający był do tego obowiązany.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby.
5. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.
6. Terminy składania odwołań wskazane zostały w art. 515 dział IX Środki ochrony prawnej ustawy Pzp.
7. Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie za pośrednictwem Prezesa Izby.
8. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określa Dział IX ustawy Pzp.